職場人士都應該講究關於電子郵件的禮儀，別讓電子郵件出笑話，電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中是沒有不嚴厲的內容的，公司都崇尚信譽，把握時機及合作分工，信仰顧客至上，着重與顧客的溝通，已達成促銷、增產與盈利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮儀，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。
基於多年在職場的經驗，總結了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。
一、標題要提綱挈領，切忌用詞含糊不清。
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概況出這跟個郵件的內容，便於收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回覆的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫上來自XX公司，年，月，日等方便對方一目瞭然和便於儲存。
二、忌不寫稱呼
許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；有時至多用個“你好”這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱呼方式，而這種情況僅限於非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長着。
三、忌亂用稱呼
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經理。普通員工當然高興了。但是會冒犯比經理職位高的人。
通常稱呼他人可省去“副”字，但儘量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經理，可以稱呼“姓氏+經理”；但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方爲經理或總經理。
四、忌全文使用英文大寫字母
這樣寫郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規範是一種職業禮貌。
五、理清回覆的內容
比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，他其實沒有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當回件答覆題目的時候，最好只把相關的題目抄到回件，然後附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回覆，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不着頭腦。
六、忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若爲一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。
職場新式禮儀之電子郵件禮儀
最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不瞭解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。
七、忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，儘量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然後空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。
當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則爲最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回覆效率。
八、忌不感謝
有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回覆率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是隻是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。
九、忌不署名
不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那麼客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。
發件人切忌以自我爲中心，自認爲了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那麼多酷極了的網名），耽誤了事情。
署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好籤名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。
互聯網的時代，發郵件將會越來越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場新式禮節的必修課。加入不懂使用禮節，會讓人反感和討厭，使自己的形象收到損害，層次下降。
現如今，可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職業人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業人士的利用公司郵箱發送郵件與私人信件有着很大區別，存在着職場郵件禮儀方面的新問題。
據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。
寫email就能看出其人爲人處世的態度。你作爲發信人寫每封email的時候，要想到收信人會怎樣看這封email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。
關於主題
主題是接收者瞭解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的
2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題
3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”
4.一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理
5.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回覆對方郵件時，可以根據回覆內容需要更改標題，不要rere一大串。
關於稱呼與問候
1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all.
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dearxxx”，顯得很熟絡。
l開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個bestregards，
中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
關於正文
l正文要簡明扼要，行文通順
email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作爲附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。
2.注意email的論述語氣
根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！
l正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
怎麼樣，經過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話：只發有必要的郵件，認真發郵件！
職場電子禮儀
1.要小心寫在E-mail裏的每一個字，每一句話。
因爲現在法律規定E-mail也可以作爲法律證據，是
2.郵件訊息不要太冗長。這樣不會引起別人的注意，別人也沒有興趣看下去。
3.不要在郵件末端列出對方的地址。因爲對方知道自己的地址，不用寫，寫上感覺不太好。
4.發送附加文件要考慮對方能否閱讀該文件。給人細心、體貼的感覺，而且讓人意識到這個文件的重要性。
職場電話禮儀
接電話禮儀
1、 “鈴聲不過三”的原則
在電話鈴聲響起後，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突;但若在響鈴超過三聲以後再接聽，是缺乏效率的表現，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。
2、規範的問候語
在工作場合，接聽電話時，首先應問候，然後自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱。
3、要找的人不在或不能接聽電話時的處理這裏，特別要注意的.是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。
4、學會記錄並引用對方的名字如果用合適的稱謂問好：“您好，王經理。”這樣會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。
5、接到錯誤的電話也應該禮貌應對並非錯打的電話都必定與自己沒有關係，有時，對方也恰恰是與自己有重要關係的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態度。
6、應在對方掛電話後再掛電話
當對方向你說“再見”時，別忘了你也應該說“再見”，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。注意掛電話時應小心輕放。
一、 手機禮儀越來越受到關注
無論是在社交場所還是工作場合放肆地使用手機，已經成爲禮儀的最大威脅之一，手機禮儀越來越受到關注。在國外，如澳大利亞電訊的各營業廳就採取了向顧客提供手機禮節宣傳冊的方式，宣傳手機禮儀。
那麼在使用手機的時候應該注意些什麼，什麼時候才能撥打對方的手機?
