在生活中，很多場合都離不了制度，制度是指在特定社會範圍內統一的、調節人與人之間社會關係的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。我們該怎麼擬定製度呢？以下是小編精心整理的採購管理制度，希望對大家有所幫助。
一、辦公用品由總務處實行集中統一採購。學校辦公用品的採購必須堅持“計劃、適用、透明“的原則，採購原則上實行各部門學期初按工作需要的計劃，基本一次購買到位。中途確需購添物品，由購添部門事先提出購買申請，按照審批的程序，統一購買。由各科室填寫《物品採購申請單》，提出申請，註明名稱、品種、規格、數量、用途，填寫項目應完整、準確。
二、採購的申請和審批都要堅持勤儉節約的原則，力爭少花錢多辦事。1000元以內（含1000元）的購置，由各科室主任填寫申請、經分管副校長審覈後交由總務處採購。1000元以上的購置，經學校領導班子會研究批准。（除開學初期統一採購辦公、教學用品以外）
三、物品採購由總務處負責辦理，採購必須嚴格按照區採購辦文件精神執行。購買專業性強、科技含量高或性能、用途特殊的物品時，吸收專業人員或使用人員直接參與。採購人員應以高度負責的態度，認真考察市場，採用詢價機制，所購物品物美價廉，並對所購物品的質量和價格等負責。
四、凡是納入政府採購的項目，無論數額大小，一律嚴格按照區政府集中採購制度執行。未納入政府採購項目的需根據區採購辦相關文件執行。
五、物品購置後，採購人員及時將實物交給保管員，做好入庫登記或固定資產登記，有關人員要在票據和購物清單上簽字。
六、採購結算要及時，一次一清。採購一週內，採購人員負責將相關票據和清單按本校報銷管理制度執行，因特殊原因不能立即結算的'，也必須在十五天內履行清單的審覈簽字手續，日後憑規範的清單辦理相應的票據報銷。
七、校長、副校長、各科室負責人和採購、經辦、保管等有關人員，要嚴格執行採購制度，照章辦事。個人簽字要認真審覈，逐級簽字，逐級負責。
八、不符合上述制度的採購行爲，學校不予承認，不予報銷，後果由經辦者個人負責。
項目名稱：
超市採購管理系統的可行性研究
項目目的：
學生通過獨立撰寫可行性研究報告，達到以下幾個目的：
1、理解可行性研究的作用和目的；
2、掌握可行性研究的內容和步驟；
3、掌握撰寫可行性研究報告的方法。
項目步驟：
1、請仔細閱讀下列背景材料後，根據材料內容完成可行性研究報告的撰寫。
商品採購是超市主要業務活動之一。爲了保證企業採購到適銷對路的商品，必須認識瞭解採購過程，做好採購業務決策，加強對商品採購過程的監督，確保採購工作的圓滿完成。就企業功能而言是，採購管理是企業爲了達成生產或者銷售計劃，從適當的供應商，在確保適當品質下於適當的時期，以適當的價格，購入必須數量的物品或者勞務所採取的一切管理活動。就管理功能而言是，採購管理信息系統在取得物品與勞務的過程中統籌兼顧事前的規劃，事中的執行以及事後的控制，以達到維持正常的產銷活動，降低產銷成本的目的。
商品採購是超市一項十分重要的經營活動，是其經營的起點，其功能如下：
1、開發新商品，開發新供應商。
2、淘汰滯銷商品，淘汰不良供應商。
3、控制採購付款。
採購在超市經營中的重大意義，概括的說有以下幾點：
1、採購制約着超市銷售工作的質量。
2、採購決定着超市商品週轉的速度。
3、採購關係到超市經濟效益的實現程度。
爲了科學地組織商品採購，超市必須根據自身狀況，建立相應的採購機構；根據商品經營範圍、品種，形成商品經營目錄;確定採購渠道；進行進貨洽談、簽訂訂貨合同；完成商品檢驗與驗收活動。
思想彙報專題目前，超市已經成立正式的採購組織，專門負責商品採購工作，人員專職化。
採購人員的職責有：
（1）把握預算實績。採購人員對於每月各店的營業額，有責任促其能達成預算實績，並對於毛利額預算的達成，有絕對的責任；
（2）制定銷售計劃及採購計劃。每月的重點銷售商品須有一套完整的銷售計劃。爲了執行銷售計劃，採購人員同時要擬定一份採購計劃以利於執行。如確定重點商品的預定銷售價格、採購價格、採購數量、採購來源等；
（3）進行採購作業。包括：商品的議價；交易條件協商；新商品的引進及議價；商品的配送方式；數量決定；
（4）實施商品管理。包括：暢銷品及滯銷品的分析；滯銷品的處理；庫存狀況的掌握及控制；商品的店間移動調度；商品配置表的制定與管理；壞品退貨監督；訂貨業務的檢查；商品鮮度的監督；商品臺帳的管理；賣場陳列展出指導；
（5）商品信息收集。主要有：本店商品銷售信息收集；顧客商品需求信息；競爭店商
品銷售信息；供應商商品變動信息等的收集。
超市採購流程的關鍵步驟可以概括爲以下九步：
（1）提出要求；
（2）描述要求，即對所需的物料、或服務的特點和數量進行確認；
（3）選擇、評估供應商；
（4）確定價格和採購條件；
（5）發出採購訂單，制定採購合同；
（6）對訂單進行跟蹤並催貨；
（7）驗收貨物；
（8）支付貨款；
（9）準確記錄。
對上述流程做的詳細說明如下：
在對供貨商進行評價選擇的基礎上，採購人員必須就商品採購的具體條件進行洽談。在採購談判中，採購人員要就購買條件與對方磋商，提出採購商品的數量、花色、品種、規格要求，商品質量標準和包裝條件，商品價格和結算方式，交貨方式，交貨期限和地點也要雙方協商，達成一致，然後簽訂購貨合同。
一項嚴謹的商品採購合同應包括以下主要內容：(1)貨物的品名、品質規格；(2)貨物數量；(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗驗收；(5)貨物的價格，包括單價、總價；(6)貨物的運輸；(7)貸款的收付；(8)爭議的預防及處理。簽訂購貨合同，意味着雙方形成交易的法律關係，應承擔各自的責任義務。供貨商按約交貨，採購方支付貨款。
採購的商品到達超市或指定的倉庫，要及時組織商品驗收工作，對商品進行認真檢驗。商品驗收應堅持按採購合同辦事．要求商品數量準確，質量完好，規格包裝符合約定，進貨憑證齊全。商品驗收中要做好記錄，註明商品編號、價格、到貨日期。驗收中發現問題，要做好記錄，及時與運輸部門或供貨方聯繫解決。
從流程可以看出，採購相對超市的其他業務是比較複雜煩瑣的，對超市管理的採購業務信息化處理有很大的緊迫性。針對目前超市管理信息系統普遍不完善，擬開發出功能強大，自動化程度高，安全性強的採購管理子系統。
採購管理系統體現了當今先進的企業管理思想，對提高企業的管理水平有着重要的意義。採購管理系統能夠保證計劃的準確性和採購的合理性，提升企業的競爭力。傳統採購的重點放在與供應商進行商業交易的活動，特點是比較重視交易過程的供應商的價格比較，通過供應商多家競爭，從中選擇價格最低的作爲合作者，在營運中獲得更大的收益。採購管理系統是通過採購申請、採購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、採購退貨、供應商管理、供貨信息管理等功能綜合運用的管理系統，對採購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理，實現庫存量與採購量的動態聯繫，確保採購量合適恰當。
採購管理系統的功能預計包含四個部分：
1.請購單管理：包括需求的商品的詳細內容：商品號，名稱，規格，需求時間等。接受庫存部門的請購信息，供主管審批時參照使用。審批結束後對請購單按是否批准作分類記錄。
2.採購訂單管理：根據審批通過的請購單，生成採購訂單，除了請購的基本內容外還包括供應商，運輸方式，付款方式，付款條件，交貨日期等詳細情況。按不同的狀態實現訂購單的新建、修改、撤銷功能。具體地說，未執行狀態下才能夠新建，撤消訂購單，執行中狀態下才能修改和撤銷，訂購單一旦完成，就不允許修改和撤銷。另外也對訂購單按狀態分類列表記錄。
3.採購合同管理：
（1）一份採購定單生成後對應生成採購合同（採用合同號和訂購單號對應）；
