在不斷進步的社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範。什麼樣的制度纔是有效的呢？下面是小編爲大家整理的公司合同管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
合同管理工作需要,實現公司合同管理的制度化,預防與減少合同遺失的發生,維護公司合法權益,擬定以下制度,自頒發日起執行:
一、領取人(簽約人)須熟讀理解合同條款,全面準確地填寫合同。
二、各區域的合同編號均有分類(例:X村合同編號爲x00000、l爲LT00000、以此類推)、禁止交叉錯亂使用合同。
三、領取合同須登記簽名,禁止個人擅自領取合同。已籤合同須附上身份證複印件等有效證件。填寫合同必須正筆填寫、請勿留空。如有文字數字填寫不清晰不規範將被拒收。填寫注意事項請參考合同樣本。交回合同(填寫合同交回登記表),待合同專員對合同進行審查簽名後證實合同已交回,後由合同專員辦理存檔工作。
四、已領取合同期限爲三個工作日,如合同未能按時上交視爲逾期合同,需上報逾期原因同時禁止領取新合同。交齊清零後方可領取;如合同遺失、則罰款100元/份;作廢合同需一式二份同時上交,不齊全則罰款50元/份。
五、(房客合同)籤合同時提醒住客保管好合同、退房房客需攜帶合同及押金收據方可退還押金,遺失者概不退還押金。
六、簽約人對合同有保密義務。
隨着公司的日益壯大,時常經濟的不斷髮展,各種經濟法規的不斷健全和完善,加強公司各種合同管理,嚴格合同簽定審批程序,對公司經濟發展具有十分重大的意義。根據國家合同管理法規,結合本公司實際,特制定本制度。
一、合同的分類
1、根據不同部門所產生的不同合同進行嚴格分類管理
人事行政部:人事、行政合同
廣告公司:廣告代理、廣告刊發合同
商場部:場地租賃、外牆租賃等一切租賃合同以及裝修合同。
拓展部:合作協議、聯營合同、產品代理協議、自營合同
信息部:服務器代管合同
財務部:一切經濟合同
2、各部門根據自己所管理的合同派專人管理並嚴格分類歸檔,建立合同專門檔案。
二、合同的管理
1、本公司任何合同或協議的簽定,必須嚴格按規範化合同要求和程序進行,杜絕違法、違規、無效或有損公司利益的合同產生。
2、數額較大或對公司較爲重要的合同,必須由總經理或其授權委託人審定簽字。其他合同數額較小或一般性的合同,可由相關部門審定,主管領導審定簽字生效。
3、凡由本公司起草的非正式合同文本的合同稿,初稿均應交公司行政辦校審並文字整理,再呈交總經理或其委託人審定簽字(一般協議由部門主管領導審定簽字)。
4、各類合同簽定後,除本部門保存一份外,同時應交一份至行政辦存檔備查(通常要求爲原件且最清晰)交一份至公司財務總部監督執行。
5、對未履約或未及時履約的合同,行政辦、財務總部應提醒合同執行部門,確保合同的順利執行。
6、當發生合同糾紛時,合同執行部門應同對方作好協商解決工作。若協商不能達成一致意見,應及時報行政辦統一解決。協商解決意見應書面報行政辦,由行政辦呈總經理批准後方可執行。
7、凡不按本管理制度或越權簽定合同致公司利益受損者,由責任人承擔損失賠償責任並按公司《員工守則》予以處罰。
第一章總則
一、爲了規範本公司的勞動合同管理工作，促進依法履行勞動合同，保護公司與員工的合法權益，根據《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》、《中華人民共和國勞動合同法實施條例》及其他相關現行法律、法規，結合本公司實際情況，制定本制度。
二、本制度適用於在本公司工作的，與公司建立勞動關係、簽訂勞動合同的所有員工。實行勞動合同制度，無論公司管理人員還是一般員工，所有員工必須熟悉瞭解勞動合同管理制度，依照勞動合同管理制度調整、穩定、和諧本公司的勞動關係。
三、公司勞動人事部門負責本公司的勞動合同管理工作，主要職責包括：
(一)認真學習並貫徹執行有關勞動合同的法律、法規和政策;
(二)依據本制度辦理勞動合同的訂立、續訂、變更、中止、解除、終止等手續;
(三)加強勞動合同的基礎工作，實行動態管理，促進勞動合同管理的規範化、標準化。
第二章勞動合同的訂立
一、勞動合同以書面形式訂立。公司遵循公平、公正的原則，提供勞動合同文本。公司勞動合同的範本，每年需根據新的發展，由人力資源部組織相關人員進行修定。勞動合同一式兩份，公司和員工各執一份。
二、在訂立合同的過程中，員工可以瞭解公司的規章制度、勞動條件、勞動報酬等與提供芳動有關的情況;公司在招用時，可以瞭解員工健康狀況、學歷、專業知識和工作技能等與應聘工作有關的情況，雙方均應當如實說明。
三、根據《勞動合同法》規定，本公司勞動合同均應具備以下必備條款：
(一)用人單位的名稱、住所和法定代表人或者主要負責人;
(二)勞動者的姓名、住址和居民身份證或者其他有效身份證件號碼;
(三)勞動合同期限;
(四)工作內容和工作地點;
(五)工作時間和休息休假;
(六)勞動報酬;
(七)社會保險;
(八)勞動保護、勞動條件和職業危害防護;
(九)法律、法規規定應當納入勞動合同的其他事項。
同時，根據本公司的實際，協商約定試用期、培訓、保守祕密、補充保險和福利待遇等其他事項。
四、本公司勞動合同分爲三種：固定期限的勞動合同、無固定期限勞動合同、以完成一定工作任務爲期限的勞動合同。對於固定期限的勞動合同，在合同期限屆滿經雙方協商可以續簽;應當簽訂無固定期限的勞動合同或者已經是無固定期限的勞動合同的崗位，應同時適用崗位聘任制。
五、本公司在與新員工簽訂勞動合同前，由人力資源部門組織相關人員對該員工提交的相關材料進行仔細查驗;對於部分高級管理崗位、高級技術崗位的員工，在報請批准後，還應當對其之前的工作背景進行調查，在確認不會給公司帶來法律風險後，方可與該員工簽訂勞動合同。
六、在新進員工辦理完入職手續之後的15個工作日內，公司應與其簽訂勞動合同。合同在用工之日前簽訂的，自用工之日起生效;合同在用工之日後簽訂的，應約定生效時間爲入職當天。新招聘的員工必須在出具能證明其與原用人單位解除勞動關係(若確實無法提供，至少應提交本人與其他單位不存在勞動關係的個人聲明)後，公司方與之簽訂勞動合同。新進員工不願簽訂勞動合同的，公司有權拒絕錄用。
七、本公司在勞動合同中約定試用期，試用期的期限依照《勞動合同法》的有關規定確定。對於一般員工，原則上籤訂1年期合同;對於技術、市場等高級技術管理崗位員工，可簽訂2-3年期合同;對於董事會直接任命人員的勞動合同期限由董事會確定。
八、公司安排固定的勞動合同簽訂地點爲：，所有員工的勞動合同都應當在此簽訂，不得在其他地點簽訂。在其他地點簽訂勞動合同的，將按照獎懲制度對相關責任人進行處理。
九、勞動合同的簽訂要求：
(一)公司指定代表公司的勞動合同簽訂人在場;
(二)公司指定代表公司的勞動合同簽訂人爲：;
(三)員工本人簽字或摁手印，不得授權他人代簽;
(四)必須當場簽字、蓋章，員工不得私下籤好後，再交與公司;
(五)其他。
十、公司對提供專項技術培訓的員工，可以約定3年至5年的服務期。員工應遵循誠實信用的原則，嚴格遵守服務期限，否則將承擔違約責任。公司將以違約金的方式追究違約責任。
十一、公司對必須保密的技術信息和經營信息，約定保密責任。對負有保守公司祕密的員工，要求解除勞動合同的，應提前6個月書面通知公司;或者在解除勞動合同後的一定期限內不得自營或爲他人經營與本公司有競爭的業務，對此公司在一定的期限內給予員工本人20%～400/的工資收入作爲經濟補償。
十二、對於簽訂競業限制協議的員工，在離職時需要提交員工個人銀行賬號，公司在競業限制期內按月支付經濟補償。經濟補償的標準不低於離職前12個月的平均工資的30%，且不低於公司所在地的最低工資。員工應保持通訊暢通，公司在競業限制的期限的工作時間，可隨時聯繫員工，查驗員工的工作情況。
第三章勞動合同的變更、續簽、解除和終止
一、勞動合同自合同確定的生效日起生效。
二、公司和員工如認爲有必要，經協商一致可以書面形式對原訂勞動合同的部分條款進行修改、補充、廢止。任何一方不得任意變更，如協商不成的，勞動合同應當繼續履行。
三、由於客觀情況發生變化，致使合同一方無法向對方履行合同義務，公司和員工可以簽訂合同中止協議。待相應情形消失時，合同效力恢復，繼續履行未履行完的合同。
四、合同期滿前日，各部門主管應將是否續簽合同的意見報送人力資源部，由人力資源部報同意後確定。
五、公司決定續簽勞動合同的，人力資源部會同部門主管，至少應提前天開始與該員工溝通。若該員工同意續簽，那麼雙方至少在合同到期前天簽訂下一期勞動合同;若員工不同意續簽，那麼人力資源部會同部門主管在確認無法繼續溝通後，應當及時做出不續簽決定，該決定至少在合同到期前天做出，以及時安排工作交接事宜。
員工不同意續簽合同，合同期滿後又繼續來公司上班的，公司有權拒絕其進入公司。
六、合同解除。
(一)協商解除。在勞動合同履行過程中，公司和員工雙方都認爲繼續履行合同已沒有必要時，無論誰先提出解除，只要達成一致意見，勞動合同即可解除，但員工一方主動提出，則不予經濟補償。
(二)公司解除。公司可根據《勞動合同法》第39條(勞動者過失)和第40條(勞動者非過失的原因)的規定解除勞動合同，相關內容參見勞動合同法的規定。
(三)員工解除。員工提出解除勞動合同，應當提前30日通知公司，在試用期內應當提前3日通知公司，可隨時解除勞動合同。
七、合同終止。
勞動合同期滿、勞動合同主體資格喪失導致客觀上已無法履行合同的情況下，勞動合同可以終正。
第四章勞動合同管理
一、在公司內部公開明示本管理制度，並進行宣傳教育，定期監督檢查。公司堅持以本制度來規範公司的勞動合同管理行爲，保證全面履行勞動合同。
二、公司按以下操作程序和書面手續辦理勞動合同的簽訂、續訂、變更、解除、終止。
(一)訂立。公司在招用員工時與其訂立書面勞動合同，勞動合同一式三份，公司兩份，員工執一份，具有同等法律效力。
(二)解除。公司與員工解除勞動合同的，應下達《解除勞動合同通知書》，明確解除勞動合同的時間，並送達本人(可採用簽收送達或郵寄送達，自寄交之日爲送達之日)。
(三)續訂。勞動合同屆滿，雙方同意續訂勞動合同的，應在勞動合同屆滿前30日內將《續訂勞動合同意向書》送達員工，經協商同意後，辦理續訂手續。
(四)續延。勞動合同期滿時，由於法定情形導致合同應當續延的，合同續延至相應情形消失時爲止。
(五)終止。勞動合同屆滿，公司、員工終止勞動合同的，應在勞動合同期滿前，將《終止勞動合同通知書》送達其本人，並按期辦理終止手續。
三、公司建立健全管理臺賬，記錄公司勞動用工狀況及員工的基本情況，反映勞動關係變化，保證實行動態管理：
(一)勞動合同基本情況臺賬(總賬);
(二)勞動合同簽訂、變更、解除、終止臺賬(個人明細賬);
(三)員工培訓記錄臺賬(入職培訓、轉崗培訓、出資培訓);
(四)員工出勤統計臺賬(工時、休假、加班等情況);
(五)員工醫療期管理臺賬(醫療項目、停工醫療時間);
(六)員工獎勵、處罰臺賬;
(七)其他專項協議臺賬(如約定服務期、保守商業祕密的專項或補充協議)。
勞動合同經人力資源部備案後，交公司檔案室保管。
已經終止或者解除的勞動合同，自終止或解除之日起2年內不得銷燬。
四、其他
一、本制度與國家有關法律、法規、規章和規範性文件相牴觸的，以國家相關規定爲準。
二、本制度適用於所有與公司簽訂勞動合同的員工。
三、本制度由公司人力資源部負責解釋。
四、本制度經董事會批准後，自年月日起執行。
一、總則
1、制定目的
使本公司合同編號管理合理化、制度化、規範化。
2、適用範圍
本公司合同編號的管理,除另有規定外,依照本辦法處理。
3、權責單位
(1)法務部負責本辦法制定、修改、廢止的起草工作。
(2)總裁負責本辦法制定、修改、廢止的核準。
4、合同分類
根據公司實際情況,對合同做下列分類:
(1)銷售合同;
(2)採購合同;
(3)擔保合同;
(4)委託合同;
(5)租賃合同;
(6)技術合同;
(7)承包合同;
(8)工程合同;
(9)其他合同。
二、文件編號管理
1、編號原則
本公司合同的編號分爲四部分,分別由合同分類代碼、合同簽訂年月日、合同格式分類代碼、合同流水號組成。
(1)第一組代碼。
第一組代碼代表合同分類代碼。合同具體分類代碼爲:
1)銷售合同使用“XS”;
2)採購合同使用“CG”;
3)擔保合同使用“DB”;
4)委託合同使用“WT”;
5)租賃合同使用“ZL”;
6)技術合同使用“JS”;
7)承包合同使用“CB”;
8)工程合同使用“GC”;
9)其他合同使用“QT”。
(2)第二組代碼。
第二組代碼代表合同簽訂年月,以合同實際發生的年份月份爲準,示例:200907
(3)第三組代碼。
第三組代碼代表合同格式分類代碼,合同格式分類代碼分爲:
1)格式合同類使用“H”:公司根據《合同法》制定的標準合同或格式合同;
2)協議類即非格式合同使用“X”:雙方達成的標準合同以外的非標準合同。
代表字母外加小括號爲準,示例:(H)或(X)
(4)第四組代碼。
第四組代碼代表合同流水號,採用四位數字,示例:總第0001號。
(5)合同編號組合示範,以銷售合同爲例:
XS200907(H)總第0001號或者XS200907(X)總第0001號
2、編號管理
督察部收到業務部門的合同編號申請後,對合同進行統一登記編號。
三、附則
本制度自下發之日起施行,其他未盡事宜,參照《集團公司合同管理制度》施行。
1.公司採購合同的內容
公司採購合同的條款構成了採購合同的內容，應當在力求具體明確，便於執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。
(2)商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準，註明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對於副、次品應規定出一定的比例，並註明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標誌及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
(3)商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序。
(4)交貨期限、地點和發送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規定，並考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
(6)違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
②不按合同中規定的商品質量標準交貨;
③逾期發送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應規定，在什麼情況下可變更或解除合同，什麼情況下不可變更或解除合同，通過什麼手續來變更或解除合同等。
此外，採購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2.採購合同的簽訂
(l)簽訂採購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這裏所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委託別人代簽，必須要有委託證明。
⑥採購合同應當採用書面形式。
(2)簽訂採購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，並簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答覆的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答覆期限內不得拒絕承諾，即提議人在答覆期限內受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認爲是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出後，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中籤訂合同的雙方當事人，就合同的內容反覆協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續。
⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。
有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批准或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。
3.公司採購合同的管理
採購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司採購合同簽訂的管理
加強對採購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，爲簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、彙報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，採取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯繫，密切雙方的協作，以利於合同的實現。
(3)處理好合同糾紛
當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關係到企業經營活動的順利進行，而且也關係到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利於樹立良好的企業形象。
第一章總則
第一條爲了實現依法治理企業，促進公司對外經濟活動的開展，規範對外經濟行爲，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據國家有關法律規定，特制定本管理辦法。
第二條凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。
第三條訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。
第四條本辦法所包括的合同有設計、銷售、採購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。
第五條除即時清結者外，合同均應採用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均爲合同的組成部分。
第六條國家規定採用標準合同文本的則必須採用標準文本。
第七條公司由法律顧問根據總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。
第二章合同的訂立
