在當下社會，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是指在特定社會範圍內統一的、調節人與人之間社會關係的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。那麼制度怎麼擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編整理的公司採購管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
第一章總則
第一條爲規範公司的採購行爲和程序，降低採購成本，確保各項原材料、貨品等物資的供應，加強公司的物資採購的監督管理，特制定本規定。
第二條本規定是公司物資採購管理行爲的基本規範。
第三條採購人員應當根據市場信息做到比質、比價採購；大宗物資的採購，具備招標條件的，應實行招標採購。
第二章採購人員職責
第四條採購人員具體職責有：
（一）負責採購的制定，採購的簽訂；
（二）負責物資採購的的詢價、議價、比價、比質和採購招標工作；
（三）負責按時、按質、按量地採購公司所需各種物資。
（四）負責管轄範圍內的衛生、安全工作。
第五條採購原則
（一）審覈批准。原則上，未經審批的物資不予採購。
（二）先進先出原則。監督倉庫管理和使用人員按照先進先出原則使用物資。
（三）本地採購。在價格與質量相當條件下，以本地採購爲主以降低運輸成本。
（四）銀行結算原則。對長期與大額度的貨品，應通過簽訂合同與銀行結算的方式。
（五）比質比價原則，在採購過程中，嚴格執行同類的供應商比質量，同質量的貨品比價格，同樣的價格比信譽，擇優確定供應商。
（六）索取證件原則，要索取三證：食品生產許可證；食品合格證；食品檢測化驗單等。
（七）試用原則。採購物資應儘量在使用後採購。
第三章物資採購管理
第六條採購方式
（一）對於用量大、消耗快、週轉頻繁的原材料，選擇供貨商送貨的方式。
（二）對於使用頻率低，不容易集中採購的貨品可由採購人員自購。
（三）對於一些特殊的原材料需由外地發貨，按計劃定期申購。
第七條供貨商的確定
（一）初選供貨商。要深入細緻的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力、專業化程度、貨物來源、價格、質量及其目前的供貨狀況。
（二）試用供貨商。對於同類商品找出兩家同時供貨，重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
（三）確定供貨商。在使用兩個月的基礎上，由公司進行審查，以民主表決的方式集來確定。
（四）簽定供貨合同。確定供貨商後，由公司領導與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。
（五）供貨商的更換與續用。在合作的過程中，如發現供貨商有不履行合同的行爲，在合同期滿前，由公司集中討論決定是否更換、續用。
第八條市場調查
爲充分跟蹤市場價格動態，降低物資成本，增強公司議價能力和水平，公司組織相關人員進行定期市場調查。
（一）公司領導、財務人員、採購人員、廚師長每月不少於兩次進行市場調查。調查後需有調查記錄，寫明調查人員、調查時間、地點及調查結果，由全體人員簽字後交公司財務存檔。
（二）調查時間、地點的選擇。調查項目的週期一般爲15天，以批發市場早市開市期間爲調查區間，注意避開雨雪天等極端天氣的當日或次日。市場的調查以供貨商所在的市場爲準。
（三）調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、後幹雜調料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調查不應低於三家。調查中要堅持集中調查的原則，調查時應實行看、聞、摸等方式，必要時可進行採樣。對被調查的商品要詳細的瞭解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價後要進行討價還價，切記只記錄買方一口價。
（四）零星物品的市場調查由廚師長或委託他人（採購人員除外）實施。
第九條定價原則
（一）對供貨商所供物品的定價，在市場調查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的採購價格不定期進行。
一、目的
爲加強公司物資(生產物資或生產設備)的採購管理，規範採購操作規程，建立合格供應商網絡，適時採購物美價廉的物資，以滿足公司正常的運營，特制訂本制度。
二、適用範圍
適用於公司各類生產物資(設備)或大宗的採購。
三、採購及物流審批權限
1、採購申請單
採購申請單由需求部門提出，審批權限如下：
(1)估算金額在 元以內，由部門經理審批。
(2)估算金額在 元至 元之間，先由部門經理審覈，再由分管副總審批。
(3)估算金額在 元至 元之間，先由部門經理和分管副總審覈後，再由總經理審批。
(4)估算金額在 元以上(大宗採購)，由董事長加批。
2、採購訂單(或採購合同)
採購員根據已審批的採購申請單和市場詢價結果製作採購訂單，審批權限如下;
(1)採購金額在 元以內，由採購經理直接審批。
(2)採購金額在 元至 元之間，先由部門經理審覈，再由分管副總審批。
(3)採購金額在 元至 元之間，先由部門經理和分管副總審覈後，再由總經理審批。
(4)採購金額在 元以上(大宗採購)，由董事長加批。
(5)採購金額在 元以上，財務經理附核。
3、驗收入庫審批權限
1、入庫金額在 元以內的單據由部門經理審批。
2、入庫金額在 元至 元之間的單據由部門經理審覈，分管副總審批。
3、入庫金額在 元以上的單據由部門經理和分管副總審覈，總經理審批。
4、領用發貨審批權限
1、出庫金額在 元以內的單據，由儲運部經理及領用部門經理共同審批。
2、出庫金額在 元至 元的單據，需分管副總加批。
3、出庫金額在 元以上的單據，需總經理加批。
四、物資採購流程
1、物資需求部門提供採購申請單，並完成必要審覈和審批手續。
2、採購部憑已審覈的採購申請單，製作採購訂單或採購合同(含報價)，在完成採購訂單的審批手續後，給供應商下達採購計劃，同時送採購訂單到財務部備案。
3、供應商送貨到指定倉庫，採購部給品質部開具請檢單、給儲運部開具收貨通知單。品質部進行來貨檢驗，並進行品質確認。儲運部根據品質部檢驗結果和供貨數量給供應商開具入庫單，入庫單一份給採購部、一份給財務部，一份給供應商，並在供應商送貨單收貨確認。
4、物質需求部門到儲運部領用已申購的物資。
五、支付流程及審批權限
1、供應商憑公司儲運部簽字確認的送貨單到採購部對賬，產生一份詳細的對賬明細清單(同時附送貨單、入庫單)，採購經理簽字確認，對賬清單報送到財務部。
2、財務部對採購部的對賬清單進一步進行確認，由財務經理審覈。
3、供應商憑送貨單、入庫單、採購訂單、對賬清單、供貨發票到公司辦理審批手續：
(1)發票金額在 元以內，由採購經理審覈、財務經理審批。
(2)發票金額在 元至 元的，由採購經理審覈，財務經理和分管副總共同審批。
(3)發票金額在 元至 元的，需總經理加批。
(4)發票金額在 元以上的，需董事長加批。
六、供應商的管理
1、對於大宗或經常使用的物資，應建立相對穩定的供應商，並建立“供應商目錄”作爲採購時詢價議價和供料的參考，應嚴格按ISO質量體系要求來運作。
2、對於經常採購的物資，應找兩家以上的供應商作爲儲備或交互採購，貨比三家，採購性價比較高的物資。
3、根據供應商信譽狀況、貨源穩定性(品質、數量)、資金狀況等方面綜合考慮，把供應商分類A、B、C、D等幾類，並由此確定是否爲長期發展或淘汰的供應商。
4、積極主動向供應商宣傳公司原料品質標準，並在品質和技術服務上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質穩定且符合公司的質量標準。
5、對於交貨品質不符合質量標準，交貨數量不足，延誤交期，售後服務不良等情況的供應商，應採用末位淘汰法進行淘汰，並另行開發新的供應商。
6、採購人員應積極調查物資資訊，收集物資市場行情，積極開發新的供應商。新的供應商必須具備：營業執照(副本)、稅務登記證(副本)、組織機構代碼證(副本)、產品檢驗報告、專利證書等一系列質資文件。
七、採購紀律規定
1、各物資需求部門應根據生產經營需要，本着“節約、降本”的原則提交採購請購單。
2、採購人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員必須做到廉潔自律、秉公辦事、不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。
4、採購人員應及時掌握市場動態信息，自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量的做好物資供應工作。
八、如公司採購員自行採購，則採購流程及審批權限類同上述。
九、本制度從20xx年3月18日試行。
XX有限公司
二○xx年三月十八日
