在當今社會生活中，很多場合都離不了制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。到底應如何擬定製度呢？下面是小編收集整理的辦公室文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
二、公文的簽收
1.凡來公司公啓文件(除公司領導訂啓的外)均由辦公室登記簽收。
2. 公文的編號保管
(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。
(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。
3. 公文的閱批與分轉
(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閱籤後，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。
(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。
(3)、爲加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
4.文件的傳閱與催辦
(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
(3)、文件閱完後，應送交辦公室，切忌橫傳。
(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
爲了更好地規範各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字後方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時銷燬，以免機密外泄。
六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批准。
太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日
爲了控制公司文件發放的適當範圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。
1、文件的發放：
(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義構成且在本部門管轄範圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發放文件時，務必將文件打印並複印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。
(3)任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。
(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制構成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。
(2)文件發放人根據更改字數多少和繁簡狀況，可到現場爲原件人更改，也能夠收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制構成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構成將需修改頁面進行修改並打印、複印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放範圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重複、衝突而失效的'，由彙總部門或新文件編制構成部門負責人，安排原發放人予以回收。
(2)文件發放人在回收文件時，務必持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。
5、其它規定：
(1)任何部門以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務必發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面狀況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發放的文件在發放前都務必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收後務必領學或傳達應執行的員工，認爲有必要複印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門複印按發放程序予以發放。不得私自複印下發，避免文件使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
第一條 管理要點
1、 爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬
辦公室文件管理規定
第一條：文件是傳達貫徹上級指示、精神，請示和答覆問題，指導或商洽工作的重要工具。
第二條：文件實行統一管理；公文的管理，要做到規範、準確、及時、安全。
第三條：對文件中涉及公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。
第四條：辦公室文件等級擬定爲：機密文件、一般文件。機密文件打印由總經辦指定負責人打印，機密文件只印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，閱完後由起草人收回歸檔。文件等級，由發文部門的主管領導根據文件內容確定。
第五條：發文的程序擬定爲：擬搞、審覈（文件審批表）、印發（總經辦簽章、印發）、簽收（收文部門）、存檔。
第六條：收文的處理程序爲：收文、分文、傳送、歸檔。
第七條：各級領導對送來的文件要及時閱批，急件的，當天批覆；一般文件的，兩天內批覆。
第八條：各級領導閱、批公文應仔細認真，閱完後要簽名並註明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。
第九條：公司所有發文，總經辦應有存檔，並將文件原稿（經審覈稿）連同相關“附件”送總經辦存檔，有領導指示的，還應附批覆件。
第十條：收文由總經辦統一負責；總經辦收文後，應先做好歸類、登記，然後根據文件的內容，分送相關部門/領導閱批；閱批完畢後，由總經辦轉發、歸檔。第十一條：所有文件發放，一定要有登記、簽收手續。
第十二條：如因需要，對一般文件的借閱，管理人必須讓其登記並註明借閱時間、歸還時間。
第十三條：作廢文稿禁止隨意扔棄，須回收做妥善銷燬處理。
第十四條：文稿一經簽發，即爲定稿，未經簽發人准許，不得擅自修改。
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，並做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考覈制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）、發文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發佈通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作爲歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存並存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度爲準。
土木工程與建築學院分團委辦公室
