在發展不斷提速的社會中，很多場合都離不了制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？以下是小編收集整理的公文管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
1.總則
爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。
2.文件管理內容主要包括：
上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來公司公啓文件(除公司領導訂啓的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交辦公室機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”覈定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。
3.2公文的編號保管
3.2.1辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啓文件，公司領導啓封后，也應交辦公室辦理正常手續。
3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。
3.3公文的閱批與分轉
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱籤後，由機要祕書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據等，分別由辦公室機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
3.3.3爲加速文件運轉，機要祕書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.4.2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完後，應送交辦公室機要祕書，切忌橫傳。
3.4.5辦公室機要祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。
3.4.6按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
4.發文的管理
4.1發文的規定
4.1.1全公司上報下發正式文件的權力集中於公司，各羣衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
4.1.2各羣衆團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，並將文件底稿交廠辦審覈。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。
4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管範圍的文件，須由經理批准簽發。其餘文件均由分管公司領導批准簽發。
4.2發文的範圍
4.2.1凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
4.2.2公司下發文件主要用於：
①公佈公司規章制度;
②轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件;
③公佈公司體制機構變動或幹部任免事項;
④公佈公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤發佈有關獎懲決定和通報;
⑥其他有關公司的重大事項。
4.2.3公司上行文、外發文主要用於：
①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
②同兄弟單位聯繫有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
4.2.4在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發佈。
4.2.5凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。
4.2.6各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。
5.文件的立卷與歸檔
5.1文件的歸檔範圍
5.1.1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批覆;
②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;
③經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;
⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;
⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上彙報發言材料等;
⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行彙報的提綱和材料;
⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品;
⑨公司日誌和大事記;
⑩公司向上級請求批覆的文件及上報的有關材料。
5.1.2業務部門、各羣衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣衆團體負責立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
5.2.2立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.文件的銷燬
