會議禮儀如何做,大家在生活中多多少少會參與到會議中,會議是工作的重要組成部分,也是上下級的聯絡紐帶。下面小編給大家介紹會議禮儀如何做。
一、服務人員
(一) 儀容儀表
1、著裝統一整潔,佩帶服務標誌,不穿拖鞋、響釘鞋。
2、服務人員長髮不遮眼,後發不披肩。要求化淡裝,不濃妝豔抹,不佩帶首飾。
3、坐站規範端莊,不翹腿。
(二)語言
1、語調溫和親切,音量適中,普通話規範。
2、語言文明禮貌,適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關係”等禮貌用語。
3、對服務物件主動打招呼,不漫不經心,不粗言粗語,不大聲喧譁。
(三)態度
1、敬業、勤業、樂業,精神飽滿,彬彬有禮。
2、 微笑服務,態度誠懇、熱情、周到。
3、工作差錯失誤及時糾正並當面賠禮道歉。
4、解釋問題有禮有節。
5、想服務物件之所想,急服務物件之所急,盡服務物件之所需。
(四)紀律
1、上班前不飲酒,不吃異味食品。
2、不準擅自脫崗、漏崗,不在服務場所使用電話。
3、服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。
4、嚴格遵守職業道德。
(五)服務衛生
1、工作服固定,整潔乾淨。
2、定期體檢,健康合格,持證上崗。
3、勤理髮洗手,勤修指甲。
4、用品、用具分類保管,及時清洗、消毒,擺放整齊。
二、會前服務
(一)根據會議主辦單位的要求,明確會議服務要求,並提前落實會議場所及會場主席臺、發言席、話筒、簽到席、橫幅(會標)、背景音樂、鮮花擺放、領導休息室等,並提前檢測、檢查音響、話筒等裝置及會議各項要求的落實情況。
(二)及時做好會場衛生,整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門窗等,檢查服務箱用品、面巾紙、洗手液配備情況。
(三)在會場入口醒目位置安放會議指示牌,室內座位牌擺放整齊。
(四)會議服務人員應提前1小時進入會場,檢查會場整體效果,確保各項準備工作到位,並備好茶水,開啟音響。播放輕音樂,同時開啟安全門、照明燈及通道門,做好引導工作。如需使用空調,提前半小時開啟。
三、會中服務
(一)會議服務人員在與會人員入場前,應站立在會議廳門口兩側,有禮貌地向賓客點頭致意,並說“早上(上午、下午、晚上)好”或“歡迎光臨”等文明用語。
同時對已入座的客人,及時遞上茶水、溼巾,茶水量一般控制在8分。上茶水時應遵循從左至右的原則,從賓客翼側依次加水,原則上每20分鐘新增茶水一次。
(二)會議服務人員時刻注意觀察和隨聽音響裝置執行狀況。注意會場情況及室內溫度,發現問題及時報告和處理。
四、會後服務
(一)會議結束時,服務人員應及時開啟通道門,站立兩側,禮貌送客,向客人微笑點頭,並說“慢走、再見”。會後及時做好會場清理工作。若發現客人遺留物品迅速與有關單位聯絡。
(二)會議服務結束後,服務主管人員應主動及時填寫《會議服務意見單》徵求會議主辦單位的意見,以總結工作,改進服務,意見單計入年終考核範圍。
(三)嚴格做好 工作,不詢問、議論、外傳會議內容和領導講話內容,不帶無關人員進入工作間。
安排會議禮儀服務程式
1.選擇會議禮儀服務人員
(1)從組織內部的員工中選擇。要選擇有經驗、素質好、氣質佳的人員。
(2)聘請專業禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。專業公司和人員有豐富的經驗和專業的知識、程式,服務的質量會比較高。
2.分解工作程式
對禮儀服務人員進行分工,接站、簽到、引領等各個環節都應有相應的服務人員。
3.培訓會議禮儀服務人員
(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。
(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓。
3)對會議的裝置和用品的使用常識培訓。
4.準備服裝用具
(1)禮儀服務人員的服裝應統一併且與會場環境協調。另外,要根據會議的實際情況確定是否準備鮮花等物品。
(2)迎接一般的與會者不需要獻鮮花。對於應邀而來的貴客不應省卻獻花這一禮節,而且必須用鮮花。不要選擇黃色、白色的菊花,因為那是喪禮上的用花。
不同國家對於花語有各自的使用風俗,如果是迎接外賓,就要根據來賓所在國的習俗選擇鮮花,注意不犯忌諱。可以查一些禮儀方面的書籍,上面往往有介紹。
5.禮儀執行
在禮儀服務過程中,要注意幾個重點環節。
(1)接待禮儀及程式
當接待人員看到有人向自己走過來並介紹自己的身份時,應該馬上表示歡迎,獻上鮮花、主動與對方握手、自我介紹,接過對方的.大件行李(挎包、公文包由來賓自己拿著)。如果迎接者有好幾位,應該由其中的祕書或其他職位較低者向來賓介紹自己一方,從身份最高者介紹起。
(2)引領
國際通行的禮儀是“以右為尊”,接待人員應該走在來賓的左前方一兩步引路,同時用手示意,並明確告訴來賓:“我們現在去乘車,就在離這裡不遠的停車場。請跟我來。”不要僅僅簡單地說一聲“我們走吧”就自己先走了。
(3)乘車的座次安排
在這裡主要介紹乘小轎車的禮節。首先,駕駛者的身份不同,決定了車上座位的高低;然後再根據乘車者的身份安排座次。