第八條與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。
第九條訂立合同前，必須瞭解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。
第十條除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委託方能對外訂立書面經濟合同。
第十一條對外訂立經濟合同的授權委託分固定期限委託和業務委託兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員採用固定期限委託的授權方式，其他一般人員均採用業務委託的授權方式。
第十二條授權委託事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委託書，經公司法定代表人簽字並加蓋公章後授權生效。
第十三條符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：
1。單筆業務金額達一萬元的；
2。有保證、抵押或定金等擔保的；
3。我方先予以履行合同的；
4。有封樣要求的；
5。合同對方爲外地單位的；
第十四條經濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。
第十五條對於合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。
第十六條合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，註明本辦法所規定的合同主要條款，註明不能訂立書面合同的理由，並經總經理批准同意，否則該業務不能成立。
第十七條每一合同文本上或留我方地合同文本上必須註明合同對方的單位名稱、地址、聯繫人、電話、銀行賬號，如不能一一註明，須經公司總經在我方所留的合同上簽字同意。
第十八條合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審覈通過後加蓋公章或合同專用章方能生效。
第十九條公司經理對合同的訂立具有最終決定權。
第二十條流程中各審覈意見簽署於合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作爲合同審覈過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章後留存並及時歸檔。
第二十一條對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章並且原則上先由對方簽字蓋章後我方纔予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字後以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經理特批。
第二十二條單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
第二十三條合同蓋章生效後，應交由合同管理員按公司確定的規範對合同進行編號並登記。
第二十四條合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及複印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。
第二十五條非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編號。
第三章合同的履行
第二十六條合同依法訂立後，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，
第二十七條業務部門和財務部門應根據合同編號各立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。
第二十八條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理彙報並通知法律顧問。
第二十九條財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
1。應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未採用非書面合同代用單的；
2。收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。
第三十條付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。
第三十一條在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審覈簽字認可，經總經理簽字同意後，再轉財務審覈付款。
第三十二條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。
第四章合同的變更和解除
第三十三條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審覈通過方可。
第三十四條我方變更或解除和同地通知或雙方的協議應當採用書面形式，並按規定經審覈後加蓋公章或合同專用章。
第三十五條有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內向公司總經理彙報並通知法律顧問。
第三十六條變更或解除合同的通知和回覆應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作爲合同組成部分交由辦公室保管。
第三十七條變更或解除合同的文本作爲原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理範圍。
第三十八條合同變更後，合同編號不予改變。
第五章其他
第三十九條合同作爲公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同祕密。
第四十條業務部門、財務部門應當根據所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期彙總各自的工作範圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，並向總經理彙報。
第四十一條各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法律顧問確認後交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷燬、遺失。
第四十二條公司定期對合同管理工作進行考覈，並逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考覈範圍。
第六章責任
第四十三條凡因未按規定處理合同事宜、未及時彙報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。
第四十四條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。
第七章附則
第四十五條本辦法適用於XX公司本部和各部門。
第四十六條本辦法解釋權歸公司總經理。
第四十七條本辦法自下發之日起生效實施。
一、目的
爲適應社會主義市場經濟的需要,規範合同管理工作,避免和減少因合同管理不當造成的損失,維護公司的合法權益,根據《中華人民共和國合同法》及國家其它有關法律、法規和《XX集團有限公司法律事務管理制度(試行)》、《XX集團有限公司法定代表人授權委託管理辦法(試行)》、《XX集團有限公司合同管理辦法(試行)》,結合本公司實際情況,特制定本辦法。
二、適用範圍
本辦法適用於XX有限責任公司與其它法人、非法人組織及個人簽訂的、變更、解除、終止各類經濟合同、協議、備忘錄或其他法律性文件。
三、職責
(一)設備部負責設備、備品備件採購及運輸合同的資信審查、談判、起草和履行。
(二)基建部負責承攬合同、建設工程施工合同的資信審查、談判、起草和履行。
(三)財務部負責借款合同的資信審查、談判、起草和履行。
(四)技術部負責技術合同的資信審查、談判、起草和履行。
(五)市場部負責原材料採購、產品銷售及運輸合同的資信審查、談判、起草和履行。
(六)綜合部是公司合同管理的綜合部門,設合同綜合管理員和法律事務員,負責本公司的經濟、技術等合同和法定代表人授權委託書的管理,參與重大、重要合同的談判、起草和簽訂,檢查和監督合同專用章的管理及合同的履行情況,制定、修改合同管理方面的規章制度,指導參與辦理合同登記、公證、簽證工作,參與合同糾紛的調解、仲裁和訴訟,對違反合同管理制度的問題進行調查瞭解,並負責公司租賃合同、聯營合同和承包合同的資信審查、談判、起草和履行。
(七)法定代表人或授權代理人負責合同的籤批。
(八)檔案管理人員負責合同的歸檔保管。
四、合同管理程序
(一)根據公司生產經營實際,將合同分爲重大合同、重要合同和一般合同。
1.重大合同包括但不限於月銷售、採購額20xx萬元以上的供銷合同以及其他標的額在500萬元以上的合同;對外擔保合同(包括抵押、質押、保證擔保合同等);財產租賃合同;聯營合同;法律關係複雜的合同、涉外合同等。
2.重要合同包括但不限於:月銷售、採購額500萬元以上、20xx萬元以下的供銷合同以及其他標的額在100萬元以上、500萬元以下的合同。
3.一般合同包括:月銷售、採購額500萬元以下的供銷合同以及其他標的額在100萬元以下的合同。
(二)合同管理的主要內容
1.建立、健全合同管理制度。
2.保管、使用《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權委託書》。
3.監督合同依法、依有關規章制度簽訂。
4.建立合同檔案,對合同進行登錄、統計、保管。
5.監督檢查合同的履行。
6.處理合同的糾紛。
7.在合同管理過程中,實行承辦人制度和合同備案制度。
8.其它合同管理工作。
(三)合同管理實行承辦人制度
1.每一項合同應當由法定代表人或職能部門確定至少一名承辦人,合同承辦人應當具備相應的專業知識和法律常識。
2.合同訂立或履行過程中,合同承辦人離開工作崗位的,由其原所在的職能部門負責人或法定代表人指定其它人繼續履行承辦人職責,直至合同履行完畢。
3.合同承辦人不得是臨時性借用或聘用人員。
4.承辦人須依法律、法規以及本辦法進行工作。
5.承辦人應對合同自談判起至履行完畢的全過程負責,在此期間合同若出現任何問題,承辦人應及時與有關部門及法律事務人員進行協商,並以承辦人爲主進行解決。
(四)合同的審查與簽訂
1.在合同簽訂前,合同承辦人應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和審查:
(1)主體資格合法:具有經工商管理部門年檢的營業執照,其核載的內容與實際相符。
(2)合同的標的應符合當事人的經營範圍,涉及專營許可的,應具備相應的許可、等級、資質證書。
(3)由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委託書、代表人身份證明。
(4)具有相應的履約能力:具有支付能力或生產能力或運輸能力等。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、註冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。
(5)具有履約信用:過去三年重合同、守信用,無違約事實,現時未涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件。
2.合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的,不應與其簽訂合同;必須簽訂合同時,應要求其提供合法、真實、有效的擔保。其中,以保證形式做出的擔保,其擔保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體,並應對擔保人適用前款規定進行審查。
3.合同談判與管理
(1)重大合同由合同承辦人牽頭,有關職能部門、財務部、綜合部、集團政策法律室及公司法定代表人根據需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應在合同談判前十天將市場調查、資信審查及談判準備的有關材料提交參與部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書後將相關文件報集團政策法律室複審備案。
(2)重要合同由合同承辦人牽頭,有關職能部門、財務部、綜合部及公司法定代表人根據需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應在合同談判前五天將有關資料提交有關部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書並備案。
(3)一般合同由合同承辦人牽頭,有關職能部門、財務部、綜合部及公司法定代表人根據需要指定的其他部門和人員共同參與,合同承辦人應在合同談判前五天將有關資料提交有關部門和人員,由公司政策法律室出具法律意見書並備案。
(4)參與合同談判的各部門應當相互配合、相互協作,對事先達成的內部意見,應當予以保密。
(5)簽訂並辦理完有關手續的合同,由合同承辦人在二天內將合同正本一份交綜合部存檔備查。
4.合同的形式
(1)合同除及時清結者外,一律採用書面形式。雖屬及時清結,但合同標的物有專業技術要求,清結當時難以檢測產品的內在質量,或應有試用期、保質期要求的交易,也應當訂立書面合同。凡國家或行業有標準或示範文本的,應當優先適用。
(2)書面合同是指採用合同書、信件和數據電文(包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件)等可以有形的表現所載內容的合同形式。
(3)當事人協商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。
(4)計劃單、調撥單、任務單、定貨單、預算單等一類文件可以作爲合同的組成部分,但不能代替合同。
5.合同應當包括以下內容
(1)合同各方的法定名稱、住所、法定代表人的姓名、職務、代理人姓名、職務、聯繫方式。
(2)簽約的目的和依據。
(3)合同標的(包括名稱、型號、規格等)。
(4)數量和質量(包括檢測標準和方式)。
(5)價款或酬金(包括支付方式)。
(6)履行的地點、期限和方式。
(7)爭議解決方法。
(8)違約責任。
(9)變更或解除合同的條件。
(10)根據法律或合同性質必須具備的其它條款以及各方當事人認爲有必要約定的其它條款。
(11)合同生效的時間和條件。
(12)合同附件的名稱。
(13)合同簽訂的日期、地點。
(14)合同當事人的開戶銀行及帳號。
6.合同文本應當做到:條款齊全、內容具體、權責明確、邏輯嚴密、表述清楚。
合同中的術語、特有詞彙、重要概念等,應當設立定義條款。
合同中涉及數字、日期的,應當註明是否包含本數。
7.合同應加蓋簽約各方的公章或合同專用章,並由法定代表人或代理人簽章。
除特殊情況外,合同文本應當正式打印或印刷製成。
法定代表人授權委託代理人簽訂合同時,必須簽署授權委託書。
授權委託書是法定代表人授權委託代理人進行業務活動的書面憑證(格式見附件)。凡在合同上代表本公司簽字者,必須有法定代表人簽發的授權委託書,授權委託書原件由委託人持有,綜合部和委託人所在部門分別備案一份複印件。
8.公司各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同;如因業務需要,必須要以有關職能部門的名義對外簽訂合同時,應由法定代表人書面授權。
9.承辦人應對其提供的材料的真實性負責。
10.任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業、技術祕密。
11.公司在訂立下列合同前,合同承辦人應就商談約定內容草擬合同文本,送交綜合部和集團政策法律室,按公司章程規定,需提交股東會或董事會的,提交股東會或董事會討論決定:
(1)利用外資合同。
(2)資產抵押、轉讓、出售、租賃合同。
(3)擔保合同。
(4)標的較大的借款合同。
(5)企業合併、分立合同。
(6)股份制改制、資產重組、重大投資合同。
(7)具有全局影響的或數額巨大的土地使用權轉讓合同。
(8)其它重大合同或集團公司規定報送審查的合同。
12.爲保證合同的真實性、合法性和可行性,必要時,由業務主管部門負責報工商行政管理部門鑑證或請公證處公證。
(五)合同的履行
1.合同實行先簽訂,後履行的原則。合同生效前,不得實際履行。合同生效後,必須全面、及時、實際履行合同。
2.合同雖已簽訂,如因重大誤解訂立或發現顯示公平,嚴重損害公司利益的,應及時與對方協商變更或解除合同,必要時請求仲裁機關或人民法院予以變更或撤銷;合同一經簽訂,但事後發現對方有重大欺詐行爲時,應立即採取合法有效的措施,制止危害行爲的發生,並及時請求仲裁機關或人民法院確認合同無效。
3.承擔履約責任的業務部門,對合同對方當事人不按照合同約定履行義務的,應在法定或約定的期限內向對方當事人提出書面異議。
合同履行過程中,如收到合同對方當事人發出的履行異議,承擔履約責任的業務部門也應在法定或合同約定的期限內以法定或約定的方式予以答覆。
異議文件及答覆文件須經合同承辦人及法律事務人員審查。
4.合同承辦人有證據證明對方當事人不履行或不完全履行合同,或存在其它損害本公司合法權益的情形,應及時報告法定代表人,同時通知法律事務人員,並根據具體情況行使抗辯權、代位權、及撤銷權等權利,儘可能減少和避免損失,以維護公司的合法權益。
(六)合同的變更和解除
1.已簽訂並依法生效的合同,確需變更或解除的,由原承辦部門寫出書面申請報告,由綜合部指導或參與按法律規定的方式及程序辦理。
2.變更或解除合同的通知或答覆須在法定或約定期限內作出。
3.變更或解除合同的通知和協議,應當採用書面形式。未達成書面協議或作出書面通知前,原合同仍然有效。
4.合同變更或解除應嚴格按照法定或約定的期限。
因不可抗力或特殊原因不能履行合同的,應當以書面形式及時通知對方當事人;對方當事人要求變更或解除合同的,應當在法定或約定的期限內書面明確回覆意見,協商變更或者解除合同,並履行相應的手續。
符合法定解除合同條件的,有權通知對方當事人依法解除合同,因此遭受經濟損失的,除依法可予免責外,應向責任方追償損失。
(七)合同糾紛的處理
1.合同發生糾紛時,應先採用協商方式解決,承辦人應及時將有關情況通知法律事務人員和有關業務部門,由他們共同與對方當事人協商,能達成一致意見時,應依合同簽訂程序簽訂書面協議。該書面協議作爲合同的補充應予以歸檔保存。
2.通過協商不能達成協議時,可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。承辦人應與法律事務人員協商確定代理人、訴訟方案等,並向法定代表人報告。必要時請集團政策法律室參與,並將糾紛情況及處理結果書面報集團政策法律室。
