辦公室接待方案及流程。在職場上，接待一名重要客戶的時候就需要做一份辦公室接待方案及流程，這樣才能讓客戶心情愉悅，下面的談話就會比較順暢。接下來就由小編帶大家瞭解辦公室接待方案及流程的相關內容。
辦公室接待方案及流程1
客戶接待是我們從事商務活動的一個重要組成部分，是我們進行商務洽談、客戶溝通的有效載體。一次優質的客戶接待活動既能充分展示我司業務人員的業務水平、綜合素質、談判技能、組織能力及協調能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實力，更能促進雙方合作的順利進行，促進項目洽談的順利展開，同時，還能促使新合作項目的生成，將雙方的合作提高到戰略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務周到的客戶接待活動對於生產型企業的銷售工作推進起着舉足輕重的作用。
一、客戶來訪的一般目的:
在我們業務人員和客戶進行郵件溝通的過程中，客戶很可能提到要來公司訪問，同時，我司業務人員也會在適當的時候邀請客戶來我司考察訪問，以加深雙方的溝通和了解，促進雙方合作的進行。那麼，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種：
1、考察工廠以便了解我公司的生產規模、生產能力、產品品質等基本運作情況，同時瞭解我司的生產體系、質量控制體系和研發體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過網站、展會、客戶介紹等方式瞭解到我們公司併產生了強烈的合作意向，但對於我司企業實體瞭解不深，因此，實地考察訪問無疑是一種最爲直接有效的瞭解方式。
2、進行項目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關業務人員已經有過幾次溝通，而且在相關展會上已經看到過我們的產品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶着訂單、帶着項目，是有備而來的。目的就是討論現有項目的合作，包括相關技術問題、價格問題、付款方式、交貨期等內容的實質性討論。這樣的客戶通常是我們最爲重視的，因此，接待時不僅要有專業技術人員陪同，公司領導也會適時參加接待和談判。
3、驗貨爲主，順便了解公司發展情況。這樣的客戶通常已經和我們公司開始有了訂單的合作基礎。來訪的主要目的是對我司的產品質量和品質進行進一步確認。同時，手中有一定的新項目，如果談的愉快，新項目生成的可能性極大。這類客戶往往會被我們的.業務人員及相關領導忽視，因爲客戶此前已經來訪過，而且大家合作正常進行，但我們往往會忽略客戶新項目的生成。
4、投訴爲主，順便對我們公司進行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因爲他確實是一個很好的合作伙伴;怕，是因爲我們此前有對不住客戶的地方，擔心談不好會傷害並可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。
5、雙方公司進行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過，來之前或許也沒有預約。這樣的客戶和咱的關係已經很鐵了。來一下只是加強溝通，順帶看看正在合作的訂單運轉情況。
二、客戶來訪之前的準備工作
一旦確認客戶來訪，我們的業務人員必須認真、細緻地做好相關準備工作，針對客戶來訪目的，我們必須根據公司相關流程和制度，針對性地做好安排：
1、瞭解客戶
對於老客戶來訪，我們不需要對客戶進行深層次的瞭解。但對於新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳細瞭解清楚客戶的實際狀況和來訪的真正用意。如果發現客戶公司實體並不存在或者是和我司的產品相似的製造型企業，我們必須謹慎對待客戶來訪。因此，客戶調查是非常重要的，業務人員必須通過網站查詢、客戶溝通等方式認真填寫。
2、邀請函及相關來訪入境手續
在客戶確定來訪後，業務人員必須和客戶詳細溝通，瞭解客戶是否需要我司製作來訪邀請函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國家還需要我們協助提供相關其它證明材料如：我國政府部門需要審覈對方的資信情況身份情況等材料，那麼我們的業務人員應該在客戶確定來訪前協助辦理，以便客戶順利入境。
3、客戶的行程安排
在確認客戶來訪後，業務人員應充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會只是因爲拜訪我們公司而進入中國。一般是同時考察幾個供應商，或者是展會結束來訪，因此，業務人員應該事先和客戶溝通確認好。如果客戶在考察過我們後還要到其他中國供應商考察，應該幫助客戶做好相關聯繫和對接工作。
4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認
客戶確認來訪並已經辦好VISA卡後，通常會告訴業務人員準確的航班信息，這時，我們的業務人員應主動聯繫客戶，儘量讓客戶不要直飛上海，可以通過香港轉機到南京，這樣一來可以節省我們接機的時間，二來可以爲我司節省一定的用車費用。
航班信息確認完畢後，要同時詢問客戶是否需要我司代爲預定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費用通常由客人自行支付，但我們的業務人員應主動詢問並協助客戶預定酒店。
