如何在短時間內完成大量工作，我們在功能工作中，如果不清楚目標，總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情；所以要抓住重點，提高效率，以下聊聊如何在短時間內完成大量工作。
1.搞清楚工作的目標與要求，可避免重複作業，減少錯誤的機會
你必須理清的問題包括：我現在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個地方開始？我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？有哪些可用的工具與資源？
2.懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
對於許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什麼？或是不想要做什麼？什麼對我纔是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響即有的工作進度，而且會因爲你的拖延而影響到其他人？並且你是否真的可以達到對方要求的目標？
3.主動提醒老闆排定優先級，可大幅地減輕工作負擔
“手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。”但是問題有沒有可能是出在你自己身上？你有沒有適當地反映真實情況？如果你不說出來，老闆就會以爲你有時間做這麼多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老闆其實是需要被提醒的。
你當然不可能同時完成這麼多的工作，爲什麼不主動地幫助老闆排定工作的優先級？你不是不做，但是凡事有先有後。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，估諒他面臨的壓力。你該做的是協助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。
4.報告時要有自己的觀點，只需少量的有用信息即可讓老闆感到滿意
多數人在向主管或是老闆報告時，總是擔心信息不夠多，“萬一老闆問起來，答不出來，該怎麼辦？”根據美國商業心理顧問公司的心理學家約翰？維佛所進行的研究，有10%～15%的人在面對老闆時會有恐懼的心理，而且如果向老闆報告時手中的數據不夠多，感到恐懼的人數比例又會更多。
其實，這種擔擾是多餘的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對於老闆將一點幫助也沒有。“內容清簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰？維佛詢問多位資深主管對於報告內容的要求時，所得出的普遍性結論。
你要做的是利用重要的信息或是數據提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老闆報告時，要能精準地掌控時間。
5.做簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內容與報告的時間
真正成功的簡報在於清楚而正確地傳達信息，創造溝通與對話的機會，進而讓對方因爲你的簡報內容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在於簡報，而是溝通的質量。你不只是“報告”，而是要引發雙向的對話，試圖影響對方。
在做任何的簡報之前，你必須思考以下3點原則：希望聽衆聽完簡報之後記得哪些重點？聽衆會有什麼樣的感受？你希望他們聽完簡報之後有什麼樣的決定？
接下來就是實際的製作問題了。最好的開始方式，就是把聽衆想知道的重點轉換爲問題，這樣不僅可以立即吸引聽衆的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和聽衆有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容，其餘的時間應該是與聽衆互動。
6.有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其餘每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內（例如兩星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
7.郵件內容儘量精簡，節省寫信的時間並增加對方響應的機會
“最容易閱讀、理解與回覆的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對於電子郵件使用習慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，能節省對方的時間。該怎麼做呢？你必須：把每一封電子郵件的內容限制在大約8到12句的範圍內；超過20個字就應換行；如果超過3行必須空行。
8.當沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變
不論你是提出什麼樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的`工作環境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發揮的空間。這是選擇的問題，無關乎好與壞。
9.只要取得信任，不需要反覆的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老闆對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什麼是讓你的老闆感到最頭痛的問題？是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對於未來感到不確定？是希望員工能夠做得更多，以降低成本？當你在爭取預算時，必須先想清楚老闆可能擔心的問題，這作爲你說服老闆的理由，是最有效的。
而且，不要只強調你單位或是部門的需求，你爭取預算的目的是爲了幫助老闆解決問題，達成目標。所以，你的重點在於老闆所擔心的問題，而不是預算數字。
當你第一次提了要求時，最重要的是讓老闆瞭解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會。如果老闆願意再次討論預算的問題，通常成功機會可高達8成以上。
10.專注於工作本身，而不是業績評量的名目，這樣才能真正有好的表現
你要做的只有以下兩件事情：
至少每個月詢問你的主管：“我做得如何？”儘量提出具體的問題，例如：“老闆對於我所排定的進度是否有什麼意見？”“我想會議流程非常順暢，你認爲還有地方要改進的嗎？”
你應該隨時和主管溝通自己的工作表現，而不是隻有在每年一次的業績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以瞭解主管的期望。
至少每個月詢問：“原先的工作安排有沒有必要調整？”也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環境有所改變，先前所設定的目標勢必做出調整，所以應該隨時確定最優先的目標是哪些。
怎樣在短時間內把事情做好
每天要完成的工作，可以制定成行動進度表，有助於統一安排每天要做哪些事，哪些任務是必須做的，哪些任務是緊急要做的。
爲了在短時間內把事情做好，可以遵循以下的要點：
（1）集中精力，保持心平氣和，把需要完成的事情一一記錄下來，按部就班執行完每一個任務；
（2）將整件工作劃分成幾個獨立的小部分，每個部分也可以分成幾個步驟，這樣使工作變得有條理，容易上手開始工作；
（3）制定每天的工作目標，並將每天的任務，按緊要程度進行排序，做好計劃，一切按照計劃執行；
（4）把較爲複雜又艱鉅的工作，放在最先完成，而且最好是放在上午完成，這樣可以減輕工作的壓力，也可以減少意志力的消耗；
（5）把已經完成的工作，或已經完成的步驟記錄下來，可以進行回顧，看看還有什麼需要改進、更新的地方；
（6）爲每一個獨立步驟，設定最後的完成期限，不論在什麼情況下，都不要超出完成期限，讓工作進度不被打亂；
（7）偶爾暫停下來，覆盤一下自己的工作，避免在自己不知道的情況下，一味埋頭苦幹而迷失了方向。
4種方法提高工作效率
我們總是希望能高效認真地完成工作，鞏固自己在公司中的地位，得到更多的鍛鍊機會，讓自己得到成長和發展。那麼，如何才能提高工作效率呢？以下四種方法，你不妨嘗試一下。
1、激勵自我：我們可以爲自己設定一個獎懲措施，每完成一項工作任務，就爲自己記上一筆，完成若干任務時，就可以獲得一個大的獎勵。反之，如果沒有完成工作，就必須懲罰自己。
只有明確執行這些獎罰措施，我們才能全力以赴地去完成工作。如果擔心自己不能按時完成工作，可以將自己的計劃，告訴同事或朋友，讓他們爲你做監督。這樣做，往往會加倍努力來完成工作，效率也自然而然地提高了。
2、全力以赴地衝刺：當我們遇到困難的工作時，更應該全力猛攻，向時間的終點全力衝刺。我們可以定一個完成任務的最後時限，在到時間前毫不鬆懈地完成任務。例如你是五點鐘下班，那麼你可以設定，在到五點整以前，全力以赴地面對工作、完成設定好的任務，五點後立刻結束工作，做回家的準備。
3、只做自己該做的事：每個人的精力都是有限的，所以要考慮好自己的職責範圍，做自己該做的事，努力做好。處理好自己職責範圍內的事，不要去參與你職責範圍之外的，不然可能會本末倒置，連自己的工作都沒有做好。
如果你是一位領導，就要善於授權，讓有能力的下屬處理好的工作，細節交給他們處理，你負責統籌安排，聽取他們的處理結果的彙報。
4、採取快捷的工作方式：如果能夠採取快捷的方式去工作，將不知節省多少時間。在生活中，我們在完成同樣的工作時，高效工作者會先動腦思考，然後找到比別人快捷迅速的方式完成任務。那麼在完成一項任務前，我們根據什麼原則選擇出快捷的方式呢？主要的參考因素是：任務的緊急程度、自己所處的環境、交通和通信條件等，參考這些因素來選擇最佳方式。
