在社會發展不斷提速的今天，我們都跟制度有着直接或間接的聯繫，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。擬定製度需要注意哪些問題呢？下面是小編幫大家整理的會計檔案管理制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計覈算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查覈對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間爲次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱後近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批准，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，並要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批准後方能外借或複印，並辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分爲永久、定期二類，定期保管期分爲三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷燬時，由會計檔案管理人員提出銷燬意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷燬清冊，報上級方管部門批准後執行銷燬。銷燬時應派人監毀，並在銷燬清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。
11、由於單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合併單位和建設單位完工後，會計檔案應隨同單位的全部檔案一併移交指定單位，並按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作爲新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
1.目的：會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。爲了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，現根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。
2.適用範圍：本規定適用於公司及分子公司。
3.會計檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務部及各獨立覈算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。
3.2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。
3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
4.會計檔案範圍
4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計覈算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證。
4.3會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。
4.4財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明和其他財務報告。
4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。
4.6其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計覈算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊等。
5.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
5.1當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
6.會計檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要，經本單位負責人批准，可以提供會計資料的查閱或複製，並辦理登記手續。查閱或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、複印財會資料時，應事前由公司總經辦批准。
6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、複製登記制度。
7.會計檔案的保管期
7.1分爲永久、定期兩類。定期保管期限分爲3年、5年、20xx年、20xx年、25年5類（會計檔案保管期限表附後）。
7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
7.3本辦法規定的會計檔案保管期限爲最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。
7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
8.會計檔案的銷燬
8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷燬的情形外，可以按照以下程序銷燬：
8.1.1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容；
8.1.2單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見；
8.1.3銷燬會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷；
8.1.4監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案；銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。
8.2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結爲止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。
8.3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。
9.會計檔案的管理
9.1採用電子計算機進行覈算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的，從其規定。
9.3單位分立後原單位存續的，其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管，其他方可查閱、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立後原機構代管，各方可查閱、複製與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，並按規定辦理交接手續。