3.集團政策法律室審查或參與簽訂的重大合同發生糾紛,承辦人在糾紛發生一日內書面報公司政策法律室,公司政策法律室一日內報集團政策法律室,由集團政策法律室指導或參與處理。
4.公司與集團內各子公司、分公司之間發生合同糾紛,由承辦部門及時協商解決;當協商達不到一致意見時,及時報集團政策法律室,集團政策法律室會同有關部門協商解決。未經集團政策法律室批准不得就糾紛擅自起訴、申訴仲裁或請公司以外的單位進行調解。
5.合同發生糾紛時,承辦人應及時收集下列有關證據:
(1)合同文本,包括附件、變更或解除的協議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等。
(2)有關的票據、票證。
(4)證人證言。
(5)其它有關材料。
(6)有關部門應儘可能爲承辦人收集證據的工作提供協助。
6.對方當事人逾期不履行生效協議、裁決、判決時,承辦人應及時會同法律事務人員並經法定代表人同意後,向人民法院申請強制執行。
(八)合同的監督與檢查
1.合同承辦部門應按合同履行階段向綜合部進行書面報告。
2.綜合部每季度對合同履行情況進行一次檢查。
3.重大合同簽訂後,承辦部門每季度向綜合部和集團政策法律室書面報告合同履行情況。
(九)合同檔案的管理
1.公司對合同建立檔案,業務主管部門在合同簽訂完成後應及時將合同正本送交綜合部,承辦部門妥善保管好合同文本副本及相關資料,加強合同檔案的日常管理和定期歸檔工作,確保其完整安全。合同執行完成後,除在日常工作中需經常查閱的合同可於隔年3月底前向公司檔案室歸檔外,其它合同全部於次年3月底向公司檔案室歸檔。
2.合同檔案的內容
(1)合同文本及份數、各文本存置記錄。
(2)承辦人登記。
(3)合同附件、審查意見書及其它有關文件。
(4)合同履行情況記載。
(5)糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。
3.各種合同檔案的管理工作在正式向公司檔案室移交之前由業務主管部門和綜合部的專兼職檔案管理人員負責,正式移交後,由公司檔案室檔案管理人員負責。檔案室檔案管理人員應指導和協助各業務主管部門檔案管理人員做好合同檔案管理工作。
4.各業務主管部門和綜合部要建立合同管理臺帳,作爲執行合同管理的依據。合同管理臺帳的主要內容包括:序號、合同號、簽訂日期、合同名稱、合同對方當事人、合同類型、承辦人、執行部門、合同金額、備註等。備註欄主要記載合同的變更、解除等事項。合同管理臺帳應做到準確、及時。
(十)獎勵與懲罰
1.對符合下列條件之一者,應給予表彰或獎勵。
(1)在合同簽訂過程中,發現並糾正重大缺陷使公司免受重大經濟損失的。
(2)在合同履行過程中,發現重大問題,積極採取補救措施避免重大經濟損失的。
(3)在合同管理工作中認真負責,做出突出貢獻的。
2.有下列情形之一,情節嚴重,造成重大經濟損失或擴大經濟損失的,對責任人員予以經濟處罰或行政處分,構成犯罪的,由司法機關追究刑事責任。
(1)未經授權或超越授權或授權委託期滿仍以委託人名義對外簽訂合同,事後又未經委託人追認的。
(2)代理人在簽訂履行合同中存在假公濟私、損公肥私、謀取私利或未泄私憤而損害公司的各種行爲。
(3)代理人對外簽訂、履行合同過程中不勤勉盡責、馬虎大意致使公司遭受損失的。
(4)僞造公章或合同章,僞造法定代表人或法定代表人授權的代理人的簽字對外簽訂合同的。
(5)公章或合同專用章保管人員未經主管領導同意,私自在合同上蓋章的。
(6)合同經辦人員在簽訂、履行合同過程中疏忽大意丟失、遺漏、毀損與合同有關的一些重要的材料,致使公司遭受損失的。
(7)發生合同糾紛後,隱瞞不報或不及時採取措施的。
(8)應當或可以追究對方當事人的違約責任而擅自放棄的。
(9)泄露合同意向、商業或技術祕密和其它有關機密的。
第一章合同管理總則
1、目的和依據 爲加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業合法權益，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》，結合公司的實際情況，制定本制度。
2、適用範圍 本制度適用於公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協議等，包括但不限於買賣合同、借款合同、租賃合同、資產轉讓合同、服務合同、保險合同等。
3、簽訂書面合同範圍 除即時交割銀貨兩清的簡單小額經濟事務外，應當採用書面合同形式。
4、合同管理原則 合同管理必須遵循依法辦事，預防爲主，層層把關，跟蹤監督，及時調處，維護企業合法權益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規、規章，參照有關政策。
5、保守商業祕密 管理、參與合同工作的一切有關人員，應當爲公司保守商業祕密。
第二章合同運作程序
1、申請。有關生產的物資採購及維修的申請按公司有關制度規定的程序辦理，其他以公司名義對外進行經濟事務應當由經營部提出書面《合同項目申請書》，應寫明合同項目目的，項目內容及要求，項目意向及思路和合同金額，報請總經理審批。
2、起草。《合同項目申請書》經審批後，由經營部對業務內容按照合同法的要求負責起草、擬定合同文本。
3、審覈。合同文本起草擬定好後必須及時報送總經理，由總經理對送審合同文本及相關材料進行合法性審覈。對於符合法律法規規定和公司合同制度要求的，給予辦理審批手續。對於不符合法律法規規定和公司合同制度要求的，提出審覈意見，按《合同審覈規定》的審覈意見處理程序辦理。
4、簽訂。經總經理審覈後，由辦公室負責加蓋公司合同專用章或公章。
5、履行。由經營部具體負責其承辦合同的履行。合同的履行應當在書面合同審覈簽訂後方可履行，不得先履行或履行完畢後再簽訂書面合同。
6、監督。由總經辦、經營部、生產部、質檢部等職能部門和其他相關單位、部門按照公司有關規定負責監督合同質量的履行。嚴格按照驗收或商檢程序辦理，對不符合合同約定的標的在法定期限內及時提出書面異議。
7、歸檔。合同履行完畢，由辦公室按本制度規定做好合同文本及相關材料的歸檔工作。
第三章合同管理職責
1、公司合同管理部門司法辦的主要合同管理職責
1) 認真學習、貫徹執行《中華人民共和國合同法》和有關條例，依法保護本公司的合法權益。
2) 公司實行二級合同管理，辦公室全面負責公司的合同管理，負責制定、修訂本公司合同管理制度、辦法；負責組織實施公司合同管理監督的工作。
3) 審查合同，對送審合同文本進行合法性審查，防止不完善或不合法的合同出現。
4) 依法處理本公司的合同糾紛。
5) 做好合同統計、歸檔、保管工作。
6) 負責本制度的監督執行。
2、合同承辦部門的主要職責
1) 依法簽訂、履行、變更、解除本部門的合同，並負責本部門的合同管理。
2) 嚴格審查本部門所簽訂的合同的對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力，並保存相關資料。
3) 經營部應嚴格按照合同法規定的合同實質性條款具體負責擬訂合同條款或合同文本，並對合同實質性條款中業務內容的合法性、真實性、準確性負責，防止不完善或不合法的合同出現，確保合同規範和正確。
4) 經營部應統籌安排合同擬籤時間，必須按規定給總經理留出合同審覈時間，以保證審覈質量，防止出現問題合同。
5) 6) 合同簽訂後，應當及時將合同文本原件辦公室存檔備案。 經營部對所籤合同，認真負責執行，並定期自查合同履行情況。在合同履行過程中，加強與其它各有關部門聯繫，保存履行過程中的有關資料並做好履約記錄，發生問題及時向總經辦通報。
7) 經營部的業務合同承辦人員與本公司終止勞動關係或因其他原因發生變更的，經營部應把其與合同有關的資料及空白合同、名片、委託書等材料收回，由經營部確認後，辦公室方可辦理有關手續。
8) 負責本合同的登記、統計、歸檔工作。
3、辦公室的主要職責
1) 嚴格按照制度對公司的合同專用章和公章進行管理和使用，並設專人管理。
2) 嚴格按照合同審籤程序執行，審查合同審覈與審批手續是否完備，未經司法辦審覈和未經公司領導審批的合同，不得加蓋合同專用章或公章。符合條件的纔可加蓋合同專用章或公章。
3) 做好合同專用章和公章的保管和使用工作，遺失的應及時向公安機關報案並登報聲明。
4) 不得隨帶公章、合同專用章或已蓋公章或合同專用章的空白授權委託書、空白合同出差，特殊情況，應按合同審籤程序辦理《帶章外出審批表》和《空白法律文書審批表》審覈備案，由總經理批准。由辦公室負責監督執行帶章外出的使用工作。
5) 做好與合同有關資料的登記歸檔工作。
6) 做好合同管理工作。
4、監督履行部門職責
1) 公司合同監督履行的部門主要由總經辦、質檢部、生產部等職能部門和其他相關單位及部門按照公司有關制度規定和部門職責要求負責監督合同標的、質量的履行。
2) 監督履行部門應當嚴格按照驗收或商檢程序辦理，對不符合合同約定的標的在法定期限內及時提出書面異議。
3) 在合同履行的過程中，合同監督履行部門應及時派員對合同標的、質量進行跟蹤監督，確保質量要求達到約定標準，發現問題及時要求合同承辦部門糾正，切實履行監督職能，維護公司利益。
4) 在履行合同過程中發現重大問題應及時通報總經辦。積極採取補救措施，避免公司經濟損失。
5) 做好並保存監督工作記錄、履約記錄及有關資料存檔工作。
第四章合同審籤管理
1、公司對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。
2、需要委託代理人訂立合同的，應當依照法律規定的條件進行委託，並對委託代理人的活動進行監督。洽談、簽訂合同的代理人的授權委託書，必須按合同審籤程序經司法辦對委託事項和具體權限審覈備案，報總經理審批後，方可由辦公室加蓋公章。
3、經營部將合同文本擬定好後必須送交總經理審覈，未經審不得加蓋公司合同專用章或公章。
4、所有合同都應按順序由辦公室統一編號，若擬用對方當事人格式合同可使用其編號。
5、合同及其有關的書面材料，應當語言規範，字跡(符號)清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義。
6、訂立合同，必須完備合同必要條款。合同必要條款一般包括對方單位名稱，數量和要求，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。
7、有國家標準的按國家標準，沒有國家標準的按行業標準，沒有國家標準也沒有行業標準的，按實現合同目的的約定標準。有樣品的應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各部門主管負責保管。
8、訂立依法可以設定擔保或者對對方當事人的履約能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留臵、定金等相應形式的有效擔保。對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代爲清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規定進行審查。
9、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，併力求選擇本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。
11、簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
12、總經辦應對公司合同管理工作定期組織檢查、抽查等方式，對相關經營部的合同訂立程序、合同履行、合同制度執行、有關合同材料歸檔等工作進行檢查，並及時向公司領導反饋檢查結果。
第五章合同審籤程序
1、簽訂合同
1) 對法人必須審查原件並保留蓋有公司法人公章的公司法人營業執照或營業執照的副本複印件(必須有最近年檢章)。
2) 對非法人經濟組織，應當審查其是否按法律規定登記並領取營業執照。對分支機構或是事業單位和社會團體設立的經營單位，除審查其經營範圍外，還應同時審查其所從屬的法人主體資格。 3) 對外方當事人的資格審查，應調查清楚其地位和性質、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織註冊地。
2、簽訂合同前，經營部的合同承辦人員必須審查對方當事人的代理人的代理身份和代理資格。
1) 代理人職務資格證明及個人身份證;
2) 被代理人簽發的授權委託書;
3) 代理行爲是否超越了代理權限或代理權是否超出了代理期限。
3、簽訂合同前，經營部的合同承辦人員必須認真審查對方當事人的履約能力。
4、簽訂合同前，經營部的合同承辦人員應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人僞造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。
5、簽訂合同前，由經營部的合同主辦人員與對方當事人商談後擬好合同條款，合同文本起草定稿後，由總經理進行合法性審查後統一編寫合同編號，由辦公室加蓋合同專用章或公章，並做好登記存檔工作。
6、需外出簽訂合同的，在簽訂合同前（商談擬定階段），由經營部的合同主辦人員與對方當事人商談後擬好合同條款或者確定擬用合同文本後，附《帶章外出審批表》由合同承辦部門負責人簽字進行合法性審查後統一編寫合同編號（若擬用對方當事人格式合同可使用其編號），由合同承辦人員報送總經理審批，然後由辦公室負責人審覈簽字加蓋部門章，並派專人帶章陪同合同承辦人員共同外出，並做好登記工作。
7、由辦公室負責監督執行帶章外出簽訂合同的合同專用章或公章的使用，《帶章外出審批表》上應當註明帶章外出期限，帶章外出事由、權限、交還時間等內容，並由合同承辦人員與行辦帶章人員簽字，辦理完畢後，由辦公室負責將此表備案。
8、合同文本原件應不少於四份。合同承辦人應將簽訂後的合同文本原件及時送交辦公室和財務備案。
9、下列資料不能作爲主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。
（1） 名片;
（2）廠家介紹、產品介紹等資料;
（3）各類廣告、宣傳資料;
（4）各類電話等通訊工具號碼;
（5）對方當事人提供的未經我方合同承辦人見證而複製的或未與原件覈對無異的複印資料。
第六章合同審覈規定
1、公司總經辦負責公司經濟合同的法律審覈。合同法律審覈堅持依法、及時、準確的審覈原則。
2、審覈內容。合同審覈部門對下列合同事項依法進行審覈：
1) 合同形式。合同形式應採用法律、行政法規規定或當事人約定的形式。國家規定採用標準合同文本的，應採用標準合同文本。
2) 合同實質性條款。合同的實質性條款由合同當事人雙方約定。根據《中華人民共和國合同法》規定，合同實質性條款包括以下內容：
①單位名稱；
②標的；
③數量；
④質量；
⑤價款或者報酬；
⑥履行期限、地點和方式；
⑦違約責任；
⑧解決爭議的方法。
3) 合同效力。簽訂合同應主體適格，意思真實，目的合法，不損害社會公共利益，不違反法律、行政法規的強制性規定。同時，合同中不得含有無效條款。
3、經營部應嚴格按照合同法規定的合同實質性條款擬定合同，並對合同實質性條款內容的合法性、真實性、準確性負責。
4、經營部對經審覈的合同有實質性條款變動的，應將合同送交對合同形式和內容的合法性進行審查，並製作審查合同筆錄，應提出審覈初步意見，經本部門負責人複覈後，合同的形式和內容符合法律法規規定和公司合同制度的，通知合同承辦部門報送總經理審批。
5、審覈意見反饋。合同的形式和內容及有關事項不符合法律法規規定和公司合同制度的，由合同審覈承辦人員提出審覈意見並製作《合同審覈意見書》，經本部門負責人複覈後，送達經營部進行糾正，並將送審合同文本原件及相關材料退回經營部。審覈意見正確的，經營部應當糾正。糾正後應當及時報送合同審覈部門複覈。
6、審覈意見審批。經營部對審覈意見有異議的，應當與合同審覈部門充分溝通協商，力求達成一致意見，不能取得一致意見的，經營部應當自收到《合同審覈意見書》之日起3日內提出書面意見，寫出不予採納或者堅持自己意見的理由和依據，報送合同審覈部門。由合同審覈部門將爭議的主要問題、經營部意見、合同審覈部門意見及處理意見和理由一併製作《合同審覈意見報告》，報請分管領導籤批意見，然後提請董事長（法定代表人）決定並作出書面批示。
7、審覈意見經公司法定代表人審批後，合同審覈部門應及時將審批意見書面反饋至經營部，經營部和合同審覈部門應當按審批意見執行。
8、經營部未向合同審覈部門提出書面意見，直接向分管領導申請複議協調的，必須提出書面意見，寫出不予採納和堅持自己意見的理由和依據，報請分管領導籤批意見，然後提請法定代表人決定並作出書面批示，送交合同審覈部門執行。
9、任何影響合同訂立的指示和表示都應當對公司和法定代表人負責，必須提出書面意見並提請法定代表人籤批意見後，方可送交合同審覈部門執行。
10、審覈重大經濟合同應召開合同審覈部門專題會議，實行集體審覈制度。
11、審覈期限。經營部應及時將擬定合同送交合同審覈部門進行審覈，統籌安排擬定、審覈、簽訂時間，不得耽誤審覈時間。嚴禁在本部門擬定合同時間安排很充足，而報送合同審覈部門審覈時間緊迫的情況出現，以保證審覈質量，防止問題合同出現。合同審覈部門應在受理合同之日起三個工作日內完成對送審合同的法律審覈。對於重大複雜的合同可延長至五個工作日。應急合同不得少於一個工作日。
12、應急合同應當由公司分管領導直接安排合同審覈部門審覈，合同審覈部門應當在一個工作日內完成審覈或提出審覈意見。
13、經營部的合同承辦人員未按規定給合同審覈部門預留審覈時間，耽誤審覈期限不能保證審覈質量的，除給予罰款外，由責任人承擔不利後果，公司將向經營部負責人和直接責任人追究責任。
14、合同簽訂後，經營部應當及時將一份合同文本原件分別送交合同審覈部門存檔備案和財務部門作爲收付款物的依據。
15、檔案管理。合同審覈部門應明確專人負責送審合同的接收、登記備案，並將送審合同及相關材料、審覈意見的複製文本予以歸檔。
16、合同及檔案管理實行分類編號管理，按照合同名稱分類歸檔，並按照審覈順序制定編號，做到管理規範。
第七章合同履行、變更和解除
1、合同履約管理
1) 法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。
2) 合同的履行應當在書面合同審覈簽訂後方可履行，不得先履行或履行完畢後再簽訂書面合同。先簽訂，後履行，能使雙方當事人在履行合同的過程中，按照雙方權利義務和約定履行合同及承擔責任，避免法律風險。特殊情況應經司法辦審覈備案，報請法定代表人批准。
3) 在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題，合同承辦人要及時處理，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。 4) 相關部門嚴格按照《關於加強物資管理的實施意見》執行。接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標的應在法定期限內及時提出書面異議。
