在職場生涯中，簡單的一封郵件都講求職場禮儀，也影響着一個人的職場生涯，萬不可忽視。
關於主題
主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的。
2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標題。
3.. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因爲一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。
4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 王先生收。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：嘿!或是收着!
5.一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理
6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如* !等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用緊急之類的字眼。
7.回覆對方郵件時，應當根據回覆內容需要更改標題，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關於稱呼與問候
1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如x經理如果不清楚職務，則應按通常的x先生、x小姐稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個Dear xxx，顯得很熟絡。
關於格式，稱呼是第一行頂格寫。
2. Email開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個HI，中文的寫個你好或者您好，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個祝您順利之類的也就可以了，若是尊長應使用此致敬禮。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，祝和此致爲緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而順利和敬禮爲再換行頂格寫。
俗話說得好，禮多人不怪，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待
正文
1. Email正文要簡明扼要，行文通順
若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是爲了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最後看。但也不可過多，有些聯繫方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。
Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作爲附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。
2. 注意Email的論述語氣
根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 郵件門就是深刻的教訓!
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼補充或者更正之類的郵件，這會讓人很反感。
5. 儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合，比如現在-:)
附件
1. 如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件
2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理
3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送，
語言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成爲亂碼天書。
2. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。
3. 對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4. 選擇便於閱度的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
不要爲突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要爲你的朋友設計這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。
引用一個短語作爲你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。
3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
回覆技巧
1. 及時回覆Email
收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的，對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。
如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆說收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆，云云。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。
2. 進行鍼對性回覆
當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。
3. 回覆不得少於10個字
對方給你發來一大段郵件，你確只回復是的、對、謝謝、已知道等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼着也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。
4. 不要就同一問題多次回覆討論，不要蓋高樓
如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這隻能說明交流不暢，說不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。
對於較爲複雜的問題，多個收件人頻繁回覆，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。
5.要區分Reply和Reply All(區分單獨回覆和回覆全體)
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回覆給他一個人就行了
如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情 。
如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當着所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
點擊回覆全部前，要三思而行!
6. 主動控制郵件的來往
爲避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添上以下語句：全部辦妥、無需行動、僅供參考，無需回覆。
正確使用發送，抄送，密送
要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、祕送人)
1. To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆響應。
2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。
3.而BCC是祕送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。
，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的`規則有助於提升你的形象!
5.只給需要信息的人發送郵件，不要佔用他人的資源
6、轉發郵件要突出信息
在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。
如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不着頭腦。
附：職場女性應該具備的職場魅力
女性在職場中是更容易成功的，因爲她們能夠跨越性別的限制，這是一位女性企業家說過的一句話。在職場中嶄露頭角的女性越來越多，她們身上就具有這5項職場魅力。
很多人之所以成功，是因爲他們看上去很像一個成功人士。這就是所謂的職場魅力。在這裏，我們給你提供了5種針對性極強的練習方法，從今天就開始行動吧!
行動一：擁有權威的聲音
慌慌張張而又刺耳的聲音往往會讓別人感到神經緊張。如果能將聲音放得稍微低沉一些，速度控制得快慢適中，並且通過一些短小的停頓來引導聽你說話的人，便能夠很容易地贏得談話對方的好印象。
在國外，有專門的職場聲音教練，他們給出的最基本的一條建議是：在談話的時候，將身體放鬆，並且好好地控制自己雙腳的位置。也就是說，如果我們能夠在說話的時候保持身體挺直，並將身體重心平均地分配到雙腳上，我們的言談就能夠給別人帶來更深刻的印象。
行動二：優雅的姿勢
我們不得不承認，這一點在55%的程度上要取決於我們的身體語言。當穿着套裝的你耷拉着眼皮，慢吞吞地橫穿整個辦公室時，肯定會在老闆心目中留下沒有睡醒、對別人不加理會或是唯唯諾諾的壞印象。然而，假如你是很輕鬆地、挺直腰板地快步走進辦公室的話，那麼就不會給人前面的那種印象。
這並不意味着我們就要像模特一樣走誇張的貓步，只要注意，不要駝背弓腰就可以了。因爲只會將身體蜷起來走路的人，常常會給人以一種很不真實的感覺。老闆在考慮升職名單的時候，往往會把這樣的人的名字第一個刪掉。
對策：你留意到從辦公桌望出去某塊玻璃上你的影子嗎?你是不是把頭習慣性地偏向某一邊?這是一個典型的女性動作，在動物世界裏則是一種諂媚的象徵。記得時時提醒自己，改掉它。
行動三：真誠的尊重
一個聰明而受人歡迎的談話對象往往會將自己的注意力集中在對方身上。他會和對方保持眼神的交流，而且說的話比對方所說的要稍微少一些(最佳的比例是49%)。
這樣就標誌着：我不是一個以自我爲中心的人，我會給你足夠的空間，因爲我是個注重和諧的人。抱有這種態度的人往往能夠給對方充分的信任感，因爲他感到自己所談論的東西對於你來說很重要。真正充滿魅力的人是個值得尊敬的聽衆，同時也會是一個很忠誠的保守祕密的人。
對策：如果你覺得自己每天傾聽的時間太少了，不妨和一個與你性格完全不同的同事一同進餐，聽他說話。你一定會對你從他那裏所瞭解到的信息感到驚訝。
行動四：明智的大膽
在新的環境裏，如何區別自己的行爲是勇敢還是冒險，女性往往會覺得有些困難。原因是，女性往往對自己的行爲外表更挑剔，也更喜歡把自己隱藏起來，而且還喜歡不停地想，別人對自己都有些怎樣的看法。只有當你對自己的信念堅定不移的時候，令人鼓舞的火花纔會出現。
對策：把在會議中所有以別人開頭的句子換成我，作爲句子的主語，以此來強調你的觀點。試試看，在某個小時裏，不在發表意見之前加上我覺得、我以爲這樣的修飾語。
行動五：吸引人的彙報
不管你的點子有多麼好，要想讓別人對此也感興趣，就必須儘可能地將它描述得言簡意賅。在報告資料里加上一些有色彩的標記，或是註釋，會比枯燥的數據堆積更有吸引力。對於你的老闆或客戶來說，他們也會因此更容易集中注意力去理解你所闡述的觀點。而且，看到別人對你的報告有興趣，發言的你自然也會覺得做報告是件令人愉快的事情。
對策：通常，我們的工作領域對於別人來說可能是非常陌生的，要他們一下子理解，會有一定的困難。因此，不妨試着把你的一個新點子解釋給你在別的行業工作的朋友聽。15分鐘後，如果他明白了你的意思，你就成功了。
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