9.4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、複製與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，並按規定辦理交接手續。
9.5單位合併後原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管；單位合併後原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算後移交建設項目的接受單位，並按規定辦理交接手續。
9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
9.7.1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容；
9.7.2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。
10.附則：
10.1本制度由公司財務部負責解釋。
10.2本制度施行後，凡既有的類似規章制度或與之相牴觸的規定即行廢止。
10.3本制度經總經理批准後自頒佈之日起執行。修改時亦同。
第一章總則
爲了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定,結合本公司實際情況，制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1.公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務部門及公司內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的範圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。
4.其它會計覈算資料。凡與會計覈算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5.增值稅專用發票和普通發票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1.會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啓用表的使用頁數，覈對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啓用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3.會計報表。
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1 財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵...
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1、醫院會計檔案的管理應接受衛生主管部門的指導和檢查。
2、醫院每月、每年形成的會計覈算資料必須經過嚴格的審覈、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務會計檔案保管期限屆滿需要銷燬時,應按國家規定執行。銷燬時由本單位檔案部門會同財務科共同鑑定、編制造冊,並報請上級主管部門批准方可進行。
4、財務人員調離和離職必須辦理移交手續。
5、借閱財務會計檔案必須履行審批、登記、註銷手續。
6、對會計業務的重要覈算資料要設專櫃嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規定執行。
第1條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計覈算專業資料,它是記錄和反映各單位經濟業務的重要史料和證據,具體包括:
1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、彙總憑證和其他會計憑證。
2、會計賬簿類:總賬、日記賬、明細表、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
3、財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表附註、財務分析及統計報表和其他財務報告。
4、其他類:銀行餘額調節表、銀行對賬單、往來對賬確認表、驗收回單、銷售合同、採購合同、外來文件、外發文件、內部文件、會計檔案保管清單、會計檔案移交清單、會計檔案銷燬清單。
第2條會計檔案保管期限分爲永久、定期二種,定期保管期限分爲3年、5年、15年、25年,共5類。各類檔案的對應保管期限閱附件。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。
會計檔案保管期限必須按照國家的規定執行,凡與國家的規定有衝突的,視同自動作廢。
第3條採用電子計算機進行覈算的單位,應當按照相關規定和要求打印憑證、賬簿,並按本制度進行管理。
第4條各辦事處因撤銷、解散或其他原因而終止的,在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案,應當上交財務部。
第5條會計檔案應按以下內容進行歸類和編號:
1、憑證:大類編號爲a。
憑證設置要結合企業實際,可按崗位對應設置,可分爲:現金憑證,編號1001-1***;銀行憑證,編號20xx-2***;銷售憑證,編號3001-3***;採購憑證,編號4001-4***;轉賬憑證,編號5001-5***。可依實際情況分得更細。
2、賬簿:大類編號爲b。
賬簿編號應當按照科目的次序進行連續編號:總賬賬簿編號爲01;現金賬簿爲02;銀行賬簿編號爲03;以此類推。
3、財務報告:大類編號爲c。
財務報告分爲會計報表、財務分析和成本報表。1月會計報表編號爲101。2月會計報表編號爲102,以此類推;1月財務分析編號爲201,2月財務分析編號爲202,以此類推;1月成本報表編號爲301,2月成本報表編號爲302,以此類推。
4、應收賬款往來確認:大類編號爲d。
應收賬款往來確認編號按照月份進行連續編號:1月有一本編號爲101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有兩本編號爲302-303;四月有三本編號爲404-406;以此類推。
5、應付賬款往來確認:大類編號爲e。
應付賬款往來確認編號按照月份進行連續編號:1月有一本編號爲101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有三本編號爲302-304;四月有兩本編號爲405-406;以此類推。
6、驗收回單:大類編號爲f。
驗收回單編號按照月份進行連續編號:1月有五本編號爲1001-1005;2月有10本編號爲20xx-2022;3月有八本編號爲3016-3023;以此類推。
7、銷售合同:大類編號爲g。
銷售合同編號按照簽訂時間順序進行連續編號:20xx年1月3日簽訂第一份合同,編號爲-01;20xx年2月5日簽訂第二份合同,編號爲-02;以此類推。
8、採購合同:大類編號爲h。