爲簡化、規範辦公物資管理，經公司研究決定，由行政人事部統一負責公司各部門辦公物資的採購、調配、領用及庫存管理，特制定本制度。
一、適用範圍
本制度適用於公司各部門辦公物料物資的採購、調配、領用及盤存等，其中辦公用品及固定資產按照公司相關管理制度執行。
二、職責
1、行政人事部負責公司辦公物資的採購、調配、領用、出入庫等管理工作。
2、公司財務部負責對公司月度物資申購計劃進行對照覈查、對量大價高的物資價格進行對照審查覈實、並督促辦公物資盤存工作。
3、行政人事部後勤主任負責對各部門辦公物資的庫存量覈實、入庫驗收、物資調配、出入庫手續的辦理及領用登記、月度盤存工作的監督檢查，並負責申購計劃審覈、物資價目庫及採購供貨商的建立、參與採購、物資調配工作。
4、行政人事專員負責彙總統計各部門月度物資申購計劃，並對上月採購、領用、庫存物資進行對照檢查覈實。
5、各管部門經理負責本部門辦公物資的申購計劃覈實、入庫驗收、物資保管、領用手續的辦理及辦公物資的登記統計、盤存工作。
6、公司總經理負責對各部門月度物資申購計劃的對照覈實、對量大價高的物資採購進行審查覈實，並對特殊大件及應急物資的採購進行審批，以整體控制成本費用支出。
三、流程原則
1、各部門負責人對物料物資應建立合理的庫存量，各部門物料物資由行政人事部統一集中採購補庫，以確保各部門的正常領用。
2、各部門物料物資的申購原則：由各部門主任每月25日前集中申購一次。遇特殊情況，需緊急採購的，經部門經理審覈，行政人事主任同意後發起臨時申購。
四、採購流程
（一）流程說明
1、行政人事部行政人事主管在收到經過審批後的物資申購單後，按照對比詢價後的預算價格履行財務借款手續，執行2—3人共同採購。
2、因行政人事部暫無庫房設置，與各部門屬於異地入庫。由各部門主任按照採購清單代爲驗收確認入庫，視同從行政人事部集中批量領用。
3、行政人事部行政人事主管隔日按照採購清單開具公司入庫單一式三份，一份交由行政人事主任簽字；一份交財務列帳，一份存檔。並同時開具出庫單一式三份，一份交領用人簽字；一份交財務記帳；一份存檔。爲單獨覈算成本費用，各部門採購辦公物資及勞保用品應單獨開具稅務發票。
4、各部門在提交次月辦公物資《申購單》（附表3）時，需同時提交當月《盤存表》（附表1）及《領用登記表》（附表2），均需由總經理一併審覈後，提交至公司行政人事部備案。
（二）採購工作流程
爲確保公司各部門辦公物資的正常使用和實際需要，以上辦公物資採購工作流程的時間節點遇假日順延，並以提倡節儉、合理使用和控制成本費用原則，公司各部門應當各盡其責，加強溝通和配合。
（三）庫房管理
1、公司行政人事部及各部門臨時設置的庫房應根據物資的易耗分類進行分類存放，應當保持庫存物品存放地點整齊、乾燥，併入櫃或入袋保存。
2、易碎、易燃、易爆、易揮發的物品應單獨設置盒、袋、櫃小心存放，周圍無明火、遠離熱源，配備滅火器，保持包裝完好。
3、吸水性強、易發潮、易發黴和易生鏽的物品存放時：應保持乾燥，儘量保持通風。
（四）物品領用
公司各部門在員工領用辦公物資時，應建立《領用登記表》（附表2）。
第一章、總則
第一條、爲規範xx有限公司(以下簡稱公司)材料採購和批價行爲,建立、健全監督制約機制,確保材料批價、採購能高質量、低成本、高效率進行,根據有關法律、法規,結合公司實際,制定本規定。
第二條、本規定適用於公司各開發項目的材料限價和採購業務。
第二章、材料採購的形式和範圍
第三條、根據項目實際情況,材料採購可採用公司採購、總承包單位採購兩種方式。
第四條、原則上除牆地磚、單元門、進戶門、防火門、鋁塑鋼門窗、開關插座、配電箱、衛生潔具、塗料、電梯、水泵、空調及其它所有設備由公司採購供應,其他材料均由總承包單位負責,並在編制招標文件和簽定合同時給予明確。通風材料、消防材料、智能化材料等在專業分包招標時一併確定。
第五條、由公司採購的材料、設備採用集中招標採購並根據項目需要供應;由總承包單位採購的材料採用項目部指定品牌並批價,總承包單位採購的方式。
第六條、對其它個別常用的可能影響使用功能的部分材料,由事業部通過招標選擇數家戰略合作供應商,在不同時期通過比價方式確定供應商.
第三章、公司採購材料的供應
第七條、項目部(公司)根據圖紙、公司的有關要求及自身項目的成本控制指標,對材料品牌、材質、型號、規格、進場時間和用量確認後,報公司由公司相關部門統一安排供應,材料供至現場後由項目部(公司)組織對材料進場規格、數量和質量等進行驗收。
第四章、總承包單位供應材料的限價和批價
第八條、職責分工
1、項目部(公司)根據圖紙和公司的有關要求負責項目材料品牌、材質、型號、規格和用量的確認、材料價格市場行情的調研和考察、材料價格的批覆。
2、計劃預算部負責材料的詢價和限價。
第九條、限價和批價程序
1、項目部(公司)專業工程師對總承包單位所申報的材料詢價表明細進行覈對審查,審覈材料的品牌、材質、型號、規格、用量等是否與圖紙設計及我方產品定位要求相吻合,審覈完畢後由項目經理簽字確認後報計劃預算部。
2、計劃預算部根據項目部所報明細進行市場調研和詢價,確定各種材料的最高限價並覈實所報明細計價單位是否與預算計算規則相一致。如某種材料價格市場變化較大,而又確實需要分批次供貨,則由計劃預算部每月發佈一次價格限價信息提供給各項目部。
3、項目部根據計劃預算部的限價,結合各自項目部對市場價格調查情況以及自身項目的成本控制指標,對材料價格進行批覆。如批價不高於限價,則由項目部自行批覆;如批價高於限價,則項目部需將情況報給計劃預算部,經批准後方可正式批價。
第十條、計劃預算部和各項目部均要安排專人(兩人以上)對材料、設備的市場行情進行廣泛而卓有成效的市場調研,並建立起材料、設備價格的信息庫,信息庫至少要包含:各種材料、設備各個時間段的價格情況;主要材料、設備在市場上主要的供貨商及其情況。所列各種材料供貨商均不應少於五家。
第十一條、各項目部應對項目上已使用的材料的供貨商進行評價,推薦有實力、信譽度好的供貨商進入項目管理部編制的合格供應商名錄。進入合格供應商名錄的在以後的項目上可不用對其進行考察。
第五章、附則
第十二條本辦法由xx負責解釋。
第十三條本辦法自頒佈之日起執行。
一．集中採購和管理的原則
.保衛物業部是全集團辦公用品和低值易耗品的採購與管理的主管部門，凡涉及辦公用品事宜均由保衛物業部負責。
.保衛物業部要設專人負責，加強管理，爲各單位提供質價相符的物品保證辦公需要。
.集團所屬各單位辦公用品以部室、門店爲單位設專人管理，並按照本辦法的要求，做好計劃編制、物品領用和保管工作，
.財審部負責覈算並制訂各單位的預算費用和考覈指標。
.人力資源部根據考覈指標對各單位實施考覈。
二、審批權限
購置辦公用品、維修配件等、元以下的由保衛物業部徵得板塊、門店、部室主管領導同意進行購置。元以上的一律寫書面請示，相關部室會籤後，報總經理審批。
三、辦公用品集中採購的範圍
辦公所需低值易耗品、辦公用品、電腦、電腦耗材、電腦零部件、飛機票、火車票、郵品、印刷品、牌匾、燈箱、工作服、汽油及集團範圍內組織各項活動所需物品等均屬集中採購範圍。
四、集中採購程序
.各部室、門店根據本部門的實際需要和經財審部覈定、總經理批准的費用預算指標，使用統一表格《物品領用計劃表》編制次月物品領用計劃，經主管部長審覈批准後，於每月日送達保衛物業部。
.保衛物業部根據各單位的申請計劃、預算指標、進行審覈彙總，並上報主管副總經理審批。
.保衛物業部根據領導批准的內容，對價值在萬元以上的成批大宗物品以招標的形式採購，其他零星物品採取貨比三家的形式實施集中採購。
.保衛物業部採購用品後，由各企業、機關各部室到保衛物業部一次性登記領用。
五、實施中注意事項
.計劃內採購須填制《物品領用計劃表》見附表
.購置計劃需註明序號、名稱、規格、單位、數量等並由主管部長、店長審覈簽字。
.各門店、機關各部室臨時急用和超預算需購置的辦公用品，需寫出書面請示，報總經理審批，由保衛物業部負責採購，或由保衛物業部委託該部門自行採購。
.書面請示需寫清楚原因、用途、價格、名稱、規格、單位、數量、金額等。
.電腦、耗材、零部件的申請，按照集團京東集辦字〔XX〕號執行。
.部分特殊專業用品原則上由保衛物業部購置，保衛物業部委託相關部門自行採購的，自採購後日內需到保衛物業部辦理相關登記報銷手續。
.各部部長、門店店長爲實物負責人。
六、具體要求
.各單位的計劃要依據實際需求和費用預算編制，不得虛做冒估超預算。
.按照先審批後購置的原則，未經審批購置的將不予報銷。
.當月計劃當月有效。本月未購置須次月重做計劃。
.各單位和個人對管理的物品不得挪做私用、避免浪費、損壞和丟失。
.保衛物業部採購所需用品時，須本着質優價廉的原則，經招標或審批同意，逐步建立資信度高的採購基地，建立互惠合作伙伴關係，長期合作。
本辦法適用於集團所屬各企業，機關各部室。
本辦法由保衛物業部負責解釋。
一、目的
爲確保非庫存物資及庫存物資的採購在供應、質量、服務及價格方面爲公司獲取最大利益以及最有效的成本節約，總裁辦作爲採購的主導部門特制定此採購管理政策。本政策將規範所有從公司外部採購的物品從採購到付款的全部過程。
二、適用範圍：
本管理規定適用於xx公司集團總部及各城市公司
三、採購範圍
實施採購的物品根據其用途及使用頻率進行以下分類：
