在不斷進步的社會中，制度對人們來說越來越重要，制度是指一定的規格或法令禮俗。一般制度是怎麼制定的呢？以下是小編爲大家整理的公司採購管理制度，歡迎大家分享。
1.目的
爲保證企業設備維修保養,日常辦公事務及保潔工作的物資需要,提高採買工作的質量管理,特制定本管理規程。
2.範圍
各部門工作所需的辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品及工廠維護、維修所需的配件材料和生產所需設備、物資及配件等。
3.職責
3.1採買員負責對各類物資的採購工作。
3.2總經理負責需採購物資的複審工作。
4.程序
4.1根據各部門月請購所需常規或急購物資填列的請購單的品名、數量、規格、型號等,及時與相關的業務單位聯繫,落實物資和價格後,反饋財務部主管初審後,報總經理批示後領取支票及時組織物品的購入,物資到位後,及時通知有關部門領用,並認真填寫領用單。
4.2對急購物品,要按使用部門要求的時間及時採購(特殊情況可以先購後批),確保企業設備的正常運轉。
4.3對一些規格、型號強的特殊配件和購買,可委派相關人員共同外出購買,以便確認規格、型號、鑑別質量。
4.4嚴格按照《合格採購商名冊》(財務部備案)選擇採購渠道,不得擅自變更;凡擅自變更者,將被調整崗位,並承擔由此所造成的經濟損失,並處於十倍罰款。
4.5對一些單一品種物資的選擇,也要本着質量好、價格合理、服務優良的原則,簽訂供物意向,以保證長期穩定的關係。
4.6對常規物品儘可能參照週期使用需求量,做到計劃購買,防止庫存積壓。
4.7對一些大宗物資要索取“三包”手續,簽訂三包條款以保證包修退換的執行,必要時留10%尾款。
4.8對大宗物資的採購,必須由二人操作,從詢價到落實,從質量到價格均由二人共同負責。
4.9採買員要負責對物資使用隨時回訪,瞭解物資的使用情況,質量是否合格、優良,如發現質量問題,及時與供貨方聯繫退換,對不守信譽、質量無保證的渠道,不再合作。
4.10爲提高資金利用率,便於質量低劣物品的退換,對採購的物品儘可能採取延期付款的方式來制約。
4.11勞資部庫管員及物品使用者要對物資質量把關,對不合格物品的退換起監督作用。
4.12採買員要及時報帳,覈銷物品採買的手續,不許拖拉壓票影響財務部結帳;最長週期不允許超過兩週。
4.13對採購工作要有高度的責任感和事業心,對所分配的採買任務要認真負責、吃苦耐勞,提高工作效率,當日的工作當日完成,不拖拉,不借外出購物辦私事,否則一經發現嚴肅處理。
4.14採買員要刻苦鑽研有關業務知識,全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規格型號等,分析掌握市場行情,做到心中有數、業務熟練。
4.15採買員要認真填報《物資結算統計表》,具體的由財務提供。
4.16樹立敬業愛崗精神,遵守財務紀律,對所購進物品的質量、數量、價格等認真負責。
4.17杜絕損公肥私、中飽私囊,對營私舞弊、收受回扣或工作不負責任造成重大失誤、經濟損失者,由當事人悉賠,並處於十倍罰款,同時申報人資行政部立即開除。
5.監督執行爲財務部和人資行政部,各部門部長協助監督執行。
一、請購極其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門；
請購物品所屬項目
請購的用途
請購的物品名稱、規格、數量
請購物品的樣品、圖紙和技術資料
請購物品的需求時間
請購如有特殊請備註
請購單填寫人
請購部門主管
請購單審覈人
採購副總審覈
財務審覈人
公司總經理
3、請購單及其提報規定
請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審覈審覈批准後報採購部門；
請購部門在提報申請單時應要求採購部接收人簽字並備份；
涉及的請購數量過多時可附件清單的形式進行提交，爲提高效率該清單的電子文檔也需一併提交；
遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認後手續後補
如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明
請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整不清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲值積壓的物資不採購的原則；
通知倉庫管理人員覈查該物資是否有庫存；
對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
對於緊急請購項目應優先處理；
無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。
重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；
2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中採購；
3、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
4、比價採購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2.對於合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
五、合同的簽訂及其規定
1、合同正文應包含的要素
（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
（2）採購物品的規格、名稱、數量、單價、總價及合同金額，清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；
（3）付款方式
（4）工期
（5）質量保證期
（6）其他約定
2、合同簽訂及其規定
（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；
3、合同執行
（1）已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及相關領導；
（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保證質量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同；
六：報驗與入庫
1、供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時通知質檢部門進行驗收；
2、標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。
爲了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規範物資採購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。
一、請購及其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
⑴請購的部門；
⑵請購物品所屬項目；
⑶請購的用途；
⑷請購的物品名；
⑸請購的物品數量；
⑹請購的物品規格；
⑺請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；
⑻請購的物品的要求時間；
⑼請購如有特殊需要請備註；
⑽請購單填寫人；
⑾請購部門主管；
⑿請購單審覈人；
⒀採購副總審覈；
⒁財務審覈人；
⒂公司總經理。
3、請購單及其提報規定
⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審覈批准後報採購部門；
⑵固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；
⑶其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資採購申請表）的格式填寫提報；
⑷日常零星採購按照公司印製的按照附表三（物資採購審批單）的格式填寫提報；⑸請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份；
⑹涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，爲提高效率該清單的單子文檔也需一併提交；
⑺遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。
⑻如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4、公司物資請購單的提報部門
⑴公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；
⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
⑴採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
⑵接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；
⑶通知倉庫管理人員覈查請購物資是否有庫存；
⑷對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
⑴對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
⑵對於緊急請購項目應優先處理；
⑶無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
⑷重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。
3、採購週期的規定
⑴單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購項目或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天；
⑵單次採購金額預算在1萬元以上的項目比價採購，採購週期不應超過15天；
⑶請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任時應向領導說明原因；
⑷遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；
3、對於緊急請購項目應優先處理；
4、所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價；
5、對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；
6、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
7、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3、收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4、重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等；
5、參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五、比價、議價結果彙總
1、比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總；
2、比價、議價結果彙總應按照附表六（比價/招標彙總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審覈；
3、如比價、議價結果未通過公司領導審覈應進行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規定
1、合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關係的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關係的協議。
（一）合同正文應包含的要素
(1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
(2)採購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分；
(3)包裝要求；
(4)合同總額應含稅，特殊情況應註明；
(5)付款方式；
(6)工期；
(7)質量保證期；
(8)質量要求及規範；
(9)違約責任和解決糾紛的辦法；
(10)雙方的公司信息；
(11)其他約定。
（二）合同簽訂及其規定
(1)如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
(2)擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
(3)爲防止合同工程量追加或追加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項報價清單；
(4)遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；
(5)質保期一定要明確從什麼時候開始並應儘量要求廠商延長產品保質期；
(6)詳細約定發票的提供時間及要求；
(7)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；
(8)違約責任一定要詳細、具體；
(9)比價彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作；