在上車前應當清點行李,向來賓確認行李件數,以避免忙中出錯。如果到達目的地後才發現少了行李,不但找起來麻煩,且找到的可能性不大,將會極大地影響來賓情緒和與會的興致。
一、工作會議禮儀
工作會議禮儀的物件主要是本單位、本行業或本系統的人員。我們介紹會議紀律、端正會風兩個方面。
1.會議紀律要求
如果有工作裝,應該穿著工作裝。比規定開會時間早到五分鐘左右到會場,而不要是開會時間到了,才不緊不慢地進會場,而對別人造成影響。
開會期間,應該表現出一副認真聽講的姿態。開會也算是在工作,認真聽講的姿態不僅表現你的工作態度,也是對正在發言者的尊重。
那種趴著、倚靠、打哈欠、胡亂塗畫、低頭睡覺、接打電話、來回走動以及和鄰座交頭接耳的行為,是非常不禮貌的。
在每個人的發言結束的時候,應該鼓掌以示對他講話的肯定和支援。
2.端正會風
我們要明確的是,工作會議僅是工作過程中的一個環節,所以有必要克服開會過多、過長的形式主義作風。
如果會風不正,不僅誤事,還會養成辦事拖拉、工作效率低下的不良習慣。我們不妨從控制會議、改進會風兩方面入手。
控制會議,就是對於會議的數量、規模、經費、時間、地點,都要做出明確的規定。制定有關會議的審批、經費使用額度、管理許可權的條例,並由職務較高的專人嚴格監督執行。
改進會風。會風能夠反映出一個單位及其領導的工作作風。如果會議過多,會期過長,講究排場氣勢,都是不良風氣。改進會風,就需要:
摒棄形式主義。有具體、明確的內容再組織會議,開會必須解決具體問題。
嚴格限制會議。必須在會議總量上加以限制。限制會議總量對於杜絕會山會海、提高會議效率非常有用。
3.那麼怎樣提高會議效率呢
一是改進會議方式。對於一般性會議,可以召開無會場會議,比如運用現代通訊裝置:電視、廣播、電話、網際網路進行開會,可以大幅度節約會議成本。
二是集中主題。一次會議上不管安排幾項會議內容,都要使會議主題明確,這樣既方便討論,又方便執行。
三是壓縮內容。應圍繞會議主題,刪掉那些可有可無的內容。
四是限定時間。對於會議的起止時間、發言時間、討論時間,事先都要明確規定,並且嚴格執行。
五是領導示範。會風的端正,領導的示範是必須的。和自己無關的會議,不應該參加;準時參加會議,並嚴格遵守會議禮儀;提倡無會場會議;帶頭控制發言時間等。
二、洽談會禮儀
洽談會是重要的商務活動。一個成功的洽談會,是既要講謀略,更要講禮儀的。
1.洽談會的禮儀性準備
安排或準備洽談會時,應當注重自己的儀表,預備好洽談的場所、佈置好洽談的座次,並且以此來顯示對於洽談的鄭重其事和對於洽談物件的尊重。
洽談會是單位和單位之間的交往,所以應該表現的是敬業、職業、幹練、效率的形象。在儀表上,要有嚴格的要求。如男士不準蓬頭垢面,不準留鬍子或留大鬢角。女士應選擇端莊、素雅的髮型,化淡妝。摩登或超前的髮型、染彩色頭髮、化豔妝或使用香氣濃烈的化妝品,都不可以。
由於洽談會關係大局,所以在這種場合,應該穿著正統、簡約、高雅、規範的最正式的禮儀服裝。男士應穿深色三件套西裝和白襯衫、打素色或條紋式領帶、配深色襪子和黑色系帶皮鞋。女士要穿深色西裝套裙和白襯衫,配肉色長統或連褲式絲襪和黑色高跟、半高跟皮鞋。
2.洽談會的座次安排
如果擔任東道主安排洽談,一定要在各方面利用好禮儀這張“王牌”。在洽談會的臺前幕後,恰如其分地運用禮儀,迎送、款待、照顧對手,都可以贏得信賴,獲得理解、尊重。
在洽談會上,不僅應當佈置好洽談廳的環境,預備好相關的用品,而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。
座次問題在舉行正式洽談會時,必須予以重視。只有小規模洽談會或預備性洽談會,才可以不用講究。
舉行雙邊洽談時,應使用長桌或橢圓形桌子,賓主應分坐在桌子兩側。桌子橫放的話,應面對正門的一方為上,屬於客方。桌子豎放的話,以進門的方向為準,右側為上,屬於客方(如圖12-1)。
在進行洽談時,各方的主談人員在自己一方居中而坐。其餘人員則應遵循右高左低的原則,依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側就坐。如果有翻譯,可以安排就坐在主談人員的右邊(如圖12-2)。
舉行多邊洽談時,為了避免失禮,按照國際慣例,一般要以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來,尊卑的`界限就被淡化了。即便如此,在具體就坐時,仍然講究各方的與會人員儘量同時入場,同時就坐。最起碼主方人員不要在客方人員之前就坐。
3.洽談的三大方針
洽談過程中,雙方人員的態度、心理、方式、手法等,都對洽談構成重大的影響。
一是要依法辦事
洽談者所進行的一切活動,都必須依照國家的法律辦事,才能確保既得利益。
二是要禮敬於人
要求洽談者在洽談會的整個程序中,時時、處處、事事表現得對對方不失真誠的敬意。而且在今後的進一步商務交往中,還能發揮潛移默化“你敬我一尺,我敬你一丈”的功效。
三是要互利互惠、平等協調
洽談是一種合作或為合作而進行的準備。所以圓滿的結局,應當是洽談的所有參與方,都取得一定的成功,獲得更大的利益。
如果把商務洽談視之為“一次性買賣”,主張贏得越多越好,爭取以自己的大獲全勝和對手的徹底失敗,來作為洽談會的最終結果,必將危及己方與對方的進一步合作。而且,也會“贏得”不好的商譽。