1、日常辦公用品：指員工日常辦公所必需的低值物品。包括（紙張、筆記本、訂書釘、橡皮、塗改液、膠水/膠棒、大頭針、曲別針、複寫紙、口取紙、膠帶、筆芯、）低值非易耗品（文件夾、文件筐、筆筒、尺子、訂書器、打孔器、名片夾、計算器、剪刀、廢紙簍、膠帶託等）。
2、低值易耗品：硒鼓、墨盒
3、自動化辦公設備：包括電腦及外圍配件（移動硬盤、光驅等）、打印機、掃描儀、傳真機（屬固定資產範疇，詳見固定資產管理辦法）
4、爲進一步規範管理，集團取消對U盤的採購和發放，如有需要員工可自帶。
四、採購政策及採購流程
5、採購歸口管理：集團總裁辦及各城市公司綜合管理部負責物品的採購與日常管理。除特殊情況外，所有物品的採購需由採購實施部門來完成，集團總裁辦負責監督管理。
6、供應商：所有物品的採購應遵循“質量最佳、成本最低”的原則。採購實施部門負責對日常採購的物品供應商進行比價選擇，本着長期合作的目的與供應商簽訂長期合作協議，享受長期合作特價供應。
7、供應商的選擇：以半年爲週期，對供應商提供的商品進行質量、價格綜合評價後，與其重新簽約或重新選擇其他供應商。
8、文具發放標準：每人每月的文具採購標準不超過20元。部門超出每月標準時，將取消超出部分文具的採購。
第一章 總則
爲了進一步加強公司制度管理，健全企業採購管理制度，監督和控制不必要的開支，保證採購工作的正常化、規範化，特制定此制度。
第二章 採購原則
1.採購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。
2.採購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，並綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優選取。
3.一般日常辦公用品及其它消耗用品由財務部和行政後勤人員負責採購。
4.急用、小金額採購可以口頭向部門負責人、董事會領導彙報後先行購買，購回物品經行政人員驗收後再到財務部報銷。
5.採購時應儘量要求供應商開具發票，採購金額達500元以上（含500元）一律需出具發票。
第三章 採購程序
一、採購申請
1.採購前，採購經辦人依照所購物件的品名、規格、數量、需求日期及注意事項填寫“採購申請單”。
2.緊急採購時，可在“採購申請單”上註明“緊急採購”字樣，以便及時處理。
3.若撤銷採購，應立即通知財務部或行政後勤人員，以免造成不必要的損失。
二、採購流程
1.採購經辦人在“採購申請單”內需填寫所購物品的估算價格、數量和總金額。
2.各採購經辦人在採購之前必須把“採購申請單”交到財務部進行審覈，報總經理審批後，方能進行採購。
第四章 採購經辦人職責和行爲規範
一、採購經辦人職責
1.建立供應商資料與價格記錄。
2.詢價、比價、議價及定購作業。
3.所購物品的品質、數量異常的處理及交貨進度的控制。
4.做好每次的採購記錄及對帳工作。
二、採購經辦人行爲規範
1.採購經辦人應本着質優價廉的基本原則，經過多方詢價、議價、比價後填寫“採購申請單”。
2.採購經辦人應盡職盡責，不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反原則做出不適當行爲者，給予辭退，情節嚴重者提交公安機關處理。
第五章 附 則
一、各部門需要採購時，須按上述審批手續和流程採購執行。
二、本制度經董事會和總經理審批覈準後實施。
1.目的
爲保證企業設備維修保養,日常辦公事務及保潔工作的物資需要,提高採買工作的質量管理,特制定本管理規程。
2.範圍
各部門工作所需的辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品及工廠維護、維修所需的配件材料和生產所需設備、物資及配件等。
3.職責
3.1採買員負責對各類物資的採購工作。
3.2總經理負責需採購物資的複審工作。
4.程序
4.1根據各部門月請購所需常規或急購物資填列的請購單的品名、數量、規格、型號等,及時與相關的業務單位聯繫,落實物資和價格後,反饋財務部主管初審後,報總經理批示後領取支票及時組織物品的購入,物資到位後,及時通知有關部門領用,並認真填寫領用單。
4.2對急購物品,要按使用部門要求的時間及時採購(特殊情況可以先購後批),確保企業設備的正常運轉。
4.3對一些規格、型號強的特殊配件和購買,可委派相關人員共同外出購買,以便確認規格、型號、鑑別質量。
4.4嚴格按照《合格採購商名冊》(財務部備案)選擇採購渠道,不得擅自變更;凡擅自變更者,將被調整崗位,並承擔由此所造成的經濟損失,並處於十倍罰款。
4.5對一些單一品種物資的選擇,也要本着質量好、價格合理、服務優良的原則,簽訂供物意向,以保證長期穩定的關係。
4.6對常規物品儘可能參照週期使用需求量,做到計劃購買,防止庫存積壓。
4.7對一些大宗物資要索取“三包”手續,簽訂三包條款以保證包修退換的執行,必要時留10%尾款。
4.8對大宗物資的採購,必須由二人操作,從詢價到落實,從質量到價格均由二人共同負責。
4.9採買員要負責對物資使用隨時回訪,瞭解物資的使用情況,質量是否合格、優良,如發現質量問題,及時與供貨方聯繫退換,對不守信譽、質量無保證的渠道,不再合作。
4.10爲提高資金利用率,便於質量低劣物品的退換,對採購的物品儘可能採取延期付款的方式來制約。
4.11勞資部庫管員及物品使用者要對物資質量把關,對不合格物品的退換起監督作用。
4.12採買員要及時報帳,覈銷物品採買的手續,不許拖拉壓票影響財務部結帳;最長週期不允許超過兩週。
4.13對採購工作要有高度的責任感和事業心,對所分配的採買任務要認真負責、吃苦耐勞,提高工作效率,當日的工作當日完成,不拖拉,不借外出購物辦私事,否則一經發現嚴肅處理。
4.14採買員要刻苦鑽研有關業務知識,全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規格型號等,分析掌握市場行情,做到心中有數、業務熟練。
4.15採買員要認真填報《物資結算統計表》,具體的由財務提供。
4.16樹立敬業愛崗精神,遵守財務紀律,對所購進物品的質量、數量、價格等認真負責。
4.17杜絕損公肥私、中飽私囊,對營私舞弊、收受回扣或工作不負責任造成重大失誤、經濟損失者,由當事人悉賠,並處於十倍罰款,同時申報人資行政部立即開除。
5.監督執行爲財務部和人資行政部,各部門部長協助監督執行。
一、釋義
（一）採購物資的分類
本制度所指採購物資分爲三類：
A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。
B類，包括設備、潤滑油、備品備件、工器具等。
C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。
除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定。
（二）與採購物資管理相關聯的二級單位的分類
1、需求使用單位
2、主管部門
3、採購部門
（三）物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃
2、緊急物資需求計劃
（四）採購的方式分類
1、招標採購
2、固定廠商、長期報價採購
3、即時詢價採購
（五）採購部門和計劃部門的劃分
1、A類、B類物資的計劃部門分別爲生產部、設備部，採購部門爲供應部。
2、C類物資的計劃部門是生產部，採購部門爲供應部。
（六）採購物資付款方式分爲
1、預付部分款項。
2、貨到憑發票報銷付款。
3、貨到後分期付款。
4、貨到延期付款。
5、以上方式的結合。
二、職責
（一）公司供應領導小組負責
1、審議批准《採購物資詢議價報告表》。
2、審議決定採取公開招標方式的採購事項。
（二）總經理負責
1、採購合同的批准、簽訂。
2、《物資採購審批表》的批准。
3、採購付款的批准。
（三）生產副經理負責
1、A、B、C類物資需求（採購）的批准。
2、公司首次更新或首次採用的生產各類採購物資的技術性能的確定、批准，及其《採購物資推薦廠家審批表》的批准。
（四）經營副經理負責
1、《物資採購審批表》的審覈。
2、長期物資供應廠家的選定。
3、物資招標工作的組織。
（五）總會計師負責
採購付款的審覈。
（六）綜合辦公室負責
採購合同的審查。
（七）供應部負責
1、負責填寫《物資採購審批表》、《採購物資詢議價報告表》。
2、負責採購A、B、C類採購物資。
（八）生產部、設備部負責
1、A、B、C類物資需求（採購）計劃的審覈。
2、A、B、C類採購物資的入庫檢驗或驗證。
（九）各二級單位負責
1、提報物資需求（採購）計劃。
2、參加物資領導小組會議，審議採購工作相關事宜。
三、程序
（一）物資需求計劃及發放程序
1、需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計劃》。對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。