(10)合同簽訂應按照附表七（合同審查批准單）的格式對合同初稿進行巡籤審查；
(11)合同巡籤審查通過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；
(12)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七、付款及合同執行
1、付款規定
⑴按照進度付款的採購項目必須確保質檢合格方可付款；
⑵按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單），該審批單巡籤我那比後提交財務部付款；
⑶財務部門在接到付款審批單後應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨週期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知採購部並彙報公司領導。
2、合同執行
⑴已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及公司領導；
⑵已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保質保量，按時履約；
⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同。
八、報驗與入庫
1、報驗
⑴供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時的通知質檢部門進行驗收；
⑵對於不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行；
⑶達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；
⑷質檢部門在接到採購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；
⑸用於公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢範圍之內。
2、入庫
⑴公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；
⑵合同標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；
⑶質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作爲暫存物資接受；
⑷質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單；
⑸質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。
一、總則
(一)、爲規範本集團及下屬生產企業的採購工作，特制定本制度。
(二)、本制度適用於集團公司及集團下屬各生產企業的採購活動。
二、採購原則
(一)、嚴格執行詢議價程序
凡未通過招標確定供應商價格的物品的採購，每次採購金額在20xx元以上，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
(二)、合同會簽制度
固定資產的採購合同，必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業總經辦、設備維修部共同參與，調研彙總各方意見，經公司分管領導審覈，總經理批准簽約。屬集團採購的項目，應報總裁批准。
(三)、職責分離
採購人員不得參與物資和服務的驗收，採購物資質量、數量、交貨等問題的解決，應由採購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。
(四)、一致性原則
採購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5%-10%。
(五)、最低價搜尋原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及各地區最低價格，實現最優化採購。
(六)、廉潔制度
所有采購人員必須做到:
1、熱愛企業，自覺維護企業利益，努力提高採購材料質量，降低採購成本。
2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。
3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
4、嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
6、努力學習業務，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
(七)、招標採購
凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式，由生產、質量、財務、審計、採購、總經辦等相關部門共同參與，定出一段時間內(一年或半年或一季度)的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。
對於價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨着掌握市場行情，調整採購價格。
三、採購程序
(一)、供應商的選擇和審計
1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，徵得生產、質量部門同意。必要時，報有關管理部門批准備案。
2、對於大宗和經常使用的商品或服務，採購部應較全面地瞭解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售後服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業務記錄，會同企業生產、質量、採購部門對供應商定期進行評估和審計。
3、固定資產及零星物資採購在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商爲中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作爲唯一決定的因素。
4、爲保證原、輔、包材質量的穩定，供應商也應相對穩定。
5、爲確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，對於生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作爲後備供應商或在其間進行交互採購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。
6、對於零星且規格繁雜的物資，每年度根據部門預算計劃統計造表交採購部門，向三家以上供應商詢價，經有關部門及採購部門綜合評估後，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協議，定期結算。
一、釋義
（一）採購物資的分類
本制度所指採購物資分爲三類：
A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。
B類，包括設備、潤滑油、備品備件、工器具等。
C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。
除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定。
（二）與採購物資管理相關聯的二級單位的分類
1、需求使用單位
2、主管部門
3、採購部門
（三）物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃
2、緊急物資需求計劃
（四）採購的方式分類
1、招標採購
2、固定廠商、長期報價採購
3、即時詢價採購
（五）採購部門和計劃部門的劃分
1、A類、B類物資的計劃部門分別爲生產部、設備部，採購部門爲供應部。
2、C類物資的計劃部門是生產部，採購部門爲供應部。
（六）採購物資付款方式分爲
1、預付部分款項。
2、貨到憑發票報銷付款。
3、貨到後分期付款。
4、貨到延期付款。
5、以上方式的結合。
二、職責
（一）公司供應領導小組負責
1、審議批准《採購物資詢議價報告表》。
2、審議決定採取公開招標方式的採購事項。
（二）總經理負責
1、採購合同的批准、簽訂。
2、《物資採購審批表》的批准。
3、採購付款的批准。
（三）生產副經理負責
1、A、B、C類物資需求（採購）的批准。
2、公司首次更新或首次採用的生產各類採購物資的技術性能的確定、批准，及其《採購物資推薦廠家審批表》的批准。
（四）經營副經理負責
1、《物資採購審批表》的審覈。
2、長期物資供應廠家的選定。
3、物資招標工作的組織。
（五）總會計師負責
採購付款的審覈。
（六）綜合辦公室負責
採購合同的審查。
（七）供應部負責
1、負責填寫《物資採購審批表》、《採購物資詢議價報告表》。
2、負責採購A、B、C類採購物資。
（八）生產部、設備部負責
1、A、B、C類物資需求（採購）計劃的審覈。
2、A、B、C類採購物資的入庫檢驗或驗證。
（九）各二級單位負責
1、提報物資需求（採購）計劃。
2、參加物資領導小組會議，審議採購工作相關事宜。
三、程序
（一）物資需求計劃及發放程序
1、需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計劃》。對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。
2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經本單位負責人審覈，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。
3、供應部根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。
（1）庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。
（2）庫存數量不足的，執行《物資採購審批程序》後發放。
（3）庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程序》。
（二）物資採購審批程序
供應部根據按照《物資需求及發放程序》彙總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（採購）計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經供應部部長審查，經營副經理審覈，總經理批准後實施《物資採購實施程序》。
（三）物資採購實施程序
1、物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》，先覈對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。
2、對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。
3、採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長審覈後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序各級審批後再進行採購。
4、召開採購領導小組會議審議批准。
（四）採購物資驗收入庫工作程序
1、採購物資到廠後，市場營銷科提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。
2、檢驗或驗證合格後，由市場營銷科採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。
（五）採購物資付款工作程序
1、採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師審覈，總經理批准後辦理預付款手續。
2、採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總會計師審覈，總經理批准後辦理報銷付款手續。
四、規定與標準
（一）物資需求（採購）信息傳遞規定
1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”爲目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要採購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。
3、對於採購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。
4、凡採購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。
5、若廠商報價的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管審覈後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。
6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出規定
1、採購物資到廠後，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規範和明確。
4、各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續。