6.1對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。
6.2經審覈同意銷燬的文件，應派專車分別由公司機要祕書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。
一、公司行文是企業請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批覆處理問題、指導工作的重要形式。
二、公司行文要做到規範、準確、及時，並實行統一管理。
三、公司行文的程序爲：擬搞、審覈(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、分發、登記、歸檔、銷燬。
四、行文與打印管理
1、公司行文由業務承辦人起草，在發文稿申請表中須有文件標題、發送範圍、印製份數、擬稿單位與擬稿人，部門負責人簽名、標定日期和密級；部門負責人審定，總經理簽字同意後打印發文。
2、經總經理批准簽發的文稿交行政部統一編號打印，由起草人校對(對文稿內容、質量負責)修正後，及時送交給有關部門和人員，或由行政部發出。
3、打印人員不得截留文件，或將打印、複印、傳真等行文中的有關商業祕密或企業管理規定中須保密的事項透露給他人。
五、發文管理
1、公司發文由行政部統一編號、存檔。有領導批示的，還應附批示件。
2、部門和個人收文應在行政部發文登記冊中籤名。
3、公司制度、規定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、報告等以紅頭文件印發，其他文件通常用普通紙印發。
4、公司內部文件，各部門應妥善保管，年終由行政部統一收回處理。
六、收文管理
1、公司收文的處理程序爲：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。
2、公司收文由行政部統一負責：收到發來文件後，應先做好歸類、登記，根據文件的內容，分送有關領導閱示和主辦部門處理後，收回歸檔。
3、急件或涉及商業機密的傳真應由專人處理。
七、所有文件收取發放，必須有登記、簽收手續。
第一條發文
1、公司各部門擬發稿（文）件，均須填制文件簽發單，報總經理簽發。
2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制，及時準確按要求發送至相關單位、部門，並認真作好文件簽收工作。
3、外送文件，經辦人須用公司標準信封封存，並送（郵）至相關單位或上級部門，力求準確、無誤。
第二條打印
1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。
2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負責。
3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門（人員）負責。
4、公司各類公文、文件、通知，人事行政部須分類存檔一份。
第三條收文
1、凡外來文件或參會人員帶回的會議文件，任何部門或個人收到後均應及時交至人事行政部，不得無故截留文件。
2、人事行政部收文後應及時作好收文登記工作，並根據文件精神或要求，認真填寫公文處理傳閱單，經人事行政部主管閱後及時由專人將文件送至相關部門負責人處予以辦理。
第四條傳閱
1、人事行政部須及時準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關部門負責人處。
2、人事行政部在規定時間內應及時收回傳閱文件，不得有漏、損、銷情況發生。
3、文件閱示人須認真閱文，並根據文件精神及公司要求佈置好本部門或相關人員執行文件所要求事項，並在文件傳閱單上籤閱意見。
4、人事行政部根據領導批閱意見及文件精神，對執行未果的部門應督辦，直至將公司領導意見及指示落到實處，並將執行情況報公司領導。
（一）公文的擬稿、審批程序。
1、以學校名義報上級機關、業務主管部門的公文，下發學校各處室的公文，根據其業務內容，由主管科室代校草擬稿。
2、有關處室代校草擬的文件，應一律送校辦複查，並由校辦公室送有關校領導簽發。若需有關處室會籤的，應在會籤後送校辦公室複覈，再送有關校領導審批簽發。
3、凡已向全校部署了的工作，一般不另行文，會議文件一般不重發。
4、經領導簽發的文件，原則上不得改動，若需改動，須經原簽發人同意。
（二）公文的處理和貫徹執行
1、凡收到的一般公文，在收文人登記編號後交辦公室主任批辦，重要文件由辦公室送主管領導後，按照職責交有關處室辦理。
2、各部門對來往文件應有專人負責進行登記、編號，並妥善保管。
3、需要答覆和急辦的公文要迅速辦理，辦公室須註明承辦處室，要求完成日期等內容。辦公室主任要負責檢查、催辦、防止漏辦和延誤。辦理完結，辦公室應填寫完成情況和日期。
4、發出的公文和歸檔的公文要加蓋公章。
5、公文管理制度由學校辦公室負責貫徹執行，並定期檢查全校各處室執行情況，將檢查結果，向主管校領導彙報。
1公文管理制度制定的目的及意義：
爲了規範公司公文處理流程、統一公司公文格式，保證公文安全、高效、流暢的運轉，根據《國家行政機關公文處理辦法》（20xx年）的原則，結合公司實際，特制定本制度。 2適用範圍：
本制度適用於集團公司及下屬所有子公司。 3職責範圍集團綜合部
集團綜合部是公司公文處理的管理部門。
集團綜合部負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷燬等工作。同時負責指導集團各部門和下屬各子公司的文件處理工作。負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改，同時負責本制度的實施和監督工作。集團其它各部門、子公司不得以集團名義自行對外發布公文。負責按本制度規定執行。
4公文處理原則
公文處理包括公文擬製、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。
5公文的種類
公文的定義
公文是指公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規範體式，以紙質或電子方式爲載體的文書。常用的公文種類