採購合同編號按照簽訂時間順序進行連續編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號爲-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號爲-02;以此類推。
9、其他合同:大類編號爲i。
其他合同編號按照簽訂時間順序進行連續編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號爲-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號爲-02;以此類推。其他合同主要包括基建合同、租賃合同等。
10、銀行對賬單:大類編號爲j。
銀行對賬單編號按照月份進行連續編號:1月有三張編號爲1001-1003;2月有八張編號爲20xx-2022;3月有六張編號爲3012-3017;以此類推。
每月銀行對賬單上必須有一張銀行餘額調節表。
11、外來文件:大類編號爲k。
外來文件編號可按時間順序並結合分類進行連續編號,如-1(分類)-01。非重要的外來文件可以不存檔。
12、外發文件:大類編號爲l。
外發文件編號可按發生時間順序進行連續編號,如-01。
13、財務制度:大類編號爲m。
財務制度編號可按發生時間順序進行連續編號,如-01。
14、財務通知:大類編號爲n。
財務通知編號可按發生時間順序進行連續編號,如-01。
15、審批文件:大類編號爲
審批文件編號可按發生時間順序進行連續編號,如-01。主要包括經營活動審批文件。一般來講,涉及與會計賬務處理有關的審批文件都要將原件放入憑證裏,再複印一份存檔,以便於查閱和再複印之用。
16、工作報告:大類編號爲p。
工作報告編號按照發生時間順序分兩種進行獨立編號:一種是向上級彙報的報告,編號爲-1(向上級彙報)-01;另一種是下級或同級送財務部的報告,編號爲-2(向財務部彙報)-01。
17、內部文件:大類編號爲q。
內部文件編號可按時間順序進行編號,如-01。主要包括內部部門之間的通知、知會書等與會計賬務處理無關的重要性文件。
18、管理清單:大類編號爲r。
管理清單編號按照時間順序進行編號,如-01。主要包括檔案管理目錄彙總清單、檔案移交清單、檔案銷燬清單、檔案借出登記清單、崗位檔案責任管理清單等。
第一章 總則
爲了加強會計檔案 管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司實際情況，制定本辦法。
第二章 會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司、必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度 ，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章 會計檔案歸檔的範圍
1、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2、會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告：包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。
4、其他會計覈算資料：凡與會計覈算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5、增值稅專用發票和普通發票。
第四章 會計檔案的整理
會計年終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其他內容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啓用表的使用頁數，覈對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿支空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面―賬簿啓用表―賬戶目錄―按本賬簿頁數順序裝訂賬頁―會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人的印章。
（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8）會計賬簿的編號爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3、會計報表
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。
3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，按管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閱手續。
3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。
第七章 各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、發貨票保管5年。
第八章 會計檔案的銷燬
1、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時爲止。
2、按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、覈對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。
第九章 附則
本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。
一、酒店財務會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料;
二、會計經理每年對酒店財務會計檔案按種類、分年度裝訂成冊,並在封面上記載檔案內容、時間、頁數、編號予以歸檔;
三、財務會計檔案須按國家《會計檔案管理制度》的規定時間進行保管。
四、財務會計檔案未經總經辦批准不得外借,內部借閱須經財務總監批准並辦理相關借閱登記手續。
五、財務部的管理人員因工作變動,需辦理檔案移交手續,監交人、移交人和接收人須在移交清單(冊)上籤認。
六、財務會計檔案保管期滿需銷燬時,會計經理須提交書面銷燬意見及需銷燬的會計檔案清冊,經財務總監審覈,呈報總經辦批准後執行。銷燬時,由會計經理與總經辦指定人員共同銷燬,並在銷燬清冊上簽名及加蓋公章。
第一章總則
第一條爲了加強縣會計結算中以下簡稱“中心檔案管理，確保各統管單位會計檔案完整、安全，更好地爲統管單位服務，根據國家《檔案法》及財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》等有關規定，結合會計集中核算的實際情況，制訂本制度。
第二條本制度的檔案是指中心本身工作相關的檔案以及與會計集中核算管理相關的檔案，即在會計集中核算管理活動中形成的各種有利用和保存價值的文件、憑證、賬冊、報表等不同形式或載體的歷史記錄，包括紙質檔案和電子檔案。
第三條中心成立檔案管理領導小組，負責日常檔案管理及檔案管理達標升級工作的領導和協調；成立檔案鑑定小組，負責確定檔案管理的範圍和檔案質量鑑定。
第四條中心設立綜合檔案室，對所有檔案進行集中統一管理，由事務部具體負責，各統管會計爲兼職檔案管理員，負責對統管單位的會計檔案整理歸檔工作。