（四）採購物資付款規定
下列情況財務科應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
物資所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本着“節約、降本”的原則提報物資需求（採購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計劃的行爲進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。
（6）售後服務
對於採購物資，供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。
1）採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由物資供應部門負責聯繫。
2）對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由物資供應部門在規定時間內協調解決。
1．1制定目的:爲確保採購交期管理更爲順暢，特制定本制度。
1．2適用範圍:本公司採購之物料的交期管理，除另有規定外，需依本制度執行。
（1）採購部負責本規章制定、修改、廢止之起草工作。
（2）供應鏈副總經理負責本規章制定、修改、廢止之核準。
預防欠料及欠料跟進管理是採購的重點工作之一，同時也是爲了確保採購交期，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產所必需的物料，以保障生產並達成合理生產成本之目標。
（3）由於效率受影響，需要增加工作時間，導致製造費用的增加。
（4）由於物料交期延誤，採取替代品導致成本增加或品質降低。
（5）交期延誤，導致客戶減少或取消訂單，從而導致採購物料之囤積和其他損失。
（6）交期延誤，導致採購、運輸、檢驗之成本增加。
（7）斷料頻繁，易導致互相配合的各部門人員士氣受挫。
1.1採購部將請購、採購、供應商生產、運輸及進料驗收等作業所需的時間予以事先規劃確定，作爲各部門的參照依據。
1.2由電子、包材採購工程師負責收集各類原材料L/T，並綜合比較覈實各類材料L/T的合理性，最終彙總發出，交由PMC部門下單組輸入EPR進行下單系統參數維護。
1.3由PMC部門負責收集和制定風險、重點核心的按單及按預測採購的物料。見<預防欠料清單>
2.1預先明確交期及數量，大訂單可採用分批交貨方式進行。
2.3每週三由PMC負責跑出齊套分析，週四轉發採購，由採購根據齊套分析產生的三週交貨計劃，依據不同材料對應的不同供應商，分別發給相關供應商三週交貨計劃，並在一天內要求各供應商確認答覆交貨時間，最後由對應採購工程師彙總回覆PMC實際可交貨時間，藉此每週滾動更新，確保相關供應商清楚所供之材料具體的交貨時間及數量並依次提前備料生產。
（3）每月、每週供應商（風險、重點核心的按單及按預測採購的物料）產能分析和負荷分析
3.1每月、每週供應商產能分析和負荷分析展開和執行見附頁《供應商產能分析和負荷分析制定》
3.3採購工程師需嚴格按招標份額進行訂單分配，與此同時應充分同相關供應商進行溝通或者現場稽覈，事先了解供應商的產能配備情況，若其產能配備確實不能滿足當前分配份額額度的正常供應，或者品質亦無法保證的情況下，需及時填寫招標份額調整表，申請份額切換。
（4）請部分供應商提供生產進度計劃及交貨計劃,確保預防欠料
4.1採購工程師根據<預防欠料清單>向PMC提前三天確認交貨計劃是否欠料。儘早瞭解供應商之瓶頸與供應能力，便於採取對策。
4.2當執行急單或者預計存在風險的訂單時，採購工程師應在供應商訂單執行開始生產的同時要求供應商自主提供生產進度計劃及交貨計劃，並以此同PMC要求交貨計劃進行覈實對比，若不能滿足，則需立即同供應商進行協商，調整配置以滿足客戶交貨要求爲先，若可以滿足，則依據此計劃時間節點進行監督並敦促供應商嚴格執行。
5.1採購人員應儘量多聯繫其他物料提供來源，以確保應急。
5.2工程部定期發出全部獨供材料列表，由供管部作爲窗口提供推薦替代物料（採購部有優選之替代物料亦可推薦），並由器件工程部主導替代物料的承認，最終加入BOM。
（1）交期確定後計劃員開始實施對交期執行情況跟蹤確認，採購工程師根據每週齊套分析回覆的《採購欠料復期表》，重點標示出不能符合要求以及存在交貨風險的材料列表形成《採購物料跟蹤管控表.》，每日對錶中材料一一進行跟催及確認最新生產進度狀況，並根據變化情況不斷更新《採購物料跟蹤管控表》。確保提前掌控風險。採購工程師在訂單執行過程中應保持同相關供應商的溝通，對於供應商反饋的異常必須在第一時間給予協助處理，包括技術支援、品質輔導等。
（2）交期，規格及數量變更的及時聯絡與通知以確保維護供應商的利益，配合本公司之需求。
當交貨計劃有變更時應第一時間以郵件以及電話的方式務必通知到相關供應商，確保不能因交貨計劃變更未及時知會供應商而造成的產品呆滯。在途呆滯應牽頭協調供應商及公司呆滯處理小組處理善後問題。
(3)供應商交期管理方法：根據不同供應商或不同輕重緩急情況用不同跟進方法
3.1計劃審覈法：根據供應商對訂單交期回覆結果和對供應商交貨計劃的確認來跟蹤交貨情況。此方法適應於組織架構完善、管理水平比較高、供貨質量穩定、交期業績評爲A級以及長期合作的重要供應商。
3.2生產會議逼迫法：對於訂單批量比較大且分批交貨，存在採購風險，採購週期比較長，並且是重點保障的客戶產品的物料，採取定期例會與供應商及相關部門會議研討的方式，審批分批交貨計劃，要求供應商重點確保的方法。
3.3實績管理法：根據供應商對下達訂單回覆結果，通過每月或每週考覈供應商按期交貨的方法。此方法適應於重要供應商、戰略供應商、有自我管理目標的供應商。
3.4盯人逼迫法：在供應商交期延誤或即將延誤，採購員直接安排供應商生產現場作業計劃或到供應商處現場跟蹤供應商的生產、檢驗、發貨等情況，並要求供應商提供每天的生產報表，確保供應商的生產情況在監控之中，以保證按時交貨的方法。此方法適應於供應商管理混亂，組織架構不完整，訂單混亂，新供應商新訂單，有風險的訂單或緊急插單等情況。
3.5分批採購法：爲了迴避採購風險，將一個大的採購訂單分解成若干小訂單來採購的方法。要求按公司生產時間交貨。此方法適應於新供應商、價格波動較大的物料採購。控制供應商物資停留在公司時間從而減低庫存。
3.6量購批入法：下一個大訂單給供應商，然後根據生產時間和定量需要分批購入，並由供應商直接送貨到生產線，然後，按照送貨量入庫結算。此方法適應於長期穩定合作的供應商和戰略供應商。或物資價值不高的，個體不大，按庫存採購的合作供應商
3.7異狀報告法：要求供應商在一定時間段前（按照生產計劃鎖定的計劃時間），對可能出現的延遲交貨，質量異常以及人員、資源短缺等情況進行8D報告的方法。此方法適應於所有出現異常的供應商。對於管理鬆散、計劃性不強、頻髮質量問題的供應商和資金實力較弱的供應商尤其要關注。
3.8責任賠償法：根據合同、物流協議、質量協議約定，對於交期延誤、因供應商原因產生高額運費，以及因質量問題影響交貨數量不足等情況，而影響生產計劃的有效落實時，對供應商實施經濟上索賠的方法。此方法適應於所有負有責任的供應商。
3.9進度表監控法：爲了確保供應商按期交貨，對預測到可能存在潛在交期風險的供應商實施審批分交貨計劃。生產計劃，生產進度表監控的方法進行管理的方法。此方法適應於外協或外發供應商，風險供應商、新供應商、老供應商新產品以及重要的二級供應商。
3.10預警法:對於首家供應商或重要客戶指定供應商交貨實施重點跟蹤，要求供應商定期在交貨前（例如3—5天）向客戶提示的方法。
及時安排技術、品管人員對供應商進行指導，必要時可以考慮到供應商處進行驗貨，以降低因進料檢驗不合格導致斷料發生之情形。
依供應商績效考覈辦法進行考覈，將交期的考覈列爲重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。
針對供應商交期延遲的案例，採購工程師及時組織供應商進行檢討，並以8D報告格式要求供應商進行原因分析及提出改善對策。
依供應商考覈結果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供應商，或減少其訂單。
針對交貨極差之供應商，屢教不改者採購工程師可填寫“招標份額調整申請單”，減少其訂單份額，經供管部綜合考覈，符合淘汰條件的，及時淘汰更換此供應商。
必要時加重違約的懲罰力度，並對優良廠商予以適當之回饋。
對於交貨配合良好之供應商，在每次招標份額分配中，應重點考慮交期表現並給予其適當訂單份額傾斜，對於違約或交期表現較差供應商，減少份額分配，並在實際交貨案例中，如出現實質性的影響生產並造成停線，統計損失折算相應金額並向供應商索賠。
一 總則
爲加強 採購 工作的管理，提高 採購工作的效率，制定本制度。所有的 採購 人員及相關人員均應以本制度爲依據開展工作。
二 採購 部人員職責及管理制度
1. 熱愛本職工作，勤於學習新技術，瞭解新產品，注意市場信息的積累。
2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
3. 負責公司生產所需材料的 採購 工作。
4. 負責供應商的開發、管理及維護工作。
5. 堅決執行各項 採購 工作制度及公司各項規章制度。
6. 大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
7. 積極瞭解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。
8. 及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。
9. 做到每週一小結，每月一總結，每年一審覈。
10. 完成領導交辦的其他工作。
三 採購 工作流程
採購部作爲一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任， 採購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的採購 工作流程 是提高 採購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中， 採購 部需要生產、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成 採購工作，每個部門之間的聯繫需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，爲項目的順利實施做出各自的貢獻。
1. 在項目的初始運作階段， 採購部根據項目部、投標部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以後的生產中控制成本的目的，更要避免發生投標價低於實際採購價的情況出現。
2. 項目正式運作後， 採購 部應該在第一時間開始進行所需材料的採購準備工作。生產計劃部門依據工程合同和對比庫存後的實際需求，對 採購 部下達《材料申購單》(附表 1 )此單由申請人填寫，生產或者項目負責人簽字後生效，一試三份，一份申請人留存，一份發往 採購部，一份發往工廠或者生產基地。
3. 採購部接到《材料申購單》後，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向公司已經確定的合格供應商中的 3 家— 5 家發出《材料詢價單》(附表 2 )。供應商根據要求確認價格後對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章後回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做爲以後向供應商付款的依據之一，需妥善保存。採購部根據幾家供應商的對比研究後確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購單》(附表 3 )，同時向收貨的工廠或者生產基地發送傳真件通知其準備收貨。
4. 供應商根據《材料訂購單》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同爲準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。
5. 工廠和生產基地在所需材料到場後，應由專人負責材料的質量、數量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤後才能進行收貨，然後填寫《材料到貨單》(附表 4 )，相關責任人簽字後回傳 採購 部。
6. 工廠或者生產基地完成生產任務後，及時通知採購 部，由 採購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便於統一定價，統一結算，節約運輸成本。
7. 項目完成後， 採購 部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，採購部填寫統一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要， 採購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據實際情況安排付款額度。
8. 供應商應於付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票後即向供應商付款。
四 採購 部發展規劃
原材料 採購在任何一個公司都是決定生產、銷售的關鍵環節，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：採購 成本降低 5% 企業利潤提升 10% 的戰略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢?