常用的公文種類有：決議、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要等。?決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。
決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級部門/機構不適當的決定事項。
公告。適用於向公司內外宣佈重要事項或者法定事項。通告。適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
通知。適用於發佈、傳達要求下級部門/機構執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
報告。適用於向上級部門/機構彙報工作、反映情況，回覆上級部門/機構的詢問。
請示。適用於向上級部門/機構請求指示、批准。批覆。適用於答覆下級部門/機構請示事項。
函。適用於不相隸屬部門/機構之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。公文按照行文方向分爲：
上行文—是指各下級單位向上級單位請求指示、彙報工作、反映情況、答覆詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。請示是就某項工作中的問題、明確某項政策界限、審覈批准某事項時使用的請求性上行公文。報告是彙報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問等使用的上行公文。
下行文—是公司或公司職能管理部門向各下級部門或子公司下發的文件，通常有“通知、通報、決定、批覆”等。
平行文—是指沒有行政隸屬關係或職能管理關係的各級部門或子公司用於聯繫業務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。
6公文格式
公文組成：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文部門/機構標誌、發文字號、簽發人、標題、主送部門/機構、正文、附件說明、發文部門/機構署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送部門/機構、印發部門/機構和印發日期、頁碼等組成。
份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。公文份號是爲了掌握公文的發放方向，便於公文的保密管理，掌握公文的去向。密級和保密期限。公文的祕密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標註“絕密”“機密”“祕密”和保密期限。
緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”“加急”“平急”。
發文部門/機構標誌。由發文部門/機構全稱或者規範化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文部門/機構全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文部門/機構標誌可以並用聯合發文部門/機構名稱，也可以單獨用主辦部門/機構名稱。
發文字號。由發文部門/機構代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦部門/機構的發文字號。簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。
標題。由發文部門/機構名稱、事由和文種組成。
主送部門/機構。公文的主要受理部門/機構，應當使用部門/機構全稱、規範化簡稱或者同類型部門/機構統稱。正文。公文的主體，用來表述公文的內容。附件說明。公文附件的順序號和名稱。
發文部門/機構署名。署發文部門/機構全稱或者規範化簡稱。成文日期。署會議通過或者發文部門/機構負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發部門/機構負責人簽發的日期。
印章。公文中有發文部門/機構署名的，應當加蓋發文部門/機構印章，並與署名部門/機構相符。有特定發文部門/機構標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。
附註。公文印發傳達範圍等需要說明的事項。附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
抄送部門/機構。除主送部門/機構外需要執行或者知曉公文內容的其他部門/機構，應當使用部門/機構全稱、規範化簡稱或者同類型部門/機構統稱。
印發部門/機構和印發日期。公文的送印部門/機構和送印日期。頁碼。公文頁數順序號。
公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以並用漢字和當地
通用的少數民族文字。公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用GB/T148中規定的A4型紙張，其成品幅面尺寸爲：210mm*297mm。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。版面
公文用紙天頭（上白邊）爲37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）爲28mm±1mm，版心尺寸爲156mm*225mm。
無特殊要求，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以做適當調整。
一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以做適當調整。
如無特殊說明，公文中文字的顏色均爲黑色。
公文的版式及具體格式要求參照按照《黨政機關公文格式》（BG/T 9704-20xx）國家標準執行。 7行文規則
