在現實社會中，很多場合都離不了制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範或一定的規格。一般制度是怎麼制定的呢？以下是小編收集整理的物資採購管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
第一章總則
第一條爲進一步規範公司物資採購程序，加強內部控制，明確經濟責任，確保生產經營的持續穩定，依據相關法律法規特制定本制度。
第二條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬於本制度規範範圍。
第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資採購不適用本制度。
第四條公司固定資產的購置適用本制度。
第二章物資採購規定
第五條物資採購實行歸口管理制。原糧由採購供應部負責採購，輔助材料、包裝物由倉儲部負責採購、修理用備件及後勤用物資及辦公用品由後勤部負責採購。特殊情況下，經董事長或總經理批准，可以指定專人進行專項物資的採購。
第六條所有負責物資採購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時。
第七條推行合同管理制度，物資採購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細註明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等；否則，造成的損失由採購人員負責。
第八條實行比價採購制度，物資採購要貨比三家，確保所採購物資價格低廉，質量上乘。大宗物資採購建議實行招投標制度。
第九條實行採購質量責任制。採購人員對所採購物品的質量負有全面責任。如因失職而採購僞劣產品，採購人員應負經濟責任。禁止採購人員收受回扣。如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進行嚴肅處理。
第三章發票入賬及付款程序
第十條採購物資進廠後，採購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續，具體要求如下：
1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。
2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續，填制一式三聯入庫單，一聯交客戶辦理髮票入賬手續。
3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續。
4.採購經辦人要認真填寫採購物資發票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數量、金額、供貨單位等要素。程序如下：
經辦人填制發票入賬單保管員根據收貨情況簽字確認部門經理審覈會計審覈發票合法性總經理簽字准予入賬財務掛賬作爲日後付款的依據。
第十一條物資採購付款原則上採取先入賬後付款的制度，特殊情況下需預付款的單位，經董事長或總經理批准，可以辦理採購預付款手續。
第十二條採購付款實行審批制度，執行兩條線管理形式，即發票入賬和籤批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：
1.物資採購一律由採購人員辦理髮票入賬手續後，方可進行申請付款審批。否則財務有權不予批准付款。
2.申請付款，由經辦人填寫轉賬匯款申請單，經財務審覈、總經理批准後，方可到出納處辦理匯款。
經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發票入賬情況審覈總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款
3.需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經財務審覈、董事長或總經理簽字批准後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。
第四章附則
第十三條本制度從批准下發之日起執行，由財務部負責解釋。
第十四條本制度從年月日起下發執行。
一、目的：
爲加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司生產經營活動所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司對外採購與生產經營有關的經營性固定資產、材料及非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購（以下統稱爲採購物品）。
三、職責權限
1、總經理負責採購管理制度的審批；
2、分管副總、財務負責人負責採購管理制度的審覈；
3、人力資源行政部負責採購管理制度的制定。
4、經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）的採購由採購部負責；非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的採購由人力資源行政部負責。
四、採購原則
1、詢價比價原則