2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經本單位負責人審覈，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。
3、供應部根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。
（1）庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。
（2）庫存數量不足的，執行《物資採購審批程序》後發放。
（3）庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程序》。
（二）物資採購審批程序
供應部根據按照《物資需求及發放程序》彙總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（採購）計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經供應部部長審查，經營副經理審覈，總經理批准後實施《物資採購實施程序》。
（三）物資採購實施程序
1、物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》，先覈對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。
2、對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。
3、採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長審覈後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序各級審批後再進行採購。
4、召開採購領導小組會議審議批准。
（四）採購物資驗收入庫工作程序
1、採購物資到廠後，市場營銷科提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。
2、檢驗或驗證合格後，由市場營銷科採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。
（五）採購物資付款工作程序
1、採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師審覈，總經理批准後辦理預付款手續。
2、採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總會計師審覈，總經理批准後辦理報銷付款手續。
四、規定與標準
（一）物資需求（採購）信息傳遞規定
1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”爲目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要採購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。
3、對於採購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。
4、凡採購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。
5、若廠商報價的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管審覈後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。
6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出規定
1、採購物資到廠後，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規範和明確。
4、各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續。
（四）採購物資付款規定
下列情況財務科應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
物資所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本着“節約、降本”的原則提報物資需求（採購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計劃的行爲進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。
（6）售後服務
對於採購物資，供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。
1）採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由物資供應部門負責聯繫。
2）對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由物資供應部門在規定時間內協調解決。
爲了進一步搞好醫療器械體外體外診斷試劑）產品質量，及時瞭解該產品的質量標準情況和進行復核，企業應及時向供貨單位索取供貨資質、產品標準等資料，並認真管理，特制定如下制度：
一、醫療器械採購：
1、醫療器械的採購必須嚴格貫徹執行《醫療器械監督管理條例》、《經濟合同法》、《產品質量法》等有關法律法規和政策，合法經營。、
2、堅持“按需進貨、擇優採購”的原則，注重醫療器械採購的時效性和合理性，做到質量優、費用省、供應及時，結構合理。
3、企業在採購前應當審覈供貨者的合法資格、所購入醫療器械的合法性並獲取加蓋供貨者公章的相關證明文件或者複印件，包括：
（1）營業執照；
（2）醫療器械生產或者經營的許可證或者備案憑證；
（3）醫療器械註冊證或者備案憑證；
（4）銷售人員身份證複印件，加蓋本企業公章的授權書原件。授權書應當載明授權銷售的品種、地域、期限，註明銷售人員的身份證號碼。
必要時，企業可以派員對供貨者進行現場覈查，對供貨者質量管理情況進行評價。
如發現供貨方存在違法違規經營行爲時，應當及時向企業所在地食品藥品監督管理部門報告。
4、企業應當與供貨者簽署採購合同或者協議，明確醫療器械的名稱、規格（型號）、註冊證號或者備案憑證編號、生產企業、供貨者、數量、單價、金額等。
5、企業應當在採購合同或者協議中，與供貨者約定質量責任和售後服務責任，以保證醫療器械售後的安全使用。
6、企業在採購醫療器械時，應當建立採購記錄。記錄應當列明醫療器械的名稱、規格（型號）、註冊證號或者備案憑證編號、單位、數量、單價、金額、供貨者、購貨日期等。
7、首營企業和首營品種按本公司醫療器械首營企業和首營品種質量審覈制度執行。
8、每年年底對供貨單位的質量進行評估，並保留評估記錄。
二、醫療器械收貨：
1、企業收貨人員在接收醫療器械時，應當覈實運輸方式及產品是否符合要求，並對照相關採購記錄和隨貨同行單與到貨的醫療器械進行覈對。交貨和收貨雙方應當對交運情況當場簽字確認。對不符合要求的貨品應當立即報告質量負責人並拒收。
2、隨貨同行單應當包括供貨者、生產企業及生產企業許可證號（或者備案憑證編號）、醫療器械的名稱、規格（型號）、註冊證號或者備案憑證編號、生產批號或者序列號、數量、儲運條件、收貨單位、收貨地址、發貨日期等內容，並加蓋供貨者出庫印章。
3、收貨人員對符合收貨要求的醫療器械，應當按品種特性要求放於相應待驗區域，或者設置狀態標示，並通知驗收人員進行驗收。需要冷藏、冷凍的醫療器械應當在冷庫內待驗。
三、醫療器械驗收：
1、公司須設專職質量驗收員，人員應經專業或崗位培訓，經培訓考試合格後，執證上崗。
2、驗收人員應根據《醫療器械監督管理條例》、《醫療器械經營許可證管理辦法》等有關法規的規定辦理。對照商品和送貨憑證，對醫療器械的外觀、包裝、標籤以及合格證明文件等進行檢查、覈對，並做好“醫療器械驗收記錄”，包括醫療器械的名稱、規格（型號）、註冊證號或者備案憑證編號、生產批號或者序列號、生產日期、滅菌批號和有效期（或者失效期）、生產企業、供貨者、到貨數量、到貨日期、驗收合格數量、驗收結果等內容。醫療器械入庫驗收記錄必須保存至超過有效期或保質期滿後2年，但不得低於5年；
3、驗收記錄上應當標記驗收人員姓名和驗收日期。驗收不合格的還應當註明不合格事項及處置措施。
4、對需要冷藏、冷凍的醫療器械進行驗收時，應當對其運輸方式及運輸過程的溫度記錄、運輸時間、到貨溫度等質量控制狀況進行重點檢查並記錄，不符合溫度要求的應當拒收。
5、驗收首營品種應有首批到貨同批號的醫療器械出廠質量檢驗合格報告單。
6、外包裝上應標明生產許可證號及產品註冊證號；包裝箱內沒有合格證的醫療器械一律不得收貨。
7、對與驗收內容不相符的，驗收員有權拒收，填寫‘拒收通知單’，對質量有疑問的填寫‘質量複檢通知單’，報告質量管理部處理，質量管理部進行確認，必要的時候送相關的檢測部門進行檢測；確認爲內在質量不合格的按照不合格醫療器械管理制度進行處理，爲外在質量不合格的由質量管理部通知採購部門與供貨單位聯繫退換貨事宜。