行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的`，應當同時抄送被越過的部門/機構。向上級部門/機構行文，應當遵循以下規則：
原則上主送一個上級，根據需要同時抄送相關上級部門/機構和同級部門/機構，不抄送下級部門/機構。
下級部門/機構的請示事項，如需以本部門/機構名義向上級部門/機構請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報上級部門/機構。
請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級部門/機構負責人直接交辦事項外，不得以本部門/機構名義向上級部門/機構負責人報送公文，不得以本部門/機構負責人名義向上級部門/機構報送公文。
受雙重領導的部門/機構向一個上級部門/機構行文，必要時抄送另一個上級部門/機構。
向下級機構行文，應當遵循以下規則：
主送受理部門/機構，根據需要抄送相關部門/機構。重要行文應當同時抄送發文部門/機構的直接上級部門/機構。
涉及多個部門職權範圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級部門/機構應當責令其糾正或者撤銷。上級部門/機構向受雙重領導的下級機構行文，必要時抄送該下級部門/機構的另一個上級部門/機構。
除集團公司領導直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。 8文件編號
每份文件都必須設置編號，不得重複或遺漏。紅頭文件
紅頭文件的編號按國家公文編號有關標準執行。會議紀要
按年度順序編“XXX集會紀〔2×××〕×號”。函件編號
按年度順序編“XXX集函〔2×××〕×號”。其他類型的文件
公司其他文件，根據業務發展和管理的需要，另行確定。 9公文擬製
發文擬製包括公文的起草、審覈、簽發等程序。公文起草應當做到：
符合國家法律法規和公司的方針政策，完整準確體現發文部門/單位意圖，並同現行有關公文相銜接。
一切從實際出發，分析問題實事求是，所提措施和辦法切實可行。內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條例清楚，表述準確，文字精煉。
文種正確，標點正確，格式規範。
深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
公文涉及其他單位或者部門職權範圍內的事項，起草部門/單位必須徵求相關地區或者部門意見，力求達成一致。
公文文稿簽發前，應當由發文機構進行審覈。審覈的重點是：行文理由是否充分，行文依據是否準確。
內容是否符合國家法律法規和公司的路線方針政策；是否完整準確體現發文意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
涉及有關部門或者子公司職權範圍內的事項是否經過充分協商並達成一致意見。
文種是否正確，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規範。
其他內容是否符合公文起草的有關要求。公文擬製通過OA系統流程執行。
10公文辦理
行政管理中心負責公司外來文件以及各部門報送公司領導的文件的處理。各部門各子公司負責本部門或本公司外來文件以及公司下發文件的處理。
公文辦理的每一階段，均要求辦理的時效性。其中，普通件辦理控制在72小時內，急件辦理控制在24小時內，特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間範圍內向公司領導、行政管理中心反饋辦理情況。 11公文立卷、歸檔和銷燬
公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應當根據公文立卷、歸檔的有關規定，將定稿、正本和有關材料整理立卷。
公文立卷，應當以文件的自然形成規律和保持文件之間的歷史聯繫爲原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特徵和保存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便於保管、查找和利用。
公文複製件作爲正式文件使用時，應當加蓋複製單位證明章，視同正式文件妥善保管存檔。
案卷要寫標題，填寫卷內目錄、備考表，確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。
沒有存檔價值和存查必要的公文，可按照公司《檔案管理制度》有關規定，經過鑑別和主管領導人批准，可以定期銷燬。銷燬祕密公文，應當進行登記，由公司有關部門人員監銷，保證不丟失、不漏銷。 12附則
本制度由集團行政管理中心負責解釋，並修訂完善。本制度自發布之日起施行。
公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應堅持實事求是、精簡、高效、準確、及時、安全。根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》等規定，結合實際，制定本規定。
一、公文處理應遵循的一般原則
（一）使用法定的公文文種制發公文。即以黨的機關使用的14種公文種類和國家行政機關使用的13種公文種類制發公文。
（二）使用規定的公文格式制發公文，制發公文時，必須符合公文的文面格式、公文用紙格式和公文編排、打印與裝訂格式。
（三）遵守行文規則。在行文時，要堅持注重實效、“少而精”、黨政分工、根據隸屬關係和職權範圍確定行文關係、聯合行文的機關必須是同級等規則。特別在辦理請示行文時，要堅持請示事項必須協調一致、只寫一個主送機關和一文一事的原則，不得在報告等其它非請示公文中夾帶請示事項和直接向領導個人報送公文。
二、發文辦理
（一）發文辦理的一般程序
發文辦理的程序包括：草擬、審覈、簽發、登記、複覈、打印、分發、傳遞等工作。
（二）公文草擬的要求
1、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示，準確地體現本局工作意圖，並同現行有關公文內容相銜接。
2、全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施等切實可行。
