淺談對祕書工作的認識。社會上存在着各種各樣的行業，而祕書是我們比較常見的一種職業，不少人想知道目前祕書工作的定義是怎樣的。接下來就由小編帶大家一起詳細瞭解下淺談對祕書工作的認識。
淺談對祕書工作的認識1
1、祕書工作的定位
祕書是領導者的綜合輔助人員，負責溝通信息、輔助決策、綜合協調、會議、草擬文件、時間管理等主要職能。祕書既是管理人員，也是業務人員。祕書工作的主要目的是爲領導者提供及時、真實、準確的信息，讓領導者的決策依據更爲充分、科學，並推動決策有效地落實。 祕書工作，是祕書羣體圍繞領導者進行管理過程中所開展的一系列輔助性和服務性的工作。
2、對祕書的要求
祕書工作的特殊性要求祕書一定要有過硬的文化素養和較高的工作能力。首先，作爲領導的祕書，應該穩重幹練，堅持正確的政治方向。一個祕書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊塗，不能人云亦云，更不能見風使舵，左右搖擺，隨隨便便發表議論。《省委書記》一書中爲我們展示了一位年輕祕書，郭立明，在一念之間的失誤，使他的前途毀於一旦，因爲省委副書記宋海峯幫他給父母找到房子，所以他與宋海峯走的較近，後來宋海峯出事他也被牽連了。本來這位祕書也是很認真負責的，他有一本很厚的工作日記，記錄貢開宸書記的每一點活動。但就因爲沒有把持住自己，以貢開宸的名義替宋海峯傳話，違反了組織紀律，而受到了懲罰。 其次，作爲領導的祕書，要想領導所未想，時刻替領導着想，保持清醒的頭腦。《省委書記》中還有一位優秀的祕書——焦來年。他不僅成熟穩重，還把與貢開宸有關的事情都記得清清楚楚
3、祕書工作的任務
祕書工作的任務主要分爲三類： 第一類是日常程序化工作。接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；收發與回覆日常郵件；撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作；將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；接待訪客；採購、分發和控制辦公用品等等。 第二類是領導臨時交辦的工作。在日常工作中，有時遇到重大事件時，領導要經過深思熟慮才能做決定，而這種決定往往是臨時性的，此時就需要祕書積極地響應領導，使領導的決定落實下來。 第三類是智囊性的輔助工作。作爲一個祕書，應是領導工作的輔助者。祕書人員應具備輔助決策的意識，提高輔助決策的能力，做領導的參謀和助手。當領導遇到比較困難的問題時，祕書應迎難而上，及時爲領導者排憂解難。 總的來說，祕書其實是一項很有挑戰性的工作，要做一位合格的祕書是需要付出巨大地努力的。因此，我們這批未來的祕書應該勇敢的迎接挑戰，努力學習，爲將來的工作打下堅實的基礎。在當今這個發展較快的時代，我們要想在社會上有立足之地，就一定要有足夠的能力，機會永遠只會給有準備的人。我們要適應社會的發展，就要不斷地學習，提高自身的能力。
淺談對祕書工作的認識2
祕書語言藝術
1、祕書交談禮儀
交談是交流思想和表達情感最直接、快捷的途徑。在人際交往中，用錯了一個詞，或多說了一句話，或不注意詞語的感情色彩等而導致交往失敗或影響人際關係的事時有發生。所以，在交談中藥遵從一定的禮儀規範，才能達到雙方交流信息、溝通思想的目的。在交談的`過程中，要注意傾聽對方的表述，從而獲得準確的信息。
2、創造良好的交談氛圍
談話氣氛和諧與否，會直接影響談話的效果。爲了創造一個愉快融洽的談話氣氛，祕書可以從以下幾個方面入手。
3、態度要誠懇