物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則
採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜索原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。
4、廉潔原則
（1）自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。
（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。 （3）嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
（4）加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。 5、招標採購原則
凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由採購、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則：
採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行爲，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
五、採購流程
1、採購申請：
經營性物品採購,（物資）需求部門根據生產或經營的實際需要，由採購部負責採購物品，非經營性物品採購, 每月25日前由人力資源行政部負責採購物品。
每月25日前，需求部門提出採購申請，填寫《請購單》，請購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術指標的，須註明相關參數、指標要求。按採購申請流程，由各相關部門審批，經總經理批准後交採購部門採購。各審覈環節對採購申請提出議異者，應於2個工作日內將意見反饋給採購申請部門。
2、詢價比價議價：
（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進行報價。
（2）採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、
原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。
3、樣品提供和確認：
（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
（2）對於需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。
4、供應商選擇：
（1）具有合法經營主體者。
（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。
（3）信譽良好者。
（4）客戶認可的供應商。 採購人員須建立供應商信息臺帳。
5、合同簽定：
（1）供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。
（2）交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。
6、進度跟催
（1）爲確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應。
（2）若採購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。
7、驗收入庫：
採購物品（物資）到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換（退）貨手續。
8、對帳付款：
採購物品（物資）辦理入庫後，由採購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續。
9、採購流程圖：（附後）
六、考覈
凡違反本制度的人員，依照公司相關管理制度進行處罰。
七、本制度解釋權歸人力資源行政部，自20xx年1月1日起執行。
八、本制度附件：
1、《請購單》 2、《採購詢價記錄表》
一、設備物資採購的審批
各處室或人員所需物資因學校倉庫中沒有存放而需要臨時採購的，則須填寫“實驗中學物品採購、維修資金審批表”（見附表1）後報總務處，由總務處視情況報校長室、上級教育部門審批。單筆數額100以上報校長室審批，300元以上報服務中心審批，1000元以上報教育局審批。
二、設備物資的採購
採購小組一律憑審批表採購和報銷。採購小組應當充分了解和掌握有關情況，要“貨比三家”，真正做到價廉物美。
（一）臨時採購
“臨時採購”又稱“程序採購”，因每一項物資的採購都按一定的程序進行。
1.臨時採購物資中經上級教育部門審批同意學校自行採購的，其中單筆數額超過100元的要求詢價後確定採購，超過300元的要求兩人以上共同採購，超過1000元的要求提交總務處集體討論確定，並填寫詢價表。
2.臨時採購物資中如果服務中心倉庫有貨可供的可以直接向服務中心申請領貨（如一次性塑料杯、粉筆、簽字筆、檔案袋、跳繩等文體用品，節能燈、開關等電器用品）。
（二）集中採購
做好集中採購有利於工作安排，減少審批環節，提高工作效率。每學期一次的集中採購各相關處室人員要發動有關人員科學合理的制定採購計劃，並在規定時間內報總務處以便及時彙報。