3、觀點明確，情況屬實，內容充實，條理清晰，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。
4、人名、地名、時間、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，引用公文應先引標題，後引發文字號；漢字和標點符號的用法符合國家發佈的標準方案，計量單位和數字用法符合國家的有關規定。
5、開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，用詞規範，文風端正，文種格式正確，層次序數準確。
6、起草公文時，對涉及其它部門職權範圍內的事項，應當主動協商，徵求意見。
7、起草重要公文應當由局領導或部門負責同志親自主持、指導，進行調查研究和充分論證，徵求有關部門意見。
8、代擬起草公文時，應嚴格代擬稿質量，嚴格控制文件篇幅，嚴格報送程序和完善報送材料。
（三）公文審覈的要求
1、凡以本局名義制發的文件，在送局領導正式簽發前，必須填寫公文稿審簽單，經承辦科、室分管領導核稿，送辦公室主任審覈文種、格式，並提出是否公開、保密審查初步意見和發文文號。
2、核稿重點：觀點和內容是否符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、法規，是否完整、準確地體現中央、省、市、市質監局和區委、區政府以及本局的意圖，是否符合實際，並同現行有關文件內容相銜接；擬定的措施和辦法是否切實可行；涉及有關業務部門的事項是否經過協商並取得一致意見；關鍵用詞是否規範；行文是否準確；文字是否精煉；邏輯是否嚴密；結構是否嚴謹；是否確需行文或聯合行文。
3、由其它單位主辦與我局聯合發文，由有關科室審改後，按我局文件審覈、籤批程序辦理。
（四）公文簽發要求
公文必須由局領導人或其授權的局領導簽發，公文一經簽發即成爲定稿生效。會籤時，在送簽過程中逐個送籤，不要遺漏。
（五）公文登記要求
擬發公文經簽發後，需進行登記，包括填寫公文標題、發文字號、簽發人，按經領導審定的印發範圍和存檔要求確定公文印發份數等。
（六）複覈、打印、分發、傳遞的要求
辦公室要對公文的審批手續、文種、格式、內容等進行再次複覈，經複覈如需對涉及內容的實質修改時，必須報請原簽發領導複審。打印要做到準確、及時、安全、保密，用印規範、正確。分發、傳遞應做好登記，按分發、傳遞範圍進行分發，傳遞密級文件時，嚴格執行密級公文傳遞辦法。辦公室要按照公文存檔要求及時存檔。
三、收文辦理
收文辦理一般程序包括：簽收、登記、擬辦、分發、傳閱（傳批）、承辦和催辦等工作。
收文的簽收、登記及擬辦統一由局辦公室負責，並提出擬辦意見，電報和急件要做到隨到隨送。簽收時應逐件清點，標註簽收時間，如發現問題，須及時向發文機關查詢並採取相應處理措施。登記時，應按照發文機關分類要求，對文件逐一登記，登記內容爲：公文標題、密級、發文字號、發文機關、份數、收文日期、收文序號等。
辦公室負責將收文按擬辦意見送局領導閱批。急閱件應隨送隨批，傳閱件一般應在三日內閱批。凡經辦公室登記並送局領導閱批的文件，局領導閱批後，應送回辦公室，辦公室按照局領導的閱批要求分送有關科、室、隊辦理，並根據局領導的閱批意見及時提醒相關科、室、隊按時限要求辦結。
傳閱（傳批）時，辦公室應根據局領導批示或授權，按照程序將公文送有關局領導閱知或批示，傳閱公文時按照局領導排序由前向後遞送，傳批時按照局領導排序由後向前遞送。傳閱、傳批時應隨時掌握公文去向，避免誤傳、漏傳和延誤。
催辦時，辦公室應對公文的承辦情況進行督促檢查，對緊急或重要公文及時催辦，對一般公文定期催辦，並及時向局領導反饋辦理情況。
注辦時，承辦人員在公文辦理完畢後，應在文件處理單作簡要註明，註明發文日期與發文字號，承辦人姓名與辦理結果等，以便管理和查考。
四、公文網上交換與電子公文管理
（一）公文網上交換的範圍
以局名義制發需報送的非涉密公文。
（二）電子公文的接收與管理
1、辦公室接收電子公文時，應當對公文的發送部門、公文的完整性和體例格式等進行校對，確認無誤後方可接收。
2、辦公室應當及時接收電子公文，電子公文接收後，應打印成紙質文件，按收文辦理的要求進行公文處理，並進行電子簽收。
3、嚴格保密，不得向無關人員透露電子公文操作程序或提供電子印章軟盤等相關設備和軟件，並定期更換公文網上系統用戶口令。
4、指定專人管理和維護用於公文網上交換的計算機及其相關設備，嚴禁接入國際互聯網和政務外網。
第一章辦公物品的購買
辦公物品購買細則
第一條原則
爲了統一限量，控制用品規格以及節約經費開支，所有辦公用品的購買，都應由行政部統一負責。
第二條辦公物品的訂購
根據本部門日常辦公必需品的消耗水平，向行政通報，確定訂購數量。
第三條採購辦法
在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
第四條訂購單
在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經行政部門確認後，直接向有關商店訂購。
行政部門必須依據訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等等。
第五條跟蹤
按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與否。
第六條驗貨
所訂購辦公用品送到後，按送貨單進行驗收，覈對品種、規格、數量與質量，確保沒有問題後，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然後，在訂購進度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數量等等。
第七條付款
收到辦公用品後，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經經理簽字蓋章，作好登記，轉交財務部負責支付或結算。
第八條分發
辦公用品原則上由公司統一採購、分發給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行採購。在這種情況下，行政部門有權進行審覈，並且把審覈結果連同申請書一起交付監督部門保存，以作爲日後使用情況報告書的審覈與檢查依據。
