採購的工作流程及職責,有很多人覺得采購部門的工作很輕鬆,想要去採購部工作,其實並不是的,採購部的工作是很繁瑣的,沒有大家想象的那麼簡單,下面小編和大家分享採購的工作流程及職責,看完再做決定吧。
採購的工作流程及職責1
作為採購人員,一般的崗位工計劃安排不外乎以下幾個流程:
接收採購計劃-詢比議價-決定-下采購單-審核-跟催-收貨-付款-退貨。相關的單據有:請購單、採購單、詢價單,採購暫收單、進貨單、採購退貨單、採購異常退貨單等。
這就要求採購人員必備這樣的能力:成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協調能力、專業知識。
如何才能做好採購員:除了採購員必備以上的能力外,還要有合理的採購計劃,遵守5R原則,選擇合適的供應商,並加於管理,不斷提高自己的管理能力。在不影響企業正常生產情況下,降低採購成本。
採購員須承擔的崗位責任:採購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、採購數量控制、採購品質控制、採購價格控制、交貨期控制、採購成本控制、採購合同管理、採購記錄管理。
採購的工作流程及職責2
1、採購基本流程
採購需求---採購計劃---尋找供貨商----詢價、比價、議價----採購洽談----合同的簽訂(確定付款條件、配送方式、售後服務)----交貨驗收(倉管)---質檢(不合格退貨)---入庫---計劃對賬---財務結算
採購流程圖如下圖所示:
1) 採購計劃:採購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂採購計劃。
2) 供應商的選擇和考核:
供應商的選擇與考核,一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定,並定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。
3)詢價、比價、議價 。
4)合同的簽訂:買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程,最後雙方簽訂有關協議,合約即告成立。採購合同的簽訂要根據採購商品的要求、供應商的情況、企業本身的管理要求、採購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售後服務等情況。
5)交貨驗收:採購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以採購員的確定和合同為驗收數據。
6)質檢:貨物質檢合格則入庫,不合格的`,需安排補救和退貨。
7)財務結算:貨物入庫後,財務結算
2、申請商品採購流程圖
1)銷售部提出採購需求,
2)採購部制定採購計劃,由採購部負責人報總經理、財務審批;
3)審批通過後,由採購主管下單。
4、申請付款流程圖
1) 採購商品入倉後,做應付款計劃
2) 計劃主管根據供應商賬期核對成本金額和付款金額是否一致,不一致的找出原因,調整成本金額直至與付款金額一致後做應付款;
3) 採購部審批到期應付款
4) 總經理批准付款
3、商品到貨驗收流程
1) 倉庫根據供應商送貨單驗收產品
2) 驗收後打入庫單,核對入庫單金額是否與送貨單金額一致,一致後方可審核入庫,不一致需報採購審核,採購在當日給予答覆
4、促銷流程
1)每週例會上確定促銷計劃
2)確定產品信息,包括價格、貨源、促銷執行時間
3)報總經理申請促銷採購資金
4)落實採購訂單和促銷執行方式
5)反饋促銷結果在下週例會上通報
5、退貨流程
1) 門店填寫退貨申請單,寫明原因
2) 採購部根據供應商合同和合作情況,審核退貨申請
3) 審核通過可退回倉庫,倉庫每週以供應商為單位做退貨單
4) 不能退回供應商的,做報損處理,報損比例不得超過0、5%
採購部工作職責
1、制定並完善採購制度和採購流程:
(1)根據公司的長期計劃,擬定採購部門的工作方針和目標;
(2)負責制定採購方針、策略、制度及採購工作流程與方法,確保貫徹執行;
2、制定並實施採購計劃:
(1)根據公司的拓展規模以及年度的經營目標,制訂有效的採購目標和採購計劃;
(2)審核採購需求,統籌策劃和確定採購內容,制訂採購計劃;
(3)組織實施市場調研、預測和跟蹤公司採購需求,熟悉各種產品的供應渠道和市場變化情況,據此編制採購預算和採購計劃;
(4)根據採購管理程序,負責採購項目的談判、簽約,檢查合同的執行和落實情況;
(6)督導檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作,確保採銷質量;
3、採購成本預算和控制:
(1)編制月度和周採購預算,實施採購的預防控制和過程控制,有效降低成本;
(2)採購價格審核、預算、報價,達到有效的成本控制;
(4)對採購合同履行過程進行管理、監督檢查,及時支付相關款項;
4、選擇並管理供應商:
(1)根據公司的銷售需求,選定價格合理、產品質量可靠、信譽好、服務優質的供應廠商,建立長期戰略同盟;
(2)建立對供應商的資信、履約、售後服務能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統;
(3)不斷開發新的供應渠道和供應商,加強對新老客户的走訪和調查;
(4)制定供應商管理辦法,加強對供應商的管理、考核,確保供應商提供產品的優良性;