第二章綜合檔案室領導職責
第五條分管領導的職切實貫徹執行《檔案法》，以法治檔，依法把綜合檔案管理工作納入單位發展計劃加強對本中心的檔案實行集中統一管理的領導工作，並把檔案工作納入議事日程，協調解決檔案工作中的有關問題加強對綜合檔案室機構網絡人員的組織領導，並幫助做好經費的落實工作。
第六條綜合檔案室主任職負責綜合檔案室的業務領導工作，定期召開檔案管理工作會議，部署檔案工作計劃領導檔案工作人員實行檔案業務管理的規範化，科學化工作，不定期地對檔案工作情況進行檢查，配合專職檔案員對兼職檔案人員的檔案工作實行監督、指導組織鑑定小組，定期對檔案進行鑑定，決定檔案存毀利用各種形式宣傳《檔案法》，提高本中心人員的檔案意識。
第三章綜合檔案室工作職責
第七條認真貫徹黨和國家對檔案工作的方針、政策及各級領導部門對檔案工作的批示和意見，努力提高本中心檔案工作水平，爲各項工作服務。
第八條加強檔案的科學管理和保護工作，對檔案室的檔案進行科學分類、排列、編號，庫房達到“八防”、“三無”要求。
第九條做好日常的檔案收集、整理、鑑定、統計、利用工作，及時收集在社會活動中形成的有保存價值的材料。
第十條根據工作需要組織編寫本單位組織沿革、大事記和其它可作參考的資料，積極爲利用者提供方便。
第十一條及時準確地掌握檔案資料的利用效果，不斷改進工作方法，做好檔案信息的反饋工作和交辦的其他檔案資料工作。
第四章專（兼）職檔案員崗位職責
第十二條認真學習檔案業務知識，不斷提高檔案專業水平。
第十三條堅持貫徹國家有關檔案工作的方針、政策和法規，努力完成上級檔案管理部門佈置的各項任務。
第十四條負責制定本中心檔案工作細則和有關規章制度。
第十五條指導、監督、檢查和負責本中心各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
第十六條集中統一管理本中心各種門類和載體的檔案，編制必要的檢索工具，提高利用效率，爲各項工作服務。
第十七條在“統一領導，分級管理”的原則下，對本部室的檔案工作進行監督和指導。第十八條嚴格執行檔案工作的各項規章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，努力爲領導當好參謀。
第十九條負責對本中心檔案材料的鑑定工作，按規定做好已過期無保存價值的檔案材料的銷燬工作。
第五章檔案接收與統計
第二十條凡在中心工作活動中形成的、具有保存價值的各類文件材料，由各統管會計立卷，並於次年6月底前向檔案室移交。文件承辦人辦理完畢的文件材料，應及時送交事務部歸檔立卷。
第二十一條中心檔案室接收的檔案文件材料應齊全、完整，檔案製成材料和書寫材料應符合標準。檔案要分類清楚，組卷合理，排列正確科學，裝訂結實美觀，便於保管利用。第二十二條交接雙方根據移交目錄清點核對後，簽名蓋章，辦妥交接手續（一式二份）。第二十三條檔案室應建立檔案收進、移出、利用、鑑定、查閱、保管數量登記簿和統計簿，做到家底清楚、賬實相符、定期覈對。
第二十四條日常工作中，根據縣檔案行政管理部門和上級部門要求，及時上報各項統計數據，統計數據應經領導審覈簽章和填報人蓋章，方能上報。
第六章檔案保管和庫房管理
第二十五條庫房內應做到“八防”：即防火、防盜、防溫、防溼、防光、防塵、防蟲、防黴。
第二十六條嚴禁將易燃易爆物品帶入庫房，禁止在庫房吸菸，並定期做好消防設施的檢查工作。
第二十七條庫房內不得存放食品和雜物，定期打掃衛生，保持庫房整潔。
第二十八條適時做好通風、除溼、密閉工作，溫度儘量控制14℃—24℃相對溼度控制45%—60%範圍內，每天做好記錄。
第二十九條非本中心工作人員，不得進入檔案室。如因工作需要在本中心檔案人員陪同下方可進入。
第三十條定期進行庫房檔案資料檢查。對新收入庫的檔案事先均需嚴格檢查，安放除蟲劑，防止檔案蟲蛀和黴變，同時進行檔案進出登記。
第三十一條庫房鑰匙由專人保管，庫房門窗必須緊閉，下班前認真檢查，管理好電源，做到人離燈熄、電源切斷，確保庫房安全。
第三十二條庫房內檔案應分類存放，排列整齊，並編上號碼。
第三十三條檔案保管人員應定期檢查、清點檔案，發現缺少或破損，立即進行查錄或修復，確保保存的檔案賬實相符，無失少，無破損。
第七章檔案保密
第三十四條認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》等有關法律法規，貫徹突出重點、積極防範的方針，確保檔案的保密工作。
第三十五條非檔案工作人員，未經允許，不得進入檔案庫房。
第三十六條查閱檔案，必須履行登記手續，並在指定地點查閱。
第三十七條加強有密級檔案的管理，建立健全移交、保存、利用、借閱、複製、銷燬等制度。查閱祕密檔案必須履行請示、審覈、登記手續，並將複製件按原件要求管理，不得擅自降低、解除複製件的密級。
第三十八條銷燬過期檔案或材料，應該按照有關規定辦理。
第八章檔案調閱
第三十九條查閱檔案者，需說明利用目的，辦理借閱手續，必須先登記後查閱或複製。第四十條中心工作人員、單位財務經辦員查閱檔案的，須按規定填寫《檔案調閱（複製）登記表》，經相關負責人簽字確認或登記後向檔案室調閱（複製）檔案。
第四十一條審計、稅務、公檢法等執法部門以及其他外部單位查閱檔案的，須憑相應文件或介紹信，填寫《檔案調閱（複製）登記表》經中心主任簽字同意後調閱（複製）檔案。第四十二條查閱祕密檔案資料時，需由查閱者提出申請，報中心主任審覈批准後，方可查（借）閱。
第四十三條非中心工作人員查閱少量檔案時，一般應在中心工作人員陪同下並在檔案調閱室內查閱。
第四十四條單位需借閱會計檔案並帶離本中心使用的，應當按規定辦理檔案借閱手續，填寫《會計檔案借閱單》，執法部門借調其他單位檔案的，應附有相關文件依據或介紹信。《會計檔案借閱單》應加蓋借閱單位公章，經中心主任審批後借閱。
第四十五條平時查借閱檔案應於當日歸還，遇同級審計，最多不得超30天，超期借閱應辦理延期手續。逾期不還的，檔案管理人員應主動催收，收回的檔案應認真檢查有否缺損等情況。借閱者不得將檔案轉借他人，更不得擅自外借給其他單位。
第四十六條查（借）閱檔案必須嚴守祕密，不得翻閱和抄錄查（借）閱範圍以外的檔案內容，不得向他人泄露檔案內容。
第四十七條查（借）閱檔案必須保護檔案的完整與安全，不得損毀檔案，如有違反，按規定追究當事人的責任。
第四十八條檔案通過利用，不論其利用的方式和效果如何，均需及時填寫《檔案利用效果反饋表》，工作人員應協助利用者辦好利用登記手續，同時認真做好檔案利用效益反饋信息的收集、積累分析、彙總工作。
第九章附則
第四十九條本制度由事務部負責解釋第五十條本制度自印發之日起實施。
第一章總則
第一條爲了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎工作規範化、制度化，根據財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》及《集團檔案管理辦法》，結合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條會計檔案是企業在經濟活動中形成的記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。
第三條會計檔案管理，是企業管理的一項很重要的基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理工作的領導。檔案部門和財務部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案管理工作進行業務指導、檢查和監督。