第二章報廢處理
第九條報廢與更換處理
1、對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。
2、報廢成立後才能給予新的辦公用品。
3、報廢品必須符合《辦公用品報廢審覈規定》
第三章辦公物品的保管
第十條填寫清單
所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。
第十一條保管
必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。第十二條印刷品與紙張管理
印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單爲準，對領用的數量隨時進行記錄並進行加減，計算出餘量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政主管。
第十三條持有量調查
必須對總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品持有量進行調查。調查方式是，定期對每月領用量、使用量以及餘量作出統計，向上報告。行政部對報告進行覈對，檢查各部門所報統計數據是否與記錄相一致。最後把報告分部門進行編輯保存。
第四章對辦公物品使用的監督與調查
第十四條調查內容
對公司各部門進行調查，調查內容包括：
1、覈對用品領用單據與用品清單。
2、覈對用品申請書與實際使用情況。
3、覈對用品領用清單與實際用品清單。
第一條爲使辦公文具用品管理規範化，將制pg本制度。
第二條本制度所稱辦公文具分爲消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1、消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、複寫紙、卷宗、標籤、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等。
2、管理消耗品：簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直線紙等。
3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算機、印泥等。
第三條文具用品分爲個人領用與部門領用兩種。個人領用指個人使用保管的用品，如圓珠筆、橡皮擦、直尺等。部門領用指本部門共同使用的用品，如打孔機、釘書機、打碼機等。
第四條消耗品可依據歷史記錄（如以過去半年耗用平均數）、經驗法則（估計消耗時間）設定領用管理基準（如圓珠筆每月每人發放一支），並可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間。
第五條消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品（如直線紙）不在此限。
第六條管理品移交時如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。
第七條文具的申請應於每月25日由各部門提出“文具用品申請單”，交管理部統一採購，並於次月一日發放，但管理性文具的申請不受上述時間限制。
第八條各部門設立“文具用品領用記錄卡”，由管理部統一保管，在文具領用時作登錄使用，並控制文具領用狀況。
第九條文具嚴禁帶回傢俬用。
第十條文具用品一般由管理部向文具批發商採購，其中必需品、採購不易或耗用量大的物品，應酌量庫存，管理部無法採購的特殊文具，可以經管理部同意並授權各部門自行採購。
第十一條新進人員到職時由各部門提出文具申請單向管理部領取文具，並列入領用卡，人員離職時，應將剩餘文具一併交管理部。
1.目的
爲進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於集團總公司、子公司。
3.職責範圍
3.1集團總裁辦
3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。
3.1.2負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷燬等工作。同時負責指導各部門和各子公司的文件處理工作。
3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。
3.2集團其它各部門、子公司
3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。
3.2.2負責按本制度規定執行
4.公文處理原則
4.1公文處理原則
4.1.1公文處理包括公文擬製、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。
5.公文的種類
5.1公文的定義
5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達、發佈指示、請示和答覆問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。
5.1.2常用的公文種類
常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。
(一)決定、決議：對重要事項重大行爲做出安排，用“決定”;經會議討論通過並要求貫徹執行的事項，用“決議”。
(二)意見：用於對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。 (三)通知：用於傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。
(四)通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
(五)報告、請示：向上級部門彙報工作、反映情況、提出建議用“報告”;向上級部門請示指示、批准用“請示”。
(六)規定：用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行爲規範。