8、對銷貨退回的醫療器械，要逐批驗收，合格後放入合格品區，並做好退回驗收記錄。
質量有疑問的應抽樣送檢。
9、入庫商品應先入待驗區，待驗品未經驗收不得取消待驗入庫，更不得銷售。
10、入庫時注意有效期，一般情況下有效期不足六個月的不得入庫。
11、經檢查不符合質量標準及有疑問的醫療器械，應單獨存放，作好標記。並立即書面通知業務和質量管理部進行處理。未作出決定性處理意見之前，不得取消標記，更不得銷售。
12、驗收合格後方可入合格品庫（區），對貨單不符，質量異常，包裝不牢固，標示模糊或有其他問題的驗收不合格醫療器械要放入不合格品庫（區），並與業務和質量管理部門聯繫作退廠或報廢處理。
附：1、醫療器械產品註冊證
2、企業工商營業執照
3、購銷合同（記錄）
4、醫療器械產品技術要求（質量標準）複印件材料（並蓋章爲準）。
5、醫療器械驗收記錄。
6、隨貨同行單
7、拒收通知單
8、質量複檢通知單
1．1制定目的:爲確保採購交期管理更爲順暢，特制定本制度。
1．2適用範圍:本公司採購之物料的交期管理，除另有規定外，需依本制度執行。
（1）採購部負責本規章制定、修改、廢止之起草工作。
（2）供應鏈副總經理負責本規章制定、修改、廢止之核準。
預防欠料及欠料跟進管理是採購的重點工作之一，同時也是爲了確保採購交期，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產所必需的物料，以保障生產並達成合理生產成本之目標。
（3）由於效率受影響，需要增加工作時間，導致製造費用的增加。
（4）由於物料交期延誤，採取替代品導致成本增加或品質降低。
（5）交期延誤，導致客戶減少或取消訂單，從而導致採購物料之囤積和其他損失。
（6）交期延誤，導致採購、運輸、檢驗之成本增加。
（7）斷料頻繁，易導致互相配合的各部門人員士氣受挫。
1.1採購部將請購、採購、供應商生產、運輸及進料驗收等作業所需的時間予以事先規劃確定，作爲各部門的參照依據。
1.2由電子、包材採購工程師負責收集各類原材料L/T，並綜合比較覈實各類材料L/T的合理性，最終彙總發出，交由PMC部門下單組輸入EPR進行下單系統參數維護。
1.3由PMC部門負責收集和制定風險、重點核心的按單及按預測採購的物料。見<預防欠料清單>
2.1預先明確交期及數量，大訂單可採用分批交貨方式進行。
2.3每週三由PMC負責跑出齊套分析，週四轉發採購，由採購根據齊套分析產生的三週交貨計劃，依據不同材料對應的不同供應商，分別發給相關供應商三週交貨計劃，並在一天內要求各供應商確認答覆交貨時間，最後由對應採購工程師彙總回覆PMC實際可交貨時間，藉此每週滾動更新，確保相關供應商清楚所供之材料具體的交貨時間及數量並依次提前備料生產。
（3）每月、每週供應商（風險、重點核心的按單及按預測採購的物料）產能分析和負荷分析
3.1每月、每週供應商產能分析和負荷分析展開和執行見附頁《供應商產能分析和負荷分析制定》
3.3採購工程師需嚴格按招標份額進行訂單分配，與此同時應充分同相關供應商進行溝通或者現場稽覈，事先了解供應商的產能配備情況，若其產能配備確實不能滿足當前分配份額額度的正常供應，或者品質亦無法保證的情況下，需及時填寫招標份額調整表，申請份額切換。
（4）請部分供應商提供生產進度計劃及交貨計劃,確保預防欠料
4.1採購工程師根據<預防欠料清單>向PMC提前三天確認交貨計劃是否欠料。儘早瞭解供應商之瓶頸與供應能力，便於採取對策。
4.2當執行急單或者預計存在風險的訂單時，採購工程師應在供應商訂單執行開始生產的同時要求供應商自主提供生產進度計劃及交貨計劃，並以此同PMC要求交貨計劃進行覈實對比，若不能滿足，則需立即同供應商進行協商，調整配置以滿足客戶交貨要求爲先，若可以滿足，則依據此計劃時間節點進行監督並敦促供應商嚴格執行。
5.1採購人員應儘量多聯繫其他物料提供來源，以確保應急。
5.2工程部定期發出全部獨供材料列表，由供管部作爲窗口提供推薦替代物料（採購部有優選之替代物料亦可推薦），並由器件工程部主導替代物料的承認，最終加入BOM。
（1）交期確定後計劃員開始實施對交期執行情況跟蹤確認，採購工程師根據每週齊套分析回覆的《採購欠料復期表》，重點標示出不能符合要求以及存在交貨風險的材料列表形成《採購物料跟蹤管控表.》，每日對錶中材料一一進行跟催及確認最新生產進度狀況，並根據變化情況不斷更新《採購物料跟蹤管控表》。確保提前掌控風險。採購工程師在訂單執行過程中應保持同相關供應商的溝通，對於供應商反饋的異常必須在第一時間給予協助處理，包括技術支援、品質輔導等。
（2）交期，規格及數量變更的及時聯絡與通知以確保維護供應商的利益，配合本公司之需求。
當交貨計劃有變更時應第一時間以郵件以及電話的方式務必通知到相關供應商，確保不能因交貨計劃變更未及時知會供應商而造成的產品呆滯。在途呆滯應牽頭協調供應商及公司呆滯處理小組處理善後問題。
(3)供應商交期管理方法：根據不同供應商或不同輕重緩急情況用不同跟進方法
3.1計劃審覈法：根據供應商對訂單交期回覆結果和對供應商交貨計劃的確認來跟蹤交貨情況。此方法適應於組織架構完善、管理水平比較高、供貨質量穩定、交期業績評爲A級以及長期合作的重要供應商。
3.2生產會議逼迫法：對於訂單批量比較大且分批交貨，存在採購風險，採購週期比較長，並且是重點保障的客戶產品的物料，採取定期例會與供應商及相關部門會議研討的方式，審批分批交貨計劃，要求供應商重點確保的方法。
3.3實績管理法：根據供應商對下達訂單回覆結果，通過每月或每週考覈供應商按期交貨的方法。此方法適應於重要供應商、戰略供應商、有自我管理目標的供應商。
3.4盯人逼迫法：在供應商交期延誤或即將延誤，採購員直接安排供應商生產現場作業計劃或到供應商處現場跟蹤供應商的生產、檢驗、發貨等情況，並要求供應商提供每天的生產報表，確保供應商的生產情況在監控之中，以保證按時交貨的方法。此方法適應於供應商管理混亂，組織架構不完整，訂單混亂，新供應商新訂單，有風險的訂單或緊急插單等情況。
3.5分批採購法：爲了迴避採購風險，將一個大的採購訂單分解成若干小訂單來採購的方法。要求按公司生產時間交貨。此方法適應於新供應商、價格波動較大的物料採購。控制供應商物資停留在公司時間從而減低庫存。
3.6量購批入法：下一個大訂單給供應商，然後根據生產時間和定量需要分批購入，並由供應商直接送貨到生產線，然後，按照送貨量入庫結算。此方法適應於長期穩定合作的`供應商和戰略供應商。或物資價值不高的，個體不大，按庫存採購的合作供應商
3.7異狀報告法：要求供應商在一定時間段前（按照生產計劃鎖定的計劃時間），對可能出現的延遲交貨，質量異常以及人員、資源短缺等情況進行8D報告的方法。此方法適應於所有出現異常的供應商。對於管理鬆散、計劃性不強、頻髮質量問題的供應商和資金實力較弱的供應商尤其要關注。
3.8責任賠償法：根據合同、物流協議、質量協議約定，對於交期延誤、因供應商原因產生高額運費，以及因質量問題影響交貨數量不足等情況，而影響生產計劃的有效落實時，對供應商實施經濟上索賠的方法。此方法適應於所有負有責任的供應商。
3.9進度表監控法：爲了確保供應商按期交貨，對預測到可能存在潛在交期風險的供應商實施審批分交貨計劃。生產計劃，生產進度表監控的方法進行管理的方法。此方法適應於外協或外發供應商，風險供應商、新供應商、老供應商新產品以及重要的二級供應商。
3.10預警法:對於首家供應商或重要客戶指定供應商交貨實施重點跟蹤，要求供應商定期在交貨前（例如3—5天）向客戶提示的方法。
及時安排技術、品管人員對供應商進行指導，必要時可以考慮到供應商處進行驗貨，以降低因進料檢驗不合格導致斷料發生之情形。
依供應商績效考覈辦法進行考覈，將交期的考覈列爲重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。
針對供應商交期延遲的案例，採購工程師及時組織供應商進行檢討，並以8D報告格式要求供應商進行原因分析及提出改善對策。
依供應商考覈結果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供應商，或減少其訂單。
針對交貨極差之供應商，屢教不改者採購工程師可填寫“招標份額調整申請單”，減少其訂單份額，經供管部綜合考覈，符合淘汰條件的，及時淘汰更換此供應商。
必要時加重違約的懲罰力度，並對優良廠商予以適當之回饋。
對於交貨配合良好之供應商，在每次招標份額分配中，應重點考慮交期表現並給予其適當訂單份額傾斜，對於違約或交期表現較差供應商，減少份額分配，並在實際交貨案例中，如出現實質性的影響生產並造成停線，統計損失折算相應金額並向供應商索賠。
1目的
對於採購過程進行控制，以保證供應方提供的產品滿足本公司規定的要求。
2適用範圍
適用於採購產品的質量控制
3職責
3.1公司負責對供應方的評價和採購的實施。
3.2品管部負責對採購產品進行質量驗證。
3.3相關部門參與對供應方的評價。
3.4總經理負責合格供應方名單、採購計劃和訂貨合同的審批。
4採購程序