降低 採購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規劃、重視的長遠發展策略，是需要長期的工作經驗的積累和公司整體的採購流程， 採購 制度的規範化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。
我們 採購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變
(一)在 3 個月內完成 採購 體系的建立，包括 採購制度， 工作流程 ，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審覈，每種材料確定出 5 — 10 家候選供應商。開始逐步實施 採購 工作流程 。
(二)在 6 個月內完善 採購體系，修正具體工作中出現的問題。進一步完善供應商系統的開發和維護。讓 採購 工作流程走入正軌，高效，準確的運行。
(三)在 1 年內建立高效的 採購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現一起由於 採購 工作失誤造成的公司損失，建立完善的採購管理體系，能初步感受到 採購 工作流程 高效、準確帶來的便利，能看到 採購 成本降低帶來的實際效果。
(四)在 2 年內建立起相對固定的 採購團隊和供應商隊伍。能切實看到由於 採購 成本降低而帶來的公司利潤上漲。
(五)大膽設想： 5 — 10 年後，公司以自主設計，自主研發牽頭，以符合科技進步的產品、技術爲主打，以完善的組織結構，人員搭配爲根基，以高效、先進的管理體系爲依託，建立一個集研發、設計、生產、安裝、調試、售後服務爲主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業品貿易等跨行業的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，爲公司的發展提供最大限度地支持。
目前起草的《 採購 部管理制度和 工作流程 》與《供應商管理辦法》只是依據原來在工程項目公司及生產廠家的 採購 工作中所積累的經驗做的一個現行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發現問題，修改失誤，爭取在幾個月內修改出一套完整的，適合公司具體情況的 採購 系統體系。希望公司領導，各個部門同事在具體實施中，多提寶貴意見，指出我們工作中的不足，促進我們 採購 部工作的進步，真正達到降低 採購 成本，推動公司發展的目標
公司物資採購管理制度
爲了規範公司的物資採購行爲，降低採購成本，加強對採購的監督管理，按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，特制定本制度。
一、本制度是公司採購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發新產品、新工藝所需物資過程中的決策、質量檢驗和價格監督等行爲的基本規範。
二、物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃即月採購計劃；
2、臨時物資需求計劃即物資採購計劃單。
三、採購工作應遵循的原則與方式
（一）採購原則：
1、執行詢儀價原則。物資採購要貨比三家，擇中選優，臨時性應急購買的物品除外；
2、供方評定原則；
3、職責分離原則，採購人員不得參與物資檢查驗收；
4、一致性規定，採購的物品必須與採購單所列要求的規格、型號、數量相一致。
5、秉公辦事、維護公司利益原則。
（二）採購方式：
1、招標採購；
2、固定廠商、長期報價採購；
3、即時詢價採購。
（三）付款方式：
1、預付部分款項；
2、貨到憑發票報銷付款；
3、貨到後分期付款；
4、貨到延期付款；
5、以上方式的結合。
四、採購計劃請購和實施
（一）提出與確認：料庫依據公司生產計劃和物資消耗定額，根據庫存情況覈定採購數量，編制月份採購計劃。經部門主管、公司主管領導簽字後，傳遞到供應部，物資採購請購審批程序完成。零星物資（生產、技術等急需材料、配件、設備）由使用部門提出申請並填寫物資採購計劃單，由部門領導審覈，經料庫審查確認，主管副總審批後交供應部實施。設備採購由技術部配合。
（二）選擇採購渠道，確定採購價格。供應部接到經批准的《物資採購計劃單》，先覈對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，精選三家以上的供應商進行詢價（設備採購由技術部配合）。對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和符合規定的採購方式向廠商議價。採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長審覈後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序審批後再進行採購。做好採購質量記錄。
五、質量驗證與檢驗。質檢中心負責對採購物資進行驗證（設備採購由技術部配合），採購物資未經質量檢驗合格不得辦理正式入庫手續和結算手續，特殊情況經公司主管領導批准特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產用物資進廠後，由料庫填寫檢驗通知單，經質檢中心檢驗並將檢驗結果送至料庫，由料庫按其質量狀況進行標識。不合格物資由料庫報供應部按有關規定處理。嚴重不合格的物資要求全部退貨，嚴禁進入生產過程。
六、物資驗收入庫結算程序。採購物資到廠後，料庫提請質檢中心對採購物資進行檢驗或驗證。檢驗或驗證合格後，填寫各類《物資入庫驗收單》，簽字後物資登記入庫。採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總經濟師審覈批准後辦理預付款手續。採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總經濟師審覈批准後辦理報銷付款手續。
七、規定要求
（一）物資需求（採購）信息傳遞規定：
1、物資需求使用單位必須在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃單》上將所需物資的相關技術標準要求說明，特別是品種、規格、型號以及對採購物資的其它特殊要求填寫具全。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上將所需物資的市場信息情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定：
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”爲目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守供貨商評定規定，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。對同類的重要物資和一般物資，應同時選擇三家以上合格的供方，並保存合格供方的質量記錄。
3、凡採購的大型設備、成套設備、大宗物資，必須採取公開招標的方式，由隨事成立的公司招標小組確定相關事項。
4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，供應部應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出庫規定：
1、採購物資到廠後，必須經質檢中心檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，料庫通知供應部，由供應部與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各需求單位在物資驗收合格後按單位使用情況填寫領料單，經部門領導和主管副總批准後到料庫辦理領料出庫手續。
（四）採購物資付款規定：
下列情況財務部應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、質檢中心未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
4、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定：
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本着“節約、降本”的原則提報物資需求採購計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求採購計劃的行爲進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質保量地做好物資供應工作。