5) 合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。
6) 凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作爲履約證據留存。對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一併收存。
2、合同的變更和解除
1) 對方當事人作爲款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發貨或付款。
2) 我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，並立即以書面形式通知對方當事人，同時積極採取補救措施，減少損失。
3) 發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人採取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向總經辦報告。
4) 我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答覆的期限，儘快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。
第八章合同糾紛處理
1、合同糾紛管理
1) 爲解決合同糾紛所採取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。
2) 發現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告，並及時向公司領導彙報，必要時向公安機關報案。
3) 合同承辦部門、人員應配合好公司司法辦參加仲裁或訴訟。
4) 合同糾紛發生後，可以通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。
2、合同糾紛處理程序
1) 發生合同糾紛，合同承辦部門負責人應立即報告分管領導，並通報總經辦。經營部應當及時提供解決糾紛所需的相關材料。
2) 合同雙方在合同履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則平等協商解決。
3) 合同雙方在一定期限內（一般爲一個月），無法就糾紛的處理達成一致意見或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告總經理。
4) 在處理合同糾紛過程中，對於可能因對方當事人的行爲或者其他原因，使判決不能執行或者難以執行的案件，應當及時向法院申請財產保全。
5) 合同糾紛發生後，應當依法採取一切措施，積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據。
6) 向法院提供原始證據時，必須先行復制，並請求法院的承辦人員出具證據收執。
第九章合同資料管理
1、檔案資料內容下列資料可以作爲合同檔案：
（1）談判記錄、可行性研究報告和報審及批准文件;
（2）對方營業執照（複印件）、稅務登記證（複印件）、法人代表身份證明書、授權委託書、代理人身份證（複印件）以及其他有關文件;
（3）對方當事人履約能力證明資料複印件;
（4）對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委託書的原件或複印件
（5）我方當事人的法定代表人的授權委託書的原件和複印件;
（6）對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的複印件;
（7）雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;
（8）登記、見證、鑑證、公證等文書資料;
（9）合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;
（10） 標的驗收記錄;
（11）交接、收付標的、款項的原始憑證複印件。
2、合同資料歸檔、統計與管理
1) 公司所有合同都必須統一編號，由辦公室妥善保管。
2) 合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續後十日內，應將合同檔案資料移交辦公室。
3) 辦公室應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料按合同編號整理，由司法辦主任確認後交檔案管理人員存檔，不得隨意處臵、銷燬、遺失。
第一章總則
第一條爲了加強合同管理，避免經營失誤，降低經營風險，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》及其它有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。
第二條公司對外簽訂的各類合同，公司統一採購辦公用品、維修車輛等與供貨方或者維修廠商簽訂的協議，一律適用本制度。
第三條合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好合同管理，對於公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各部門及有關人員，都必須嚴格遵守、切實執行本制度。
第二章合同的簽訂
第四條合同談判須由主管部門（或項目部）和公司分管領導或相關部門主要負責人共同參加，不得一個人直接與對方談判合同。
第五條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委託書的法人委託人，法人委託人必須對公司負責。
第六條簽約人在簽訂合同之前，必須認真瞭解對方當事人的情況，包括對方當事人個人或公司經營活動信譽狀況、工作或經營業績、經濟實力、有無違法行爲等。
第七條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。
第八條一律採用書面格式，必須由公司職能部門審覈後，採用統一合同文本。對於重大合同以及對方草擬的合同，還需公司法律顧問進行審覈確認。
第九條合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確，涉及人民幣金額的數據必須有大寫。
第十條合同內容應注意的主要問題有：
（一）部首部分：要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。
（二）正文部分：建設合同的內容包括工程範圍、建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質量，工程造價，技術資料交付期間的材料和設備供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質量保修範圍和質保時間、雙方相互協作等條款；產品合同應註明產品名稱、技術標準和質量、數量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等。
（三）結尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章（除特殊情況需要使用公章外），嚴禁使用財務章或業務章，註明合同有效期限。
第十一條簽訂合同地點，除合同履行地在我方所在地外，應力爭在我方所在地簽署。第十二條在合同協商或談判過程中，凡合同對方承諾的各種對公司有利的事項必須全部寫入合同條款。
第十三條任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益爲宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
第三章合同審查批准
第十四條合同在正式簽訂前，必須按規定上報法人代表審查批准後，方能正式簽訂；合同簽字蓋章前，原則上要求對方應先完成簽字蓋章，我方纔簽字蓋章。
第十五條合同原則上由部門負責人具體經辦，擬訂初稿後必須經分管相關工作的副總或總會計師總經濟師總工程師（以下簡稱“三總師”）初審，再由公司總經理審閱後，按合同審批權限審批。重要合同必須經法律顧問審查確認。合同審查的要點是：
（一）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行爲能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
（二）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。
（三）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
第四章合同的履行
第十六條合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本着“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同所規定的權利、義務，確保合同的實際履行或全面履行。
第十七條合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定爲準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續爲準。
第十八條總經理、副總經理或“三總師”、財務部及有關部門負責人應隨時瞭解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理或彙報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。
第五章合同的變更、解除
第十九條在合同履行過程中，碰到困難的，首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內做好維權取證工作，取得對方單位同意變更、解除合同的書面確認文件，並按公司規定的權限上報合同。
第二十條對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制；任何部門均不得以個人或部門名義與對方簽訂協議變更、解除、終止合同，如需簽訂此類協議必須嚴格按規定的審批權限和程序執行。
第二十一條變更、解除合同，必須符合《中華人民共和國合同法》的規定，並應在公司內辦理有關的手續。
第二十二條變更、解除合同的手續，應按本制度所規定的簽訂合同的審批權限和程序執行。
第二十三條變更、解除合同，必須採用書面形式，口頭形式一律無效。給予合同對方補償、賠償、獎勵或調整合同價格的，必須以合同書形式，嚴禁採用會議紀要、往來函件、傳真等各種非合同書形式。嚴禁以非合同書形式變相修改合同內容。嚴禁以變更合作單位名稱、名爲降價實爲增加我方造價成本等形式變相調整合同價格及其包含的內容。嚴禁以甩項、分包等形式變更原合同，增加我方實際造價成本。
第二十四條變更、解除合同的協議在未達成或未批准之前，原合同仍有效，仍應履行。
第二十五條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責任的以外，均應承擔相應的責任，並在變更、解除合同的協議書中明確規定。
第二十六條以變更、解除合同爲名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發現，從嚴懲處。
第六章合同糾紛處理
第二十七條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按《中華人民共和國合同法》等有關法規和本《制度》規定妥善處理。
第二十八條合同糾紛由與合同內容相關的部門與法律顧問負責處理，經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
第二十九條處理合同糾紛的原則：
（一）堅持以事實爲依據、以法律爲準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款爲準。
（二）以雙方協商解決爲基本辦法。糾紛發生後，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
（三）因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，並儘量採取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
第三十條在處理糾紛時，應加強聯繫，及時互通信息，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨。
第三十一條合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，並必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
第三十二條凡由法律顧問處理的合同糾紛，有關部門必須主動提供下列證據材料：
（一）合同的文本（包括變更、解除合同的協議），以及與合同有關的附件、文書、傳真、圖表等。
（二）送貨、提貨、託運、驗收、發票等有關憑證。
（三）貨款的承付、託收憑證，有關財務帳目。
（四）產品的質量標準、封樣、樣品或鑑定報告。
（五）有關方違約的證據材料。
（六）其他與處理糾紛有關的材料。
第三十三條對於合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字並加蓋雙方單位公章或合同專用章。
第三十四條對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效後，應複印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執，各部門應由專人負責該文書執行的瞭解或履行。
第三十五條對於當事人在規定的期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的，承辦人應及時向主管領導彙報。
第三十六條對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請執行。
第三十七條在向人民法院提交申請執行書之前，有關部門應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。執行中若達成和解協議的，應制作協議書並按協議書規定辦理。
第三十八條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位或部門，並將有關資料彙總、歸檔，以備考。
第七章合同管理
第三十九條本公司合同管理具體是：
公司由法定代表人指定授權人總負責，歸口管理部門爲財務部、辦公室；各部門具體負責各自授權範圍內的合同談判、擬稿及履行工作。
第四十條公司所有合同均由辦公室統一登記編號、經辦人簽名後，入檔案室統一管理。
第四十一條辦公室同有關部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：
（一）建立合同檔案。
（二）建立合同管理臺帳。
（三）填寫“合同簽訂情況月度統計表”。
第八章附則
第四十二條本制度效力範圍包括公司本部、下屬企業和控股公司。
第四十三條本制度解釋權歸總經理辦公會。
第四十四條本制度從公佈之日起實施。
第一節總則
第一條爲加強企業合同管理，規範合同法律行爲，減少合同失誤，提高經濟效益，根據我國《合同法》及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。
第二條公司各部門及下屬公司、企業對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。
第三條經濟合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好經濟合同管理，對於公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導幹部、法人委託人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”爲核心的經濟合同管理工作。
第二節經濟合同的簽訂
第四條簽訂經濟合同，必須遵守國家的法律、政策及公司有關規定。
第五條對外簽訂經濟合同，除法定代表人外，必須是持有法人委託書的法人委託人。法人委託人必須對本企業負責，對本職工作負責，在授權範圍內行使簽約權。超越代理權限和非法委託人均無對外簽約權，但經法定代表人特別授權併發給委託證明書的例外。
第六條簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真瞭解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人主體資格、有否合同標的經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委託人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟利益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止合同欺詐，防止簽訂無效經濟合同，確保所籤合同合法、有效、有利。
第七條簽訂經濟合同，必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“性價比擇優簽約”的原則。
第八條簽訂經濟合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一平衡，然後簽約。
第九條經濟合同除即時清結者，一律採用書面形式，並採用公司統一的經濟合同文本。
第十條合同對當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。
合同內容應注意的主要問題是：
1.部首部分，注意：寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。
2.正文部分，注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量、包裝標準、驗收標準、驗收項目、驗收時間、驗收地點和驗收方法要求要明確、具體，供方對標的質量負責的條件、範圍和方式，以及對標的質量提出異議的期限和方式應有明確約定；數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、超欠幅度、自然損耗率及其它必須明確的要求等；包裝費用、運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價金；違約責任應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法；合同爭議解決方式必須約定明確，除合同履行地明確在我公司所在地的合同外，爭議管轄法院或約定仲裁機構應明確爲公司所在地法院或仲裁機構。
