在日常工作中，接待來賓通常居於十分重要的位置。在任何情況下，來賓的接待工作都要求禮儀當先、以禮待客。所謂禮賓，即禮待來賓的簡稱。對任何一個單位來講，它的工作通常是指在本單位正式接待來自社會各界的客人，尤其是那些遠道而來的賓客或者是身份重要的賓客。一般而言，要想做好單位的禮賓工作，主要需要注意如下三點：
其一，高度重視。禮賓工作，要求全單位從上而下人人對其予以高度重視。惟有上上下下都高度重視禮賓工作，纔有可能把它真正做好。
其二，以禮待客。禮賓工作的宗旨是以禮待客。以禮待客的具體要求有三：第一，尊重來賓。第二，照顧來賓。第三，標準劃一。
其三，主隨客便。禮賓工作從來都講究一定的規矩，但對其具體進行運作時，務必優先考慮來賓的個人要求，始終不忘主隨客便這一原則。
對每一次具體的禮賓活動而言，善始善終都非常重要。善始，往往會使來賓對接待方留下良好的第一印象。善終，則有助於每次禮賓工作 功德圓滿 ，令來賓對接待方的美好印象始終保持。
對禮賓接待工作的具體參與者來說，一次禮賓活動要真正做到善始善終，迎送工作進行得好壞至關重要。迎，是指對來賓的迎接。送，則指的是對來賓的送別。二者好比一部音樂作品的 前奏曲 與 結束曲 ，通常都不可或缺。從事具體的迎送工作時，禮儀上的主要要求有了解對方、制定計劃、陪同引導等三項。
一、瞭解對方
不論迎接還是送別來賓，都要求有關人員首先對對方的具體情況有儘可能多的瞭解。所謂 知彼知己，百戰不殆 。一般來看，來賓的來訪意圖、具體要求、基本概況、行動方案等，都是做好迎送工作非常有價值的重要資訊。對此一無所知、知之甚少或者一知半解，都有可能直接或間接地有礙迎送工作的順利開展。
1．來訪意圖
反正式的來訪，來賓必定是有備而來，抱有一定的主觀意圖。對自己的來訪意圖，有的來賓會告知接待方，有的則會半遮半掩，甚至含而不露、聲東擊西。
對於來賓來訪的意圖及其來訪目的，接待方應多多瞭解，掌握得越早越好，瞭解得越全面、越具體越好。惟有如此，接待方纔有可能在迎送對方時採取正確的方案，表現得恰到好處，不卑不亢。
2．具體要求
來賓與接待方進行有關來訪的溝通時，可能會明確來訪意圖，但來訪的具體要求卻未必提及。在準備迎送活動時，若有必要，一般應主動徵求對方對此的意見。對於對方率先所提出的具體要求，通常應當儘量考慮並努力給予滿足。
有些時候，在迎送活動結束後，來賓還有可能對其個別環節持有異議或提出這樣那樣的意見、建議。此刻，接待方應本着 有則改之，無則加勉 的原則，對對方虛心相向，誠懇相待，並且及時地總結經驗，修正錯誤，改進不足。
3．基本概況
不論接待來賓還是具體負責來賓的迎送活動，均應對對方的基本概況瞭如指掌。做到了這一點，就會使己方的準備工作適應對方，並且儘可能地滿足對方的需要。瞭解對方的基本概況，大致上包括以下兩個方面：
一是對方的總體狀況。它包括被迎送者的具體人數、性別構成、年齡分佈、來訪性質以及賓主雙方之間的關係如何等內容。
二是對方的主賓簡況。在瞭解來賓總體狀況的同時，必須對對方主賓的主要情況進行儘可能多的瞭解，包括主賓的姓名、性別、年齡、籍貫、民族、家庭、單位、職務、職稱，以及性格特點、工作能力、政治信仰、文化程度、業餘愛好、社會評價等。
4．行動方案
在迎送來賓時，有必要就迎送的行動方案與對方進行溝通。一般情況下，迎送活動應由東道主一方負責組織，來賓可以對是否搞、怎樣搞等具體環節性問題提出建議，但決定權通常由東道主所掌握。除此之外，東道主在組織迎送活動時，對來訪者的自身行動也要予以重點考慮。實際上，來賓來去的具體時間、乘用的交通工具、前後的工作安排、特殊的習俗要求等，均屬於其行動方案的關鍵之點，迎送者不可不察。
二、制定計劃
一次具體的迎送活動要想按部就班、循序漸進、一帆風順地進行，制定一份詳盡而完備的計劃通常必不可少，在實踐中，計劃將發揮十分重要的作用。爲迎送活動而制定專門的的計劃，主要限於十分正式的接待。這種接待活動規格一般較高，其對象十分重要，賓主雙方的關係非常密切。爲重要的迎送活動而專門制定的計劃，主要包含以下兩項基本內容。
1．總體要求
制定一份正式的迎送活動計劃時，必須要有一系列原則性的總體要求。這些總體要求是迎送計劃制定過程中的指導方針，應當在具體的迎送活動中得以貫徹執行。制定迎送活動計劃的總體要求，應當注意下列六個要點：
