隨着經濟的快速發展，禮儀在商務活動中顯得尤爲重要。而其中的接待禮儀也將成爲決定商務活動成敗的重要因素之一。下面是小編爲大家詳細介紹職場對外接待禮儀與注意事項，歡迎大家閱讀！
職場對外接待禮儀與注意事項
一、會議前準備工作：
先掌握好使用會議室的單位、人數、時間及要求，按要求佈置會場、擺放所需要用具。提前與保衛科聯繫留好車位。如會議中需要保安保障，保安需着統一整潔保安服裝。會議室提前30分鐘打開空調，檢查電源是否有電，電腦、投影儀、電視工作是否正常，衛生間手紙、擦手紙、洗手液是否準備齊全，兩個陽臺的門是否打開，陽臺是否乾淨，檢查燈光效果，準備會議所需要的紙筆。
(一)準備茶杯：洗淨雙手，從消毒櫃中取出已消毒的茶杯，檢查有無破損，表面是否潔淨透亮。
(二)物品位置：應擺放在參會人員右上角，杯把與人呈45度角。杯子與桌邊位置應以可放置A4紙張的距離爲宜，信紙擺放在人的正中位置，筆擺放在紙的上方呈45度角。
會議室使用時，應有專人接待客人，在客人未來前整理好儀表，站立在梯口迎接。客人來時，目視對方、面帶微笑，向客人問候示意，並手示意請進，引領客人進入會議室。冬季，對進入會場的來賓脫下的衣帽，服務人員及時伸手去接，並掛好。
二、環境規範
廳地面、牆面、窗戶無塵土、無污跡、無裂痕、無雜物、按時擦拭乾淨整齊。廳內無噪音、功能區域、劃分合理，客人開會互不干擾。廳隔音效果好，能有效的保護會議內容不被泄露。廳燈光設計和採光效果符合會議需求，並能起到裝飾和調解氣氛的作用。廳新風供應量充足，通風流暢，空氣新鮮，空氣質量達到國家標準。廳內溫度、溼度適宜，室內無靜電、無污濁漂浮物、無異味。室內環境佈置、辦公用品的配置能滿足安全、方便、舒適、實用的使用需求。裝飾有適當的綠色植物、鮮花、飾品等，能使客人視覺上得到充分的放鬆。
三、會標使用規範
會標及揭示會議主要議題的文字性標誌，一般以計算機制成幻燈圖片映射於電視或投影幕布上，或用醒目的橫幅形式懸掛於會場背景牆上，會標的使用規範包括字跡要規範、醒目、內容言簡意賅，上橫幅的字以不超過13個字爲宜，會標內容要突出會議主題，橫幅以選用紅色，橫幅懸掛位置合理、掛放端正、垂直、無褶皺、無破損。
四、會議臺形佈置規範
禮賓次序一般按行政職務、按字母順序、按到場順序。雙邊會議的廳室一般主要領導居中，2號領導在1號領導的左手位置，3號領導在1號領導的右手位置;賓主相對而坐。主人應在背對向門的一側就座，多邊會談主賓和主人的座位居中相對擺放，座位兩側的空當應比其它座位略寬一些，主人也應在背對向門的一側就座，記錄員一般在會談桌的後側就座。(如會談的人數較少，也可以安排在會談桌前就座)
五、會議倒水知識
(一)會議開場前選擇好加水時間方式
會議加水時間一般要選擇在會議開始前5分鐘左右。倒水時要注意不要太滿以杯的七八分滿爲宜。杯把要一律向客人右側45度，在倒茶後要做出請用的手勢。端放茶杯動作不要過高,更不要從客人肩部和頭上越過，續水時不要把壺提得過高,以免開水濺出。如不小心把水灑在桌上或茶几上，要及時用小毛巾擦去。不要將杯蓋扣放桌上。倒過水後，要逐杯加以檢查。檢查時，可用於觸摸一下杯子的外端，如果是熱的，表明已倒過水，如果是涼的，說明漏倒水了，要及時補倒。續水一般在活動進行15--20分鐘後，要隨時觀察會場用水情況，遇到天熱時就要隨時加水。不端茶杯，直接在桌上或茶几上往杯中倒水、續水，是不符合操作規範的。在往高杯倒水、續水時，如果不便或沒有把握一併將杯子和杯蓋拿在左手上，可把杯蓋翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯來倒水。服務員在倒、續完水後要把杯蓋蓋上。注意，切不可把杯蓋扣放在桌面或茶几上，這樣既不衛生，也不禮貌。如發現賓客將杯子放在桌面或茶几上，服務人員應立即斟換，用托盤拖上，將杯蓋蓋好。
(二)順序：開會倒水，從右開始(領導先，順時針順序進行)倒水時，壺嘴不要對客人，要從客人右邊倒。主席臺一定從客人背後加水。
五、會議過程服務
(一)注意觀察和控制會議室大門的人員出入，維持秩序，保證會議室周圍環境安靜及安全。
(二)注意觀察開會情況，隨時關注會議室內溫度及音響效果。
六、會議結束工作：
結束時應及時打開會議室大門，使開會人員順利離開會議室，並幫忙按電梯。在人員撤場時檢查是否有遺留物品，及時發現通知相關人員。最後關閉電源開關、門窗，清場完畢後鎖好門。
服務人員儀表的基本要求
儀表包括人的容貌、服飾和個人衛生等方面，是一個人精神面貌的外在表現。
對服務人員頭髮的基本要求是：時刻保持頭髮健康、秀美、清爽、衛生、整齊的狀態。經過修飾之後的頭髮，必須莊重、簡約、典雅、大方。應將頭髮盤起，佩戴統一頭花，避免披頭散髮，在服務工作中最好避免在頭髮上佩戴複雜誇張的飾物。
男士接待人員的髮型以整潔、長短適中爲宜，長度要求是前不及眉，後不及領，側不遮耳;避免怪異、過於新潮的髮型;不宜使用任何髮飾;切記保持頭髮清潔、無頭屑、顏色自然。
對服務人員面部的基本要求是：保持面部清潔，特別要保持眼睛的潔淨;不佩戴鼻丁;注重口腔衛生，保證牙齒中無殘留物;面部表情需自然，避免愁眉苦臉。女服務人員必須淡妝上崗，避免濃妝豔抹。
男士接待人員要剃鬚，不留長髮，同時要避免身體有異物或異味。
着裝：規範、整潔
服務人員上班期間應統一着應季制服上崗，並保持制服乾淨、整潔，具體要求如下：
鞋襪乾淨，無破損或劃痕，鞋帶不拖拉，鞋的款式簡單大方以黑色爲宜，鞋跟高度適中;襪子顏色自然，女服務人員着裙裝時需穿着黑色長統襪，襪口不能從裙下露出。
制服整潔、合體、無破損，整齊繫好鈕釦，領子和袖口潔淨、無污物，衣肩無頭屑。穿着制服時應避免內衣、內褲外露或外透，並時常檢查領帶或領巾的位置是否正確。服務人員應避免佩戴華麗、搶眼的首飾，工作時間最好不佩戴任何珠寶或首飾。
個人衛生：服務人員的指甲需經常修剪，保持指甲清潔，不留長指甲，不塗有色指甲油。
勤洗澡，經常更換內衣、內褲和襪子，保持身上無異味。
經常漱口，保持口氣清新，上班前忌吃蔥、蒜等有異味的'食物。
綜上所述對服務人員儀表的基本要求是整潔、樸素、高雅。
服務人員不僅要注重外在形象的塑造，更要注重培養自己內在的氣質、修養，並在服務過程中通過形象、微笑、眼神、言行、儀態等展現給顧客。高雅的儀表需要長時間的積累和沉澱，需要服務人員用心修煉。