第四條本辦法適用於公司所屬各單位、各部門。
第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計覈算資料和電算軟盤資料)，應由財務部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。
第二章會計檔案的分類及編號
第六條會計憑證。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證彙總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款餘額調節表等。
第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證爲依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
第八條會計報表。會計報表是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。
第九條其他會計檔案包括：
(一)文書部分：
1、各種經濟合同、協議、擔保書契約及其附件；
2、年度財務計劃，年度財務工作計劃，年度財務工作總結，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議文件及資料；
3、各種財務分析資料(包括資金分析、經濟活動分析、成本情況分析)；
4、各種調查報告和典型經驗；
5、資信證明；
6、重點工程決算資料；
7、各種投標保函；
8、城建制劃轉、撤銷、合併單位的全部交接資料。
(二)表單部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表(包括統計、質量、勞動工資、安全生產、設備情況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券分配和統計報表；會計人員統計表、會計人員考試情況統計表；會計人員考覈資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷燬清冊等。
（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計覈算資料均應視同會計檔案一併管理。
第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的'整理採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統一（案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一）、管理要求統一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊），並分門別類按各卷順序編號。
第十一條
會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。
第十二條
大類是指會計內容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。
第十三條
年度是指會計內容發生的年份，如08、09……。
第十四條
類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分爲01資產類、02負債類……；報表類別分爲01主表、02附表、03內部管理報表……；
第十五條
其它檔案類別分爲：99其它。
第十六條
流水號是指按會計內容的發生時序，連續編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應編爲01080xxxxx5；20xx年第50份合同應編爲0408xxxx0。
第三章會計檔案的裝訂
第十七條
會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。
（一）會計憑證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；按憑證彙總日期歸集(如按上、中、下旬彙總歸集)確定裝訂成冊的本數；摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、複覈、記賬、制單等)的印章是否齊全。
（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線並在憑證上方和左側面各走兩次線後再到背面打結，結釦應是死的，並放在憑證封皮的裏面。記賬憑證裝訂完成後，要根據三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側面註明年、月、憑證種類和起始號碼，並在包角處的裝訂線封籤處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般爲2-2.5釐米，保證裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂後的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。
第十八條
會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啓用表的使用頁數覈對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啓用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經辦人簽章。
（四）賬簿裝訂後的其他要求：會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十九條
會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送後，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄覈對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序爲：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
第四章財務信息化檔案
第二十條數據資料管理與保密。計算機內數據文件及其備份和作爲會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。
（一）現金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記賬憑證一律由專職會計人員將審覈無誤後的原始憑證按分錄當日輸入計算機並打印出現金日記賬頁，審覈後交現金出納人員覈對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥爲保管。
（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必須及時把經審覈無誤的原始憑證按分錄輸入計算機並打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行賬頁經出納審覈無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥爲保管。現金、銀行記賬憑證可採取彙總的方式，裝訂成冊，妥爲保管。