一是區別對待。迎送來賓，自然應以來賓爲中心，但是，接待方應酌情考慮所有來賓的基本情況，對來賓切切不可不加任何區別地一概而論。對來賓尤其是主賓的特點，必須一清二楚，並且有意識地區別對待。
二是細緻周詳。迎送活動儘管時間較短，但卻引人注目。因此，對活動的每一處細節，都要認真討論，反覆推敲，慎之又慎，真正做到細緻入微。
三是規模適度。在接待來賓時，應始終堅持節儉務實，反對任何形式的鋪張浪費。對於可搞可不搞的`迎送活動，最好取消；非搞不可的迎送活動，則應當儘量控制其規模，適度節約其開支。
四是有張有弛。迎送計劃的制定，應在總體上留有一定的調整餘地。既要易於操作，又要便於隨機應變，可以應付臨時發生的變故。在具體的細節安排上，亦應疏密有致，環環相扣，不給人以疲於奔命或無所事事之感。
五是賓客至上。舉行迎送活動，始終應當以來賓爲中心，處處體現出接待方對對方的尊重、熱情、友善與誠意。
六是切實可行。迎送計劃作爲迎送活動的具體行動方案，要具有一定的可操作性，並注意量力而行，與具體情況相適應。
1． 具體內容
一般來看，每一份正式制定的迎送計劃，都應當包括一些不可缺少的具體內容。它們實際上涉及迎送活動的每一項具體程序，並且決定着一次迎送活動的規模與成敗。迎送計劃中必須包括的具體內容，大致涉及人員、人數、場地、時間、設備、保衛、報道等幾項。
一是人員。制定迎送計劃時，接待方到達現場的具體人員應當首先確定。要確保接待方到場者分工明確，責任具體，並能各司其職。在安排接待方到達現場的具體人員時，對下列人員尤須在計劃中予以明確：其一，主人。此處的主人，是指迎送活動的主持者。通常他也是接待方到場人員中的身份最高者。其二，翻譯。迎送外賓或少數民族人士時，翻譯人員自然不可缺少。其三，陪同。接待重要來賓或外地來賓時，往往應爲之安排陪同人員。
二是人數。在迎送活動中，出場人數的多少通常比較敏感。在具體制定計劃時，接待方對此須認真考慮決定。一般而言，具體決定迎送人數多少的因素有三：賓主的雙邊關係；接待方對迎送活動的重視程度；迎送活動現場具體容納人數的能力。在此還有兩點必須予以強調：其一，若無必要，迎送活動中接待方到場的人數並非多多益善。其二，接待方參加迎送活動的人數一旦確定後，必須予以保證。
三是場地。在正常情況下，一個單位用以迎送來賓的正式場地，大體上可以有以下三種選擇：其一，辦公地點。在單位所在地的樓前、門口或會客室迎送來賓，往往最爲多見。其二，住宿之處。有時，迎送活動可安排在來賓住宿地點進行。其三，交通樞紐。迎送遠道而來的客人時，多在其抵達或離去的車站、碼頭或機場舉行活動。安排迎送的具體場地時要注意：場地的環境應當優美而整潔，場地的空間大小應與到場的具體人數相協調，場地的基本條件應符合安全要求，場地的溫溼度與通風條件應與常規要求相適應。
四是時間。從某種意義上講，迎送活動的成功與否，往往與具體時間的安排直接相關。在制定迎送計劃時，具體的時間安排涉及兩點：其一，活動擬於何時舉行。其二，活動擬進行多久。對這兩點均應加以明確。在具體進行操作時，對下述三點應予注意：其一，應當賓主兩便。因此，雙方應提前進行必要的協商，以求兩廂情願。其二，應當精確具體。在具體計劃中，迎送活動的每一項具體程序均應精確到以分爲基本計時單位，並應標明具體的年、月、日。其三，應當認真遵守。具體操作迎送活動時，有關的時間安排要認真遵守，必要時還應請來賓確認。
五是設備。具體準備迎送活動時，對一些重要的、必需的設備，一定要考慮在內。諸如車輛、通訊、視聽等必備的設備，尤其不可或缺。準備用於迎送活動的具體設備時，以下三點必須注意：其一，要有備無患。不可現場東湊西拼。其二，要提前調試。此舉意在保證正常使用。其三，要有專人負責。這是爲了做到責任明確。
六是保衛。準備迎送活動，一定要對安全問題高度重視，尤其是籌備規模較大的迎送活動時，安全保衛工作必須列入正式的計劃之中。就重大的迎送而言，保衛工作的重點有四點：其一，要提前向當地公安機關報告。其二，要做好現場的秩序維護。其三，要預防各種突發性事件的發生。其四，要對重點人員進行隨身警衛。
七是報道。必要時，重大的迎送活動可通過媒體對外進行報道，以擴大其影響。安排媒體進行採訪報道時，下述四項工作必須認真做好：其一，要對外統一口徑。最好備有正式的新聞稿供媒體參考。其二，要指定專人負責。不論先期聯絡還是現場接待，都最好由專人出面。其三，要真誠對待媒體。向媒體提供的任何信息均應誠實無欺。其四，要積極配合媒體。對媒體的採訪報道，一定要認真給予合作。