（六）售後服務規定：對於採購物資供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由供應部負責聯繫。對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由供應部在規定時間內協調解決。
八、採購價格監督管理。企管部是行駛採購價格監督的職能部門，內設審計監督比價員，抽查供應部的採購質量記錄。負責採購全過程進行財務監督和審計；負責從各種渠道蒐集各單位擬採購的各類物資的供貨單位價格信息，進行整理分析並與各單位填報的《材料驗收單》上的供貨單位、價格等進行比較分析。凡由供應部提供的納入清單的通用物資，原則上要明顯低於市場零售價格，並做到對質量問題包退、包換，負責到底。使用單位如發現從料庫領用的上述物資價格高於市場零售價格，應即向企管部報告，由企管部調查處理。採購人員要自覺接受審計及針對採購活動的監督和質詢。
九、責任與獎懲。所有從事物資採購的人員都必須遵紀守法，廉潔奉公。認真貫徹執行公司關於物資採購管理的文件，認清自己的責任，團結協作，互相監督，共同把公司的物資採購工作做好。
對降低採購成本做出突出貢獻的採購人員和其他人員、嚴格履行職責且成績顯著的質量、價格監督人員、舉報違反本制度規定的違法亂紀採購行爲經查證屬實的人員將予以獎勵。對違反本制度弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，將根據情節輕重給予處罰，直至行政處分或依法追究刑事責任。
本制度自發布之日起執行，以前與本制度規定不符者以本制度爲準。
汝州鄭鐵三佳水泥製品有限公司
汝州鄭鐵三佳道岔有限公司
公司各部門:
根據公司高管辦公會議研究決定，遷入新廠後按照新制定的採購流程採購生產及辦公物資，採購物資遵循節約資金、嚴控成本、質優價廉、統一歸口的採購原則。非公司授權部門不得白行採購物資，如有違反財務部不予審覈報銷，並由人力資源部按照〈〈管理人員績效考覈辦法》對責任人進行考覈，對數額巨大的將進行經濟處罰。現將公司授權履行採購職責的部門及採購範圍明確如下：
一、採購部門採購範圍
1、生產用原輔料、藥材、包裝材料；
2、生產勞保用品（含工作服）及消耗材料；
3、五金配件、電工電料、生產工器具（原生產部採購員劃歸採購部）；
4、組織採購工程器材、生產設備設施、質量分析大中小型儀器；項目部、生广部、質量部有優先建議權，並參與選型及考察過程；
5、生產用清潔用品類（含潔具、消毒洗滌用品等）；
6、化驗用試液、試劑、標準品、特殊管理藥品及易製毒化學品。
7、其他由總經理批准的採購項目。
二、辦公室採購範圍
1、辦公用品（筆墨紙張、名片、耗材類）；
2、辦公設備、器材、清潔用具等；
3、辦公傢俱、電器、飲用水；
4、食堂物資及宿舍樓維修維護材料；
5、其他由總經理批准的採購項目。
三、請購及審批程序
1、各部門需要採購的物資，由部門經辦人填寫請購單，部門經理初審、分管總監簽字審覈後，提交總經理批准，重大項目或大宗物資需執行董事或董事長覈准後，由米購部門開展米購業務。
2、特殊商品如專業書籍、雜誌、報刊、專用賬冊等非常規物資經部門請購，總經理批准後可由提出請購需求的部門採購。
3、印字包裝材料變更按照專用程序進行審批和採購。
特此通知，請各部門遵照執行。
有限公司
二。一五年五月二十八日
一、目的：
爲加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司對外採購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購（以下統稱爲採購物品）。
三、職責權限
1、總經理負責採購管理制度的審批；
2、分管副總、財務負責人負責採購管理制度的審覈；
3、人力資源行政部負責採購管理制度的制定。
4、經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）的採購由採購部負責；非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購由人力資源行政部負責。
四、採購原則
1、詢價比價原則
物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則
採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜索原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。
4、廉潔原則
（1）自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。
（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。 （3）嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
（4）加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。 5、招標採購原則
凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由採購、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則：
採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行爲，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
五、採購流程
1、採購申請：
經營性物品採購,（物資）需求部門根據生產或經營的實際需要，由採購部負責採購物品，非經營性物品採購, 每月25日前由人力資源行政部負責採購物品。
每月25日前，需求部門提出採購申請，填寫《請購單》，請購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須註明相關參數、指標要求。按採購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批准後交採購部門採購。各審覈環節對採購申請提出議異者，應於2個工作日內將意見反饋給採購申請部門。
2、詢價比價議價：
（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進行報價。
（2）採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、
原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。
3、樣品提供和確認：
（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
（2）對於需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。
4、供應商選擇：
（1）具有合法經營主體者。
（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。
（3）信譽良好者。
（4）客戶認可的供應商。 採購人員須建立供應商信息臺帳。
5、合同簽定：
（1）供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。
（2）交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。
6、進度跟催
（1）爲確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應。
（2）若採購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。
7、驗收入庫：
採購物品（物資）到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換（退）貨手續。
8、對帳付款：
採購物品（物資）辦理入庫後，由採購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續。
9、採購流程圖：（附後）
六、考覈
凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。
七、本制度解釋權歸人力資源行政部，自20xx年1月1日起執行。
八、本制度附件：
1、《請購單》 2、《採購詢價記錄表》
第一章 總則
第一條 爲了規範zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)物資採購活動,保證物資採購工作合法、有序進行,根據《中華人民共和國招標投標法》、z省實施《中華人民共和國招標投標法》等相關法律法規和集團公司《管理綱要》、《zz石油(集團)有限責任司招標管理辦法》,結合油品調運分公司實際,特制定本辦法。
