電子郵件禮儀

電子郵件禮儀有哪些，電子郵件是把有價值的信息提供給需要的人。電子郵件的開頭要稱呼收件人，這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應。來看電子郵件禮儀。

關於主題

主題是接收者瞭解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。

1、一定不要空白標題，這是最失禮的;

2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題;

3、 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”，“有個問題”;

4、一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理;

5、可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

6、回覆對方郵件時，可以根據回覆內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

關於稱呼與問候

1、 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x**”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

2、 Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”;結尾常見的寫個Best Regards， 中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

郵件正文

1、 Email正文要簡明扼要，行文通順

Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作爲附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2、 注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓!

3、 Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4、 一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5、 儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6、 合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7、 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8、 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合，比如現在-:)

附件

1、 如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件

2、 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3、 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4、 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5、 如果附件是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用;儘量使用通用格式，使的接收者不至於爲了閱讀你的郵件而專門安裝特別的軟件

6、 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送，

語言的選擇和漢字編碼

1、 只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成爲亂碼天書。

2、 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。

3、 對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的.英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4、 選擇便於閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要爲你的朋友設計這樣的工作。

1、 簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。【絕大多數的電子郵箱都支持簽名檔的設置，你可以查詢一下你的郵箱中籤名檔如何配置】

引用一個短語作爲你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2、 不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3、 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

回覆技巧

1、 及時回覆Email

收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的,這是對他 人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的，對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。

2、 進行鍼對性回覆

當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。

3、 回覆不得少於10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼着也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4、 不要就同一問題多次回覆討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這隻能說明交流不暢，說不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。

對於較爲複雜的問題，多個收件人頻繁回覆，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5、要區分Reply和Reply All(區分單獨回覆和回覆全體)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回覆給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情 。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當着所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回覆全部”前，要三思而行!

6、 主動控制郵件的來往

爲避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回覆”。

正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、祕送人)

1、 To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆響應;

2、 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email;

3、 而BCC是祕送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合;

4、TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升你的形象!

5、只給需要信息的人發送郵件，不要佔用他人的資源;

6、轉發郵件要突出信息;

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不着頭腦。

您懂得，電子郵件應當認真撰寫； 別忘了，一定不要使用空白標題。

電子郵件應當認真撰寫，並且行文符合規範。標題是接收者瞭解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。一定不要使用空白標題，這是最失禮的，標題要簡短，不宜冗長。

您懂得，恰當地稱呼收件者；別忘了，要把性別先搞清楚。

電子郵件的開頭要稱呼收件人，這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應。恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。在多個收件人的情況下可以稱呼“大家”。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“某經理”。如果不清楚職務，則應按通常的“某先生”、“某小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

您懂得，正文簡明扼要；別忘了，注意論述語氣。

電子郵件正文要簡明扼要，行文通順，最好不要讓別人頻繁拉滾動條才完成閱讀。根據收件人與自己的熟悉程度、等級關係、對內對外性質等，選擇恰當的論述語氣，以免引起對方不適。爲表示尊重，可以經常使用“請、謝謝”之類的詞語。

您懂得，一封郵件交待完整信息；別忘了，避免拼寫錯誤和錯別字。

最好通過一封郵件把相關信息全部說清楚，說準確，儘量不要再發“補充”或者“更正”之類郵件，這會讓人很反感。要提前做好郵件內容檢查，避免拼寫錯誤和錯別字，這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。

您懂得，郵件附件數目不宜超過四個；別忘了，特殊格式文件說明打開方式。

如果郵件帶有附件，應在正文中對收件人做必要提示。附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。如果附件是特殊格式，則應在正文中說明打開方式，以免影響使用。附件過大，應分割成幾個小文件分別發送。

您懂得，收到電子郵件要及時回覆；別忘了，出差時設定自動回覆功能。

如果事情複雜，無法立即辦理完畢，應及時回覆說明“收到，目前正在處理”等。如果正在出差或休假，應該設定自動回覆功能告知發件人，以免影響工作。