(七)函：是相互商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門提出請求的公文。
(八)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。
6.公文格式和行文規則
6.1公文格式和行文規則
6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸
(1).公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸爲：210mm×297mm。
(2).公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭(上白邊)爲：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)爲：28mm±1mm，版心尺寸爲：156mm×225mm(不含頁碼)。
6.1.2公文中圖文的顏色
除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均爲黑色。
6.1.3排版規格與印製裝訂要求
(1).排版規格
正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
(2).製版要求
版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
(3).印刷要求
單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品着墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。
(4).裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位爲兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離爲3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。
6.2公文中各要素標識規則
組成公文的各要素可劃分爲眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。
6.2.1眉首
(1).公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
(2).祕密等級和保密期限
密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分爲ABC三個等級。密級程度應由發文主管單位領導根據文件內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。
(3).緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。
(4).發文機關標識
由公司全稱或規範化簡稱後面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司(文件)”或“九州集團”;對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫爲“湖南九州集團有限公司(通知)”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲25mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀爲原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。
(5).發文字號
發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。
②如發文單位爲總裁辦，則具體格式爲：
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6).簽發人
公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名，特殊情況手籤簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離爲4mm。
一、公文的辦理
（一）簽收、整理、登記
所有收文實行辦公室“一個口子”進，送達文件的簽收、文件交換、所收信函均由專人簽收。所有收文經簽收人整理登記，並附公文處理標籤。
（二）擬辦、分發
經整理的文件由辦公室主任提出擬辦意見後呈送委領導批辦。
（三）批辦
文件分發後，無特殊情況，委領導應於一個工作日內籤示處理意見。
（四）傳送
根據主要領導批示，由辦公室登記批示意見後，分別送承領導班子成員及各科室，閱文人簽字後，及時返還辦公室。文件如需留存由辦公室複印保留，文件原件需交辦公室存檔。
（五）承辦
承辦單位應將所承辦文件進行登記，以方便跟蹤文件辦理進度，並根據領導批示和文件內容要求辦理，辦理結果及時反饋。
（六）催辦
規定期限辦理和回覆的，辦公室需單獨登記，並定期催辦。
（七）存檔
辦理完畢的文件由辦公室暫存，每年向縣檔案局移交一次。
（八）文件的複印、借閱。借閱一般文件應履行借閱手續，借閱保密文件應由分管領導簽署意見，所有借閱文件應按時歸還。祕級文件不得複印。
二、發文管理
業務性文件由相關科室負責擬稿，綜合性文件由綜合科負責擬稿；科室擬稿件需經分管負責人進行核稿，報主要負責人簽發。簽發後的公文送辦公室進行登記編號。辦公室負責對所有發文的審覈，對發文對象、字體、字號等按公文發文規範格式進行把關，文件印製後統一繕印，用印後的文件應保留兩份隨擬稿封面、草稿、清稿、相關附件材料一起由辦公室留存，同時保存電子文檔。
一、目的
使辦公用品管理制度化、規範化、合理化，實現計劃採購、計劃領用，控制發放，降低成本。
二、範圍
適用於天津中信置業有限公司各部門及下屬公司辦公文具用品的管理。
三、辦公用品的發放
