職場祕書具體工作需注意的事項，文祕是一個單位不可或缺的重要工作，祕書部門是組織的窗口,祕書有大量的人際往來活動, 下面我們一起去看看職場祕書具體工作需注意的事項。
職場祕書具體工作需注意的事項1
不要耳語
在衆目睽睽之下與同伴耳語是很不禮貌的事，耳語可被視爲不信任在場人士所採取的防範措施，不但會招惹別人的注視，而且對你的教養表示懷疑。另外，饒舌也應該被嚴格禁止。
不要放聲大笑
儘管你聽到什麼“驚天動地”的趣事，在社交宴會也要保持儀態，頂多抱以燦爛的微笑即可，不然就要貽笑大方了。
不要高談闊論
在宴會中，若有男士與你攀談，你必須保持落落大方的態度，簡單回答幾句即可。切忌忙不迭地向人“報告”自己的身世，或向對方詳細打探，要不然就要把人家嚇跑，或被視爲長舌婦。
不要在衆目下補妝
在大庭廣衆下補施脂粉，塗抹口紅都是很不禮貌，若是你需要修補臉上的妝容，必須到洗手間或附近的化妝間去。
不要遲到早退
祕書是一個特殊的崗位和職務，所以祕書人員在公司裏往往備受矚目。當然，如果有不好的行爲，更會成爲公司“好事者”渲染的生動素材。而往往這時候，公司爲了大局，即使祕書人員所犯的錯和其他員工類似，如果祕書人員對公司沒有大功的話，往往向祕書人員開刀，“以儆效尤”。
同上司拜訪客戶注意事項
陪同上司作商務拜訪，是商務祕書常做的一項工作。爲了實現與客戶溝通的目的，祕書應該注意以下事項：
（一）塑造良好的風貌
陪同上司參與商務活動，祕書的風度如何，直接關係到企業形象。在日常工作和生活中，祕書就要時刻留意自己的儀表，出門做商務拜訪更要注意外貌特徵，一個好的祕書應當具有豁達開朗的氣質和大方自然的風度，給人留下謙恭和藹、坦蕩瀟灑、淳樸熱情的印象
（二）擺正自己的身份地位
不論代表公司出訪，還是陪同上司出訪，祕書都會受到其他公司的熱情接待。這時祕書應該注意自身的言談舉止，不能得意忘形，認爲自己高高在上，做出有違自己身份的事情，給公司形象抹黑。
當然這並不意味着祕書完全變成上司的跟班，或是隻是傳達旨意的木偶。企業祕書在與外界交往的過程中，也是展示自己，推銷自己的一個大好機會
（三）做恰當的介紹
陪同上司出訪，祕書少不了要經常對人或事物作介紹。給隨時遇到的人作介紹，是祕書第一要掌握的學問。
給人介紹的基本常識是：先將男士介紹給女士，將晚輩介紹給長輩，將下級介紹給上級。具體在公司之間的交往中，要求更加細緻嚴格，要點如下：
應先把資歷淺的介紹給資歷深的人，再把資歷深的`人介紹給資歷淺的人。
如果知道的話，稱呼全名、職位和公司名稱。
如果是許多人，從高職位到低職位依次介紹。如果兩個職位相等，先介紹年長者。如果你不清楚他們的職位，應從身邊最近的開始介紹，然後再介紹離你遠的那位。
介紹自己時，應先稱呼對方的姓名，如果不知道對方的姓名，千萬不能在自我介紹前問對方。千萬不能問“你是誰”或“你叫什麼名字”，應該說，“您好，我是王琳，許總的祕書。”那麼對方就會自我介紹了。如果他沒有介紹自己，你介紹完自己後，再問：“您是……？”
職場祕書具體工作需注意的事項2
1、妝容和着裝
(1)妝容
化妝並不是一種隨心所欲的塗抹，而是一種審美的藝術過程。其基本原則如下：
化妝是爲了突出自己美的部分，掩飾自己不足或有缺陷的部分;色彩的選用取決於膚色和服裝的色彩;因人、因時、因地制宜，切記強求一律;化妝創造新意時不失自己的基本形象尋找統一和諧美。
淨面後，均勻打好粉底定妝，粉薄而均勻;眉頭自然、眉峯清晰;眼影塗於眼部凹陷處;眼線緊貼睫毛;腮紅自顴骨向上;口紅先畫脣線，再塗口紅。
(2)着裝
“雲想衣裳花想容”，相對於偏於穩重單調的男士着裝，女士們的着裝則亮
整潔平整。服裝並非一定要高檔華貴，但須保持清潔，並熨燙平整，穿起來就能大方得體，顯得精神煥麗豐富得多。得體的穿着，不僅可以顯得更加美麗，還可以體現出一個現代文明人良好的修養和獨到的品位。職業女性着裝要求四講究。
發。整潔並不完全爲了自己，更是尊重他人的需要，這是良好儀態的第一要務。
色彩和諧。不同色彩會給人不同的感受，如深色或冷色調的服裝讓人產生視覺上的收縮感，顯得莊重嚴肅;而淺色或暖色調的服裝會有擴張感，使人顯得輕鬆活潑。因此，可以根據不同需要進行選擇和搭配。
配套齊全。除了主體衣服之外，鞋襪手套等的搭配也要多加考究。如襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協調爲好，帶有大花紋的襪子不能登大雅之堂。正式、莊重的場合不宜穿涼鞋或靴子，黑色皮鞋是適用最廣的，可以和任何服裝相配。
飾物點綴。巧妙地佩戴飾品能夠起到畫龍點睛的作用，給女士們增添色彩。但是佩戴的飾品不宜過多，否則會分散對方的注意力。佩戴飾品時，應儘量選擇同一色系。佩戴首飾最關鍵的就是要與接待員的整體服飾搭配統一起來。
2、儀態
1.站姿
站姿是靜態的造型動作，是其他動態美的起點和基礎。良好的站立姿勢應給人一種挺、直、高的感覺。
(1)基本站姿
兩腳跟相靠，腳尖展開45度到60度，身體重心主要支撐於腳掌、腳弓之上;兩腿併攏直立，腿部肌肉收緊，大腿內側夾緊，髖部上提;腹肌、臀大肌微收縮上提，臀、腹部前後相夾，髖部兩側略向中間用力;