（2）對撤銷，執行中，已執行的合同分類列表記錄，並且合同狀態和採購訂單狀態有效關聯：一份合同生成後，合同和對應的採購訂單自動進入執行狀態；一份合同完成後，對應的採購訂單也自動進入完成狀態；
（3）按供應商名稱和商品名稱提供供應商供貨記錄查詢列表；按商品名稱、供應商名稱和合同執行時間提供進貨數量統計；
（4）按照合同的付款信息，及時向財務部門反饋用款信息，經批准後更新部門可用資金數目。合同完成後，爲庫存提供到貨信息（名稱，數量等）。
一、 目的
爲了進一步加強公司制度管理，健全企業採購管理制度，監督和控制不必要的開支，保證採購工作的正常化、規範化，特制定此制度。
二、 工作程序
(一) 採購原則
1.採購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。
2.採購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，並綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優選取。
3.一般日常辦公用品及其它消耗用品由總務後勤人員負責採購;
4.物料採購應儘量採用月結方式爲付款條件與供應商洽談。
(二)採購申請
1.採購之前，採購經辦人依照所購物件的品名、規格、數量，需求日期及注意事項填寫“物品申請單或採購定單”。
2.緊急採購時，由採購部門在“物品申請單”上註明“緊急採購”字樣，以便及時處理。
3.若撤銷採購，應立即通知總務後勤人員或採購部人員，以免造成不必要的損失。
(三)採購流程
1. 採購經辦人在“物品申請單或採購定單”內需填寫所購物品的估算價格、數量和總金額。
2. 各採購經辦人在採購之前必須把“物品申請單或採購定單”交到財務部進行審覈，報總經理審批後，方能進行採購。
3. 採購物料定單必須寫上公司統一規定PO單號報總經理審批後複印一份交與財務。
(四)採購經辦人職責
1. 建立供應商資料與價格記錄。
2. 做好採內參市場行情的經常性調查。
3. 詢價、比價、議價及定購作業。
4. 所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。
5. 做好平時的採購記錄及對帳工作。
(五)採購方式
1. 集中計劃採購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2. 長期報價採購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。
3. 每年第一個月重新審定上年度供應商，與供應商洽談需兩人以上進行，並對供應商評審，且作出相關評審記錄。
(六)採購實施
1.“物品申請表”批准簽字且到財務部備案後，辦理借支採購金額或通知財務辦進匯款手續。
2.採購人員按覈准的“採購定單或物料申請表”向供應商下單並以電話或傳真確定交貨日期或到市場採購。
3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字後，才能辦理入倉手續。
(七)採購付款方式
1.物品採購無論金額多少，一律由經辦人簽字，財務經理審覈，總經理覈准簽字後方可報銷。
2.物料採購付款必須見供應商提供送貨單及我司開出的入庫單、採購定單、收款收據等單據方可結款或開支票。
(八)採購經辦人行爲規範
1. 採購人員應本着質優價廉的基本原則，經過多方詢價、議價、比價後填寫定“採購定單或物品採購申請單”。
2. 採購經辦人應盡職盡責，不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴重失職或違反原則作出不適當行爲者，給予辭退，情節嚴重者提交機關處理。
三、 附則
1.各部門需要採購時，凡是沒有按上述審批手續審批和流程採購的，財務部將拒絕付款。
四、本制度經總經理覈准後實施。
五、附生產物料採購流程圖：
一、目的
爲加強公司物資(生產物資或生產設備)的採購管理，規範採購操作規程，建立合格供應商網絡，適時採購物美價廉的物資，以滿足公司正常的運營，特制訂本制度。
二、適用範圍
適用於公司各類生產物資(設備)或大宗的採購。
三、採購及物流審批權限
1、採購申請單
採購申請單由需求部門提出，審批權限如下：
(1)估算金額在 元以內，由部門經理審批。
(2)估算金額在 元至 元之間，先由部門經理審覈，再由分管副總審批。
(3)估算金額在 元至 元之間，先由部門經理和分管副總審覈後，再由總經理審批。
(4)估算金額在 元以上(大宗採購)，由董事長加批。
2、採購訂單(或採購合同)
採購員根據已審批的採購申請單和市場詢價結果製作採購訂單，審批權限如下;
(1)採購金額在 元以內，由採購經理直接審批。
(2)採購金額在 元至 元之間，先由部門經理審覈，再由分管副總審批。
(3)採購金額在 元至 元之間，先由部門經理和分管副總審覈後，再由總經理審批。
(4)採購金額在 元以上(大宗採購)，由董事長加批。
(5)採購金額在 元以上，財務經理附核。
3、驗收入庫審批權限
1、入庫金額在 元以內的單據由部門經理審批。
2、入庫金額在 元至 元之間的單據由部門經理審覈，分管副總審批。
3、入庫金額在 元以上的單據由部門經理和分管副總審覈，總經理審批。
4、領用發貨審批權限
1、出庫金額在 元以內的單據，由儲運部經理及領用部門經理共同審批。
2、出庫金額在 元至 元的單據，需分管副總加批。
3、出庫金額在 元以上的單據，需總經理加批。
四、物資採購流程
1、物資需求部門提供採購申請單，並完成必要審覈和審批手續。
2、採購部憑已審覈的採購申請單，製作採購訂單或採購合同(含報價)，在完成採購訂單的審批手續後，給供應商下達採購計劃，同時送採購訂單到財務部備案。
3、供應商送貨到指定倉庫，採購部給品質部開具請檢單、給儲運部開具收貨通知單。品質部進行來貨檢驗，並進行品質確認。儲運部根據品質部檢驗結果和供貨數量給供應商開具入庫單，入庫單一份給採購部、一份給財務部，一份給供應商，並在供應商送貨單收貨確認。
4、物質需求部門到儲運部領用已申購的物資。
五、支付流程及審批權限
1、供應商憑公司儲運部簽字確認的送貨單到採購部對賬，產生一份詳細的對賬明細清單(同時附送貨單、入庫單)，採購經理簽字確認，對賬清單報送到財務部。
2、財務部對採購部的對賬清單進一步進行確認，由財務經理審覈。
3、供應商憑送貨單、入庫單、採購訂單、對賬清單、供貨發票到公司辦理審批手續：
(1)發票金額在 元以內，由採購經理審覈、財務經理審批。
(2)發票金額在 元至 元的，由採購經理審覈，財務經理和分管副總共同審批。
(3)發票金額在 元至 元的，需總經理加批。
(4)發票金額在 元以上的，需董事長加批。
六、供應商的管理
1、對於大宗或經常使用的物資，應建立相對穩定的供應商，並建立“供應商目錄”作爲採購時詢價議價和供料的參考，應嚴格按ISO質量體系要求來運作。
2、對於經常採購的物資，應找兩家以上的供應商作爲儲備或交互採購，貨比三家，採購性價比較高的物資。
3、根據供應商信譽狀況、貨源穩定性(品質、數量)、資金狀況等方面綜合考慮，把供應商分類A、B、C、D等幾類，並由此確定是否爲長期發展或淘汰的供應商。
4、積極主動向供應商宣傳公司原料品質標準，並在品質和技術服務上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質穩定且符合公司的質量標準。
5、對於交貨品質不符合質量標準，交貨數量不足，延誤交期，售後服務不良等情況的供應商，應採用末位淘汰法進行淘汰，並另行開發新的供應商。
6、採購人員應積極調查物資資訊，收集物資市場行情，積極開發新的供應商。新的供應商必須具備：營業執照(副本)、稅務登記證(副本)、組織機構代碼證(副本)、產品檢驗報告、專利證書等一系列質資文件。
七、採購紀律規定
1、各物資需求部門應根據生產經營需要，本着“節約、降本”的原則提交採購請購單。