1、各部門根據部門及個人需要填寫《辦公文具用品申領單》，並指定專人負責此項工作。辦公室於每週一進行辦公用品的發放，除特殊情況外，其他時間不予領取。
2、《辦公文具用品申請單》必須經各部門負責人和辦公室負責人簽字後方可領貨。
3、公司各部門要嚴格按本部門提交的《辦公文具用品申領單》按公司定額進行領取，特殊情況要附加申領說明。對超計劃領取，辦公室將不給予發放。
4、各單位、各部門的辦公用品管理人員要堅持原則，秉公辦事，嚴格掌握辦公用品的發放範圍、發放數量，物品發放均由領用人簽名。
5、管理人員請假、休假或因事不在崗時，由辦公室主任或其指定人員代管。
四、辦公用品的管理
1、辦公用品由辦公室統一管理，由庫管統計、掌握文具的領用狀況，有效地進行費用控制。
2、屬於部門公用的辦公用品，由部門指定專人保管；個人使用的辦公用品，由個人保管。如遺失應由部門或個人賠償或自購解決。
3、庫房內禮品等貴重物品的領用，需經主管負責人同意，庫管人員不得擅自動用。
4、辦公室對必須及耗用量大的文具，採取酌量庫存的辦法。
5、月末庫房管理人員要將辦公用品的進貨、發貨、存貨明細進行彙總月報。
五、辦公用品定量
筆、筆芯：每位管理人員每月不超過1支。
衛生紙：每位管理人員每月不超過2卷。
雙面膠、膠布：部門每月各2卷。
膠水：每部門每月不超過2瓶。
曲別針、直別針、訂書釘：部門每月不超過2盒。
一次性紙杯：有關部門每月不超過2包。
複印紙：部門每月不超過2包（做到紙張二次利用）。
電池：有關部門每月不超過4節。
色帶：部門每月不超過2根。
備註：物品按月申領，即每次領用爲當月需求量。個別部門定量過低經確認後另做調整。
爲了全面貫徹落實上級文件精神，加強文件管理，同時，規範本校文件的制發程序和規格要求，特制定本制度。
一、上級公文管理1、上級文件指縣委、政府、鎮黨委、政府相關文件、縣教育體育局、招辦、電教中心、教研室文件以及縣財政局、人勞局、衛生局、公安局、環保局等部門相關文件。
2、鎮公安派出所、計生辦、衛生院等部門的文件一同納入公文管理。
3、校網絡管理員每天登錄《商南教育信息網》，及時下載、打印縣教育體育局、招辦、電教中心、教研室文件，並送行政辦公室處理。
4、其他上級部門、平行部門直接送達的紙質文件無論交入何人之手，都要及時轉交行政辦公室處理。
5、行政辦公室接到下載、打印的紙質文件和直接送達的紙質文件後，按以下步驟操作處理：
（1） 在《收文登記表》上進行登記；（2） 粘貼《文件傳閱單》，呈報校長批覆；（3） 根據校長批覆，轉呈分管領導或相關部門辦理，並在《文件傳閱移交登記冊》上進行登記；（4） 對文件上要求辦理的事項，在《督辦記錄單》上予以記載，並按照辦理時限和要求，及時督促各分管領導或部門完成；（5） 對於已經辦理完畢的文件及時收回存檔，並按自然年度，一年分類裝訂一次；二、本校文件管理1、根據工作內容和性質，需要以文件形式印發的，分別由支部、工會、教導處、團委、保衛處、總務處起草，除此之外的文件由行政辦起草。
2、起草的文件必須格式正確、標題鮮明、主體明確、文從字順、內容具體、要言不煩、操作性強。
3、文件起草後，到行政辦公室《發文本》上進行登記、編號，然後粘貼《商南縣過風樓鎮初級中學公文制發審覈表》，呈報分管領導審覈，校長簽發。
4、各部門起草的文件由各部門負責，在電腦上打出，製成電子版。文稿打完後，經辦人要反覆校對，力求一個字、一個標點都不放過，體現公文的準確性，嚴肅性。
5、製成電子版後，拷到文印室電腦上，由文印人員進行再校對和排版、印製。其製作要求爲：
（1） 紙張：A4（2） 頁面：頁邊距上、下、左、右爲2.5cm；行間距爲固定值，25磅；字間距爲標準；（3）字號：主標題 小二；正文 三號；（4）字體：主標題 黑體；正文 仿宋（GB2312）；（5） 格式：主標題與正文空一行，正文首行縮進2格字符。
6、文件印製後，統一到行政辦公室蓋章，並上報下發。
7、各部門印製的文件必須存檔一份（底稿也必須存檔備查），並按自然年度年底分類整理，裝訂歸檔。
1、總則
（1）爲了規範辦公文具用品的管理，特制訂本制度。
（2）本辦法所稱辦公文具爲消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1）消耗品。消耗品包括筆記本、信紙、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮檫、複寫紙、便條紙、橡皮、夾子、水蠟、卷宗、標籤、打印油、訂書釘等。
2）管理消耗品。管理消耗品包括簽字筆、白板筆、熒光筆、修正液、筆式擦、打印臺、電池等。
3）管理品。管理品包括訂書機、打孔機、打碼機、大型削筆器、計算器、鋼筆、算盤、剪刀、美工刀、姓名單、直尺、印泥、日期章、日期戳等。
2、文具用品的採購
（1）綜合部可向文具批發商採購，其必需品、採購不易或耗用量大者，應酌量庫存，特殊文具綜合部無法採購者，可以經部門經理、總經理審批同意後自行採購。
（2）印刷品（如信紙、信封、表格等）除公司特殊表單外，其印刷、保管均由綜合部申請。
（3）文具的申請應於每月28日由各部門提出辦公用品申請單交綜合部統一採購，次月5日發放。但管理性文具的領用不受上述時間限制。
3、文具用品的發放
（1）消耗品可依據歷史記錄（如以過去半年耗用平均數）、經驗法則
（估計消耗時間）設定領用管理基準（如圓珠筆每月每人發放1支），並可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間。
（2）管理消耗品文具應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品不在此限。
（3）管理性文具列入移交，如有故障或損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購。
4、文具用品的領用
文具用品的領用爲分個人領用和部門領用。
（1）個人領用是指個人使用保管用品，如水性筆、橡皮檫、筆記本等。
（2）部門領用是指本公司共同使用用品，如訂書機、打印機等。
（3）每人及部門設立“辦公用品領用登記表”由綜合部統一保管，在文具領用時分別登記，並控制文具領用狀況。
（4）新進員工入職時由各部門提出文具申請表向綜合部領用文具，並做登記；人員離職時，應將剩餘文具及列管文具一併繳交綜合部。
（5）文具嚴禁帶回家。