3.結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；註明合同有效期限。
第十一條簽訂購貨合同應按公司規定的供貨商資質條件、產品供貨條件及標準從嚴控制供貨商資質和產品質量（必要時可採用招標形式選擇供貨商），比價競價，擇優選定，以現貨交易爲主，堅持以銷定進原則；付款儘可能採用分期付款方式，如需預付貨款或定金按我國《合同法》有關規定辦理。
簽訂購貨合同如需採用現款方式付款，在 x萬元以下的由下屬公司、企業經理審批， x萬元至 x萬元的由總公司主管副總經理審批， x萬元以上的由總公司總經理審批。
簽訂銷售合同應堅持“現款現貨，即時清結”的原則，款到發貨，非特殊情況不得采取其他結算方式。
簽訂銷售合同如需分期付款方式結算，則須事先按本制度第十七條規定的和批准程序報公司批准，分期付款額在 x萬元以下的由下屬公司、企業經理審批，
x萬元至x萬元的由總公司主管副總經理審批， x萬元以上的由總公司總經理審批。但分期付款額最高不得超過合同總額的30％。
第十二條任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益爲宗旨，決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
第三節經濟合同的審查批准
第十三條經濟合同的正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批准後，方能正式簽訂。
第十四條經濟合同審批權限如下：
1.下屬公司、企業對外簽訂的經濟合同，除按規定須上報公司審查批准者外，由公司、企業領導審批。
2.下列合同由總經理或其授權人審批：
標的超過 x萬元的；
預付定金或預付貨款超過 x萬元的；
聯營、合資、合作合同；
重大涉外合同。
3.下列合同由董事長審批：
標的超過 x萬元的；
投資x 萬元以上的聯營、合資、合作、涉外合同。
4.標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。
5.企業法律顧問負責對下列合同進行審查：董事會、總經理委託審查的合同；內容複雜、較難掌握，各企業要求提供法律幫助的合同。法律顧問主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。
第十五條經濟合同審查的要點是：
1.合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行爲能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定；當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規定。
2.合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。
3.合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
第十六條根據法律規定或實際需要，經濟合同應當呈報上級主管機關批准，或需報工商行政管理部門鑑證，或需由公證處公證的合同，則需經過批准、鑑證或公證等程序。
第十七條經濟合同的審批程序如下：
1.申報。企業的法人委託人在授權範圍內對外簽訂合同，應事先填寫“經濟合同簽約申報表”（一式二份），報本企業的領導審查批准。（凡先經領導口頭同意簽約的，簽約後需補辦手續）。需報總經理、董事長審批的，應由該企業領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一併上報。
2.審覈。對送審的經濟合同，應按本《制度》第十四條規定的審批權限，由主管人或有關人認真審閱，必要時可進行調查研究，最後作出：批准、不批准；通知申報單位補報材料或進一步談判。（應提出談判的具體要求和注意事項）。
主管人在“申報表”上批寫意見後，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發還申報單位，由承辦人按批准的意見辦理。
上述審批程序，一般爲1至2天。特殊情況經批准或授權的可不受審批程序的約束。
第四節經濟合同的履行
第十八條經濟合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本着“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。
第十九條合同履行完畢的標準，應經合同條款或法律規定爲準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續爲準。
第二十條企業領導及簽約人應隨時瞭解、掌握經濟合同的履行情況，發現問題及時處理彙報。否則，造成經濟合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。
第五節經濟合同的變更、解除
第二十一條在經濟合同履行過程中碰到困難的，各部門首先應盡一切努力克服困難的，盡力保障合同的履行。
如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。
第二十二條對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業合法權益出發，從嚴控制。
第二十三條變更、解除經濟合同，必須符合我國《合同法》和本制度的規定，並應在公司內辦理有關手續。
第二十四條變更、解除合同的手續，應按本《制度》第十四條及第十七條規定的審批權限和程序執行。
經上報主管機關批准的合同，在達成變更、解除協議前，應報原機關批准。
經工商行政管理機關鑑證的合同，在達成變更、解除協議後，應報原機關備案。
經公證機關公證的合同，在達成變更、解除協議後，必須報公證機關重新公證，才具有法律效力。
第二十五條變更、解除經濟合同，一律採用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律不許。
第二十六條變更、解除經濟合同的協議在未達成或未批准之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意中止或終止履行的例外。
第二十七條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責的以外，均應依法承擔相應的責任，並須在變更、解除合同的協議中明確規定。
第二十八條以變更、解除合同爲名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發現，從嚴懲處。
第六節經濟合同糾份的處理
第二十九條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按我國《合同法》等有關法規及本《制度》規定妥善處理。
第三十條合同糾紛由簽約單位負責處理。涉及內部幾個單位的，可以協商或由公司確定一個單位爲主負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到糾紛處理終結時止。
第三十一條處理合同糾紛的原則是：
1.堅持以事實爲依據、以法律爲準繩原則，法律沒規定的，以國家政策或合同條款爲準。
2.以雙方協商解決爲基本辦法。糾紛發生後，應及時與對方當事人友好協商，在維護本企業合法權益的基礎上，公平合理，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
3.因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，切實保障我方合法權益；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，並儘量採取補救措施，儘量減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
第三十二條各單位在處理糾紛時，應加強聯繫，及時溝通，積極主動地做好糾紛處理工作，不應互相推諉、指責、埋怨，統一意見，統一行動，一致對外。
第三十三條企業法律顧問處理合同糾紛的範圍是：
1.董事會、總經理交辦的；
2.經企業處理解決不了的；
3.其他應由法律顧問室處理的。
第三十四條提請處理合同糾紛的程序是：
1.承辦人填寫“對外經濟合同糾紛申報表（一式二份），按本《制度》第十七條的規定報批。
2.審批單位可依據情況，在1天內作出：由上報單位負責處理；由企業法律顧問負責處理。
3.企業法律顧問對經協商仍無法解決或認爲有必要的合同糾紛，經主管領導同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。
第三十五條合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，並必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。
第三十六條凡由法律顧問處理的經濟合同糾紛，有關單位必須主動提供下列證據材料（原件或影印件）：
1.經濟合同的文本（包括變更、解除合同的協議），以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；
2.交貨、提貨、託運、驗收、發票等有關憑證；
3.貨款的承付、託收憑證，有關財務帳目及憑證；
4.產品的質量標準、封樣、樣品或鑑定報告；
5.有關違約的證據材料；
6.其他與處理糾紛有關的材料。
第三十七條對於經濟合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字並加蓋雙方單位公章或合同專用章。
第三十八條企業對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效後，應複印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執，各部門應由專人負責該文書執行。
對於對方當事人在規定期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的，承辦人應及時向主管領導和法律顧問彙報。
第三十九條對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法律顧問配合各單位向人民法院申請執行。
第四十條在向人民法院提交申請執行書之前，有關單位應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。
執行中若達成和解協議的，應制作協議書並按協議書規定辦理。
第四十一條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，並將有關資料彙總、歸檔，以備查考。
第七節經濟合同的管理
第四十二條本公司對經濟合同實行二級管理、專業歸口制度，法人委託書制度，合同專用章制度及基礎管理制度。
第四十三條本公司經濟合同的二級管理具體是：
公司由總經理總負責，主管副總經理具體負責，歸口管理管理部門爲公司辦公室。
下屬公司一級由經理、副總經理負責，歸口管理人爲辦公室主任或祕書；各法人委託人具體負責各自授權範圍的合同簽訂、履行工作。
第四十三條公司主管銷售的副總經理負責審批銷售合同。
公司主管生產採購的副總經理負責審批採購合同。
公司常務副總經理負責審批企業房地產建設、對外投資、合資、合作合同。
公司主管技術的副總經理負責審批技術引進、技術貿易、技術合作、技術改造合同。
第四十四條企業法律顧問的主要職責是：
1.負責指導公司各類合同的管理；
2.負責審查各類合同的合法性，提供法律論證意見；對公司審批或簽訂的合同負責把關，對下屬企業審批的合同負責抽查，提供法律幫助；
3.負責對法人委託人和有關人員進行法律培訓、以提高法人委託人的法律素質；
4.負責考評企業的合同管理工作，總結交流經驗教訓，提高合同管理水平；
5.配合企業辦理合同的見證、鑑證和公證等事項；
6.配合企業處理合同糾紛；
7.參與特定合同的談判、簽約、履行等工作。
第四十五條下屬公司、企業合同管理的主要職責是：
1.負責管理本單位簽訂的合同；
2.負責審查本單位簽訂的合同的合法性、完整性和可行性；對須報請公司或上級主管機關審批、見證、簽證或公證的合同，辦理申報手續，提出初步意見；
3.負責本單位法人委託人的日常管理及年終審查的初審；
4.根據法律及本《制度》的規定，制定本單位合同管理的實施細則，採取切實措施，搞好合同管理工作；
5.負責處理本單位合同糾紛；負責本單位經濟合同資料的彙總、分類、歸檔、保管及合同臺帳的設立、統計、上報等基礎管理工作。
第四十六條法人委託人的主要職責是：
1.在授權範圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；
2.對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責；
3.對須報請上級領導審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見並對本人意見負責；
4.對所籤合同的全面履行具體負責，履行中發現問題應立即上報，並負責積極處理，對發生的合同糾紛負責具體解決或積極協助有關部門進行處理；
5.負責保管好本人所籤合同的一切資料；合同履行完畢後應立即將資料上交歸檔。
第四十七條凡具備下列條件的，可以發給法人委託證書：
1.政治素質：能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規章制度；依法具有民事權利能力和民事行爲能力；此前無貪污受賄、假公濟私和損公肥私等損害企業利益行爲。
2.業務素質：熟悉本職工作，有相應的業務知識和業務工作能力，能積極維護公司利益，曾有良好工作業績，無遺留不良問題。
3.法律素質：具有合同法和其它民商法基本知識，並在實際工作中能靈活運用上述法律知識。
第四十八條公司根據各部門和下屬公司、企業的實際情況，決定法人委託人的設置及數額，具體人選由各單位確定，經培訓考覈合格後，發給法人委託書。
第四十九條法人委託書慶於每年年終重新審覈一次。審覈的主要內容是：法人委託人在本年度的業務工作情況，取得的工作業績，有無違法違紀行爲等。審覈後，法定代表人可根據情況分別作出：維持授權範圍、變更授權範圍、撤銷授權及吊銷法人委託書等決定。
第五十條法人委託證書應妥善保管，防止遺失。不準將法人委託證書轉借他人或用作其他證明，否則，除吊銷其法人委託證書外，還要追究相應的責任。
第五十一條法人委託人工作調動時，應向公司交銷其法人委託證書。
第五十二條簽訂合同實行合同專用章制度。公司及下屬公司、企業對外簽訂合同所加蓋的印章，除特殊情況使用企業公章外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務部門有權拒絕辦理結算手續，由此所引起的責任由有關人員承擔，並可給予行政處分。
第五十三條合同專用章由公司統一刻制、編號和頒發；嚴禁任何人私自刻制、使用。
第五十四條合同專用章應嚴格按授權的範圍使用，不準混用、代用或借用。
第五十五條合同專用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有關人員的經濟責任和行政責任。
第五十六條公司各單位都必須認真做好經濟合同管理及其基礎工作。具體如下：
1.建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重複或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等），均應妥善保管。
2.建立合同管理臺帳。各企業應根據合同的不同種類，建立經濟合同的分類臺帳和總檯帳。每個企業必須設一個總檯帳。其主要內容包括：序號、合同號、經辦人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備註等。臺帳應逐日填寫，做到準確、及時、完整。
3.填寫“經濟合同情況月報表”。各企業應在每月5日之前將上月月報表填好後報送總經理，同時抄報計劃財務部、公司辦公室，必要時可抄報企業法律顧問。
第八節附則
第五十九條本制度是公司合同管理的基本制度，公司及公司下屬各部門、公司、企業和業務人員必須嚴格遵守本制度的各項規定，切實加強公司合同管理工作，規範自身合同法律行爲，維護公司利益，提高公司經濟效益。
第六十條本制度實施以前，公司制定的有關合同管理制度及規定，自本制度實施後即行廢止，公司有關合同管理工作自本制度實施後一律按本制度執行。
第六十一條本制度由公司辦公室負責解釋。
第六十二條本制度自 xx年 x月 x日起實施。
爲加強合同管理,避免失誤,提高經濟效益,根據《合同法》及其他有關法規的規定,結合公司的實際情況,制訂本辦法。
第一條公司對外簽訂的各類合同一律適用本辦法。
第二條合同管理是企業管理的一項重要內容,搞好合同管理,對於公司經營活動的開展和經濟利益的取得,都有重要的作用,公司法人委託人以及其他有關人員,都必須嚴格遵守、認真執行本辦法。
第三條合同談判須由總經理、副總經理或區域經理與相關部門負責人共同參加,不得一個人直接與對方談判合同。
第四條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定。對外簽訂合同,除法定代表人外,必須是持有法人委託書的法人委託人,法人委託人必須對本企業負責。
第五條簽約人在簽訂合同之前,必須認真瞭解對方當事人的情況。
第六條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。
第七條合同一律採用書面格式,並必須採用規範和法律認可的統一合同文本。
第八條合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體,文字表達要清楚、準確。
第九條簽訂合同:除合同履行地在我方所在地外,簽約時應力爭協議合同由我方所在市人民法院管轄。
第十條合同在正式簽訂前,必須按規定上報總經理審查批准後,方能正式簽訂。
第十一條合同審批權限如下:
一般情況下合同由董事會授權總經理審批。
標的超過50萬元以上(含50萬元)的合同由董事會審批,並由法人代表直接簽訂或授權總經理簽訂合同。
第十二條合同原則上由綜合辦公室具體經辦,擬訂初稿後經各級主管審查並按合同審批權限審批。合同審查的要點是:
1、合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行爲能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