第二條 油品調運分公司物資採購活動應遵循公開、公平、公正、誠實信用的原則,擇優選擇企業實力、信譽、技術能力和價格合理的供應單位。
第三條 工貿公司物資採購工作實行統一制度、分級授權、歸口審查的原則。
(一)統一制度:統一物資採購制度,統一業務流程和工作程序,統一適用集團公司專家庫、協作企業准入目錄;
(二)分權制衡:將各層次、各階段的職能劃分各級職能小組,形成各部門相互協作、相互制約、相互監督機制;
(三)歸口審查:對物資採購項目中的有關內容,按業務性質,分別由相關專業部門審查。
第四條 物資採購工作要堅持科技創新優先、效率優先、節能環保優先、質量優先、性價比最優的原則。
第五條 物資採購工作實施“迴避”制度。
(一)部門迴避:物資採購部門不能負責項目實施活動,項目實施部門不能組織物資採購活動;
(二)人員迴避:物資採購領導小組成員與供應單位負責人或委託代理人有利害關係的,在物資採購活動中必須迴避。
第二章 組織機構及職責
第六條 油品調運分公司成立物資採購領導小組,物資採購領導小組是物資採購責任和組織實施的主體,根據工作特點和業務需要,組織實施公司設備及物資採購等項目。油品調運分公司物資採購領導小組組長由經理樊礦強擔任,副組長由公司副經理白志剛擔任,成員由綜合辦公室、安全質監部、調度管理部、財務資產部等部門人員組成。領導小組職責:
(一)貫徹落實集團公司物資採購管理的相關制度和規定;負責制定油品調運分公司物資採購管理辦法,並組織實施;
(二)對物資採購項目進行組織和協調,接受上級物資採購監督領導小組的指導、監督和檢查;
(三)負責向上級單位彙報公司物資採購工作;
第七條 工貿公司物資採購領導小組下設物資採購辦公室和詢價組、質量技術組三個職能小組。
(一)物資採購辦公室(公司綜合辦公室負責)職責是:
1.依據油品調運分公司物資採購管理辦法,組織實施公司物資採購工作;
2.負責組織公司物資採購方案的編制及報審工作,按照批准的物資採購方案,開展物資採購活動,督促落實相關合同的簽訂、履行等工作;
3.建立公司物資採購管理信息檔案,定期向上級主管部門報送有關資料;
4.處理公司物資採購工作中其他有關事項,定期向物資採購領導小組彙報工作開展情況。
(二)詢價組(公司財務資產部負責)職責是:
1.負責制定公司的價格詢查制度,建立價格信息庫;
2.對物資採購項目的價格構成和評定成交的標準等事項提出建議;
3.完成採購標的物的市場價格查詢,向物資採購辦公室提供標的物的市場價格信息;
(三)質量技術組(公司安全質監部負責)職責是:
1.負責對物資採購標的物的有關技術、質量、安全、環保執行標準的制定和審查;
2.檢查落實對物資採購項目質量技術要求的執行情況。
第八條 物資採購申請
物資採購申請由項目單位以文件或申請書的形式提交,內容應包括:項目名稱、計劃批准文件、規格、質量執行標準、技術要求、數量、建議價格、擬採用的採購方式、推薦供應單位等。項目部門生產性物資採購需提前3個月報申請計劃,並經公司調度管理部審覈確認後報公司物資採購辦公室;非生產性物資採購需提前2個月報申請計劃。
第九條 物資採購前期準備和後期工作程序
(一)如需採購的是生產性物資,由調度管理部根據生產實際情況對申請採購項目的種類、規格和數量等進行審覈,並於三個工作日內將其意見提交物資採購辦公室;
(二)詢價組對物資採購項目,進行市場價格諮詢調研,瞭解市場的最高價和最低價及有關信息,並於三個工作日內將其意見提交物資採購辦公室;
(三)質量技術組對物資採購項目有關規格、技術、質量、安全、環保執行標準等方面進行審查,並於三個工作日內將審查結果提交物資採購辦公室;
(四)採用競爭性談判方式的採購項目,按照管理權限經審覈批准後方可實施;
(五)物資採購項目審批結束後,由物資採購辦公室及相關部門按規定組織項目實施單位與供應單位進行;
第三章 物資採購管理範圍
第十條 物資採購的`管理範圍:油品調運分公司的生產性物資和非生產性物資(如辦公設備、辦公傢俱、辦公用品、勞保用品、後勤保障用品等)。凡根據《油品調運分公司招標管理實施細則》,不符合、不具備招投標條件的設備、物資、生產消耗性材料等項目的採購,均按本辦法執行。採購方式分爲競爭性談判、比選、磋商、拍賣競買、訂單採購等,物資採購領導小組根據實際情況選擇適用。
根據《油品調運分公司招標管理實施細則》,不符合、不具備招投標條件的其他非物資性項目(如服務、工程、設計、安裝等)的採購,參照上款,一併由公司物資採購領導小組統一管理。
第十一條 爲保證生產性物資的產品質量及技術標準符合企業生產要求,維護企業利益,充分體現公平原則,對供應廠商提供的產品進行小批量試用的,採購計劃可根據生產實際合理安排,採購價格按不高於試用階段統一中標價格執行,並將試用結果報公司質量安全室備案。
第十二條 批量較大的低值易耗品等物資的採購,由項目部門提交申請,經公司物資採購領導小組批准授權後,啓動物資採購簡易程序,委派物資採購領導小組監督組成員與項目申請單位直接進行比質比價採購。
第四章 資料管理
第十三條 物資採購活動的資料須按照國家檔案管理標準實施。物資採購辦公室負責相關資料的收集、整理和歸檔。具體如下:
(一)項目部門向物資採購領導小組提交的採購申請;
(二)詢價組、質量技術組向物資採購辦公室提交的書面意見;
(三)其它需要歸檔的資料。
第五章 法律責任
第十四條 在物資採購活動中,參於者有下列情況之一的,公司將建議有關部門按
照有關規定追究責任人的相關責任:
(一)工作人員違反本辦法,收受供應單位財物或其他好處的、向他人透露與物資採購項目有關的其他情況的;
(二)以不正當手段干擾物資採購工作的,以及其它違反本辦法行爲的;
(三)物資採購單位違反本辦法,向他人透露已獲取潛在供應單位的名稱、數量或者可能影響公平競爭的有關物資採購的其它情況的;
(四)物資採購辦公室、相關業務部門違反本辦法,怠於行使相應職責,造成嚴重後果的;
(五)其它違反國家有關律的法規和損害企業利益的行爲。
第六章 附則
第十五條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第十六條 本辦法未盡事宜,按照國家法規及工貿公司規定執行。
1目的
爲確保對影響採購質量的關鍵環節實施控制,保證採購產品的質量、性能、交付和服務等各方面,符合顧客、法律法規、職業健康安全和環境的要求,並滿足公司工程建設和管理的需要,特制定本程序。
2適用範圍
適用於公司在工程建設和生產準備過程中的所有產品或服務的採購控制。
3職責
3.1採購管理實行業務管理原則和法律歸口管理的原則。
3.2總經理負責領導公司的採購管理,副總經理協助總經理負責領導公司的採購管理。
3.3物資部、綜合管理部以及計劃部是採購管理主要部門。
4管理內容與要求
4.1.1物資部負責與設備、材料等有關的採購管理工作,包括:
設備、原輔材料;
生產性低值易耗品;
非標設備加工承攬;
貨物倉儲保管;
貨物運輸;
貨物保險;
行政管理所涉及的形成固定資產的低值易耗品。
4.1.2綜合管理部負責與行政管理、基礎設施建設有關的採購管理工作,包括:
人員聘用;
培訓;
法律諮詢;
審計事務;
廣告、宣傳;
後勤管理;
綠化維護;
行政管理涉及的不形成固定資產的非生產性低值易耗品。
4.1.3計劃部負責與工程建設有關的勞務採購的採購管理工作,包括:
建設工程(包括勘測設計、建築安裝工程等);
工程監理;
技術引進;
工程設備安裝調試;
技術諮詢、評估監測及科學試驗;
財產保險;
財產租賃;
其他與工程建設有關的採購。
4.2採購的申請
4.2.1工程項目(勞務)採購的申請
由工程項目涉及業務管理部門填寫《工程項目(勞務)採購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交計劃部,計劃部提出審覈意見,報公司領導批准後備案並進行採購管理工作。
4.2.2物資採購申請
工程用物資的採購申請
由物資使用部門填寫《物資採購申請表》提出申請,各專業(包括汽機、鍋爐、發電機、熱工以及土建專業)負責人對申請審覈後,由物資使用部門主管提出初審意見,計劃部根據經批准採購申請的工程實際需要提出審覈意見,報公司領導批准後備案並提交物資部,物資部將已批准的採購申請的物資納入採購計劃,並進行物資採購管理工作。
生產性低值易耗品的採購申請
由物資使用部門填寫《物資採購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,計劃部根據工程預算以及年度預算提出審覈意見,報公司領導批准後備案並提交物資部,物資部將已批准的採購申請的物資納入採購計劃,並進行物資採購管理工作。
行政管理涉及的貨物採購申請
由使用部門填寫《物資採購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審覈意見並備案,報公司領導批准後由物資部或綜合管理部進行貨物採購管理工作。物資部負責形成公司固定資產低值易耗品以及生產性低值易耗品的採購;綜合管理部負責不形成固定資產非生產性低值易耗品的採購。
4.2.3培訓採購申請
由需求部門提出填寫《培訓申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審覈意見並備案,報公司領導批准後,由綜合管理部組織採購。