2、採購人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員必須做到廉潔自律、秉公辦事、不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。
4、採購人員應及時掌握市場動態信息，自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量的做好物資供應工作。
八、如公司採購員自行採購，則採購流程及審批權限類同上述。
九、本制度從20xx年3月18日試行。
XX有限公司
二○xx年三月十八日
爲加強工程材料程序化管理，有效的控制資金使用，更好的做好材料成本控制工作，瞭解各項目材料用款，對外欠款。結合公司實際情況，特制定相關材料採購流程，望各項目部嚴格按照此制度執行。
一﹑項目部申請材料採購計劃
1．在進場前，項目部要提前做出由工程部門認可的材料總需求計劃，如果部分材料是甲方指定的.，項目必須註明指定材料名稱，品牌，規格型號，數量，到場時間，聯繫方式等。有加工圖紙的材料要附上圖紙，且有項目部項目經理簽字，（結合工程實際情況，項目部必須考慮到定製加工材料的加工週期及採購週期，提前提出材料申請，給採購部合理的採購時間）。
2.施工過程中，項目部根據實際施工情況，每個月報一次月採購計劃，提交材料申購單（每個月的15號可以補充一次採購計劃，填寫內容必須認真詳細，規格、型號、數量必須齊全，採購部完全按照申購單進行採購，如與工程實際材料有出入，項目部自己承擔責任），材料申購單一式三份，採購部，項目部，財務部各一份。爲了杜絕浪費和其他不合理情況發生，材料申購單上面必須有材料申請部門預算員、申請部門負責人簽字，缺一不可。否則公司採購部有權拒絕接收材料採購申請表。公司採購部原則上不接收項目部任何人電話通知供貨要求，如果有特殊情況，一定要有公司領導批准同意，由公司領導通知公司採購部負責人，公司採購部負責人在接收到公司領導批准同意採購，方可安排公司採購部相關人員進行採
1購。在公司採購部進行材料採購的同時，項目部相關人員必須及時的補交材料申購表，並且按正常的審批程序進行審批，然後將審批通過的材料採購申請表交至公司採購部。
3.項目中變更或增加材料用量，以甲方書面通知或簽證爲主。預算部收到變更或增加材料用量申請表後，必須進行覈算，並報公司領導審批，同時，項目部按材料採購流程申請材料採購。
二、公司採購部在接收到批准後的材料材料申購單，應該按照工程施工流程和請購材料的緩急。由公司採購部負責人安排採購人員去進行採購。
1．採購人員在接到採購部負責人安排的材料採購申請表後，採購人員要參考市場行情以及以前採購記錄和供應商詢價、報價。優先選擇供貨準時，材料質量好，價格優惠，實力強的供應商，進行採購。主要材料或是採購量大的材料，採購人員要選擇三家以上的供應商進行報價比價，並把供應商的材料樣品，交貨時間和報價上報給公司採購部負責人和公司領導進行審批，採購人員在接收到審批後的供應商名單後，進行相對應的材料採購。如果是採購量或者是採購金額比較大的材料採購時，爲了保護供需雙方的合法權益和避免以後的採購糾紛，公司採購部一定要和供應商簽訂材料採購合同。少量的輔助材料採購人員可以從和公司長期固定合作的供應商進行優先選擇採購。
2.材料採購應做到事先進行控制，所採購的原材料、半成品、構配件、工程設備等物資必須符合國家標準、規範及工程設計和合同要求，所採購的材料必須有經銷許可證、生產許可證、產品檢驗檢測
2報告和合格證等。
三、採購下單和送貨的時間安排
採購人員和供應商確定了採購意向，採購人員要嚴格按照材料採購申請表上面的數量給供應商下單，採購人員一定要向供應商確定材料的送（提）貨時間和付款方式。爲了不影響工程正常施工，採購人員儘量要求供應商把送貨時間往前安排。儘量讓供應商送貨到我們工程的項目，如果是因爲材料採購量少或者是供應商離我們的項目比較遠。供應商不送貨，採購人員可以和供應商協商，由我們出運費，讓供應商送貨到我們項目，並同時告訴公司採購部相關領導。
四、無法及時供貨的彙報說明
因市場和行業缺貨因素，或供材商的原因，無法按期進行採購到位的材料。採購部相關人員應該立即通知材料請購部門，並且要說明原因。
五、供應商送貨事項
1.供應商在準備送貨前，一定要通知採購人員或者項目收貨人員（項目經理，施工員，倉管），項目現場人員好安排材料的存放地點。供應商送貨到項目現場，原則上是由採購人員和項目材料採購申請人一起驗收供應商送的材料。如因特殊原因，採購人員無法到現場參加材料驗收，由項目經理和相關人員組織驗收。
2.供應商在送貨時，要嚴格按照採購人員下給供應商的材料採購清單上面的數量送貨。送貨單上面要有，送貨項目的名稱，材料
3申購單的編號，以及供應商所送的材料名稱，數量，價格，規格型號。送貨單上面要蓋供應商的公章。現場收貨人員要拿項目部給公司採購部的材料申購單和供應商的送貨單進行確認，看供應商所送材料是否是本項目部所需的材料。如果供應商所送材料和項目材料採購申請單一致，項目現場人員可以進行供應商所送材料驗收。在驗收供應商所送材料同時，供應商要提供每種材料的合格檢測報告，有效產品合格證，質量保證書。現場驗收人員確認了供應商所送材料符合相關質量標準。現場驗收人員可以進行對供應商所送材料的驗收入庫工作。現場驗收人員要在供應商的送貨單上面簽字確認。供應商的送貨單必須一份三聯，一份供應商自己留底，一份給工地現場驗收人員，一份給公司採購人員。
3.現場驗收人員在驗收供應商材料時，一定要仔細，如果供應商的送貨單和所送的實物材料名稱，數量，品牌，規格型號不符。現場驗收人員一定要及時反饋給採購人員並做記錄。如果是材料質量不合格，現場驗收人員一律拒絕收貨（質檢報告、合格證等未隨貨送到者，現場驗收人員也可拒絕收貨，並及時告知公司採購人員協調）。並且及時通知公司採購部相關人員。
六、供應商的結算
對於有采購合同的供應商，結算要嚴格按照合同的付款條款所定的時間節點執行，同時，供應商要帶有現場驗收人員簽字的送貨單和合同約定的發票，統一辦理結算。
總則
一、爲了規範公司的物資採購，降低物資採購成本，確保公司各項物資供應，加強企業物資採購的監督管理，特制定本規定。
二、本規定是公司物資採購管理的基本規範。
三、採購部應當根據市場信息做到比質、比價採購，同時，在付款方式上，做到貨到付款，或分期付款，減少採購風險。
第一章採購部職責
四、採購部崗位職責
1、負責物資採購管理制度和內部各崗位職責的制定；
2、負責物資採購員、計劃員及檔案管理員的監督與管理；
3、負責物資採購計劃的制定，採購合同的簽訂及保管；
4、負責物資採購的詢價、議價、比質、比價；
5、負責本部門按時、保質、保量地完成所需各項物資的採購工作；
6、負責管轄範圍內的衛生、安全工作。
7、採購部做好各項檔案的管理工作，如採購合同、各種審批文件及公司下發的各種文件；
8、採購部建立採購物資臺帳、借款明細帳及公司應付帳款，定期與財務部對帳。
五、物資採購遵守的原則
1、未經審批的物資一律不得采購；
2、倉庫內的庫存物資應優先使用；
3、建立合格供應商名錄時，採購遠近搭配的原則；
4、採購物資時，應儘量通過銀行結算，減少現金結算；
5、在比價過程中，嚴格執行同類產品比質量，同樣質量比價格，同樣價格比服務的原則，擇優確定採購單位；
6、對於先試用的物資，必須由使用部門出具試驗報告，並由審批後，方可採購。
第二章物資採購管理
六、爲節約採購成本，公司實行按月上報採購計劃。採購部編制採購計劃時，要從實際工作出發，避免盲目提報物資採購計劃，避免物資積壓損失。
七、公司內各部門及配套廠家要按程序報物資採購計劃，在每月的23日前向採購部報下月的採購計劃，然後由採購部彙總後統一上交公司經理辦公會。
八、各部門及配套廠家提供的需採購物資的規格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負責50%的經濟損失，所在部門承擔30%；同時，採購部有權拒絕採購型號不完整的物資。
