祕書基礎知識要點整理，祕書這一份工作，需要的是細心和相關的知識，而且關於祕書基礎知識要點都是有很多的，小編今天爲大家整理好了祕書基礎知識要點整理的相關資料，一起來看看吧。
祕書基礎知識要點整理1
(一)檔案材料的收集：
1、建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔範圍，歸檔時間，保管期限;
2、對遺缺不全的檔案，採取不同措施，積極收集齊全;
3、及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全後整理立卷歸檔。
(二)檔案的歸檔，立卷與管理。
1、區分全宗，確定立檔單位。
2、分類。依據檔案來源，時間，題目，內容，字母順序分成若干層次和類別。
3、歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
4、案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內文件把正文，底稿，附件請示和批覆放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，並複印出四至五份。
5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊;材料過寬應摺疊整齊;字跡難辨認的，應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。
6、對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。
7、每年對檔案進行一次清理：清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和複製。
(三)檔案的保管：
1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;
2、公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;
3、做好檔案室的'防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強光等工作，門窗應結實牢固。
(四)檔案的鑑定：
1、從檔案的內容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑑別檔案的價值。
2、確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。
公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。
(五)檔案的銷燬：
1、對已失效的檔案，認真鑑定，編制銷燬清冊，該清冊永久保存;
2、辦理銷燬手續，經董事會或總經理批准，方能銷燬;
3、銷燬時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字。
4、公司應採取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
(六)檔案借閱，利用工作
1、凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導籤批後方能調閱
2、卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續。
3、借閱期限不得超過3天。
祕書基礎知識要點整理2
收發文處理
一、繕印文書
1、 含義：對文件進行抄寫謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及複印機複印等工作。
2、 要求：文字準確，字跡工整清晰;符合規定體式，頁面美觀大方;不隨意改動原稿;
裝訂齊整牢固;注意保密。
3、 文件的繕印應該以定稿爲依據，以簽發批准的份數爲準，不能隨意增減。
4、 工作程序：確定印製的文書-〉確定印製格式-〉完成印製-〉交付印製的文書。
二、校對文書
1、含義：根據定稿對文件校樣進行覈對校正。
2、校對的內容：校訂清樣上的錯字、漏字、多字。規範字體字號。檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行字距是否勻稱，版面是否美觀。檢查引文、人名、地名、數據、計量單位、專業術語是否有誤。檢查版式是否與文種格式統一，有無需調整和改版之處。
3、工作程序：準備好原稿和校樣-〉選定校對方法(看校、對校、讀校、折校)-〉覈對校正。
三、用印
四、傳閱文書
1、含義：在工作職責範圍內傳遞閱讀文件。
2、工作程序：確定傳閱對象-〉選擇傳閱方式-〉傳遞文書-〉履行傳閱手續-〉檢查清理文件。