4.2.4其他採購申請
由需求部門填寫《簽報》提出申請,部門主管提出初審意見,提交相關採購主要管理部門,主要管理部門提出審覈意見並會籤後報公司領導批准,由採購主要管理部門組織採購。
4.3潛在合格供方的選擇以及合格供方名錄的建立
4.3.1各管理部門應建立各職能範圍內的合格供方名錄,潛在的合格供方的選擇應根據以下信息確定:
供方提供的產品已在公司使用的,使用部門反饋的信息;
供方提供產品在同容量電廠的使用情況;
供方資質證明、質量、安全、環保業績以及遵循法律法規要求的符合情況;
公司專業技術人員的推薦;
承辦部門在市場上了解、收資的信息。
4.3.2確定潛在的合格供方後,由各管理部門負責組織各職能範圍內的潛在合格供方進行調查,進行資質審查。
4.3.3潛在合格供方的資質審查內容應包括:
主體資格:具有經年檢的企業法人營業執照或營業執照;
經營範圍:欲籤合同標的應複覈當事人經營範圍,設計專營許可的,應具有相應的許可、等級及資質證書等;
代理權限:由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人(主管)身份證明、授權委託書、代理人身份證明等;
履約能力:具有支付能力、生產能力、運輸能力、技術能力。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、註冊會計師簽署的驗資報告等相關文件;
履約信用:重合同、守信用,無違約事實,現時未涉及重大經濟糾紛或重大犯罪案件。
4.3.4潛在合格供方的資質審查經相關部門會籤後,並報分管副總經理批准後,納入合格供方名錄。
4.3.5相關職能部門應每年定期對合格供方名錄進行復評。
4.4勞務、物資及服務的採購管理
4.4.1申請經公司領導批准後,物資部、綜合管理部及計劃部負責各自職能範圍內的採購管理。
4.4.2採購的標的金額按以下管理內容進行管理:
4.4.3預算金額在人民幣伍拾萬元以下的採購,管理部門應在合格供方名錄中選擇3家以上合格供方,報公司領導或授權人確定供方後實施採購。
4.4.4預算金額在人民幣伍拾萬元以上(含伍拾萬元)的採購,管理部門應選擇3家以上合格供方,作爲潛在投標方,報招標領導小組確定投標方,在招標領導小組的領導下,由招標工作小組按《招標管理實施細則》進行招標,確定供方後實施採購。
4.5招標管理
4.5.1公司依法成立公司招標領導小組、招標工作小組。
4.5.2公司招標領導小組是公司招標的最高決策機構,決定公司招標的方針、政策、重大工程及物資的招標方案。
4.5.3招標工作小組由物資、工程兩個招標工作小組組成,負責招標的各項具體組織工作。
4.5.4招標管理工作具體按《招標管理實施細則》執行。
4.6合同管理
4.6.1確定供方後,金額在1萬元以內的,由採購管理部門自行採購;金額在1萬元(含1萬元)以上的,由採購管理部門起草合同,按合同管理流程進行合同管理,具體按《合同管理辦法》執行。
4.7採購產品的驗證
4.7.1勞務採購的驗證
產品交付前,按《工程驗收管理規定》進行驗收,並根據相關供方的施工工期、施工能力、安全、環境和服務進行勞務和服務採購的驗證,驗證結果可作爲合格供方複評的輸入。
4.7.2物資採購的驗證
產品交付時,物資部按《設備、物資材料質檢管理辦法》進行驗證,產品交付並投入使用一定時期後,由物資部可向產品使用部門發問卷調查,進行產品驗證,問卷調查可作爲合格供方複評的輸入。
4.7.3服務採購的驗證
綜合管理部根據服務採購的協議或合同要求,對提供服務相關供方的服務態度、工作績效及需求部門反饋的信息,實施驗證,驗證結果可作爲合格供方複評的輸入。
4.8對供方採購勞務、服務及物資的管理
4.8.1公司對相關供方擬選擇的設備、材料供應商有否決權。相關供方所採購的材料、設備及特種材料,必須由公司審定。相關供方應提供所有物資供應分供方名錄以及相應的資質資料報物資部備案
4.8.2公司對勞務供方擬選擇的勞務分供方有否決權,重大分包合同招標應邀請公司參加,勞務供方應提供所有勞務分供方名錄以及相應的資質資料報計劃部備案。
5相關文件
《培訓控制程序》
《合同管理辦法》
《工程招標管理實施細則》
《物資招標管理實施細則》
《設備、物資材料質檢管理辦法》
《工程驗收管理規定》
6相關記錄
《工程項目(勞務)採購申請表》
《物資採購申請表》
7附錄
附錄a流程圖
附錄b《工程項目(勞務)採購申請表》
附錄c《物資採購申請表》
附錄a
(資料性附錄)
流程圖
a.1合格供方名錄建立流程圖
a.2
使用部門採購申請
採購管理控制流程圖
附錄b
(規範性附錄)
工程項目(勞務)採購申請表
附錄c
(規範性附錄)
一、目的
加強採購業務工作管理，做到有章可循，預防採購過程中的各種弊端，降低採購成本，提高採購業務的質量和經濟效益。
1：採購管理制度
二、範圍
本制度適用於公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品)或勞務(技術、服務等)的採購。
三、職責
3.1市場部根據銷售訂單編制銷售計劃並下發相關部門。
3.2生產技術部根據市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負責製版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其它外協業務採購申請及計劃的編制。
3.3供應部根據生產部門報送的材料需求清單，覈實倉庫存量，結合材料庫存安全定額，編制採購計劃，報經總經理批准後組織採購。
3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的採購和辦公用品日常維修申請計劃。
3.5設備工程部依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的採購、固定資產維修以及零星維修製造所用備品備件採購計劃。
3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請，並經初審後交各分管副總或總經理批准。
3.7分管副總負責權限內的採購審批和超出權限的採購初審，總經理負責生產經營採購、固定資產購置、維修等計劃的審批。
3.8財務部負責日常採購的價格審查，負責對價值10萬元以上的採購組織或上報集團公司進行招標。
3.9質量部負責原材料、輔料的驗收，設備部會同生產技術部負責備品備件、設備、監視和測量工具及維修等勞務的驗收。
3.10各採購經辦人負責索要發票、辦理結算，並對發票的真實性和合法性負責。
四、採購作業操作規程
4.1物資採購的計劃、申請與審批
4.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的採購計劃，報分管經理審覈。
4.1.2經分管副總初審後的月度採購計劃報財務副總審批後執行。
4.1.3未列入月份採購計劃或超出計劃的臨時採購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請，並經初審後交各分管副總或總經理批准。
4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批後實施。
4.1.5採購計劃或申請應列明採購物品或勞務的名稱、規格型號、數量、質量技術要求、估
計價值、交貨日期、用途等。
4.2採購比價
4.2.1採購部門在採購前須將採購計劃或申請，交財務部進行比價;在提交採購計劃或申請的同時，採購部門應對新採購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯繫資料，有財務部隊提供的供應商(但不僅限於)進行詢價或實地調查。
4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺(套)設備的採購需召集三家以上的供應商報價，進行比價;10萬元以上的必須採取招標方式採購。
4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價採購，公司根據市場行情每年至少舉行2次招標，確定採購價格和供應商，一經通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據市場行情下調，不能上浮;如屬國家政策調整等客觀原因所致採購價格上漲，並且採購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調，但必須經過總經理辦公會研究同意後才能執行。
4.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品採購以及政府有收費標準的行政事業性服務收費不實行比價程序，物價審計只對採購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。
4.2.5所有采購業務應景物價審查後方可報總經理籤批報銷。
回覆1：全面點的採購管理制度
4.3採購實施及物資驗收