九、物資採購時必須嚴格按照採購原則、採購計劃進行採購，做到不錯訂、不漏訂，及時準確地做好物資貨源的落實工作。簽訂物資
採購合同時，要嚴格執行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數量、規格型號、價格、質量標準、交貨期、交貨地點、結算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經辦人經濟責任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯繫後，再簽定合同。
十、物資採購時，如工程部及設計院出具的原材料出現短缺現象，採購部應徵求使用單位意見，在使用單位同意，並簽字確認後方可採購使用單位願意接受的代用品，否則，出現後果由採購部負直接責任。
十一、採購部未能及時完成的採購任務，應及早報總經理生產助理說明原因，擬定補救措施。
第三章物資驗收入庫管理
十二、物資到庫後，採購部送檢人員通知質檢部到貨物資的數量、及規格型號，按約定時間到達對物資進行檢驗。
十三、驗收中的不合格物資，由採購部及時與供應商進行溝通，及時進行退、換貨處理。
十四、凡對外調劑的物資必須由採購部確認後，經總經理生產助理審批後，方可對外調劑。
十五、驗收合格的物資，由採購部送檢人員及時送至倉庫，由倉庫保管員對物資辦理入庫手續；貨票同行的，由倉庫保管員打印入庫單，並由送檢人員帶回入庫單，雙方做好交接手續。貨票不同行的，等發票到後，再由倉庫保管員打印入庫單。
十六、採購部收到入庫單後，儘快到財務部辦理抽欠條手續。每月25日前，將欠款壓縮到20萬元限額內。
物業公司固定資產採購、保管使用管理制度
第一條固定資產與低值易耗品的核定標準
1、固定資產是指使用期限兩年以上的資產（物品），包括：車輛、高檔辦公傢俱、通訊器材、現代辦公設備、電器等。
2、低值易耗品是指未達固定資產標準，單位價值較低，使用期限較短的物品。
第二條固定資產購買的申報、審批
1、各部門需購買添置固定資產時，須填寫公司統一的《物品採購申請表》，由辦公室彙總編制固定資產採購計劃，交辦公室主任、財務部經理審覈，審覈內容爲，物品之名、價格、規格、質量、廠商等。
2、辦公室主任、財務部經理審覈，簽字後報公司總經理批准。
3、辦公室持審批文件到財務部領取支票並安排統一採購。
第三條固定資產的管理
1、固定資產的管理決策權歸公司總經理，價值管理責任在財務部，實物管理歸辦公室。未經公司總經理批准同意，任何部門，任何個人不可擅自將固定資產轉移，外借，報廢。
2、固定資產購入後，應及時填寫《固定資產登記表》，財務部及時入帳，登記固定資產名細帳，由辦公室統一管理調配，以便定期覈查，做到誰使用誰負責。
3、部門領用，須填寫《物品領用單》，財務部在固定資產明細帳上進行記錄，未經領導允許任何人不得私自拆裝、挪用。凡私自拆裝挪用，影響其正常使用的，按損失程度，給予相應處罰。
4、辦公室會同財務部按季度對固定資產進行覈查盤庫，並上交盤點報告。
第四條責任
1、固定資產在使用過程中出現損壞或報廢，使用者應在問題發現的當日告知辦公室，由辦公室視損壞原因，程度等具體情況決定是否修復或重新購置；如使用人未及時上報物品損壞情況，而使工作無法順利完成，將追究使用人的責任。
2、機構調整、人員變更時，必須辦理退庫、清帳、移交手續。因非正常損耗造成的資產流失，損壞，責任人要照價賠償，並做出相應的處罰。
第五條採購
1、請購部門須提前填寫《物品採購申請表》，辦公室會同請購人進行詢價，內容包括：品名、規格、價格、質量、交貨期、付款方式、退貨規定、保修期限、售後服務等相關事宜。
2、辦公室將詢價進行彙總，做到貨比三家，儘可能爲直接生產廠家或一級經銷商，並報總經理批准後，領取支票。
3、採購過程中，如爲公司節約了資金，可作爲人事考覈評比獎勵的依據。
4、固定資產（物品）入庫以訂貨合同、到貨、發票等原始依據爲準，填寫《固定資產登記表》，附帶資料：如說明書、合格證書、保修卡等原件一律存檔，物品領用人可留存附件或借用。
5、以上手續完備後，由庫管在發票背面簽字，採購者依據公司財務報銷的有關規定到財務部報銷。
第六條低值易耗品的採購
1、一般使用期限較短的低值易耗品，各部門根據實際工作需要填寫《物品採購申請單》，由辦公室報請主管副總批准後，由辦公室統一購置。
2、辦公室每月要對低值辦公易耗品進行盤點，以免造成庫壓和浪費。
第七條物品報修、報廢管理程序
1、報修
報修人填寫《公司物品報修單》，詳細註明故障表現，由部門負責人簽署意見後，將報修物品和報修單報辦公室。行政人員聯繫外修，並由維修單位提供故障發生原因。屬於正常損耗或物品自身質量問題的，由公司財務部支付維修費用，屬於個人使用不當造成的，由使用人承擔維修費用。
2、報廢
報廢申請人到辦公室查檔，填寫《公司物品報廢申報表》，註明名稱、購入時間、規格、數量、單位價格、金額、報廢原因。
因個人使用不當致使物品報廢的，由使用者照價賠償。
辦公室行政人員及辦公室主任簽署意見，交財務部審覈。
爲簡化、規範辦公物資管理，經公司研究決定，由行政人事部統一負責公司各部門辦公物資的採購、調配、領用及庫存管理，特制定本制度。
一、適用範圍
本制度適用於公司各部門辦公物料物資的採購、調配、領用及盤存等，其中辦公用品及固定資產按照公司相關管理制度執行。
二、職責
1、行政人事部負責公司辦公物資的採購、調配、領用、出入庫等管理工作。
2、公司財務部負責對公司月度物資申購計劃進行對照覈查、對量大價高的物資價格進行對照審查覈實、並督促辦公物資盤存工作。
3、行政人事部後勤主任負責對各部門辦公物資的庫存量覈實、入庫驗收、物資調配、出入庫手續的辦理及領用登記、月度盤存工作的監督檢查，並負責申購計劃審覈、物資價目庫及採購供貨商的建立、參與採購、物資調配工作。
4、行政人事專員負責彙總統計各部門月度物資申購計劃，並對上月採購、領用、庫存物資進行對照檢查覈實。
5、各管部門經理負責本部門辦公物資的申購計劃覈實、入庫驗收、物資保管、領用手續的辦理及辦公物資的登記統計、盤存工作。
6、公司總經理負責對各部門月度物資申購計劃的對照覈實、對量大價高的物資採購進行審查覈實，並對特殊大件及應急物資的採購進行審批，以整體控制成本費用支出。
三、流程原則
1、各部門負責人對物料物資應建立合理的庫存量，各部門物料物資由行政人事部統一集中採購補庫，以確保各部門的正常領用。
2、各部門物料物資的申購原則：由各部門主任每月25日前集中申購一次。遇特殊情況，需緊急採購的，經部門經理審覈，行政人事主任同意後發起臨時申購。
四、採購流程
（一）流程說明
1、行政人事部行政人事主管在收到經過審批後的物資申購單後，按照對比詢價後的預算價格履行財務借款手續，執行2—3人共同採購。
2、因行政人事部暫無庫房設置，與各部門屬於異地入庫。由各部門主任按照採購清單代爲驗收確認入庫，視同從行政人事部集中批量領用。
3、行政人事部行政人事主管隔日按照採購清單開具公司入庫單一式三份，一份交由行政人事主任簽字；一份交財務列帳，一份存檔。並同時開具出庫單一式三份，一份交領用人簽字；一份交財務記帳；一份存檔。爲單獨覈算成本費用，各部門採購辦公物資及勞保用品應單獨開具稅務發票。
4、各部門在提交次月辦公物資《申購單》（附表3）時，需同時提交當月《盤存表》（附表1）及《領用登記表》（附表2），均需由總經理一併審覈後，提交至公司行政人事部備案。
（二）採購工作流程
爲確保公司各部門辦公物資的正常使用和實際需要，以上辦公物資採購工作流程的時間節點遇假日順延，並以提倡節儉、合理使用和控制成本費用原則，公司各部門應當各盡其責，加強溝通和配合。
（三）庫房管理
1、公司行政人事部及各部門臨時設置的庫房應根據物資的易耗分類進行分類存放，應當保持庫存物品存放地點整齊、乾燥，併入櫃或入袋保存。
2、易碎、易燃、易爆、易揮發的物品應單獨設置盒、袋、櫃小心存放，周圍無明火、遠離熱源，配備滅火器，保持包裝完好。