（三）轉賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應及時將審覈無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。並打印輸出，裝訂成冊，妥爲保管。
（四）科目彙總表、賬簿打印時間。現金、銀行日記賬每天打印。銀行餘額調整表每月打印一次。總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次。現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目彙總表每本打印一次，並同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審覈無誤後簽字生效。
（五）其他。由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，並要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
第二十一條數據備份管理。會計覈算數據必須經常進行備份工作。在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人爲錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初餘額文件、本月賬務文件、報表文件及其他覈算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥爲保管。
第二十二條信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。爲保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標籤，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的操作系統、各類應用程序軟件、購買的商品化會計覈算系統軟件，軟件的備份磁盤，作爲會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經過會計主管審批同意並簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的複製件，使用複製件進行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有僞造、非法塗改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤等的行爲，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。
第五章會計檔案的移交
第二十三條負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續後才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發現會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚後應由雙方在移交表上簽字。
第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經上級審計和財務部門審查後，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。
第二十五條被合併單位的會計檔案移交。被合併單位應編制移交清冊移交給併入單位。雙方經辦人按移交清冊進行點交後，雙方經辦人和負責人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務部門派員監交。
第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專櫃，並指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務部門保管一年，期滿後移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。
第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備後，保管人員才能接收。
第二十八條會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防黴變質。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。
第二十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執行。保管年限期滿後方能銷燬。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：
會計檔案保管期限表序號檔案名稱
一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和彙總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款餘額調節表
二、會計賬簿類3日記賬其中：現金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿
三、會計報表類9主要財務指標快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)
四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷燬清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產報廢清理後可存5年15年永久包括各級主管部門的彙總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備註
第七章會計檔案借閱的批准權限
第三十條公司財務部門內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。
第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經財務部門負責人批准，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案部門和財務部門負責人批准，方能借閱。
第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經單位主管領導批准，方能借閱。
第三十三條借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內查閱。須拿出檔案庫(室)時要經檔案部門和財務部門負責人批准，必須攜帶出單位的要經單位主管領導批准。
第三十四條需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應註明歸還時間。
第八章會計檔案的銷燬
第三十五條公司級單位會計檔案的銷燬。由檔案、審計和財務部門共同對應銷燬的會計檔案進行鑑定，經本單位主管領導審查後，編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經總公司檔案部門和財務部門批准並派人監銷時，方能由檔案管理部門銷燬。