4.1採購產品的分類：採購產品依據其對過程的最終產品的影響程序分爲二類：
a類：指直接影響最終產品關鍵質量特性（安全衛生特性）的外購、外協產品，
如：原料淡水魚、輔料等：
b類：指影響最終產品一般質量特性的外購、外協產品，如：商標紙、塑料袋等；
4.2供應方的選擇的評定
4.2.1對供應方的要求
a)供應符合質量要求的產品，質量長期穩定；
b)交貨及時，符合合同要求；
c）發貨數量準確；
d）價格經濟合理；
e）提供認真負責、及時的服務
根據這一要求，公司優先從已有供貨關係的廠家中進行初選，如不能滿足有關要求時再選擇新的供應方。
4.2.2對供應方的評價方法：
a類產品供應方的評價
供應方如已有供貨關係，則先由公司辦公室會同品管部、生產部，分別對供應方所提供產品的質量情況和使用情況作出評價，並提供供應方質量及使用情況的彙總材料作爲評價的依據，最後由總經理作出評價結論。
如初選的是新供應方，則應對其產品進行抽樣檢驗和試用，根據檢驗和試用結果。再對其進行評價。
供應概況可以函調或現場考察，如瞭解，公司辦公室可以由直接填寫。
b類產品的供應方的評價：
對向本公司提供一般產品的供應方，由公司供銷科直接作出評價。如初選的是新供應方，則應對其產品進行試用，根據試用結果，再對其進行評價。
對已調查評價，且具備合格供應方條件的供貨廠家，由採購部編制《合格供應方名錄》。經廠長批准後，供採購時使用。
4.2.3對合格供應方的控制
爲確保採購產品質量持續地符合規定的要求，應對合格供應方採取必要的控制措施，方法如下：
a）由公司負責建立合格供應方檔案、檔案中包括：供應方調查評價記錄；供應方供貨質量及使用情況記錄；供應方產品質量問題處置記錄；
b）當供應方產品經檢驗或驗證不合格時，倉庫應對該批產品進行標識、隔離，並由品質部通知公司辦公室，對不合格品進行處理。
c)對供貨質量管理下降的供應方，品質部簽署意見後交供應方，並要求其採取糾正措施，限期整改。對不重視質量和信譽，連續出現不合格，而又不進行改進的供應方，由公司辦公室報總經理批准，取消其合格應方資格。
4.3採購實施
4.3.1公司辦公室根據銷售計劃、實際庫存量、採購產品技術要求制定採購計劃，經總經理同意後實施採購。
4.3.2採購產品必須明確採購產品的技術和質量要求，還包括對供應方的質量保證要求，即：
a)採購產品的名稱、型號、規格和其他要求；b)表明產品技術，質量要求和驗收所依據的標準的適用版本。c)質量保證標準的名稱和適用版本。
4.3.3採購產品時是否需要簽訂採購合同，視具體情況而定，如不需簽訂採購合同，則應以採購計劃作爲採購的依據。
4.3.4當生產需要，在合格供應方處不能及時採購到的情況下，經總經理批准後，由公司辦公室實施臨時採購。
4.4採購產品的驗證
4.4.1a類採購產品由品管部驗證合格後入倉庫，b類產品直接由倉庫管理員查覈接收的產品是否與採購文件要求相符，如有不符，由採購部與供應方聯繫處理。
4.4.2本公司可以在供應方的貨源處對採購的產品進行驗證，其驗證的安排及產品放行方式應按合同中的規定執行。
4.4.3當顧客有要求並在合同規定時，本公司的客戶或其代表有權在供應方或本公司處對供應方產品是否符合規定要求進行驗證。但本公司不能把客戶的驗證用作供應方對質量進行了有效控制的依據，也不能免除本公司提供可接收產品的責任和排除其後顧客的拒收。
4.5採購物品的入庫、儲存、出庫管理，按《倉庫管理制度》執行。
1、總則
1.1目的
爲了規範公司各類採購行爲，明確公司各部門在採購活動中的職責分工，加強對採購活動的有效管理，保證公司採購活動遵守國家法律、法規和公司管理政策，保證採購質量，提高採購效率，降低採購成本，爭取公司的綜合最佳效益，特制定本制度。
1.2依據
本制度依據《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國合同法》等有關法律法規及公司相關管理政策等制定。
1.3適用範圍
固定資產採購、低值易耗品採購、接待物品、大型辦公設備採購與維修等。
1.4基本原則
(1)公司所有員工在進行合同與採購活動中應嚴格遵守本規定及公司有關政策、程序、制度，採購活動應儘量實現充分競爭，遵循公開、公平、公正和誠信原則，保證採購質量，努力降低成本；
(2)參與採購的相關人員應客觀公正地履行職責，遵守職業道德，保守公司商業祕密，廉潔奉公；
(3)各部門須嚴格在批准的年度採購預算範圍內，制定詳細周密項目採購計劃。過程進行不得以緊急採購或其他原因爲由，或將項目化整爲零，繞過必要的審批或迴避競爭性採購方式。對處於關鍵路徑上的突發性緊急採購，按緊急採購程序處理；
(4)公司所有采購不得由一個人單獨完成採購全過程，雙人制採購；
(5)採購應當優先採購低耗能、低污染、通過環境管理體系認證企業的貨物、工程和服務；
(6)採購和合同管理工作應做到有章可循、有人負責、有人檢查、有據可查。每項採購和合同管理過程均需有完整的文件和記錄。
1.5採購權限
(1)採購金額超過10000元，採購招標委員參與見證招評標全過程。由採購祕書組織相關採購招標委員會成員參會進行討論，討論議題形成會議紀要以留備檔；
(2)行政部採購人員負責公司日常1萬元以下物品採購。
注：其他非採購組成員購買公司或高管所需物品，請遵守公司財務部報銷制度。由行政部經理審覈並負責完成報銷流程，非採購組成員不可走購買物品報銷流程；
(3)1萬元以上10萬元以下參與人員增加分管副總、審計部負責人、財務負責人或財務主管、採購物品及設備的負責人及經辦人；
(4)10萬元以上採購招標委員會成員，必須參加人：分管副總、高管以外的其他委員、高管參加人數不低於三人(含)。
2、職責和分工
合同採購過程中各職能部門應按分工履行應盡的職責，使公司相關政策與程序得到有效執行，同時也應強調職能部門之間的團隊協作，以取得在總體上的最佳效益。
2.1行政部的職責
(1)根據批准的採購計劃，牽頭組織並實施採購，包括負責組織資格評審、招標、評標和合同簽訂，負責完成採購流程並同相關部門完成驗收入庫；
(2)牽頭組織招標文本的統稿及審覈；負責在合同簽訂前牽頭對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查；
(3)若採購合同履行過程中發生爭議、仲裁和訴訟等法律事務，必要時向公司法律顧問進行諮詢；
(4)負責組織合同談判；辦理支付申請；負責合同結算；負責合同執行情況的總結和分析，歸檔合同文件；建立並維護與公司採購相關的信息系統；
(5)負責臨時採購或緊急採購的具體實施。
2.2相關歸口部門/技術部門/使用部門的職責
（1）編制年度各項採購預算，對超出預算的採購，提出預算變更申請；
（2）提出採購流程申請，確定採購物項和服務的質保等級，跟蹤流程審批；
（3）提供潛在供應商信息；
（4）參加對潛在供應商的資格評審；
（5）組織編寫招標文本和合同文本的內容；
（6）參與商務談判；
（7）負責採購的驗收。
2.3財務部的職責
根據國家相關法律法規及合同的規定，審覈支付所需文件、票據的有效性、合法性，辦理相關支付手續。
負責發票、交付款、尾款處理、驗收入庫等事項。
2.4審計部的職責
對採購和合同管理活動的真實性、合規性以及效益性進行獨立監督和評價；其中包括：監督一定金額以上採購項目的招評標過程，審覈其合同推薦書；根據需要，對採購項目的招評標過程及合同管理進行不定期的監督和評價。
負責整個採購流程的合理性、合規性、合法性，保證採購項目的最優化。
2.5法務部的職責
負責在合同簽訂前對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查，處理合同爭議、仲裁和訴訟等法律事務。
3、供應商及採購合同管理
3.1供應商的資質審查
行政部招標採購人員負責組織供應商資格審查，從資質、信用、技術能力、財務狀況、安全質保等方面進行審查；資格審查報告應經參加審查的全體成員簽字，報授權人批准。
3.2投標人選擇
推薦投標人時應首先從供應商庫內選取；如需選擇供應商庫以外的供應商作爲投標人，由行政部負責進行資格審查，審查合格後按照招標流程進行招標。
3.3供應商庫的建立
行政部建立《供應商庫》，持續改進並完善。
3.4供應商庫的維護
行政部負責補充、複審和更新供應商庫，並組織對供應商合同執行情況進行評價，將評價意見列入供應商庫。
3.5合同文本
行政部提供合同文本，報法務部審覈。行政部建立採購合同檔案，填制《合同臺賬》，以留存備查。
4、採購管理
4.1採購申請審批流程
所有采購申請均需走OA流程審批；
各部門應根據需求分類別填寫相關採購物品申請表，申請獲批准後的執行應嚴格控制，原採購項目範圍如有變化，應補充審批並說明原因。
4.2採購方式
採購方式包括競爭性採購和非競爭性採購，非競爭性採購應嚴格控制。競爭性採購包括競爭性談判（一般不涉及）、詢價採購；非競爭性採購包括議標、緊急採購和特殊物品採購。
競爭性談判：指通過與兩家或兩家以上潛在供應商談判的方式確定供應商，適用於技術複雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的採購項目。