3、吸水性強、易發潮、易發黴和易生鏽的物品存放時：應保持乾燥，儘量保持通風。
（四）物品領用
公司各部門在員工領用辦公物資時，應建立《領用登記表》（附表2）。
一、目的
爲了規範公司各類採購工作，明確公司各部門在採購工作中的職責分工，加強對採購工作的有效管理，保證公司採購物資質量，提高採購效率和採購物資準確性，降低採購成本，爭取公司的綜合最佳效益，特制訂本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司所有物品（原材料、輔料、包裝物、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的採購 管理和執行工作。
三、職責
3.1綜合計劃部負責整理採購清單、執行採購作業、儲存和保管採購物資。
3.2綜合製造部負責編制整體生產環節所需要的物資儲備。
3.3安環部負責編制勞保用品及與安全有關的物資儲備。
3.4人事行政部負責編制辦公用品及與辦公環境有關的物資儲備。
3.5財務部負責統籌規劃各部門資金計劃及付款安排。
3.6檢驗部負責A.B類採購物資的抽檢及驗證。
3.7副總經理負責把控整體採購風險及最終審批權限。
四、程序內容
4.1基本原則
4.1.1公司所有員工在進行合同與採購活動中應嚴格遵守本規定及公司有關規定、流程、制度，採購活動應儘量實現充分競爭，遵循公開、公平、公正和誠信的原則。保證採購物資質量，努力降低成本；
4.1.2參與採購的相關人員應客觀公正地履行職責，遵守職業道德，保守公司商業祕密，廉潔奉公；
4.1.3各部門須嚴格在批准的年度採購預算範圍內，制定詳細周密的月度或週期性採購計劃，過程進行中不得以特殊採購或其他原因爲由將採購流程繞過或迴避，處於關鍵路徑上的特殊採購，按特殊採購程序處理；
4.1.4公司的採購業務統一由綜合計劃部負責辦理，其他部門或人員不得自行採購或無理干涉；
4.1.5採購應當優先選擇低耗能、低污染、通過環境管理體系認證或安監部門認可企業的貨物、工程和服務；
4.1.6採購和合同管理工作應做到有章可循、有人負責、有人檢查、有據可查。每項採購和合同管理過程均需有完整的文件和記錄。
4.2職責和分工
4.2.1根據批准的採購計劃，綜合計劃部負責組織並實施採購，包括：
a)組織資格評審、招標、評標和合同簽訂，負責完成採購流程並同相關部門完成驗收入庫；
b)牽頭組織招標文本的通稿及審覈,負責在合同簽訂前牽頭對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查；
c)負責組織合同談判,辦理支付申請，合同執行情況的總結和分析；
d)歸檔合同文件,建立並維護與公司採購相關的信息系統；
4.2.2綜合製造部根據公司的拓展規模和經營目標，制訂有效的採購目標和採購計劃具體措施有：
a)審覈年度各崗位呈報的物資需求，統籌策劃和確定採購內容，制訂主輔料採購清單;
b)預測和跟蹤《生產計劃》，熟悉各種物資的消耗情況，覈實本部門倉庫存量，結合安全定額據此編制採購預算和採購計劃;
c)依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的採購、固定資產維修以及零星維修製造所有備品備件採購；
4.2.3安環部爲勞保用品採購計劃直接管理部門，根據不同工種及不同的勞動安全生產的需要及人數，編制年度、月度或週期性勞保儲備、採購計劃，具體措施如下：
a)負責對公司勞動防護用品的採購計劃制定和管理；
b)根據國家、市及行業規定標準，結合本單位實際情況修訂勞防用品的發放標準；
3)建立每位員工勞防用品電子檔或紙檔個人檔案，按勞防用品標準提報勞保採購計劃；
4)做好發放管理記錄，並及時向綜合計劃部查詢勞保庫存等情況對勞保用品的採購管理必須貫徹“確保安全、質量可靠、杜絕浪費、按需配備”，使勞保用品確實起到保護勞動者安全、健康的作用；
4.2.4行政人事部是辦公用品採購計劃與管理的職能部門，負責制定各部門辦公用品的計劃、發放及控制等管理制度，根據辦公用品庫存情況及消耗水平，將各部門所需辦公用品的種類規格、數量進行採購彙總，計劃必須保證辦公用品齊全、庫存合理、分配適當，嚴格控制在預算範圍內。
4.2.5財務部根據國家相關法律法規及合同的規定，審覈支付所需文件、票據的有效性、合法性，辦理相關支付手續,負責發票、交付款、尾款處理、驗收入庫等事項,對採購和合同管理活動的真實性、合理性、合法性、準確性和嚴密性進行審查;
4.2.6檢驗部依據採購員填寫的JL82401-01《採購物資報驗單》，按照GWJY-02《產品進貨檢驗規範》進行檢驗，並做好檢驗記錄，檢驗判定爲合格的物資，交綜合計劃部庫管員進行數量和外觀等的驗收。
4.2.7副總經理全面主持採購工作，組織實施，確保採購任務完成，根據公司規模發展及銷售市場變化，指導並監督下屬開展業務，不斷提高業務水平，確保採購工作正常開展。審批各部門提報的採購計劃，統籌策劃和確定採購內容，減少不必要的開支，監督參與大批量商品訂貨業務洽談，檢查合同的執行和落實情況。
五、採購計劃執行
5.1所有采購流程均需走程序審批，各部門應根據需求分類別填寫相關採購物品申請表，申請獲批准後執行應嚴格控制，各部門通過內部溝通工具對庫存覈實後進行採購申報，流程審批通過後形成紙質物資採購申請單據，採購人員根據單據內容覈對後執行採購； 5.2採購計劃或申請應列明採購物品、規格型號、數量、質量技術要求、交貨日期、用途等。不按規定程序填寫申請單據的，綜合計劃部有理由不予採購；
5.3申請部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的採購計劃，部門經理審覈。超過規定時間未提交的部門按照無需求處理，月中不再接收提報的採購計劃；
5.4未提交月度採購計劃或出現特殊需求需要採購，必須按照《特殊物品採購申請表》格式及要求填寫，部門經理、副總經理財務總監批准後執行。
5.5對於已經審批的採購物資，請購部門如果需要變更物資的規格、數量或撤銷採購申請，必須48小時內通知採購部，以便採購部及時根據實際情況變更採購計劃，如採購已進行中，產生的後果應由申請部門承擔。
5.6採購員將審批好的採購計劃彙總後提報副總經理同時抄送庫房管理員，庫房管理員提前規劃存放位置，到貨後嚴格按此數量金額供貨商進行驗收入庫。
六、附則
6.1本制度由綜合計劃部制定與解釋
5.2本制度報副總經理審批准後，自頒佈之日起執行。
六、相關記錄
1、《月度採購計劃表》
2、《特殊物品採購申請表》
3、《交付產品管理規定》
4、《採購物資分類明細表》
5、《採購物資報驗單》
6、《材料庫存表》
7、《產品進貨檢驗規範》
8、《供方物資質量狀況記錄》
9、《合格供方名錄》
10、《合格供方檔案》
11、《合格供方業績評價表》
12、《採購產品不合格通知單》
13、《生產計劃》
14、《常規物資採購週期及儲存條件》
15、《常規物資庫存量上下限》
第一條 目的
爲規範公司員工食堂食品原料和日耗品的採購程序，節約採購成本，提高員工飲食安全和後勤管理服務水平，特制訂本辦法。
第二條 採購基本原則
一、採購員和食堂管理員必須講原則，責任心強，正直誠實，不謀私利。
二、嚴格遵守公司採購規範流程，在滿足公司經營需求的基礎上能夠最大限度地降低採購成本，並保質保量地及時採購到所需物品。
三、應遵循“貨比三家”的原則，同等質量比價格，同等價格比質量，同等價格質量比服務，追求質優價廉。
四、實行“定點採購”，以確保食品的質量、衛生、安全。根據“貨比三家”的原則，再結合供應商的規模、誠信等因素，綜合評價後最終確定一家爲定點採購的合格供應商。
五、對於常用菜品可批量採購進行儲存使用；對於肉類及調味品等可選擇到超市購買，以確保衛生質量。
第三條食堂採購流程
一、食堂採購員與管理員應定期或不定期進行調查瞭解市場價格浮動行情，建立意向供應商檔案。