客戶來訪之前，業務人員必須根據來訪客戶數量提前兩天填寫用車申請單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。
5、參與接待人員對接
根據前期的溝通，業務人員應該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內容，爲此，業務人員應提前一天和相關技術人員及相關領導做好溝通，並請相關技術人員在接待時給予協助和支持。同時，應提前將客戶來訪信息彙報給部門經理及外貿部副總，以便準確把握客戶意圖，保證洽談進程順利進行，並對相關可能出現的問題加以分析和判斷。更爲重要的是客戶來訪前應根據客戶級別相應知會部門負責人、總經理或副總經理，以確定參與談判的人員。如需要董事長等高層領導參加，必須提前2天書面告知總經辦，以便確認董事長等高層領導是否可以參加。
6、資料準備
客戶來訪前，業務人員應事先認真整理好和該客戶溝通過的相關資料，如：洽談合作的產品情況、價格情況、技術改進情況、模具開設情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關合同、報價及其他重要資料。有關產品的技術參數、使用說明等應事先與研究院或技術部門相關人員聯繫以確保無誤。並就這些信息和部門經理及外貿部副總進行事先溝通，以促進談判的順利進行。更重要的是，在談判前，業務人員應對擬洽談合作的產品情況進行充分了解，以便談判現場能夠迅速反應並隨時回答客戶的有關提問。
7、會談必備用品準備
客戶來訪的前一天，業務人員必須事先告知行政部來訪人數、需要準備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便籤紙、筆等需求數量，展廳使用時間，多媒體教室使用時間，會議室使用時間，是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會議準備工作。行政部必須在客戶進入會議室前10分鐘必須把會議室空調打開，並將所有準備資料和用品準備到位。
8、備用金準備
爲保證客戶來訪期間的資金使用充足，業務人員應根據來訪客戶數量、到達時間等信息事先按照相關手續從財務部預借部分備用金，以便招待客戶途中簡餐或其它特殊用款。
9、就餐準備
客戶來訪之前應根據客戶在我司考察的時間情況合理安排就餐，如果客戶當日返回，中午應該宴請客戶，並有部門經理或外貿部副總參加。如果客戶次日或隔日離開，午餐應從簡，由業務員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應有部門經理或外貿部副總參加或公司其他領導參與宴請客戶，宴請酒店地點應事先和外貿部副總溝通好以便外貿部副總安排後援部及早做好預定。
三、會談流程
客戶來訪的整個會談進程主要分爲觀看錄像瞭解公司的發展歷程、參觀展廳、企業情況PPT介紹、項目合作討論等部分，這幾個部分可以相互交錯或同時進行，但需要注意以下幾點：
1、客戶落座及所有參與接待人員坐定後，主接待業務員(該客戶對應的業務人員，同時也是會議的主持人)應起身先做自我介紹，然後按照職級依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢後再用中文依次向我司領導介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。
2、人員情況介紹完畢後，主接待業務員應介紹並說明整個會談的主題。在主接待業務員介紹和講解期間，配合接待的業務員(次接待業務員)應隨時做好翻譯協助，以便我司相關人員能夠理解。
3、對於公司介紹，如果沒有錄像資料介紹，由主接待業務員統一按照已經審覈確認的PPT資料向客戶演示並講解;講解過程中要認真聽取客戶隨時提出的疑問並給予正確解答。沒有把握的應請相關在場領導給予解答，並同時做好翻譯協助。
4、新來訪客戶通常在主接待業務員介紹完畢後會介紹該公司的相關情況，主接待業務員應做好對應翻譯工作。
5、項目洽談，可以在會議室進行，也可以在引領客戶參觀展廳期間同時進行交流與溝通。項目洽談過程中，應建議公司相關高層領導以適當方式迴避，以保證公司領導的最終決定不收談判內容的影響。即便項目洽談在展廳有過討論，最終的項目確認仍必須在會議室進行。
6、會談全部進程之中，次接待業務員應隨時做好會議洽談全部內容的詳細記錄和整理工作，會談結束後，次接待業務員應立即做好會談紀要，並請客戶和主接待業務員審覈確認，雙方簽字各保留一份正本。會談紀要的英文模板如下：
7、客戶接待的全過程中間，次接待人員應隨時協助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設備、輔助人員等的補充工作，同時進行現場圖片的拍攝及錄像工作。
四、會談後續工作
1、會談結束後，次接待人員應清理好會議室並將相關資料設備交還給相關部門。
2、主接待業務員應陪同客戶共進午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應以簡單的工作餐招待。和客戶共進晚餐的情況下，應有相應部門經理或副總參與，重要客戶應事先邀請公司高層領帶參與。並在晚餐前贈送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐後離開，午餐應視爲正餐，按照相應標準招待。