2、合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
3、合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
第十三條根據法律規定或實際需要,合同可以呈報上級主管機關鑑證、批准,或報工商行政管理部門鑑證,或請公證處公證。
第十四條合同依法成立,既具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本着“重合同、守信譽”的原則,嚴格執行合同所規定的義務,確保合同的實際履行或全面履行。
第十五條合同履行完畢的標準,應以合同條款或法律規定爲準。沒有合同條款或法律規定的,一般應以物資交清,工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續爲準。
第十六條總經理、副總經理、區域經理、財務部及有關部門負責人應隨時瞭解、掌握合同的履行情況,發現問題及時處理或彙報。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有關人員的責任。
第十七條在合同履行過程中,碰到困難的,首先應盡一切努力克服困難,盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更,解除合同時,應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。
第十八條對方當事人提出變更、解除合同的,應從維護本公司合法權益出發,從嚴控制。
第十九條變更、解除合同,必須符合《合同法》的規定,並應在公司內辦理有關的手續。
第二十條變更、解除合同的手續,應按本辦法規定的審批權限和程序執行。
第二十一條變更、解除合同,一律必須採用書面形式,口頭形式一律無效。
第二十二條變更、解除合同的協議在未達成或未批准之前,原合同仍有效,仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。
第二十三條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免責任的以外,均應承擔相應的責任,並在變更、解除合同的協議書中明確規定。
第二十四條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的,應按《合同法》等有關法規和本辦法規定妥善處理。
第二十五條合同糾紛應由分管副總經理負責處理,經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
第二十六條處理合同糾紛的原則是:
1、堅持以事實爲依據、以法律爲準繩,法律未作規定的,以國家相關政策或合同條款爲準。
2、以雙方協商解決爲基本辦法。糾紛發生後,分管部門的副總經理及相關部門負責人應及時與對方當事人友好協商,在既維護本公司合法權益,又不侵犯對方合法權益的基礎上,互諒互讓,達成協議,解決糾紛。
3、因對方責任引起的糾紛,應堅持原則,保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛,應尊重對方的合法權益,主動承擔責任,並儘量採取補救措施,減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛,應實事求是,分清主次,合情合理解決。
第二十七條在處理糾紛時,分管副總經理及相關部門負責人應加強聯繫,及時溝通,積極主動地做好應做的工作,不互相推諉,統一意見,統一行動。
第二十八條合同糾紛的提出,加上由我方與當事人協商處理糾紛的時間,應在法律規定的時效內進行,並必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。
第二十九條凡由法律顧問處理的合同糾紛,有關部門必須主動提供有關證據材料。
第三十條對於合同糾紛經雙方協商達成一致意見的.,應簽訂書面協議,由雙方代表簽字並加蓋雙方單位公章或合同專用章。
第三十一條對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書,上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書,在正式生效後,應複印若干份,分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執,各部門應由專人負責該文書執行的瞭解或履行。
第三十二條對於當事人在規定的期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的,承辦人應及時向主管領導彙報。
第三十三條對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的,可向人民法院申請執行。
第三十四條在向人民法院提交申請執行書之前,有關部門應認真檢查對方的執行情況,防止差錯。執行中若達成和解協議的,應制作協議書並按協議書規定辦理。
第三十五條合同糾紛處理或執行完畢的,應及時通知有關單位,並將有關資料彙總、歸檔,以備考。
第三十六條本公司合同管理具體是:
由總經理總負責,歸口管理部門爲綜合辦公室、財務部。副總經理、總經理助理可以根據工作需要查閱相關合同,合同借閱須
經總經理批准,並保證合同內容不外泄。
第三十七條公司所有合同均由綜合辦公室統一登記編號,按審批權限分別由董事長、總經理或其他書面授權人簽署。
第三十八條綜合辦公室會同有關部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下:
1、建立合同檔案;
2、建立合同管理臺帳;
3、填寫“合同情況月報”。
第三十九條其他
本辦法經公司董事會審議通過後執行。
1.目的
爲規範公司經濟合同的管理，防範與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於公司、所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務關係的各類合同、協議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產轉讓合同、倉儲合同、服務合同等。
3.職責
3.1公司總經理負責公司銷售、採購合同及其他經濟合同的審批;
3.2 公司辦公室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：
3.2.1負責除銷售、採購合同以外，其他各類合同的談判工作並根據公司法定代表人的授權簽訂合同;
3.2.2負責制定銷售、採購合同統一文本;
3.2.3負責對合同專用章、合同統一文本、法人授權委託書的發放和管理;
3.2.4負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查;
3.2.5負責經濟合同糾紛的處理;
3.2.6負責經濟合同的檔案管理;
3.2.7負責本制度的監督執行。
4.合同的簽訂
4.1合同的主體
訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構、分公司等不得擅自簽訂合同。
訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。
公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司總經理同意。
4.2合同的形式
訂立合同，除即時交割(銀貨兩訖)的簡單小額經濟事務外，應當採用書面形式。
“書面形式”是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等)，除情況緊急或條件限制外，公司一般要求採用正式的合同書形式。
4.3合同的內容
4.3.1當事人的名稱、住所：合同擡頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
4.3.2合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作爲合同的附件。
4.3.3數量：合同應採用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發票等)。
4.3.4質量：有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所採用標準的代號;化工產品等可以用指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
4.3.5價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，採用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、託收、信用證、現金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就後多少日內支付。
4.3.6履行期限、地點和方式
履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式;
合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點爲本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;
買賣合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標誌，如託運單、倉庫保管員簽單等。
4.3.7合同的擔保
合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
4.3.8合同的解釋
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
4.3.9保密條款
對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
4.3.10合同聯繫制度
履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯繫制度。
4.3.11違約責任
根據《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。
4.3.12解決爭議的方式
解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。
4.4簽訂合同的工作程序
4.4.1簽訂合同前，業務人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度4.1條對對方當事人的有關情況進行審查，並複印對方當事人的法人營業執照及專業資格證書留存。
4.4.2銷售、採購合同，由主辦業務人員與對方當事人商談後擬好合同條款，附合同會審表報總經理審批，由辦公室編寫合同編號並加蓋合同專用章，必要時，由總經理指定責任人員對合同進行合法性審查。
4.4.3除銷售、採購合同以外的合同由總經理指定責任人員會同相關部門與對方當事人進行商談，擬好合同條款，附合同會審表報總經理審批，由辦公室加蓋合同專用章。
4.4.4法律、行政法規規定應當辦理批准登記手續的合同，合同成立後由辦公室依法及時辦理。
4.4.5合同正式簽訂後，合同文本除經辦人自行保管外，應當隨合同會審表交存公司辦公室一份備案。
5、合同的變更、解除
5.1在合同履行期間由於客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書後，應當在規定的期限內作出書面答覆。
5.2存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同
5.2.1因不可抗力致使不能實現合同目的;
5.2.2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行爲表明不履行主要債務;
5.2.3對方遲延履行主要債務，經催告後在合理期限內仍未履行;
5.2.4對方遲延履行債務或其他違約行爲致使不能實現合同目的;
5.2.5法律規定的其他情形。
5.3變更或解除經濟的，應當採用書面形式(包括書信、電報);
5.4變更或解除經濟合同的協議應按照合同簽訂程序報原審批人員批准。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准登記等手續的，應依法及時辦理;
6.合同的履行
6.1公司及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，並隨時督促對方當事人及時履行其義務。
6.2在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄並經對方確認。
履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發票時應由對方當事人出具收條。
履行採購合同付款時應由對方當事人出具收款收據或收條，公司原則上只開具限制性擡頭的轉賬支票，不允許以現金形式支付。
6.3在履行合同過程中，經辦人員若發現並有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，並及時書面上報公司辦公室處理，並報總經理。
6.3.1經營狀況嚴重惡化;
6.3.2轉移財產，抽逃資金，以逃避債務;
6.3.3喪失商業信譽;
6.3.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形;
6.4債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認;
6.4.1在常年合同特別是常年銷售、採購合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務;
6.4.2在對方當事人發生兼(合)並、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。
7.經濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟
7.1合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決;
7.2合同雙方在一定期限(一般爲一個月)內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告部門經理和總經理，並擬定處理意見，報總經理決定。
對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司辦公室和總經理。
7.3公司決定採用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報公司辦公室。
8.合同的日常管理
8.1本公司實行二級合同管理，公司辦公室全面負責公司的合同管理;銷售、採購部門的業務人員負責所在部門的合同管理。
8.2公司的合同專用章專人管理，公司辦公室、銷售部、採購部各保管一枚，分別編號。公司的空白合同、授權委託書也由專人管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委託書、空白合同出差，特殊情況，由總經理批准。
合同專用章、蓋章的空白合同、授權委託書、(已簽訂的合同)遺失的，應及時向當地公安機關報案，並登報聲明。
8.3已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發票收據以及業務往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、採購部門的業務人員應自行保管好;重要資料應將原件交公司辦公室隨合同保管。
8.4合同經辦人員與本公司終止勞動關係前應把有關材料及空白合同、名片、委託書移交完畢，經公司辦公室和有關部門確認後方可辦理有關手續。
合同經辦人員與本公司終止勞動關係或因其他原因發生變更的，公司辦公室應在情況發生後一週內書面告知各有關單位。
9.考覈與獎懲
9.1公司、所屬各公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執行情況的監督考覈。
9.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極採取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。
9.3合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：
9.3.1未經授權批准或超越職權簽訂合同;
9.3.2爲他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委託書;
9.3.3應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
9.4合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：
9.4.1因工作過失致使公司被詐騙;
9.4.2公司履行合同未經對方當事人確認;
9.4.3遺失重要證據;
9.4.4發生糾紛後隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的;
9.4.5合同專用章、蓋章的空白合同、授權委託書遺失未及時報案和報告;
9.4.6其他違反公司相關制度的。
9.5公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。
10. 附則
本制度從今天開始執行。
1.0目的
規範合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2.0適用範圍
適用於物業管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責
3.1總經理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2人事行政部負責本項目合同審覈、監管及歸檔(包括員工勞動合同)。
3.3各部門負責人負責合同的履約執行。
4.0程序要點
4.1合同管理的範圍:包括對外提供服務的合同和對外委託服務的合同。
4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:
(1)開發/建設單位或業主委員會委託進行物業管理的合同;
(2)投標書;
(3)對外租賃合同;
(4)公司承諾提供的常規服務和管理合同;
(5)顧客(業主、住戶或其他委託方)委託公司進行採購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