二、從意向供應商中選擇符合條件（詳見附件）的供應商作爲定點採購的對象，並再選擇兩家作爲備份供應商，以備急需。
三、食堂管理員要做好每日員工餐及客飯情況的登記，在下班前及時清點庫房物品，出入要分類登記入冊。每週五根據下週需要列出下週需要採購的菜品及原料；向行政部提出採購申請並經審批後方可進行採購。
四、食堂各類菜品及用品的採買由食堂採購員和食堂管理員嚴格按照公司採購流程統一採購。
五、食堂管理員對所採購物品原料進行驗收入庫；在驗收過程中，應嚴格把關，確保原料的安全衛生，拒收假冒僞劣、腐敗變質、過期、無生產廠址的食品，保證數量、份量、重量、質量與公司要求標準相符，驗收後要保管好進貨單據，根據進貨統計和約定時間，對單據進行審覈後方可簽字確認並付款。
六、食堂管理員應不定期地抽查監督出入庫原料的庫存情況，保證先進先出，防止貨物積壓變質；同時在採購過程中不斷提出合理化的改進意見，並報行政部修訂。
第四條採購報銷流程
食堂採買負責人報銷的進貨單據和發票上要有采買人和食堂管理員驗貨簽字，經辦公室主任、財務總監、總經理、董事長簽字同意後，交予財務部出納審覈報銷。
第五條附件
合格供應商必須具備的條件：
一、具備合法從事經營活動的相關證照：營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、負責人身份證，其複印件必須提交本公司備案。特別是大米、麪粉、菜油、調料、肉類五大宗食品的供應商，還必須同時具備國家規定的必須具備的相關資質、證書：衛生許可證、產品質量監督檢驗報告、動物檢疫合格證等等。
二、對於不完全具備相關證照的某些食品原料輔料供應商，如蔬菜類供應商，仍應堅持從具有合法經營資格的農貿市場的攤販手中採購，以保證所採購的食品原料輔料可以溯源。嚴禁採購路邊貨或其他無法溯源的食品原料輔料。
三、長期合作的供應商，應與本公司簽訂長期合作的意向性合同，其中應約定食品原料輔料的質量、衛生、定價辦法、配送方式、退換貨、貨款支付方式、食品安全責任等。
四、供應商必須向公司提供貨物清單、收據等憑證。
第六條本辦法自下發之日起執行。
辦公室
二〇xx年十一月十八日
爲加強辦公設備和辦公用品管理，保障日常辦公運行，結合單位實際，制定本制度。
一、本制度所稱辦公設備和用品，是指辦公桌椅、沙發、茶几、飲水機、書櫥、檔案櫃、臉盆架、衣架、電腦、複印機、打印機、碎紙機、傳真機等辦公設備，以及計算器、筆、墨等文具，紙張、墨盒、硒鼓等耗材及其他辦公必需品。 二、辦公設備購置。辦公設備購置實行事前審批制度，由申請人填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，經相關科室主任、分管領導審覈同意後，報鎮長審批，由財政所兩人以上負責聯繫、詢價、購置和結算;符合政府採購條件的，由財政所按政府採購程序運行。
三、辦公用品購置。辦公用品原則每季度採購一次，由財政所根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，確定購置數量，填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，經分管領導同意，報鎮長審批後統一購置。因特殊原因確需臨時購買的，由申請人填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，按以上程序報批後，由財政所購置。
四、辦公設備的使用和維護。各科室工作人員負責本科辦公用品的保管維護。電腦、打印機等辦公設備應定期清理、檢查，避免非正常損壞。確需維修的，由使用人填寫《辦公
用品(設備)購置、維修申請單》，經分管領導同意，報鎮長審批，由辦公室統一報修，並予以登記。
五、紙張、碳粉、墨粉等耗材購置。各種辦公用紙由財政所按辦公用品購置程序購置。打印機、複印機的碳粉、墨粉用完後，應重新灌裝再次使用，由申請人填寫《辦公用品(設備)購置、維修申請單》，經分管領導同意，報鎮長審批，由財政所聯繫更換;確不能重新使用的，按上述程序審籤後，由財政所聯繫購置。
六、辦公用品保管和領用。財政所指定專人(趙鵬瀚)負責辦公用品保管和發放，領用人按需領取，並在《辦公用品領用登記表》上簽字。
七、人事調動和工作調整時，辦公室(財政所)負責監督辦公設備及用品的交接和調配。
一、原材料供應商管理制度供應商開發
１、制定目的
爲規範供應商開發流程，使之有章可循，特制定本規章。
２、適用範圍
本公司原材料供應新廠商之開發工作，除另有規定外，悉依本規章執行。
３、原材料供應商開發程序
原材料供應商開發權責
（1）生產部使用原材料，由外聯物料部負責供應商開發主導工作，由技術部門確認產品質量。
（2）研發部使用材料，由研發部門確認負責供應商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。
（3）一般物料、配件由外聯物料部負責開發主導工作，使用部門提出相關意見或建議。
（4）生產專用設備由使用部門負責供應商開發主導工作，外聯物料部負責協助工作。其他一般設備由外聯物料部負責供應商開發主導工作。
（5）研發部、品管部、技術部、生產部、外聯物料部組成廠商調查小組，負責原材料供應商的調查評覈。原材料供應商的更換
（1）研發部、技術部、品質部確認更換產品的質量。並提交樣品測試報告。
（2）外聯物料部確認更換產品的性價比。
（3）由外聯物料部提交申請經主管副總審覈簽字方可更換供應商。
原材料供應商基本資料表
應由原材料廠商填寫《供應商基本資料表》，由採購員進行覈實。該表包括下列內容：
（1）公司名稱、地址、電話、傳真、E—mail、網址、負責人、聯繫人。
（2）公司概況，如資本額、成立日期、佔地面積、營業額、銀行訊息。
（3）設備狀況。
（4）人力資源狀況。
（5）主要產品及原材料。
（6）主要客戶。
（7）其他必要事項。
外聯物料部採購員填寫《供方評審記錄表》，由外聯物料部經理簽字審覈。
供方評審記錄表，一般包括下列內容：
（1）產品質量、質量保證體系情況
（2）生產能力、交貨是否準時。
（3）售後服務情況。
（4）價格是否合理。
外聯物料部採購員填寫《供方情況調查表》，由外聯物料部經理簽字審覈。：
供方情況調查表，一般包括下列內容：
（1）有無專職檢驗機構。
（2）專職檢驗人員素質。
（3）有無必要的質量管理制度。
（4）檢驗手段如何。
（5）計量制度是否健全。
（6）有無檢驗臺帳和原始記錄。
（7）有無器件借用制度。
（8）產品有無合格證制度。
（9）有無不合格品管理制度、執行情況。
（10）質量問題處理程序如何。
（11）有無進度保證制度。
（12）有無成品包裝、運輸保護措施。
原材料供應商開發流程
（1）尋找原材料供應商。
（2）填寫原材料供應商基本資料表。
（3）與原材料供應商洽談。
（4）作樣品鑑定。
（5）原材料供應商問卷調查。
（6）提出原材料供應商調查評覈之申請。
二、採購管理制度定購採購流程
1、制定目的
爲落實物料、零件採購作業管理，確保採購工作順暢，特制定本規章。
2、適用範圍
本公司物料、零件之訂購、採購管理業務。
3、請購規定
請購的提出，覈准權限
（1）原材料的提出：生產部根據生產計劃提交下月原材料的需求量，由生產部經理簽字確認。
（2）設備/配件和其他生產低耗品的提出：由各部門提交《設備/物料採購申請單》，由各部門經理簽字確認，報外聯物料部確認後以呈批件形式由主管副總簽字生效後才能採購。
物料採購覈准權限
（1）原材料的核準權限，接受生產部提交的下月原材料的需求量表格，採購員需先與倉庫覈對原材料數量，確定採購數量，做出採購計劃，經部門經理簽字確認。
（2）配件和其他生產低耗品的核準權限，根據各部門提交的《設備/物料採購申請單》，外聯物料部應本着節約原則及時落實該配件或耗材的使用情況（包括用於哪裏，用多少，一個配件可使用的時間是多長）。如有疑義應及時與申購部門溝通。外聯物料部確認後以呈批件形式由主管副總簽字生效後才能採購。