詢價：指同時向三家或三家以上的潛在供應商進行書面詢價，潛在供應商一次報出不得更改的價格條件後，選擇價格最低或價格條件最優者爲供應商。適用於採購標的規格標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的採購項目。
議標：指與獨家供應商進行談判的採購方式。
緊急採購：指公司在發生不可預見事件或突發事件時進行的採購。緊急採購應事先申請，經授權人批准後實施，事後應按相關規定補辦審批手續
特殊物品採購：指由於特殊要求產生的指定性的採購。申請部門填寫《特殊物品採購申請表》，申請獲批准後採購人員方可實施採購。
4.3採購方式的選擇
採購方式由招標採購委員會提出建議，報主管領導批准。
對於採購金額大於10000元（含10000元）的採購項目，應採用競爭性採購方式；
對於採購金額小於10000元的採購項目，可採用非競爭性採購方式中的議標採購方式；
低值易耗品、辦公設備等常用物資的採購需與之前通過競爭性採購確定的供應商簽訂年度固定單價合同，由其統一供應。年度內凡屬低值易耗品、辦公設備等常用物資（含零星物資採購），不再單獨向其它供應商採購。
特殊情況經（副)總裁批准可不受採購金額限制採用非競爭性採購方式進行採購。
4.4競爭性採購
對於競爭性採購的項目，採購金額大於10000元，審計部門或招標委員會（暫無）介入監督。小於10000元的採購，由行政部根據採購流程實施採購。
競爭性採購流程包括採購計劃申報、詢價、採購、請款、發票、入庫、出庫、盤點。
4.4.1採購計劃申報
各部門通過OA辦公自動化系統進行採購申報，流程審批通過後形成OA單據，採購人員根據單據內容覈對庫存情況後執行採購。 4.4.2詢價
採購人員根據採購計劃向潛在不少於3家供應商發出詢價單，詢價單中列出供應商名稱，物資名稱、型號、報價及交付日期等。物資採購員對其進行評估後，形成綜合評價書面文檔《採購方案對比表》，交由行政部經理，由主管副總裁及相關部門對其決定取捨。
4.4.3採購
採購人員根據詢價情況，組織與其中標單位簽訂合同，合同審批表送達相關部門逐級審覈，常務副總裁審覈同意後進行採購。由物資驗收員驗收合格後由倉庫管理人員審覈。
4.4.4付款
根據合同約定填寫合同付款審批表。如爲分次付款，申請人在申請時需明確前期付款金額，本次付款節點及金額。
4.4.5發票、收款收據
供應商出具發票並提供相關收據後執行付款。若有合同，在簽訂合同時可約定發票的提供時點及發票的類別是增值稅專用發票還是普通發票。如果合同中未予約定，基於對公司有利的原則，應儘量讓對方開具增值稅專用發票。特殊情況下，如對方無法開具發票，需對方開具相關收據後，先執行付款後，由採購人員另行找尋替代替票，報銷時需要提供由主管副總簽字同意的書面說明。
4.4.6入庫、出庫、盤點
貨品送達後辦理驗收、入庫、出庫、盤點等相關程序。貨物在驗收入庫、使用出庫、期末盤點時需遵循《辦公用品領取及歸還管理辦法》、《固定資產管理制度》等具體管理要求執行。
4.5非競爭性採購
4.5.1非競爭性採購主要是議標採購，指與獨家供應商進行議標採購的方式，議標應嚴格控制。
4.5.2如確實無法進行競爭性採購或有足夠的理由說明議標對公司最爲有利且滿足下列條件之一的，可採取議標採購：
(1)曾在該供應商處採購了貨物、設備、技術或服務，出於標準化的考慮，或因需要與現有的貨物、設備、技術或服務配套，並考慮到原先的採購能有效滿足需要，且與目前的市場價格相比，採購價格合理，而不宜另選其他貨物或服務來予以代替，可繼續向原供應商採購；
(2)因某些特殊原因。
4.6緊急採購
在特殊情況下或者高管緊急需要時可直接採取緊急採購的方式，緊急採購事後應補齊採購手續。若採購流程需要的單據和相關報銷手續沒有補齊，財務部不予報銷。
5、評標
5.1評標原則：所有采購項目採用合理最低價或綜合評分的評標原則。
5.2合理最低價評標原則是指能夠滿足招標內容的實質性要求，並且經評審的投標價格爲最低者中標。
5.3綜合評分評標原則是指能夠最大限度地滿足招標文件中的各項綜合評價標準，綜合得分最高者中標。
5.4對於技術含量不高且沒有質保等級的項目原則上採用合理最低價中標的評標原則。
6、定標與合同簽訂
6.1總裁、常務副總裁根據評標小組提出的書面報告和推薦的中標候選人確定中標人；如無書面說明，總裁、常務副總裁應當確定排名第一的中標候選人爲中標人。排名第一的中標候選人放棄中標、因不可抗力提出不能履行合同，或者招標文件規定應當提交履約保證金而在規定的期限內未能提交的，授權人可以確定排名第二的中標候選人爲中標人。
排名第二的中標候選人因前款規定的同樣原因不能簽訂合同的，授權人可以確定排名第三的中標候選人爲中標人；根據已審覈、批准的簽訂合同/訂單推薦書，商務部門方可向中標人發出中標通知書。此外，還應書面通知未中標的投標人，但僅限於通知它未中標事宜，不涉及其它事項和其它方的任何資料；爲規避風險，除由於商業慣例經內部批准外，必須要求中標人在合同簽訂前提供履約保證金。
6.2在領導選定候選中標單位順序後，具體執行部門當按照上述順序依次與候選中標單位就合同價格展開再次洽談，以爭取更有利的價格空間，相關部門需及時將洽談結果上報領導，以備領導決策。
6.3合同（協議）須由公司法定代表人或授權代表簽字，並視需要加蓋印章或合同專用章。
7、文件檔案整理
行政部採購人員每月末對當月採購進行紙質文件和電子臺賬整理，紙質文件以提供能說明本次採購原始金額的資料爲主，電子臺賬則據實統計採購物資名稱、數量、金額、事由、OA流水單號等主要信息，以備相關部門覈查。
8、相關記錄表單
《採購臺賬》
《供應商庫》
《合同臺賬》
《採購方案對比表》
9、招標採購小組人員名單如下：
採購組成員：金x（大連）、隋xx（大連）
採購招標委員會成員：侯xx、鮑x、衣x、王x
10、本制度自發布之日起實施
爲了更好地發揮倉庫對商品的調配功能，規範公司倉庫的商品管理程序，促進本公司倉庫的各項工作科學、安全、高效、有序、合理地運作，特制定本管理制度。
一、建帳
所有商品應按每一品種規格設置商品明細賬，所有商品的品名規格、數量、單價、金額、批號、有效期及存放區域均應在明細分類賬上作詳細的記錄。財務部門與倉庫所建賬簿及順序編號必須互相統一，相互一致。合格品、逾期失效品、報廢品、試用品等應分別建賬反映。
二、入庫
商品進庫時，倉庫管理員必須憑訂貨單、送貨單辦理入庫手續，根據實物填寫入庫單，入庫單應詳細登記品名規格、單位、數量、單價、金額、批號、有效期、經手人，並根據入庫單登記材料明細賬和存貨卡。入庫單一式三份，倉庫一份、供應部門二份(一份存根、一份在財務結算時與發票一同交財務)。
三、出庫
根據開具的各賣場送貨單發放商品，出庫單應登記編碼、品名規格、數量、單價、金額、批號、有效期、單位蓋章及送貨人、收貨單位及經手人、庫管，根據送貨單逐日逐筆登記商品明細賬。送貨人應在當日內把賣場簽收的回單交給財務，若有特殊情況可在第2天交回，若未按時交回，應追究相關人員責任。出庫單一式四份，倉庫一份，賣場二份(一份賣場存根、一份結賬時與財務覈對)，一份交財務。
四、必須嚴格倉庫管理規程進行日常操作，倉庫保管員對當日發生的業務必須及時登記入賬，做到日清日結，確保商品進出及結存數據的正確無誤。每日工作結束，應將當日發生的入庫單、領料單交財務部門
五、原則上按先進先出法發放商品。
六、盤存
每月中旬定期盤點(總庫和賣場)。盤點包括存貨數量和質量的檢查。庫存商品清查盤點中發現問題和差錯，應及時查明原因，並進行相應處理。如屬短缺及存在質量上的問題需處理的，應及時的用書面的形式向有關部門彙報，必須按審批程序經領導審覈批准後纔可處理，否則一律不準自行調整。
七、倉管員工作職責
1、準確地做好商品進出倉庫的賬務工作。
2、嚴格按照商品的驗收要求做好商品驗收工作。
3、不合訂購要求的商品堅決不予驗收。
4、認真做好倉庫月報、季報和年度報表。
5、認真做好倉庫商品的分類擺放和保管工作。
6、認真做好倉庫安全防範(做到防火、防盜、防潮)及衛生工作。
7、認真做好倉庫發貨工作，堅持發貨原則：先進倉的貨先發。
8、認真做好退貨工作。退貨原則：確認報廢、過期的商品要求及時通知採購員退回供貨商並報財務;賣場退回的商品及時回收倉庫保管。
9、認真做好各賣場的銷售監控工作，避免商品丟失。
10、有責任提出倉庫管理的合理建議。
11、認真配合各分銷商或賣場做好各類商品的收發及調貨工作。
第一章總則
第一條目的
爲加強公司規範化管理，規範採購工作，保障工程進度的正常持續進行，選擇合格的供應商（廠家）並對採購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的物料滿足施工的規定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。
第二條適用範圍
本辦法適用於公司各項目工程施工材料物料採購時，計劃審批的價格之審覈、訂購、驗收、付款結算等，除另有規定外，悉以制度處理。
第三條職責劃分
1、由採購員全面負責對各工程材料物料的採購工作；
2、由工程部經理對工程部材料清單和材料使用計劃計劃單的數量、要求進行詳細審覈把關；
3、由工程部對各類材料的質量、技術要求把關；
4、由採購員對該工程材料的數量、規格、價格控制把關。