1、在一切公共場合，手機在沒有使用時，都要放在合乎禮儀的常規位置。不要在並沒使用的時候放在手裏或是掛在上衣口袋外。放手機的常規位置有：一是隨身攜帶的公文包裏，這種位置最正規;二是上衣的內袋裏;有時候，可以將手機暫放腰帶上，也可以放在不起眼的地方，如手邊、背後、手袋裏，但不要放在桌子上，特別是不要對着對面正在聊天的客戶。
2、在會議中、和別人洽談的時候，最好的方式還是把關掉，起碼也要調到震動狀態。這樣既顯示出對別人的尊重，又不會打斷髮話者的思路。而那種在會場上鈴聲不斷，象是業務很忙，使大家的目光都轉向你，則顯示出你缺少修養。
3、注意手機使用禮儀的人，不會在公共場合或座機電話接聽中、開車中、飛機上、劇場裏、圖書館和醫院裏接打手機，就是在公交車上大聲地接打電話也是有失禮儀的。
4、給對方打手機時，尤其當知道對方是身居要職的忙人時，首先想到的是，這個時間他(她)方便接聽嗎?並且要有對方不方便接聽的準備。在給對方打手機時，注意從聽筒裏聽到的迴音來鑑別對方所處的環境。如果很靜，應想到對方在會議上，有時大的會場能感到一種空闊的回聲，當聽到噪音時對方就很可能在室外，開車時的隆隆聲也是可以聽出來的。有了初步的鑑別，對能否順利通話就有了準備。但不論在什麼情況下，是否通話還是由對方來定爲好，所以現在通話方便嗎?通常是撥打手機的第一句問話。其實，在沒有事先約定和不熟悉對方的前提下，我們很難知道對方什麼時候方便接聽電話。所以，在有其他聯絡方式時，還是儘量不打對方手機好些。
5、公共場合特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方，不可以旁若無人地使用手機，應該把自己的聲音儘可能地壓低一下，而絕不能大聲說話。
6、在一些場合，比如在看電影時或在劇院打手機是極其不合適的，如果非得回話，或許採用靜音的方式發送手機短信是比較適合的。
7、在餐桌上，關掉手機或是把手機調到震動狀態還是必要的。避免正吃到興頭上的時候，被一陣煩人的鈴聲打斷。
8、不要在別人能注視到你的時候查看短信。一邊和別人說話，一邊查看手機短信，對別人不尊重。
9、在短信的內容選擇和編輯上，應該和通話文明一樣重視。因爲通過你發的短信，意味着你贊同至少不否認短信的內容，也同時反映了你的品味和水準。所以不要編輯或轉發不健康的短，特別是一些帶有諷刺偉人、名人甚至是革命烈士的短信，更不應該轉發。
10、當與朋友面對面聊天時，不要正對着朋友播打手機，避免發射時高頻大電流對他產生輻射，讓對方心中不愉快。
二、 電腦禮儀別損傷你的辦公形象
電腦是我們工作的重要工具，使用電腦，也不只是開機、關機、上網那麼簡單，電腦禮儀也會體現一個人的素質和教養。
1、雖然是公司的電腦，但也要倍加愛護，平時要擦拭乾乾淨淨，不要把白色電腦用成黑色了還沒擦過;擦試顯示屏時，注意不要爲了乾淨，用溼抹布一擦了之，損害屏幕;不用時正常關機，不要丟下就走;外接插件時，要正常退出，避免導致數據丟失、電腦崩潰等故障。
2、還有的人公私不分，拿着個U盤，一會將個人電腦資料Ctrl到公司電腦上，一會又將公司電腦資料Ctrl到個人電腦上，這種現象被公司發現，肯定堅決制止。
3、在公司裏上網，要查找與工作相關的內容和資料，而不是自己憑興趣查看自己的東西，既違反公司章程，慢慢的還會導致業務落伍。
4、很多公司不允許員工在公司電腦上打遊戲、網上聊天，但仍有人利用領導不在時私自偷玩，或用公司的內部網絡笑傲江湖，從網站上下載圖片，這些都是違反勞動紀律的。
5、電子郵件在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應當講究有關電子郵件的禮節，別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。尤其在商業界，我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工，信奉顧客至上，着重與顧客的溝通，以達成促銷、增產與營利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮節，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司裏，電子郵件充斥着笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關的內容反而不多。
1) 標題要提綱挈領，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題，例如：嘿!或是收着!
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回覆的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環節，最好寫上來自**公司的郵件，年、月、日以便對方一目瞭然又便於保留。
2) 電子郵件的文體格式應該類似於書面交談式的風格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像你好、Hi，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結尾也可隨意一些，比如以後再談、祝你愉快也可什麼都不寫，直接註上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較爲正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用尊敬的或者是先生/女士，您好!結尾要有祝福語，並使用此致/敬禮!這樣的格式。
3) 內容簡明扼要，針對需要回復及轉寄的電子郵件，要小心寫在電子郵件裏的每一個字，每一句話。因爲現在法律規定電子郵件也可以作爲法律證據，是合法的，所以發電子郵件時要小心，如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發郵件時一定要慎重，還要定期重新審查你發過的電子郵件，評估其對商業往來所產生的影響。
4) 一定要清理回覆的內容。在美國加州有一位傳播學專家摩根女士曾舉例說：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時採匿名附件收信者(BC) 取代附件收信者(CC) 方式，或是在轉寄之前刪除一切無關緊要或重複的內容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問題的技巧。當回件答覆問題的時候，最好只把相關的問題抄到回件 ，然後附上答案。不要用自動應答鍵，那樣會把來件所有內容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回覆，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不着頭腦。
5) 合宜地稱呼收件者，並且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標明瞭郵自哪方，寄與何人，但在郵件中註明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節，包括在信件開頭尊稱收信者的姓名，在信尾也註明寄件者的姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來與你的聯繫。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中註上自己的姓名，同時在郵件的結尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉發給過多的人，打開郵件箱你可能發現有一半的郵件是與你無關的，刪除它們費時費力，所以在轉發前要做一下整理，把郵件的數量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回覆郵件。重要郵件發出後要電話確認。另外，重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件，因爲它不能保證嚴守機密。
6) 切忌全文使用英文大寫字母。這樣寫成的郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標準的文書規範是一種職業禮貌。
友情提示：
手機和電腦是傳遞信息必不可少的傳輸工具，也是青年人的新時尚玩具，隨着手機和電腦的日益普及，給我們的工作帶來了很多方便，但是也帶來了職場禮儀方面的新問題。所以，掌握手機與電腦使用的禮儀，將是職場新式禮儀的必修課。使用手機和電腦的人多爲受過教育，屬於有一定層次和檔次的人，如果不懂使用禮儀，會讓人反感和討厭，使自己的形象受到損害，層次下降。