4、採購規定
採購方式
本公司採購方式一般有下列幾種：
（1）集中採購
（2）合約採購
（3）一般採購
除（1）（2）以外之物料，採用隨需求而採購之方式。
採購作業規定
詢價、議價
（1）採購人員接獲覈准後之《設備/物料採購申請單》，應選擇至少三家符合採購條件的供應商作爲詢價對象。（目前各原材料只有一家供應商）
（2）專業材料、用品或項目，外聯物料部應會同使用部門共同詢價與議價。
（3）採購議價採購交互議價之方式。
（4）議價應注意品質、交期、服務兼顧。
合同的簽訂
（1）合同的內容包括
貨物名稱，型號，數量，單價，總價格，發票，包裝
交貨地點，到貨日期
付款條件及方式
技術指標
驗收
爭議的解決
不可抗力
檢驗及索賠
（2）合同的制定
合同草稿由外聯物料部制定，其技術指標由技術部、品質部或使用部門簽字確認。
呈核及覈准
（1）採購人員詢價、議價完成後，於《設備/物料採購申請單》上填寫詢價或議價結果。
（2）標準擬訂購供應商、交貨期限與報價有效期限，經主管審覈，並依採購覈准權限呈核。
（3）採購覈准權限規定，不論金額多寡，均應先經採購經理審覈，主管副總覈准。
（4）對於其他生產低耗品的採購，外聯物料部門接到申購部門《設備/物料採購申請單》後先落實是否需求購買，無誤後應按實際需求內容填寫《呈批件》，詳細說明所購物品原因、數量、預計金額。報主管副總審批簽字後購買。
訂購作業
（1）採購人員接獲經覈准之《設備/物料採購申請單》後，根據《採購計劃》應以《採購訂單》形式向供應商訂購物料，並以電話或傳真形式確認交期。
（2）合同採購根據採購合同填寫合同簽訂申請單，並由物料部採購員簽字確認合同內容，申請部門簽字確認使用目的以可以生產的產品數量，物料部經理簽字審覈，由財務主管簽字覈實資金，再呈主管副總審批簽字後實施採購。
（3）採購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。
驗收與付款
（1）經品質部檢驗合格簽字後辦理入庫手續，不合格產品與供應商聯繫退貨。
（2）依財務管理規定，辦理供應商付款工作。
三、採購管理制度採購價格管理
1、制定目的
爲確保材料高品質低價格，從而達成降低成本之宗旨，規範採購價格審覈管理，特制定本規章。
2、適用範圍
各項原物料採購時，價格之審覈、確認，除另有規定外，悉依本規章處理。
3、價格審覈規定
報價依據
技術部提供新材料之規格書，作爲外聯物料部成本分析之基礎，也作爲供應商報價之依據。
價格審覈
（1）供應商接到規格書後，於規定期限內提出報價單。
（2）外聯物料部一般應挑選三家以上供應商詢價，以作比價、議價依據。
（3）外聯物料部經理審覈，認爲需要再進一步議價時，退回採購人員重新議價，或由經理親自與供應商議價。
價格調查
（1）已覈定之材料，外聯物料部門必須經常分析或收集資料，作爲降低成本之依據。
（2）本公司各有關單位，均有義務協助提供價格訊息，以利外聯物料部比價參考。
（3）單價漲跌之審覈流程，應同新價格審覈流程。
（4）採購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。
四、採購管理制度採購品質管理
1、制定目的
規範採購過程的品質管理規定，使採購品質管理有章可循。
2、適用範圍
本公司物料採購、驗收、索賠等過程的品質管理，除另有規定外，悉依本規章執行。
3、採購品質管理規定
文件資料要求
物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在訂購單、採購合約內予以明確規定：
（1）訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。
（2）產品技術精度、等級要求。
（3）各種檢驗規範、標準或適用規格。
合格供應商之選擇
物料採購，除經總經理特准外，均需向合格供應商訂購。
品質保證之協定
願材料料之採購，應由供應商承負品質保證之責任，並在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：
（1）供應商應保證產品製造過程的必要控制與檢測。
（2）供應商產品出廠前應有逐批作抽樣檢驗。
（3）供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。
（4）接受本公司必要之供應商調查、評鑑。
進貨驗收之規定
供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、採購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：
（1）採購員需確認訂購單、供應商、到貨日期、物料的名稱與規格。
（2）倉庫管理員需確認數量。
（3）品質部需確認品質檢驗並填寫檢測報告。
（4）檢驗合格後由採購員辦理入庫手續。
退還不合格品
對檢驗合格物料，入庫後應予以明確標識，以確保後續品質之可追溯性（如供應商名稱、物料規格、數量、交貨時間、檢驗人員等級料之標註，以便追溯、區分、使用之方便）。
品質糾紛處理
有關採購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱爲品質糾紛處理。具體規定如下：
處置依據
以雙方事先約定之品質標準作爲處置依據，並於訂購單上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求爲依據。
採購物料退貨與索賠
（1）擬退回之採購物料應由倉管員清點整理後，通知採購員。
（2）外聯物料部經辦人員通知供應商換貨。
（3）訂製品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格爲止。
（4）確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。
採購其他索賠根據合同規定進行索賠
一、商場採購合同的內容
商場採購合同的條款構成了採購合同的內容,應當在力求具體明確,便於執行,避免發生糾紛的前下,具備以下主要條款:
1.商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規格應規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國寶統一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規格、數量明細表。
2.商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準,註明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對於副、次品應規定出一定的比例,並註明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規格、體積、重量、標誌、及包裝物的處理等,均應有詳細規定。
3.商品的價格和結算方式
合同中對商品和價格的規定要具體,規定作價的辦法和變價處理等,以及規定對副品、次品的折扣辦法;規定結算方式和結算程序。
4.交貨期限、地點和發送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規定,並考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發送方式(送貨、代運、自提)。
5.商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
6.違約責任
簽約一方不履行合同,違約方應負物質責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:
(1)未近合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
(2)未按合同規定的商品質量標準交貨;
(3)逾期發送商品。購買者有逾期結算貨款或提貨,臨時更改到貨地點等,應付違約金或賠償金。
7.合同的變更和解除條件
在什麼情況下可變更或解除合同,什麼情況下不可變更或解除合同,通過什麼手續來變更或解除合同等情況,都應在合同中予以規定。
除此之外,採購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規定,使簽訂的合同更切實際,更有效力。
二、採購合同的簽訂
1.簽訂採購合同的原則
(1)合同的當事人必須具備法人資格。這裏的法人,是指有一定的組織機構和獨立支配財產,能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動,享有權利和承擔義務,依照法定程序成立的企業。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
(3)必須堅持平等互利,充分協商的原則簽訂合同。
(4)當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委託別人代簽,必須要有委託證明。
(5)採購合同應當採用書面形式。
2.簽訂採購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商,取得一致意見,並簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟:
(1)訂約提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議,也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答覆的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答覆期限內不得拒絕承諾。
(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內容表示同意,經過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應認爲是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出後,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實踐中籤訂合同的雙方當事人,就合同的內容反覆協商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。
(3)填寫合同文本。
(4)履行簽約手續。
(5)報請簽約機關簽證,或報請公證機關公證。
有的經濟合同,法律規定還應獲得主管部門的批准或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同,雙方可以協商決定是否簽證或公證。
三、商場採購合同的管理
採購合同的管理應當做好以下幾方面的工作:
1.加強商場採購合同簽訂的管理
加強對採購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要的和貨源情況,掌握商場的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據本商場的購銷任務,收集各方面的信息,爲簽訂合同、確定合同條款提供信息依據;二是對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。
2.建立合同管理機制和管理制度,以保證合同的履行
商場應當設置專門機構或專職人員,建立合同登記、彙報檢查制度,以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況,及時發現問題,採取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯繫,密切雙方的協作,以利於合同的順利實現。
3.處理好合同糾紛
當經濟合同發生糾紛時,雙方當事人可協商解決。協商不成,可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4.信守合同
合同的履行情況好壞,不僅關係到商場經營活動的順利進行,而且也關係本商場的聲譽和形象。
材料質量的保證是整個工程質量保證的一個先決條件,因此對材料質量的控制是非常重要和關鍵的。工程材料選用的優劣將直接影響到工程的內在質量及產品的外觀質量,爲確保工程所用材料的質量,我們將從材料的採購工作着手。所有的材料供貨都應是合格供應商,因爲我們是取得國際質量體系認證資格的企業。
材料進場後使用前質量保證措施
1)設備或材料在使用前按設計要求覈對其規格、材質、型號,材料必須有製造廠的合格證明書或質保書,材料的運輸、入庫、保管過程中,實施嚴格的控制措施,每道工序均有交接制度。
2)材料的入庫後實行標化和分類、分規格堆放及管理,同時防止變形,防止受潮、黴變等措施,材料出庫檢驗和辦理領用手續。
3)材料出庫後,在施工現場妥善保管,存放地點安全可靠。材料堆放要求整齊,並掛上標識牌。
4)材料使用前進行嚴格檢查包括外觀檢查、附着物的清除。
5)對不合格材料的控制。一旦發現材料不能滿足或可能不滿足設計要求時,應將其與合格材料相隔離,在自檢過程中如發現質量問題及時整改。
一、採購原則
1.本着對學校負責、降低採購成本的目的，加強對物資採購的管理工作，使採購過程中的決策、價格監督、質量檢驗等工作進一步規範化、制度化。
2.採購過程實行“三比”（即比質比價比服務）的採購原則。 3.採購實行“三審一檢”（即採購計劃審覈、價格審覈、合同及票據審覈和質量檢測）的控制原則。
二、採購的計劃管理
4.學校各部門所需的物資用品，單價高或批量採購預算需填報詳細的物資採購計劃，附採購申請報告，抄送學校。學校根據所掌握的情況進行分類分口把關，覈實彙總後，再根據庫存情況確定、編制採購計劃，經部門分管領導審覈，校長審批，各系部派人和後勤一起負責採購，對於政府採購、控購的物品一律按政策採購要求採購。
5.學校各部門購買儀器、設備等金額較大的物資，單筆在xx萬元以上，報財政局審批，屬於集中採購的由財政局組織招標採購，必須遵守以下程序：
1）各系部提出設備採購清單，由系部領導負責組織專業人員對所採購設備清單進行專業評估及論證。
2）系部領導把論證清單的結果報校委會。 3）由校長組織校委會進行集體決策。
4）校委會將最終結果交由後勤部進行公開招標。 5）後勤部按學校交辦的任務組織招標採購。
6.學校各部門購買儀器、設備單筆在5-xx萬元的，由學校議標小組組織議標採購。
7.學校各部門購買儀器、設備單筆在1-5萬元的，由設備使用部門、後勤部共同對市場進行詢價，本着科學有效、公正公開、比質比價、監督制約的原則。在比貨、比價、比售後服務的基礎上實行採購。
三、採購過程管理
8.採購人員要廣泛收集所採購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要採購物資的信息變化情況，進行比質、比價採購。對單項採購達到萬元以上及政府專項資金採購的物資，具備招標條件的，一律實行招標採購。
9.物資採購按照“先考察，再比較，後確定”的程序進行，對所購物品至少要考察三個以上廠家的同類產品。從質量、價格、售後服務等方面進行認真比較，充分論證。確定所購物品。
xx.物資採購，在和供貨商談判價格時，必須有兩人或兩人以上參加，進行採購。 xx.採購人員將物資採購回來，憑發票簽字後，報銷。 xx.後勤部定期向學校校務會彙報實施情況，並提出有關意見或建議。