職場對外接待禮儀
着裝儀容規範
不要忽視辦公室着裝。如果你看上去幹淨利落、衣着整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿着上不要百無禁忌，過於招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過於追逐時尚;過於休閒的服裝，相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天標新立異，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話，上司或者同事們反而會認爲你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐着的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：您好，請問您找一位?、有預約嗎。知道找誰，並確認是預約之後，請來訪者稍等，立即幫其聯繫。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者並說向其說明，不要扔在那裏不管。
如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規範的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開着的，也要先敲門，獲得許可後再請來訪者進入，爲來訪者倒好茶後，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/祕書，單位的來訪，不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，爲一下步的處理留下了餘地。
接電話禮儀
辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好，(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)，忌以喂開頭。如果因故遲接，要向來電者說對不起，讓您久等了。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說請稍等，並馬上轉接過去。
如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。
鑑於前臺每天要接很多電話，爲防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。
職場辦公室對外接待禮儀
(一)迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。祕書在辦公室接待來訪的客人，既有預先約定的，也有臨時無約的不速之客。不管是有約的還是無約的，祕書都應熱情地以禮相待。
當來賓若是熟悉且依約前來的，祕書可親切地與其握手並禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，祕書都應誠懇地進行自我介紹，然後或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，並與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，爲了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數是祕書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應面帶微笑，揮手招呼致意，以示我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨之意。
2.辦公室之外迎賓。有時，祕書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對於辦公室日常迎接來說，程序更爲複雜些，禮儀禮節要求也更爲講究。迎賓時，主人應提前到達迎接地點。來賓到達後，主人應上前熱情地招呼、問候，然後或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，祕書可事先準備好寫有如歡迎XX公司XX先生一行之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，爲了表示隆重，同時也便於主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。
歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表友誼、喜悅、歡迎花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說，以紅色花系或紫色花係爲佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上，西方人送花一般是單數，但不能送13朵。
(二)送賓禮節。俗話說：出迎三步，身送七步。這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，祕書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要爲客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪裏，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成逐客的誤會。
重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，爲了表示隆重，同時也便於主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。
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