進行交談時，態度要認真、誠懇。對交談的主題應認真對待，這不僅是尊重他人，更重要的是隻有雙方在認真的交談中尋找到共同點以後，纔有可能深入瞭解，取得對方的信任，交談的氛圍也會隨之進入良好的階段。
知識自己娓娓而談，或目光呆滯、神情黯然、東張西望、心不在焉，或翻閱書報、看錶、打呵欠，都會影響交談的順利進行。
4、寒暄要熱情大方
寒暄不僅是一種必不可少的客套，還可以爲交談作情緒和情感上的鋪墊。成功的寒暄，可以迅速縮短雙方之間的感情距離，調節氣氛，增進交流。因此，寒暄應儘量表現出謙恭、大方、熱情、平等的姿態。
5、距離要適中
無論兩人交談還是多人交談，交談的距離以能夠較容易地聽清談話的內容爲宜，距離做好是在2m左右，盲目靠緊，會讓對方心理上感到壓抑或侷促不安，進而破壞談話的氣氛。
6、交談的語言藝術
在日常的交談和社交場合中，如果你能當衆陳述自己的觀點，流暢地表達出自己的意圖，清楚準確的表達內心的想法，聽者會樂於接受你的思想觀點。
同樣一句話，用不同的方式說出來，其效果可能會迥然而異，這就要求祕書，在人際交往中要非常強調語言藝術的原因，交談的語言藝術主要包括以下幾個方面。
7、平等互敬
運用語言，應堅持平等互敬的原則，談話時在心理上、語調上，都要體現出對對方人格的尊重，把對方作爲平等交流的對象，如果裝腔作勢、哼哼哈哈或以勢壓人，這不僅不禮貌，而且會使對方產生反感。在交談中，應儘量使用禮貌用語，談到自己要謙虛，談到對方應尊敬，運用敬語與自謙語能顯示出個人修養、風度和禮貌。
8、語言準確流暢
在表達思想感情時，應做到口音標準、咬字清晰，說出的詞句應符合規範，避免使用似是而非的語言。另外，應去掉過多的口頭語，語句停頓要準確，思路要清晰，談話要緩急有度，從而是交流活動暢通無阻。
9、交談機智幽默
交談本身就是一個尋求一致的過程，在這個過程中常常會出現不和諧的地方而長生爭論和分歧，這就需要你隨機應變，憑藉機制避開或消除障礙。同樣，幽默也常用於化解尷尬場面或增強語言的感染力，有趣而意味深長的語言，能給人以歡笑和愉快。當然，機制幽默不是耍小聰明或耍嘴皮子。他應使語言表達既詼諧又入情入理，應體現一定的修養和素質。
10、態勢得體
談話之中可以用手勢來加強和配合語氣，當然，無意義的體態或舉動，會給人以輕浮失禮之感。手舞足蹈、舉止輕狂胡唾液四濺等，都是極不禮貌的行爲。
此外，交談語言 還應講究語調親切生動、措詞易於理解、表達簡潔幹練及根據談話對象調整表達方式。
11、祕書聆聽的藝術
聽，可以從對方獲得必要的信息，領會談話者的真實意圖。如果不能認真地聆聽，就無法瞭解和滿足對方的需求，和諧的人際關係也只能是空談。況且，聆聽本身還是尊重他人的表現。因此，應當充分重視聽的功能，講究聽的方式，追求聽的藝術。
12、認真耐心
在對方闡述自己的觀點時，應該認真耐心地聽完，並真正領會其意圖。當對方正講在行頭上時，不宜插話，如必須打斷，應適時示意並致歉後再插話。插話結束時，要立即告訴對方“請您繼續講下去”。
13、專注有禮
在聽對方說話時，應目視對方，以示專心，要真正瞭解對方，語言只傳達了部分信息，所以還應注意說話者的神態、表情、姿勢以及聲調、語氣等的變化，以便全面瞭解對方的思想感情。同事，以有禮而專注的目光表示在認真聆聽，對說話者來說也是一種尊重和鼓勵，可以使他感覺到自己談話的重要性和必要性。
14、呼應、理解
強調在對方談話時目視對方，認真聆聽，並不是說完全被動地、默默的聽，而是根據情景，或微笑，或點頭，或適時插入一兩點提問。例如，“哦，原來這樣，那後來呢？”、“真的嗎？”等。這樣，就能夠實現談話者與聆聽着不斷的交流，行程心理上的某種默契，使談話更爲投機。
此外，聆聽之中還應注意自己的儀態，不應該從自己的舉動或姿態在紅流露出不耐煩、疲勞或心不在焉的情緒，因爲這樣會傷害對方的自尊。