第三十六條總公司會計檔案的銷燬。應由檔案、審計和財務部門對應銷燬的會計檔案共同進行鑑定，經總公司主管領導審查後，編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經市檔案局、財政局和建設銀行市分行批准並派人監銷。方能由檔案管理部門銷燬。
第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷燬。應由會計部門編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經檔案、審計部門鑑定、審批和監銷。
第三十八條基層單位會計檔案的銷燬。應由財會人員編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。經本單位負責人審查後，報經公司檔案部門和財務部門審查批准，並派人監銷，方能銷燬。
第三十九條會計檔案保管期滿應銷燬時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結的債權、債務業務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷燬。
第九章附則
第四十條本制度由公司財務資產部負責解釋。第四十一條本制度自印發之日起執行。
附：相關賬表
一、總則
爲加強公司會計檔案的科學管理，特制定本辦法。
二、會計檔案的界定和主管
會計檔案是指公司會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計覈算材料。
財務部爲會計檔案主管部門。
財務部建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷燬等管理制度。
公司接受上級財政機關和檔案業務機關的業務指導、監督與檢查。
三、會計檔案管理
財務部對每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部保管1年。期滿後原則上編造清冊移交公司檔案部門。
檔案部門接受保管的會計檔案，原則應當保持原卷冊的封裝;個別需拆封重新整理的，會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
會計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
公司內查閱會計檔案要按規定辦理手續。上級機關或外單位需要查閱的，要經公司領導批准，且派專人陪同閱看;原件不得借出。
下屬單位(分、子公司)撤併，會計檔案應隨同轉移到上級控股公司或指定部門，並辦理好交接手續。
各種會計傑案的保管期限，可分人永久、定期二類，詳見會計檔案保管期限表。保管期限從會計年度終了後的第一天起算。
會計檔案保管期滿，需要銷燬的，由公司檔案或財務部提出銷燬意見，並嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊，報經主管批准後銷燬。對尚未了結的債權、債務和法律糾紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結束爲止。
由財務和檔案部門共同派員監銷。會計檔案銷燬前，監銷人應認真清點核對：銷燬後在銷燬清冊上簽名，並將監銷情況上報有關領導。
四、附則
本辦法由財務部會同檔案部門解釋、執行，經總經理批准頒行。
一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計覈算專業材料。
二、財務科的全部會計檔案，由財務科長指定專人負責整理，裝訂成冊，第二年六月底前移交院檔案室保管。
三、會計檔案的存放要做到有專櫥，科學管理查找方便。
四、會計檔案的保管期限分爲永久、定期兩種。定期保管的期限爲五年、十五年、二十五年三種，期限從會計年度終了後的第一年算起。
五、會計檔案的保管要嚴格保守經濟祕密，原則上不得借出，如有特殊需要，須經財務科負責人批准，並限期歸還。
六、嚴格執行會計檔案保管期限規定，對不超過保管期限的一定要妥善保管，對超過保管期限的也一定要按規定報批後，方可銷燬。
第一條 會計檔案的範圍
會計檔案的範圍一般指會計憑證、會計數據、會計賬簿、會計報表以及其他會計覈算資料等五個部分。
1、會計憑證
包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款餘額調節表等。
2、會計數據
主要指電算化中的會計數據，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
3、會計賬簿
包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。
4、會計報表
指按要求由財務部門上報的各種會計報表、統計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。
5、其他會計覈算資料
其他會計覈算資料屬於經濟業務範疇，與會計覈算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查彙總資料、覈定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊。
第二條 主要會計檔案的生成
1、記賬憑證
根據原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。
2、會計賬簿
現金、銀行存款日記賬由出納員根據已經辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出。總賬由計算機按月打印出科目餘額表替代。
3、會計報表
會計報表由計算機按報表填報的要求打印輸出。
第三條 會計檔案的裝訂
會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。
裝訂前的準備工作：
①分類整理，按順序排列，檢查日期、編號是否齊全；
②摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數字完整；
③整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺；
④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。
裝訂時的要求：
①用“三針中引線”法裝訂；
③憑證外面要加封面；
③裝訂憑證厚度一般爲1.5釐米。
裝訂後的注意事項：
①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
②在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並在顯露處標明憑證種類編號。
2、會計帳簿及報表的裝訂
各種會計賬簿由計算機打印輸出後，按月裝訂成冊。各類報表在報送後將留存的報表按月裝訂成冊。
第四條 會計檔案的保管
1、存儲在計算機中的會計數據要每日進行機內數據庫備份，每半月進行光盤刻錄。
2、賬表打印和日常覈算同步進行，記賬憑證、刻有數據的光盤、打印出的各種賬表（經會計主管和系統管理員簽章後）按《會計檔案管理辦法》的規定進行保管。
3、會計檔案保管人員依據會計崗位工作職責的規定，對所保管的檔案內容及範圍負相應的責任。
4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。