4.3.1公司的採購業務統一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行採購。
4.3.2供應部門應根據生產技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制採購計劃，報分管副總批准後執行。
4.3.3供應部門根據批准的採購計劃組織採購，除零星採購外，批量採購業務必須先與供貨方簽訂採購合同，並與財務部、質量部、生產技術部等相關部門進行會審，採購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在採購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過總經理批准可以與供貨商簽訂《調價協議》，並報請財務部門備案。
4.3.4採購物資運到本公司時，先由供應部門對照覈對採購計劃，經確認無誤後開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗，質量部、設備部在驗收條件允許的範圍內組織物資檢驗，並出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數入庫並辦理入庫手續，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結算
4.4.1採購發票按規定能夠取得增值稅發票的，且在我方能夠抵扣增值稅的採購項目必須索取增值稅發票，不能取得的，價格按扣除增值稅以後執行。
4.4.2無論是現款採購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開《採購付款申請單》，連同有關憑證報經財務部門審覈，並經總經理批准後，出納人員方可付款。
4.4.3財務部在對採購物品結算付款時，應當認真審覈《請購單》、《採購合同》、《採購計劃單》、《採購付款申請單》、《入庫單》、《發票》或《收款收據》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續。
4.4.4出納員須在接到經總經理批准的付款憑證後辦理付款手續，付款時必須認真審覈是否
具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。
五、責任
5.1不按規定程序未經審批採購的，由經辦部門和人員自行負責處理，已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。
5.2經審批的採購計劃和申請，負責採購的部門和人員應在規定採購期限內採購到位，因沒有人到責任不能按時採購而影響正常經營的，沒發現查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經比價即進行採購的，採購價格明顯高於比價結果的，價格高出部分由採購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通擡高價格，從中謀取私利;或未認真進行比價而導致採購價格明顯過高;經查實後採購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。
5.4物品使用部門(車間)必須依據生產計劃、生產管理實際需要，認真按照4.1.5條之規定填制購物申請單。填寫不規範，導致無法確認請購物資須知信息的，採購部門有權拒絕採購。採購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報採購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。
5.5供應部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的採購方案，落實供貨單位。並對採購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關採購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行審覈監督責任，對審覈把關工作不嚴、不及時向總經理彙報有關事情真相，並造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的採購物品，依照採購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告採購部門(必要時直接報告總經理)處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續，並對入庫採購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告(必要時直接報告總經理)，同時妥善保管該批採購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計劃採購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。
六、本制度自發布之日起執行，自本制度執行之日起，原有相關規定同時廢止。
物業公司物資採購、庫管、領用暫行管理辦法
一.物資用品採購
1.物資採購應嚴格遵循質量、價格及售後服務完備的原則進行,採購的品種和數量應嚴格控制在一定範圍內並儘可能節約成本,減少庫存。
2.採購範圍:固定資產、低值易耗品、設備設施添置、清潔用品用劑、辦公用品用具等。
二.物品申購程序
1.各部門(管理處)每月25日前上報次月'月物資採購計劃表'並交給倉庫庫管員,庫管員應根據物資庫存情況,覈定整理各部門(管理處)的月物資採購計劃表','月物資採購計劃表'送分管副總進行審覈,報總經理審批同意,由採購人員根據批准情況按輕重緩急在當月內完成採購計劃。
2.急需採購的物資,由部門分管副總批准,通知採購人員採購,但事後應由部門出具書面情況說明,填寫'請購單',經分管副總簽字,報總經理同意,交財務審覈報銷。
3.採購所有物資必須全部入庫,並由庫管員填制入庫單,如是供應商送貨,由供應商提供發票或供貨單、入庫單一式三聯。一聯留庫房;一聯交供應商;一聯交採購人員。
三.物資領用程序
1.部門領用物品時需認真填寫領料單(品名、數量應填寫準確,註明領用人),由分管副總簽字後方能到倉庫領用。
2.倉庫庫管員在發放物品時需認真按申領單品名和數量準確發放。
3.領料單一式三份,一份部門留存,一份倉庫保管留存,一份交財務留存。
四.其它
工程部門作爲特殊部門,零星、少量、急用材料領取可按以下程序進行:
1.由公司確認並簽定協議,在單位附近指定一家經銷商,作爲協作商家,商家必須保證材料的質量,並在同等質量中價格不能高出市場價。
2.使用單位應先按內部管理填三聯《請購單》,先由部門經理簽字,領取的原則必須是零星、少量、急用材料,量大成批的另組織貨源並在物管公司庫房領取。
3.協作商家見《請購單》後,有部門領導簽字後方可發貨。到商家取貨必須由工程部指定一名專人領取,並填寫三聯《請購單》,一聯留工程部,一聯留商家,一聯留分管副總。商家也可送貨上門。
4.結算方式:當月底由商家憑《請購單》報分管副總,經總經理審覈後,再開具發票交財務覈報銷。
5.採購管理責任:採購人員採購的各類物品必須保證達到公司提出的質量、服務和時限要求,如有不實給公司造成損失由採購人負責賠償。
一、目的
爲確保非庫存物資及庫存物資的採購在供應、質量、服務及價格方面爲公司獲取最大利益以及最有效的成本節約，總裁辦作爲採購的主導部門特制定此採購管理政策。本政策將規範所有從公司外部採購的物品從採購到付款的全部過程。
二、適用範圍：
本管理規定適用於xx公司集團總部及各城市公司
三、採購範圍
實施採購的物品根據其用途及使用頻率進行以下分類：
1、日常辦公用品：指員工日常辦公所必需的低值物品。包括（紙張、筆記本、訂書釘、橡皮、塗改液、膠水/膠棒、大頭針、曲別針、複寫紙、口取紙、膠帶、筆芯、）低值非易耗品（文件夾、文件筐、筆筒、尺子、訂書器、打孔器、名片夾、計算器、剪刀、廢紙簍、膠帶託等）。
2、低值易耗品：硒鼓、墨盒
3、自動化辦公設備：包括電腦及外圍配件（移動硬盤、光驅等）、打印機、掃描儀、傳真機（屬固定資產範疇，詳見固定資產管理辦法）
4、爲進一步規範管理，集團取消對U盤的採購和發放，如有需要員工可自帶。
四、採購政策及採購流程
5、採購歸口管理：集團總裁辦及各城市公司綜合管理部負責物品的採購與日常管理。除特殊情況外，所有物品的採購需由採購實施部門來完成，集團總裁辦負責監督管理。
6、供應商：所有物品的採購應遵循“質量最佳、成本最低”的原則。採購實施部門負責對日常採購的物品供應商進行比價選擇，本着長期合作的目的與供應商簽訂長期合作協議，享受長期合作特價供應。
7、供應商的選擇：以半年爲週期，對供應商提供的商品進行質量、價格綜合評價後，與其重新簽約或重新選擇其他供應商。
8、文具發放標準：每人每月的文具採購標準不超過20元。部門超出每月標準時，將取消超出部分文具的採購。