三、陪同引導
與政府所舉行的迎送活動所不同，機關或企事業單位對來賓的迎送不僅要隆重、熱烈，更要展示本單位的良好形象。爲此，從事具體迎送活動的每一位職員，在直接與來賓接觸尤其是在陪同或引導來賓時，都要以自己的言行舉止體現本單位的良好形象和自身的良好教養。就一般情況而言，在迎送來賓的整個過程中，引導或陪同人員務必重視下列四點：
1．待客三聲
在迎來送往之時，東道主一方的全體人員，尤其是每一名直接接觸來賓的陪同或引導人員，絕對不宜始終默默無語。在面對來賓時，有三句基本的禮貌用語，必須由大家認真地、不厭其煩地向每一位來賓直接道來，此所謂 待客三聲 。
一是來有迎聲。當來賓抵達之時，迎接者必須主動迎上前去，向對方致以熱情問候。陪同或引導人員尤須注意的是，應首先確認一下對方的身份，免得張冠李戴。
二是問有答聲。在引導或陪同來賓的具體過程中，除需要相機向來賓介紹有關情況外，不提倡與對方主動攀談，但對於來賓的提問，必須 有問必答 ，不宜說 不 。當時難以作答的問題，則應當限時回答。 限時 一到，還應確保按時予以回答。
三是去有送聲。當來賓離去時，不論是否遠送，均應向其正式道別。因故不能到場者，亦應打電話或委託他人向來賓道別，以示自己在禮待來賓上 有始有終 。
2．文明五句
與來賓相處時，陪同或引導人員必須令自己的所作所爲文明而禮貌。此時的一項具體要求，就是在語言上必須使用基本的文明用語。其中有五句最基本的文明用語，俗稱 文明五句 ，更是必須自覺地堅持使用。
一是問候語。在任何情況下，與來賓進行接觸時，均應主動向對方致以問候。一般可用 你好 或 您好 問候對方，有時亦可採用 上午好 、 週末好 等時效性問候語。
二是請託語。如果需要來賓與自己進行配合，或者需要對方協助時，通常應使用必要的請託語。標準的請託語是一個 請 字。有時，亦可採用 拜託 、 勞駕 等明顯含有求助之意的請託語。
三是感謝語。當來賓肯定自己的行爲表現，或者在幫助、支持、理解自己之後，即應運用 謝謝 或 非常感謝 等感謝語，向對方正式表達自己的感謝之意。
四是道歉語。在陪同、引導來賓時，有關人員難免會有一些失誤之處。若自己的行爲有礙對方，給對方造成了麻煩，或者未能滿足對方的要求時，應及時以 抱歉 、 對不起 、 失禮了 等道歉語向對方進行道歉。
五是道別語。與來賓正式話別時，應當以 再見 、 保重 、 後會有期 、 一路平安 、 一路順風 等道別語向對方表達友善與惜別之意。
3．熱情三到
在迎送的實際操作中，向來賓道 三聲 、講 五句 往往較爲容易。但要想使對方真正感受到接待方的熱情之意， 三到 則往往必不可少。
一是眼到。在直接接觸來賓，尤其是在爲對方服務或與對方交談時，一定要以專注、友善、謙恭的目光同對方進行交流。不注視對方，目光遊走不定，斜視、盯視或者俯視對方，均爲失禮之舉。
二是口到。當陪同、引導人員爲來賓服務時，在具體的語言交流方面應注意兩點：其一，要消除溝通障礙，通常應講普通話，或對方所熟悉的語言。其二，要因人而異，與來賓交流時具體內容要根據對方的情況區別對待。
三是意到。陪同、引導人員的表情與神態均應與當時的情形相符，此即所謂 意到 。具體而言，在迎送來賓時，有關的陪同、引導人員要神態自然，要表情大方，要善於互動。
4．講究位次
具體進行接待操作時，賓主雙方的前後、左右等位次均有所講究。作爲專司其職者，陪同、引導人員對於下列基本規則尤其應予重視。
一是並排行進。在賓主並排行進時，位次排列的主要規則有二：其一，中央高於兩側。當三人或三人以上並排行進時，通常應使來賓居中而行，因爲中央的位置高於兩側的位置。其二，內側高於外側。當賓主二人並行時，一般應請來賓在內側行進，因爲內側較少受到過往之人的影響。
二是單行行進。當賓主成單行狀態行進時，位次排列的主要規則也有兩條：其一，常規做法。按照常規，人們在單行行進時，前方高於後方，故此通常應當由來賓行進在前，即把 選擇前進方向 的權利交給對方。其二，特例做法。在某些特殊情況下，如來賓不認路或對道路狀況不明時，一般應由主人率先行進，以便爲來賓充當 開路先鋒 。主方爲來賓帶路即爲引導。通常，引導者在行進之中的標準位置是行進隊列的左前方，而來賓則應居於其右後方。