(6)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
(7)其他對外提供服務的合同。
4.1.2對外委託服務的合同,包括以下幾類:
(1)採購合同;
(2)招標合同;
(3)勞動合同;
(4)公司委託顧客(供應商或其他受委託單位)進行採購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養、清潔、搬運等合同;
(5)其他須進行對外委託服務的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書面的和非書面的。
4.2.2協議或其他法規性文件的規定和要求。
4.2.3規範合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標書。
4.3合同的制定。
4.3.1一般情況下由合同的執行部門負責制定,其內容包括以下條款:
(1)標的;
(2)數量和質量(或工作內容);
(3)價款或酬金;
(4)履約期限、地點方式及其他履約條件;
(5)合同終止條件;
(6)違約責任;
(7)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同範本,可依照合同範本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審。
4.4.1評審權限:
(1)標的在10萬元以下的合同,由總經理委託分管副總經理組織合同執行部門及人事行政部經理進行評審;
(2)標的在10萬~50萬元的合同,由總經理組織有關人員進行評審;
(3)標的在50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
4.4.2評審內容。
(1)對外提供服務合同的評審內容:
公司的履約能力;
顧客提供的價格;
合同的風險;
合同的條款是否明確;
合同是否合法;
合同的社會效益;
其他需要評審的內容。
(2)對外委託服務合同的評審內容:
分供方的履約能力;
分供方提供的價格;
分供方的信譽;
分供方提供服務的售後服務;
合同的條款是否明確;
合同是否違法;
合同的風險;
合同履約監控能力;
其他需要評審的內容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經評審合格,由總經理簽署。非書面的合同除外。
4.5.2經總經理簽署的合同按印章管理規定辦理蓋章審批手續。
4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經簽署並加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經公證後生效。
4.5.5公司承諾提供常規服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1書面合同統一進行編號,編號的方法按檔案管理的規定辦理。
4.6.2一般情況下書面合同由公司人事行政部統一歸檔(經總經理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理的有關規定辦理。
4.6.3公司歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監督顧客履約的,按檔案管理的有關規定辦理複印審批程序後,由部門負責人保管一份複印件。合同執行完畢後,須將合同返還公司歸檔。
4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經理或人事行政部監督履約。
4.7.2對外委託服務的合同,由合同執行部門監督分供方履約,重要的合同由總經理或人事行政部監督履約。
4.7.3合同執行部門須將合同履約階段性情況向總經理彙報,重要合同須以書面形式彙報。
4.7.4公司監控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經理彙報。
4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現需進行合同條款變更或廢止時,由合同執行部門向人事行政部提出合同變更申請,人事行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續約。
合同期滿且需辦理續約的,由合同執行部門按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部經理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經理直接組織合同評審。
4.10合同的統計。
每年12月31日前,由人事行政部對書面合同進行清查統計,寫出專題報告。專題報告內容
包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經理審閱。總經理給出批示意見,由人事行政部按總經理批示意見辦理。
5.0相關記錄表格
5.1《合同臺帳》文件編碼:cd/jy/qr/006
5.1《合同評審表》文件編碼:cd/jy/qr/007
6.0相關支持性文件
第一章總則
第一條爲規範合同管理工作,避免和減少因合同管理不當造成的損失,根據國家有關法律、法規,結合福建**/rr(福建)房地產有限公司(以下簡稱爲公司)實際情況,特制訂本辦法。
第二條本辦法所稱合同是指公司與其他法人、其他組織、個人之間簽訂的經濟合同、技術合同。勞動合同另行規定。
第三條本辦法適用於公司及所屬子公司。
第四條合同管理實行分級管理原則和歸口管理原則,並實行承辦人制度、審覈會簽制度和重大合同專題會審制度。
第二章合同管理部門及職責
第五條公司的合同歸口管理部門爲總經理室;公司所屬職能部門負責本部門分工範圍內的合同管理工作。
合同歸口管理部門對合同管理工作進行規範、指導、監督、檢查。
第六條合同管理工作的主要內容包括:
1.建立健全公司合同管理制度;
2.保管公司的《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權委託書》;
3.監督公司的合同依法、依程序簽訂;
4.建立合同檔案,對合同進行登錄、統計、保管及例行報表;
5.監督檢查合同的履行;
6.其他合同管理工作。
第七條每件合同須由公司總經理或公司所屬職能部門確定一主要承辦人(以下稱爲承辦人)。
承辦人可以是業務人員或法律工作人員,但不得是社會臨時性借、聘人員。
承辦人須依法律、法規及本辦法進行工作。
承辦人應對自簽約起至合同履行完畢全過程負責,期間出現的任何與合同有關的問題須及時與有關部門進行協商,並以承辦人爲主進行解決。
第三章合同的審查與簽訂
第八條在合同簽訂前,承辦人應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和審查:
1.主體資格合法:具有經年檢的營業執照,其核載的內容與實際相符;
2.欲籤合同標的應符合當事人經營範圍,涉及專營許可的,應具備相應的許可、等級、資質證書;
3.由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委託書、代理人身份證明;
4.具有相應的履約能力:具有支付能力或生產能力或運輸能力等。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、註冊會計師簽署的驗資報告等相關文件;
5.具有履約信用:過去三年重合同、守信用,現時未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。
合同承辦人應根據審查結果在請示單上註明自己的審查意見。
合同對方當事人履約能力或資信狀況有問題的,不應與其簽訂合同;必須簽訂合同時,應要求其提供合法、真實、有效的擔保。其中,以保證形式作出的擔保,其擔保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體,並應對擔保人適用前款規定進行審查。
上述所列各種文件爲合同不可缺少的組成附件,其文本爲複印本時,須加註'與原件覈對無誤'字樣,並由覈對人簽字。
第九條凡公司所屬職能部門認爲重要的或標的額較大的合同談判,應有公司法律顧問和經濟技術等專業人員參加。
第十條合同除即時清結者外,一律採用書面形式。凡國家、行業或公司有標準或示範文本的,應當適用。
當事人協商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。
計劃單、調撥單、任務單、預算單等一類文件可以作爲合同的組成部分,但不得以其替代合同。
第十一條合同的起草應由己方或以己方爲主承擔,語言應嚴謹、簡練、準確。
合同中的術語、特有詞彙、重要概念應設專款解釋。
合同中涉及數字、日期時須註明是否包含本數。
公司常用的合同,由公司法律顧問擬訂示範合同文本,公司各職能部門據此起草合同。
凡合同標的在人民幣壹佰萬元以上的重大合同,力爭由己方起草。
第十二條合同應當包括以下內容:
1.合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話,法定代表人姓名、職務,代理人姓名、職務、聯繫方式;
2.簽約的目的和依據;
3.標的;
4.數量和質量,包括檢測標準和方式
5.價款或酬金,包括支付方式;
6.履行的地點、期限和方式;
7.爭議解決方式;
8.違約責任;
9.變更或解除條件;
10.根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人共同認爲必須明確的條款;
11.正副本份數、存放地點;
12.生效的時間和條件;
13.約定的聯繫方式;
14.附件名稱;
15.簽約的地點、日期;
16.簽約各方開戶銀行及賬號;
17.簽約各方公章或合同專用章;
18.法定代表人或代理人簽章。
涉外合同的內容按照有關法律規定確立。
第十三條法定代表人授權委託代理人簽訂合同時,必須簽署授權委託書。
授權委託書必須明確委託許可權和期限,禁止使用'全權代理'一類的文字。
涉及下列合同時,須每次單獨一次性特別授權:
1.擔保合同;
2.資產抵押、租賃、轉讓、出售、收購合同;
3.投資合同、股東協議、出資協議;
4.企業合併、兼併、聯營合同;
5.需要授權的其他合同;
第十四條合同簽訂之前,承辦人應將請示單、合同草案及與合同有關的證明材料提請業務部門簽署意見後,報總經理室審覈。
總經理室在審覈合同草案時,可根據需要,在請示單上要求有關業務部門、審計部門、財務部門出具審覈意見,或要求承辦人提供與合同有關的補充證明材料。
總經理室以及總經理室在請示單上要求出具審覈意見的各部門應在請示單上對合同出具審覈意見。意見必須有有關審覈部門負責人及具體審覈人員的簽章。對不具備各審覈部門審覈意見的合同草案,總經理可拒絕簽署。
審覈意見應明確、具體,禁止使用'原則同意'、'基本可行'等模糊性語言,一旦使用,視爲對合同草案的否定。
第十五條業務部門、財務部門對合同審覈的內容宜包括:
1.合同的經濟性:
(1)市場需求情況屬實;
(2)市場需
求預測可靠、合理;
(3)投入產出覈算經濟、準確。
2.合同的技術性:
(1)工程技術依據真實、可靠;
(2)技術措施完備、可行;
(3)技術標準和參數科學、真實、可行。
3.合同的可行性:
(1)整本專案技術具有可靠性;
(2)經濟效益或社會效益具有真實性;
(3)資產、資金使用效果的財務可行性;
(4)具有可操作性。
4.合同的安全性:
(1)涉及的知識產權已採取相應的保護或限制措施;
(2)無損本公司商譽、商業祕密及其他利益。
5.業務部門、財務部門認爲必須審覈的其他內容。
第十六條審計部門、財務部門對合同的審覈內容宜包括:
1.資金、資產的合法性:
(1)資金來源合法,資產的所有權明確、合法;
(2)資金使用和資產動用的審批手續合法;
(3)資金、資產的用途及使用方式合法。
2.價款、酬金和結算的合理、合法性:
(1)價款、酬金的確定正確合理、合法;
(2)資金結算、酬金支付方式明確、具體、合法;
(3)與資金、資產等有關的其他事項。
3.索賠條款的合法性。
4.審計部門、財務部門認爲需審覈的其他內容。
第十七條總經理室對合同的審覈內容宜包括:
1.合法性:
(1)主體合法,簽約各方具有簽約的權利能力和行爲能力;
(2)內容合法,簽約各方意思表示真實、有效,無悖法律、法規,無顯失公平內容;
(3)形式合法;
(4)簽約程序合法。
2.嚴密性:
(1)條款齊備、完整;
(2)文字清楚準確;
(3)設定的權利和義務具體、確切;
(4)相應手續完備;
(5)相關附件完備;
(6)附加條件適當、合法。
3.可行性:
(1)資信可靠,有履約能力;
(2)擔保方式切實、可靠。
4.合同承辦形式審覈:
(1)承辦人無誤;
(2)符合規定程序;
(3)各審覈部門審覈意見齊備;
(4)合同文本文字無誤,正副本及附件份數齊備。
5.總經理室認爲需審覈的其他內容。
第十八條公司實行重大合同專題會審制度
凡合同標的在人民幣壹仟萬元以上的合同,承辦人應提請總經理室牽頭召開專題會議,各審覈部門參加,在專題會議上各審覈部門充分深入地闡述各自對該合同的審覈意見。
第十九條總經理室根據其職責範圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結果進行監督。
第二十條承辦人向總經理室提交合同草案時,應預留2-7個(含本數)完整工作日供其審覈。
總經理室要求有關業務部門、審計部門、財務部門在限定時限內出具審覈意見的,或要求承辦人在限定時限內提供與合同有關的補充證明材料的,各審覈部門和承辦人應按時完成。如遇特殊情況需延長審覈時間時,總經理室應向承辦人申明理由並徵得同意,且審覈時間最長不得超過15個(含本數)完整工作日。
第二十一條各審覈部門在審覈合同草案時,發現重大錯誤、遺漏、不妥時,應在審覈意見中予以明確並提出修改意見。總經理室認爲需要退改時,應連同全部文件退還承辦人。
承辦人修改之後應重新申請審覈,審覈期限重新計算。
第二十二條總經理室結束審覈後,負責將各部門審覈意見彙總修改成合同修訂稿,並將請示單和合同修訂稿退還承辦人,由承辦人將合同修訂稿送合同對方當事人。
合同對方當事人對合同修訂稿認可後,承辦人將請示單和合同修訂稿送總經理室,並由總經理室轉呈公司分管副總、總經理。
第二十三條總經理根據各審覈部門及總經理室的審覈意見,決定是否簽約。決定簽約時,應在全部文本上以同一形式簽字;決定不予簽約時,應以書面形式明示意見。
第二十四條公司總經理批准簽約後,由總經理室根據經批准的合同修訂稿製作正式合同。留存壹份正式合同的複印件後,由總經理室將正式合同原件蓋公司騎縫章後返回承辦人,由承辦人交合同對方當事人;
合同對方當事人正式簽章後,承辦人持請示單及蓋有公司騎縫章的合同至總經理室蓋公司公章。
合同正式簽訂後,由承辦業務部門的資料員負責將合同文稿分發到公司相關部門及對方當事人。
第二十五條簽約原則上不得使用轉委託方式,必須使用的,應事先徵得委託人同意,並由本公司總經理室審查復代理人資格。
第二十六條公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同。
第二十七條承辦人應對其提供的材料的真實性負責。
第二十八條任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業、技術祕密。
第四章合同的履行
第二十九條合同正式生效前,不得實際履行合同。(附'關於合同管理中若干問題的特別規定')
合同生效後,必須全面、及時、實際履行合同,除法律另有明文規定或合同約定外,不準不全面、不適當履行或轉讓、轉賣合同。
第三十條任何人發現對方不履行或不全面、不適當履行合同時,應立即通告承辦人,承辦人應在法定或約定期限內以法定或約定方式向對方提出異議。
異議文件須經公司法律顧問審覈,並報總經理室備案。
收到對方履行異議時,承辦人亦應在法定或約定期限內以法定或約定方式予以答覆。
第五章合同的變更和解除
第三十一條變更或解除合同,須符合法定或約定的形式及程序。
第三十二條變更或解除合同的通知或答覆須在法定或約定期限內作出。
第三十三條變更或解除合同未達成書面協議前,原合同有效。
第三十四條合同變更或解除的程序與合同簽訂程序相同。
第六章合同糾紛的處理
第三十五條合同發生糾紛時,應首先採用協商、調解方式解決。協商或調解能夠達成一致時,應依合同簽訂程序簽訂書面協議。
協商或調解不能達成協議時,可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。
第三十六條合同發生糾紛
時,承辦人應及時通知有關部門和人員,並報總經理室備案,同時應迅速收集下列有關證據:
1.合同文本,包括附件、變更或解除的協議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等;
2.有關的票據、票證;
3.質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑑定報告、檢測結果等;
4.證人證言;
5.其他有關材料。
第三十七條合同發生糾紛後,承辦人須及時將糾紛及處理情況報總經理室備案。
第三十八條仲裁或訴訟解決糾紛時,承辦人應商總經理室確定代理人、訴訟方案等,並向總經理報告。
第三十九條合同糾紛處理的有關調解書、協議書、裁決書、判決書應由總經理室歸檔,副本或複印本可交承辦人、有關部門或人員使用。
第四十條總經理室和各職能部門應在各自管理許可權內對合同建立檔案並對文本妥善保管(正式合同原件保存的優先權順序爲:財務部門、承辦業務部門、總經理室)。
合同檔案內容包括:
1.合同文本及份數、各文本存置記錄:
2.承辦人登記;
3.合同附件、審查意見及其他有關文件;
4.履行情況記載;
5.糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。
第四十一條對方當事人逾期不履行生效協議、裁決、判決時,承辦人應及時商總經理室並經總經理同意,向人民法院申請強制執行。
第七章檢查與獎懲
第四十二條公司總經理室對公司所屬職能部門的合同管理工作實施監督與指導。
各職能部門應自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作,發現問題及時糾正。
第四十三條公司對在合同管理工作中作出成績者及避免或挽回經濟損失者予以表彰和獎勵。
第四十四條有下列情形之一,情節嚴重造成重大經濟損失或擴大經濟損失的,對責任人予以通報批評或經濟處罰;構成犯罪的由司法機關追究刑事責任。
1.簽訂有重大缺陷或無效合同的;
2.審覈人員無正當理由延誤審覈的;
3.因審覈人員疏忽未審出合同缺陷的;
4.未依法律和本辦法規定變更或解除合同的;
5.丟失合同文本及相關文件的;
6.提供虛假資料的;
7.超越授權或濫用授權簽約的;
8.未按規定進行授權或轉委託的;
9.發生糾紛後,隱瞞或不及時向有關部門彙報或不及時採取措施的;