脊柱、後背挺直，胸略向前上方提起;兩肩放鬆，下沉，氣沉於胸腹之間，自然呼吸;兩手臂放鬆，自然下垂於體側;脖頸挺直，頭向上頂;下頜微收，雙目平視前方。
2.坐姿
坐是一種靜態造型，是祕書每日的主要內容之一，無論是伏案書寫、參加會議、會客交談、 娛樂休息都離不開坐。不正確的坐姿會顯得懶散無禮，正確的坐姿能給人一種安詳端莊的印象。
(1)基本坐姿
入座要輕而穩，女士着裙裝要先輕攏裙襬，而後入座;面帶笑容，雙目平視，嘴脣微閉，微收下頜;雙肩平正放鬆，兩臂自然彎曲放在膝上，也可放在椅子或沙發扶手上;
立腰挺胸、上體自然挺直;雙膝自然併攏，雙腿正放或側放;至少坐滿椅子的三分之二，脊背輕靠椅背;起立時，右腳向後收半步而後起立;談話時，可以側坐，此時上體與腿同時轉向一側。
(2)坐姿的種類
女士坐姿要挺拔優雅，表現出女士的魅力，可以有如下幾種姿勢。開關式坐姿。坐正，雙膝並緊，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間或腿上;右側點式坐姿。
坐正，雙膝並緊，上身挺直，兩小腿向左斜伸出，左腳靠近右腳內側，左腳腳掌內側着地，右腳腳跟提起，雙手放置於右腿上，頭向右側轉;右側掛式坐姿。在左側點或右側點式基礎上，將左腳提起掛在右腳踝關節處，兩腳併攏，上身左轉45度，立腰挺胸。
側身重疊式坐姿。髖部左轉45度，頭胸向右轉，左小腿垂直於地面，右腿重疊於左腿上，右腿向裏收，右腳尖向下。男士坐姿應注意這幾個方面，男士前伸式坐姿。坐正，兩腿前伸，雙腳在踝關節處交叉。男士後點式坐姿。坐正，上體微向前傾，雙小腿向後屈回，雙腳掌着地。
男士開關式坐姿。坐正，兩小腿前後分開，兩腳前後在一條線上，兩手合握置於兩腿間。男士正身重疊式坐姿。右小腿垂直於地面，左腿在其上重疊，左小腿向裏收，腳尖向下，雙手扶於扶手上或交叉於腿間。
不論男女，坐姿的關鍵在上體的挺直，腰部要立住，而後再變化的不同姿態，重點在頭、頸部、軀幹和四肢的協調配合，和諧的姿態會讓人感到端莊、大方、自然、舒適。
(3)坐姿中容易出現的問題
女士不宜將雙膝分開，或大腿併攏而小腿分開;坐在鬆軟的沙發中，不可將整個人推入沙發裏;不要爲了表現謙虛，故意坐在椅子邊上，身體前傾給人阿諛之感。
3、常見的手勢
一般常見的手勢有橫擺式、直臂式、曲臂式、斜擺式。
橫擺式。表示的是“請進”。五指伸直併攏，然後以肘關節爲軸，手從腹前擡起向右擺動至身體右前方，不要將手臂擺至體側或身後。同時，腳站成右丁字步，左手下垂，目視來賓，面帶微笑。
直臂式。表示“請往前走”。五指伸直併攏，屈肘由腹前擡起，手臂的高度與肩同高，肘關節伸直，再向要進行的方向伸出前臂。
曲臂式。表示“裏邊請”。當左手拿着物品，或推扶房門、電梯門，而又需引領來賓時，即右手五指伸直併攏，從身體的側前方，由下向上擡起，上臂擡至離開身體45度高度，然後以肘關節爲軸，手臂由體側向體前左側擺動成屈臂狀，請來賓進去。
斜擺式。表示“請坐”。當請來賓入座時，即要用雙手扶椅背將椅子拉出，然後一隻手曲臂由前擡起，再以肘關節爲軸，前臂由下向上擺動，使手臂向下成一斜線，表示請來賓入座，當來賓在座位前站好，要用雙手將椅子前移到合適的位置，請來賓坐下。
但在介紹人或爲他人指路時不可用手指指點點，而應使用手掌，四指併攏，掌心向上;手勢不宜過多，幅度不宜過大，更不要手舞足蹈，手勢要控制在一定範圍內;在公共場合切忌撓頭皮、抓耳撓腮、咬指甲、用手指在桌上亂寫亂畫。
關於接待禮儀
1、如何迎接客人?
一是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過多。
二是掌握到達和離開的時間。準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。迎接人員應提前到達迎接地點，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開之前到達送行地點。
三是適時獻上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，並保持花束整潔、鮮豔。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導與主賓握手之後將花獻上。可以只獻給主賓，也可向所有來賓分別獻花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準備特定的標誌，讓客人從遠處即可看清;對首次前來，又不認識的客人，應主動打聽，並自我介紹;而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。
五是留下一定時間。客人抵達住處後，不要馬上安排活動，要給對方留下一定的時間，然後再安排活動。
2、如何稱呼、介紹和握手?
關於稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐;而對不瞭解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務、閣下。