3、主接待業務員應隨時保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導致客戶久等或不能正常用車。並及時安排將客戶送至相應的火車站或機場。
五、訪問後期工作
1、客戶訪問結束的第二天，主接待業務員應及時將雙方確認的會談紀要翻譯成中文，並於當日和相關生產、技術、研發部門就相關技術問題、交貨期等信息進行確認，需要下達生產、改進、開模、研發等任務通知的應在兩個工作日內下達完畢。
2、客戶訪問結束後的第二天，應立即整理出1份內容詳細幷包含會談紀要附件的答謝信給客戶，並抄送客戶方所有來訪人員及我司參與接待的外貿部相關領導。同時將我司技術人員提供的有關改進、開模、研發等的信息告知客戶，以便客戶及時掌握和了解我司的反饋信息，同時明確洽談中未決事宜的完成時間表及重要事項。郵件中可以將客戶來訪時的相關照片一併發送給客戶。注意：爲防止郵件過大堵塞客戶郵箱，所有照片應複製到WORD並壓縮後以文檔形式發出，應確保整個郵件容量不超過1MB。
六、注意事項
1、客戶接待從最初的聯繫準備到接待結束到後續工作推進整個過程中，主接待業務員應完成各相關表格的填寫，並於後續工作正式推進的第二天提交給外貿部副總備案留存。
2、有關客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業務談判禮儀要求等知識各位在學校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細講解。不清楚的可以上網查詢。如有必要，我們將在以後的培訓中專門講解。
辦公室接待方案及流程2
辦公室接待工作程序
一、目的
爲保證公司的各項接待工作能夠保質保量的有序進行，體現公司企業文化的水平，特對公司的有關接待工作做以下規定：
二、流程
1)任務確認：在接到相關接待任務的通知後，應仔細瞭解接待的規模、規格、 時間、具體要求等細節問題，並對一些基本要素進行確認。
2)方案制定：在最短時間內根據接待的具體內容做出相應的接待方案，報學院 領導審閱，並根據領導的意見做相應修改，對於一些可能存在變數的地方需 要做部分預案以備用。
3)提前準備：接待方案經院領導批覆同意後，應在規定時間內做好各項準備工 作，如航班查詢、製作接機牌、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、會場 安排、橫幅製作、席卡製作、禮品購買、接待日程、任務與人員安排等等。
4)接待執行：嚴格按照方案內容執行，遇有臨時性改變或發生意外情況時，應 及時向學院領導請示。工作人員應做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、 親切、服務細緻、周到、盡善盡美。
5) 小結：每次接待任務完成後，應根據實際情況做出小結，總結經驗，彌補不 足，爲今後更好的完成接待任務積累經驗和培訓人員。
三、質量控制
領導和具體接待負責同志應加強對整個接待工作質量的監控， 及時指出不足的地方，保證接待任務的順利完成。
四、其它
所有參加接待工作的人員應根據各自的分工做好相應的各項準備工作， 包括車輛保修養、 原有安排等等， 未經領導同意，不得擅自改變各自所承擔的任務。
前期準備
一、接機
1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間; 2、對陌生來賓製作接機、接站牌; 3、提前一個小時通知接機、接站領導和接機、接站車輛司機; 4、提前 10-20 分鐘到達機場或火車站。
二、入住賓館
1、確定來賓到達時間、人員情況後，第一時間預訂賓館房間。原則上副廳 級以上和學院重要貴賓預訂套間，其餘均預定標間; 2、重要來賓入住前一個小時，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮 花; 3、每天早餐安排院領導陪同; 4、離酒店當日，辦公室負責接待工作人員及時辦好結帳手續。
三、就餐
1、確定就餐時間、人員、規格後，第一時間預訂餐廳包廂; 2、就餐前四個小時，通知到來賓、陪同領導和工作人員; 3、重要就餐一個小時前製作好就餐人員席卡，就餐前一個小時點菜，堅持 節約原則。內地來賓不上海鮮，安排地產魚。 4、就餐前半個小時，煙、酒水到位。 5、落實車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照 相人員) ; 6、辦公室負責接待人員就餐結束前十分鐘結帳，並通知司機送客; 7、辦公室負責接待人員打包。
四、旅遊
1、提前兩天制定方案，報領導審覈批准;並送來賓、陪同領導，發接 待工作人員和司機; 2、長途旅遊，提前兩個小時準備好所需費用，車上飲用水、酒水、水果、 雨傘、相機等; 3、提前 2-4 個小時安排旅遊點入住酒店和就餐飯店。
五、送機，送站
1、離阿一天前爲來賓購買好機票，並交來賓審驗; 2、提前兩個小時購買好禮品; 3、送機、送站兩個小時前，通知送機、送站領導和工作人員、司機; 4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站; 5、工作人員辦理相關打包、託運手續，並收回來賓電子客票(若機票由學 院承擔) 。
六、收尾工作
1、及時覈報差旅費; 2、未用完酒水、雨傘等，接待工作人員應及時收回，並交辦公室統一保管; 3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。
