信件的格式可分爲稱呼、正文、結尾、署名、日期五個部分，每個部分都有一定的格式。
1．信頭：指發信人的地址和日期。寫在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。
先寫發信人地址。地址的寫法與漢語不同，要先寫小地方，後寫大地方。在地址的下面寫上日期。日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：may 17 XX。在年份之前有一個逗號。
2．稱呼：指對收信人的稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開始。寫信給熟悉的人，一般用dear…或my dear…作稱呼。如：dear li lei，dear miss thomas或my dear dad．
3．信的正文：指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫。從第二段起每段第一個詞都縮進3或5個字母寫。
4．結束語：指正文下面的結尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫起，第一個字母大寫，末尾用一逗號。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如對方是親密的朋友，可用sincerely yoursyours等。
5．簽名：指發信人簽名。寫在結束語的下面，稍偏右。
另外，英文信封寫法與漢語的不同。一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角。第一行寫姓名，下面寫地址。發信人的姓名和地址寫在信封的左上角，也可以寫在信的`背面。
書信的格式一般要注意地位、擡頭、分行、稱謂、結尾。
1、地位，即收信人姓名稱謂寫於起首頂頭第一行。發信人的署名在全張信箋的二分之一以下。
2、擡頭是指舊式書信，對年長的受信人空一格或另起一行，以示尊敬。目前已不太用了。但和一些老先生的來往書信還是十分講究的。
3、分行是在信中爲避免雜亂無章而採用的分段陳述。每段開始前空一到二個字，述及不同內容時，分幾段書寫。
4、稱謂，不同身份有不同的用語。如對於父母用膝下、膝前；對於長輩用尊前、尊右、前鑑、鈞鑒、侍右；對於平輩用臺啓、大鑒、惠鑑、臺右；
對於婦女用懿鑑、慈鑑；對於老師要用函丈、壇席等等。現時多以先生、小姐等作爲尊稱，如加上惠鑑、臺鑒、賜鑑，也都末嘗不可。
5、結尾，俗稱「關門」，如「即問近好」、「敬頌鈞安」、「敬祝健康」，以及較古樸形式的春安、冬安、日祺、刻祉……在社交上用「專頌檯安」。另有匆促草率語「匆匆不一」、「草草不盡」、「不盡欲言」、「恕不多寫」等。
用於祝福問安的有：「順頌大安」、「專此祝好」、「即問近祺」、「此請召綏」等。請教用語有「乞覆候教」、「佇候明教」、「盼中賜教」、「尚希裁答」、「敬祈示知」等。結尾語要根據書信內容，運用自如。
按書信用語的不同用意，可分以下類別：
開頭語、思念語、欽佩語、問候語等等
1、稱謂
在首行頂格的位置寫稱謂，後加冒號。
爲了表示尊敬、親切，可在稱謂前加上“尊敬的”或“親愛的”等詞。這由寫信人與收信人的'關係的親疏遠近而定。
親愛的強強：(同學之間，關係親密，可用親愛的)
2、問候語
第二行開頭空兩格寫問候語。
運用禮貌語言，使收信人感到親切，受到尊敬。
長者多問候身體，中年人多問候事業和家庭，青年人多問候愛情和學業，少年兒童多祝願健康成長。
你好!你在新學校的生活還習慣吧，別忘記了老同學喲!
3、正文
另起一行空兩格寫，一般一件事一段，注意要分層次敘述清楚，簡潔清晰
語言要求準確通俗，明白如話，不要作過多過深的修飾，已免造成對方難於理解。
最近我們準備開一次同學聚會，不知你有時間回來參加沒有。另外，請你幫我到新華書店買一本語文學習資料，閱讀方面的。
4、結尾
要根據收信人的.身份，寫表示祝願的話，以示禮貌。
一般性的祝詞“此致”“敬禮”，格式是另起一行空兩格寫“此致”，“敬禮”下一行頂格寫。
給長者的信往往寫“祝您健康長壽”，給朋友寫“祝工作順利”，給晚輩寫“祝你學習進步”。
祝
學習更上一層樓。
5、署名和日期
最後兩行靠右寫寫信人的姓名，姓名正下方落下寫信日期。
根據寫信人與收信人的關係，在姓名前可表明身份，如“學生xxx”、“兒xx”等。
好友：劉星
xx年xx月xx日
1、稱呼
根據自己和收信人的關係，平時怎麼稱呼，在信中就怎麼寫。如給爸爸寫信，稱呼就寫“爸爸”；寫信給老師、同學的信，稱呼就寫“*老師”、“**同學”。稱呼要從第一行頂格寫起。稱呼後面要加冒號（：），表示下面有話要說。
2、正文
這是信的主要部分。寫信人要說的話都寫在這裏。正文的開頭空兩格，通常先寫問候的話。如果是回信，先要寫明來信收到
並對來信中提及的'問題或要求辦理的事情作出回答。如果寫的事情較多，可以分段寫，一事情寫一段。每段起行空兩格，轉折頂格。
3、結尾
結尾可根據寫信人跟隨收信人的關係和具體情況，寫上表示祝願，勉勵或敬意的祝頌語。如“此致敬禮”、“祝你健康”等等。
祝願語一般分兩行寫。以“此致敬禮”爲例，“此致”可以緊接正文之後寫，也可以另起一行空兩格寫，“敬禮”則一定要另起一行頂格寫。
4、署名
在結尾的再下一行的後半行寫自己的名字，署名的前面也可以寫上跟隨對方相應的稱呼，如“兒”、“弟”、“學生”等等。
5、日期
可以寫在署名的後面，也可以寫在署名下一行的後半行。最後寫清年月日，以便查考。