第二章採購（計劃）審批
第一條採購計劃的制定
1、工程部應依據應根據圖紙、及實際需要制定《材料計劃單》和《用料計劃表》，確保材料規格、型號、數量無誤並簽字後報總經理進行審批；
2、總經理審批後，採購員依據工程部《材料計劃單》和《用料計劃表》制定《採購計劃表》報總經理審批，總經理審批後，由採購員執行採購計劃。
第二條選擇供應商
根據審批後的採購計劃，選擇合格的供應商，進行詢價、議價與項目技術人員技術溝通評選確定後，每種材料供應商不準少於三家，由部門領導審覈。
1、供應商的選擇可以通過互聯網、宣傳冊（合格供應商）廠家中選取；
2、長期報價採購，凡經常性使用，且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格。
第三條價格調查
1、已覈定的材料，必須經常分析瞭解或收集資料，作爲降低成本之依據；
2、已覈定之材料採購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明；
3、採購的數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商（廠家）適當降低單價；
第四條詢價、比價和議價
1、根據採購物料的品種、規格、標準、數量和交付期的不同，採購人員應選擇至少三家符合採購條件的供貨商作爲詢價對象；
2、採購人員根據過去採購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定採購目標價格；
3、在得到供應商的報價信息後，採購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面項目部技術人員進行覈對，以保證供應商提供的物料符合公司實際的採購要求，並對供應商所報的價格、交付期、售後服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優的供應商；
4、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，採購人員應送請購部門確認；
5、專用材料或用品，材料公司應會同使用部門共同詢價與議價；
6、對廠商的報價資料整理後，經辦人員應深入分析，以電話等聯絡方式向廠商議價。在公司規定的權限範圍內，採購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致；
7、對重大的物資採購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數不少於兩人。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，要求有兩個以上的部門派人蔘加。
第五條購前審批
採購員與供貨商初步溝通並完成詢價後，在《訂購匯簽單》上詳細填列以下事項，呈報負責相關部門領導審批：
1、詢價或議價結果及擬定“訂購供貨商”“交貨期限”與“報價有效期限”等；
2、註明與供貨商擬定的付款條件；
3、需與供貨商簽訂長期合同的，採購員應將草擬的《長期合同書》報相關部門領導審批。
第六條價格複覈與市場行情資料提供
1、採購員應調查主要材料的市場與行情，並建立供貨商資料，作爲採購及價格審覈的參考；
2、採購員應就公司工程部所提重要材料項，提供市場行情資料，作爲材料存量管理及核決價格的參考。
第七條訂購作業
採購人員接到經批准的“定購單”後，應與供應廠商進一步接觸，進行正式的質量、價格和後續服務談判。金額較大或批量採購的應到對方生產工廠進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現貨品質後，向對方明確訂貨意向，並送樣報驗，未通過報驗的材料不準採購。
第八條簽訂採購合同
1、在採購作業所需的全部條款與供應商達成一致後，採購員需填寫正式的採購合同，合同需要列明至少下列條款：
（1）供應商資料：包括名稱、地址、聯繫人、聯繫方式；
（2）採購物料的詳細描述：包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別註明；
（3）訂單所採購的數量/重量；單位包裝數量/重量；包裝件數；
（4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預付款；
（5）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量；
（6）付款方式；
（7）所需的質量證明（檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告單等）；
（8）質量保證條款：發生質量問題是進行退換或其他處理方法；
（9）運輸方式和銷售發票的要求。
2、採購單經部門經理審覈後，加蓋公司合同公章經對方簽章後生效。到供應廠商處現場採購的，由授權代理人簽字，對方簽章後生效；採購單一式兩份，雙方各保存一份。材料公司負責採購合同的傳閱會籤和各部門的存檔。
3、採購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。
4、發貨前要求供應商在“送貨單”上註明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。
5、若屬分批交貨者，採購人員應在“訂購單”上註明“分批交貨”以資識別。
6、長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行，應與供應商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應商，另需合同複印件四份分別交材料公司、覈算中心、財務中心及工程部存檔。
第九條緊急訂貨
採購人員接到主管經理以電話聯絡的緊急採購案件，應立即進行詢價、議價，迅速辦理。
第十條進度控制及事物聯繫
除一般採購作業方式外，材料公司可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：
1、集中計劃採購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理採購較爲有利者，可覈定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，材料公司定期集中辦理採購；
2、長期報價採購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，材料公司應事先選定廠商，擬定長期供應價格，呈准後通知各請購部門依需要提出請購。
第十一條退貨作業
對於檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”並見附有關的“材料檢驗報告表”呈主管籤認後，憑此異常材料出廠。
第三章驗收與付款
第一條貨物進廠驗收
1、貨物進場供應商交貨時，採購人員通知庫管員，實際清點件數或稱重，對貨物攜帶的有關證件進行驗證，經與採購清單或採購合同內容覈對相符後簽收，倉庫出具入庫單並由庫管員簽章入庫。如發現不符時，即通知材料公司會同處理；
2、對有專項質量要求的材料物資，通知工程部派質檢員驗收，驗收合格後由庫管出具入庫單並由庫管員簽字。
第二條付款結算
1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執行；
2、採購款項須按採購合同規定或採購單所約定的時間由材料公司統一支付；
3、付款申請由採購人員或被委託採購人員提出，申請付款應嚴格按照採購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據和對方發票，申請付款單上應註明預付款、已付款、餘款，按審批權限經相關負責人簽字後，方可辦理付款手續；
4、只有在出現以下情況時纔可由採購人員借款或墊款進行直接支付：
（1）緊急採購且不能及時辦理財務支付手續；
（2）在外埠採購且供應商要求立即付款時；
（3）在現場調試期間急需材料的採購；
（4）1000元以下的零星採購。
第三條進度控制及異常處理
1、材料公司應特別注意“採購單”註明的到貨時間要求，掌握到貨進度；
2、採購人員發現供貨方發貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯繫催交，對異常原因及時處理對策，匯通相關職能部門、分公司處理。
第四條質量評價
使用單位應就企業內所使用的材料質量予以關注，根據使用效果對材料質量提出評價，以利於進一步工作。
第四章附則
第一條參與採購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發揮互相監督的作用，確保企業的利益不受損害；
第二條參加採購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，並接受公司全體員工監督；
第三條超出本辦法的事項呈董事長覈准後實施；
第四條本辦法自公佈日期執行。