10.有關法律性文件未經審覈的;
11.應當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的;
12.在合同簽訂或履行當中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的。
13.泄漏合同意向、商業祕密或有關機密的;
14.使用非法手段簽訂合同的。
第八章附則
第四十五條本辦法自發布之日起生效,此前有關文件與本辦法相牴觸者自行失效。
第四十六條公司所屬職能部門可根據本辦法,結合本部門情況,制定具體管理辦法,並向公司備案。
第四十七條公司的下屬子公司(獨立法人)依據本辦法向公司呈報合同草案時,應向公司總經理室呈報,再由總經理室按本章規定的程序進行審覈。審覈通過並經總經理簽字同意後,由公司總經理室退交呈報單位,由該子公司總經理簽署合同。
第四十八條本辦法由公司總經理室負責應用解釋,自發布之日起施行。
編制:肖鋼
日期:20xx.4.22審覈:
日期:20xx.4.28批准:
日期:20xx.4.30
關於合同管理中若干問題的特別規定
《福建**/rr(福建)房地產有限公司合同管理辦法》(以下簡稱《合同管理辦法》)第二十九條規定'合同正式生效前,不得實際履行合同'。爲了在強化規範化管理的同時又能根據緊急情況適當靈活處置,特作出如下例外規定:
一、遇緊急情況,來不及按《合同管理辦法》的規定程序報批合同的,在兼具以下兩種條件時,可先實際履行合同,後補籤合同:
1、合同的基本內容(另一方當事人的名稱、合同標的、金額、履約時間)應在實際履行前書面向公司總經理室備案;
2、公司總經理在備案單上簽字批准。(備案單使用請示單的形式,內容必須包括另一方當事人的名稱、合同標的、金額、履約時間)
二、鑑於所有的大型工程項目,公司與項目總承包商之間都簽有總包合同,各種零星項目原則上都應由總承包商進行。
只有那些總承包商明確表示無法涵括在總包合同中的項目或總承包商明確表示無法及時處理的項目,項目部才能申請與其他符合公司要求的單位另行簽訂零星合同。
此類零星合同必須在大型工程項目竣工驗收通過之日起一個月內由項目部排出計劃(計劃中應明確另一方當事人的名稱、合同標的、金額、履約時間、能否從總承包商款項中予以扣除等內容),報總經理批准。只有在報批計劃中獲得總經理批准的零星項目纔可與對方簽訂合同。
第一章總則
第一條爲規範公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現公司合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發生，維護公司合法權益，根據《中華人民共和國合同法》和有關的法律、法規，結合公司實際情況制定本辦法。
第二條本辦法適用於公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。
勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關規定執行，借款合同、財產保險合同按公司財務部門要求執行。
第三條本規定所稱合同，是指公司在經營管理活動中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關係的協議。
第四條本辦法所稱合同管理，是指公司制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查批准、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監督、檢查與考覈等全過程的管理活動。
第五條合同經辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”。主要職責爲：
1、負責組織本部門職責分工範圍內的合同談判，擬定合同條款；
2、全面準確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續；
3、負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內外質量，收集使用單位意見；
4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，並報管理規劃部和有關領導審查、批准；
5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現的法律問題；
6、參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關的一切資料；
7、安排專人負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬；
訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一意見，然後簽約。對於涉及多個部門或難以確定由哪個部門作爲合同經辦部門的，由與該項業務最相近的部門負責，或由與該項業務最相近的上級主管領導確定哪個部門作爲合同的經辦部門。
第二章合同管理部門
第六條管理規劃部爲公司合同管理的主管部門，統一管理公司的合同工作。其主要職責是：
1、負責擬定、修訂合同管理制度，並組織實施；
2、組織宣傳貫徹《合同法》及相關法律法規，組織對各業務部門合同經辦人的培訓；
3、參與公司對外訂立重大合同的談判；
4、參與標書評審和合同評審；
5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關；
6、負責公司本部及所屬各單位的各類合同執行情況的監督檢查；
7、負責公司合同專用章的管理；
8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理；
9、協調單位內部和外部合同關係，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟；
10、合同管理中需要解決的其他問題。
第七條公司財務部是合同財務監督部門，主要職責：
1、負責從財務角度審查和監督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結算方式、票據等方面進行審查把關；
2、負責發票的審查、簽收、簽發。覈對發票金額和合同金額、發票內容與合同內容是否一致；合同批准程序是否符合規定，程序不完備的，拒絕付款；
3、負責按合同結算條款收、付款；
第八條其他相關單位的職責：
1、申購單位負責向管理部門提供本單位所需物品的規格、型號、數量、質量、時間要求等；需要進行工程建築施工的單位，負責向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告；
2、質量驗收小組負責對購進機器設備、材料、燃料等進行驗收，並出具驗收報告；
3、驗收單位負責對驗收合格的機器設備、材料、燃料等辦理入庫手續；
4、配合管理規劃部進行重大合同審查或評審，並簽署審查或評審意見；
第三章合同的訂立
第九條訂立合同應嚴格按《中華人民共和國合同法》的要求及本辦法的有關規定，必須遵循“平等、自願、公平”的原則。
第十條合同訂立的程序
1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序
資信審查—→接受要約邀請—→合同填寫—→審查—→批准—→簽章。
2、我方提出要約邀請的合同訂立程序
對方資信情況審覈—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→批准—→簽章。
3、通過招標訂立合同的程序
市場調查—→標書製作、發放—→接收投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→批准—→簽章。
4、設備、材料、物資買賣合同的訂立程序
計劃準備—→考察小組對標的諮詢（質量、價格、售後服務等）—→資信審查—→技術或商務談判—→草擬合同文本—→審查—→批准—→簽章。
第十一條合同簽訂內容一般包括以下條款：
1、當事人名稱（或姓名）、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號；
2、標的或標的物（指貨物、勞務、工程項目等）名稱、型號、規格等；
3、數量和質量，包括適用規範、質量標準和檢測方式等；
4、價款或酬金；
5、履行的期限、地點和方式；
6、違約責任；
7、合同爭議的解決方法；
8、合同訂立的時間、地點；
9、根據法律規定或合同性質應當具備的其他條款。
對數量、質量、履行期限限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。
第十二條合同內容應符合下列要求：
1、主體合格、標的明確、手續完備；
2、條款齊全、意思表示真實；
3、文字清晰、語言規範；
4、無矛盾條款、無空白條款。
5、數據電文合同信息可以調取以備日後查用，有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成並保持完整性，同時可以將信息展示。
6、訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一意見，然後簽約。對於涉及多個部門或難以確定由哪個部門作爲合同經辦部門的，由與該項業務最相關的部門或該項業務最相關的上級主管領導，確定哪個部門作爲合同的經辦部門。
第四章合同的審查
第十三條合同訂立前，合同承辦部門應當審查對方的資信狀況和履約能力，內容包括：
1、社會信譽（近三年是否有重大違約，是否涉及重大經濟糾紛或經濟犯罪案件等）和履約能力（如生產能力、支付能力、運輸能力等）；
2、審查營業執照是否真實、有效；
3、覈實對方的資產（資金）證明；
4、審查合同對方的資質等級證書；
5、審查法人證書及法人委託證書；
6、根據合同性質需要審查的其他內容。
合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委託代理人無有效授權的，不得與其簽訂合同。
第十四條經辦部門組織對合同進行業務性審查，審查的內容爲：
1、對方當事人是否具有簽約主體資格；
2、是否各方談判、協商的一致意見，是否符合決策部門的決策意見；
3、是否違反公司的規章制度；
4、是否超越業務權限；
5、語言是否準確、通順。
第十五條合同管理部門對合同進行合法性審查，主要內容包括：
1、合同簽訂主體是否符合法律規定；
2、條款是否違反法律、法規和司法解釋的規定；
3、條款是否有衝突；
4、條款是否有歧義；
5、條款是否有效維護我公司合法權益；
6、條款是否完備。
管理規劃部對合同嚴密性可進行監督審查。
第十六條提交管理規劃部審查的合同應符合下列要求：
1、經辦部門已經對合同進行了業務性審查，涉及財務事項的已經經過財務部門審查；
2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章；
3、合同約定的內容尚未實際履行；
4、需要同時附送的材料完備；
第十七條合同管理部門審查的期限爲在收到合同後的3個工作日內完成，並視情況提出法律意見或解決問題的方案，業務緊急的，因儘可能滿足業務部門的時間要求，業務特別疑難的，應合理延長審查時間。
第十八條合同管理部門審查後，出具書面法律意見書，對存在的問題進行分析，對風險做出判斷，並視情況提出防範或降低風險的對策。該意見不是最終的決策意見，而是業務部門做出決策的重要參考。
第十九條合同報送法人代表或授權代表批准時，必須將法律意見書做爲附件一併報送，根據批准人的要求對採納部分和不採納部分進行說明，經辦部門合同存檔時也應將法律意見書一併存檔。
第二十條同一內容合同一般審查一次，由經辦部門對採納部分進行修改，特殊情況需要再次報送審查的，最多進行兩次，審查人對合同文本和審查意見一併保存。
第二十一條審查人對合同審查中涉及到的商業祕密負有保密義務。
第五章合同的批准
第二十二條公司總經理受董事會及董事長的委託，全權處理公司的各類業務，代表公司對外簽訂合同。公司其他人員對外訂立合同，應得到公司總經理的授權並在授權範圍內對外訂立合同。
第二十三條以公司名義簽訂的合同，合同承辦部門應做好履行合同批准的程序：
1、工程承包合同：
公司本部土建工程、設備安裝工程的承包合同，由公司預算人員審覈總造價後，經主管副總經理批准後（金額較大的遞交班子會討論通過）由公司總經理授權副總經理簽訂合同。
2、銷售合同：
公司銷售合同，必須註明單價、供貨數量、供貨時間、回款時間、回款方式等，由公司總經理授權主管銷售副總經理簽訂有關合同。
如遇索賠、善後處理等有關事宜，必須經合同主管部門和其它合同監督部門討論後報班子會通過。
3、採購合同：
公司本部大宗物資、設備及其配件的採購經物資部負責招投標後，再報主管副總經理批准（金額較大的遞交班子會討論通過），最後由公司總經理授權副總經理簽訂合同。
4、其它各類合同批准程序：
公司本部以公司名義簽訂的其他各類合同，經合同業務部門擬定後，報主管副總經理批准後，有必要時遞交班子會討論通過，由公司總經理授權簽訂有關合同。
第二十四條公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協工程合同，應嚴格按公司“外協工程管理規定”有關內容訂立。
第二十五條以公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章，以其他各種公章簽訂合同對本公司不發生效力，除非公司追認。違反規定簽訂合同的追究有關人員責任。
第六章合同的履行
第二十六條合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本着“守合同、重信用”的原則，嚴格執行所規定的權利義務，確保合同實際、全面地履行。
第二十七條公司合同實行合同履約責任制，部門及單位一把手是合同履約的第一責任人，第一責任人對合同的全面、正確履行負責。
第二十八條各簽約單位、簽約人應隨時瞭解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理或彙報。應當積極妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷權、留置權，否則致使合同不能履行或不能完全履行，給公司造成損失的，要追究有關人員的相應責任。
第二十九條根據合同性質，合同執行部門應按照合同約定的標的物的數量、質量等進行驗收，對不符合合同約定的，應在法定或約定的期限內向對方當事人提出書面異議，並督促合同對方繼續履行。
第三十條對於公司爲付款方的合同，支付合同價款時，須經公司領導審批簽字。未經合同主管部門及公司領導簽字，財務部門應不予付款。
第三十一條對於公司爲付款方的合同，支付最後一筆合同款項時，合同執行部門應填寫合同履行終結報告，送管理規劃部終止合同。
第七章合同的變更與解除
第三十二條在合同履行過程中遇到困難，各單位應盡一切努力克服，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。
第三十三條對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業合法權益出發，從嚴控制。
第三十四條合同需要變更、解除，合同執行部門應向合同主管部門提交經本部門負責人簽字的書面報告，經管理規劃部門審查出具意見後，報法人代表或授權代表簽字同意後方可變更、解除。經辦部門應及時採取補救措施，儘量減少由此造成的損失。
第三十五條合同變更、解除必須採取書面形式。
第三十六條合同執行部門應將變更、解除合同的各種文件、紀要、信函等原件報送合同主管部門。
第七章合同糾紛的處理
第三十七條發生合同糾紛時簽約單位應在24小時內到合同主管部門提交書面報告，並根據實際情況，提出相應的解決以及應對辦法；
第三十八條合同糾紛原則上由簽約單位負責處理，簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內多個單位的，或簽約單位處理不了的，報主管領導協調處理。
第三十九條對經協商仍無法解決的合同糾紛，經總經理同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。
第四十條合同糾紛的提出，及與對方當事人協商處理糾紛的時間，應注意不超過法律規定的時效，並考慮有仲裁或起訴的足夠時間。
第四十一條合同管理部門處理經濟糾紛前，有關簽約單位必須提供下列證據材料（原件或複印件）；
1、合同的文本（包括變更、解除合同的協議）以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；
2、送貨、提貨、託運、驗收、發票等有關憑證；
3、產品質量標準、樣品或鑑定報告；
4、貨款的承付、託收憑證，有關財務帳目；
5、有關違約的證據材料；
6、其他與處理糾紛有關的材料。
第四十二條合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應訂立書面協議，由雙方代表簽字並加蓋合同專用章。
第四十三條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，並將有關資料彙總，統一交合同主管部門歸檔，以備查考。
第八章合同的管理
第四十四條公司本部各職能部門訂立的合同，正本由合同主管部門保管，其副本由各職能部門保管。
第四十五條以公司名義鑑訂的一切合同，如採購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標文件的正本由合同主管部門保管，其副本由財務部及相關部門保管。
第四十六條公司對對外訂立合同的人員，屬於職務代理的按本辦法第五章授權權限執行，屬於總經理特別授權的，按一事一委託的原則，由總經理在辦公會上授權委託，記錄人需將內容寫入記錄。不經授權的人員一律無權對外訂立合同。
第四十七條各授權委託人在被授權的範圍、期限內，代表公司對外訂立合同，不得將代理事項自行轉委託他人代理。
第四十八條發生特殊情況，須外帶合同專用章的，須經法定代表人批准，並按規定辦理登記手續。
第四十九條合同專用章的使用應建立臺帳，合同專用章如遺失或被盜，除應立即通知有關部門外，還應登報掛失。
第五十條一般情況下，公司不爲其他單位和個人提供擔保，特殊情況下，公司需爲外單位提供擔保的，需經總經理辦公會議通過，總經理簽字批准，並加蓋公司印章。
第五十一條合同主管部門對公司所屬各單位的合同管理情況進行不定期的檢查，對合同履行情況進行監督。對合同管理較差，達不到本辦法要求但未造成嚴重後果的，由公司予以通報批評，並限期改正、改進；由於個人原因造成合同履行困難或造成損失的，由公司追究相應責任，並視情況給予經濟處罰；造成重大經濟損失的，依法追究法律責任。
第九章附則
第五十二條本辦法由管理規劃部負責解釋和修訂。
本辦法沒有規定的，以合同法、相關法律法規及本公司其他相關的規章制度爲依據。
第五十三條本辦法自下發之日開始執行，原《合同管理辦法》同時廢止。公司下發的其他文件對合同管理與本辦法有牴觸的，以本辦法爲準。