1.每學期一次到服務中心集中領貨。
2.集中採購物資中如果是經招標上門供貨的（如橫幅、噴繪、寫真、校徽、空白獎狀、榮譽證書、標牌、裝訂等等），由各處室研究決定後自行採購、自行驗收（規格、材質等），到每月月底前把一月來的採購情況彙總到總務處，每月2號前由總務處把上個月所採購的物品按照規定的格式彙總後上報服務中心。
（三）大宗設備物資採購
每年年底總務處根據學校自身情況擬製、提交採購報告，按照服務中心大宗物資採購程序進行。
三、設備物資的驗收
（一）學校設備物資採購招標驗收小組職責
1.全面負責學校各類物資的驗收工作，並接待上級驗收小組的驗收工作檢查；
2.負責對驗收的採購招標物資填寫驗收報告（見附件2或附件3）；
3.對驗收不合格的採購招標物資有權退回，並向學校彙報，及時處理。
（二）學校設備物資驗收標準
1.數量驗收（包括生產廠商、設備型號和購置臺件等）和資料驗收（包括購置申報審批材料、財務票據、隨機技術資料等）。
2.質量驗收（包括產品外觀、技術性能和技術指標等）。設備物資與招標文件、中標通知書、採購供貨合同所規定的名稱、品種、型號、規格、技術參數等要求相符；採購設備物資包裝密封完好、產品資料齊全、質量合格、運行狀態良好，能夠正常使用。
（三）學校設備物資驗收報告的填寫
1.一般物資，填寫完整審批表（附件1）即可；
2.固定資產，須填寫“實驗中學固定資產入庫、驗收、出庫單”（附件3）；
3.經服務中心招標採購的直接上門供貨的採購物品，須按照服務中心招標文件中的有關技術商務要求和供應商在招標中的承諾條款對採購物品進行驗收，並由接收人、驗收人、負責人、供貨人在月末共同填寫簽字“物品驗收結算清單”（附件2）以備結賬。
四、設備物資的入庫
採購的設備物資到校當天，學校物資驗收小組按照合同採購標準和產品標準驗收，驗收合格後出具驗收報告，辦理入庫手續；驗收不合格不得入庫，無入庫手續不得辦理財務付款、報銷業務。
（一）一般物資的入庫：由採購人、驗收保管人或總務處主任簽字後入庫（見附件1或2）。
（二）固定資產（教學設備）的入庫：由採購接收人、項目驗收人、總務處主任或教務處主任、主管副校長或校長簽字後入庫，同時需交歸檔資料於倉庫保管（見附件3）。
五、設備物資的出庫
（一）一般物資的出庫要由物資使用者提出申請（附件4），經總務主任簽字批准後，憑“實驗中學物品領單”到倉庫領物。
（二）固定資產設備物資的出庫管理
1.固定資產設備物資的出庫
固定資產設備物資的出庫要由設備物資使用處室或人員向總務處申請，填寫“實驗中學固定資產入庫、驗收、出庫單”原單（附件3），經總務主任、主管副校長或校長簽字批准後，才能辦理出庫手續。
2.固定資產設備物資的填卡記賬
（1）購買的設備由總務處根據“實驗中學固定資產入庫、驗收、出庫單”通過設備物資管理系統錄入設備原始數據，辦理固定資產入賬，由總務處打印設備物資管理卡片和設備標籤，卡片由總務處和使用部門各保存一份。
（2）各設備使用部門管理員憑“實驗中學固定資產入庫、驗收、出庫單”記賬，負責將設備標籤貼在儀器設備上。
六、設備物資盤存報損
對校內所有物資一年盤存清點一次及以上，實行資產報損制度。做到學校物資“進要入賬，出要報損”，使之物盡其用，去向明確，帳物相符。
（一）一般物資報損：總負責人張追紅
具體管理人員如下：教師辦公用品（黃進）、水電維修零件（俞樹勇）、衛生工具（張啓星）。
（二）教學用品報損：總負責人黃佔寧
具體管理人員如下：體育器材（黃愛宵）、實驗耗材（張民強等實驗員）。
（三）固定資產報損：總負責人樓美勝
具體管理人員如下：電教儀器（吳金良）、辦公設備（徐時亮、張追紅、陳劍明）
七、食堂、服務部物資管理
食堂、服務部物資按照服務中心提供的商家進貨，確保價格、質量和衛生。
（一）採購：由食堂事務長、服務部店長根據學校需求提出其採購清單，直接向供貨單位、服務中心申報。
（二）驗收：由食堂事務長、服務部店長和學校食堂、服務部負責人（或店員）共同簽字入庫。發現不合格食品、商品堅決清退，並做好記錄。
（三）出庫：食堂大米、麪粉、食用油、調料等須由事務長、使用者共同簽字，並在使用前進行質量檢驗，以防變質食品食用，發現問題及時報告。
1目的
規範公司大宗商品採購程序及審覈流程，選擇合格的供應商，保證所有物資採購都能滿足生產和經營要求。
2適用範圍
適用於公司原材料、設備、儀器、車輛、裝修及大型辦公設施採購。
3職責
3.1工程部負責工程材料、機械設備、量測儀器、車輛等物資的採購管理工作。 3.2工程部負責選擇、評審、確認及更新認可的供應商（包括業主指定的供應商）。
3.3工程部負責監督材料的入庫及使用情況。
4工作程序
4.1《認可供應商名冊》（CG-01）的制定、評審及更新
4.1.1制定
a供應商須填寫《供應商資格預審表》（CG-02），以申請進入《認可供應商名錄》。
b工程部採購主管負責覈實供應商所提交的資料，在《供應商資格預審表》上寫明意見，經分管副總經理審批，列入《認可供應商名錄》。
c工程部採購主管負責將《供應商資格預審表》及《認可供應商名錄》分類存檔，並輸入電腦供查閱。
4.1.2評審
a工程部採購主管填寫《供應商評估表》（CG-03），提交分管副總經理。
b《供應商資格評估表》作爲更新《認可供應商名錄》的重要依據。
c所有《供應商資格評估表》均作爲質量記錄，由工程部存檔。
4.1.3更新
a《認可供應商名錄》由工程部採購主管負責更新，經分管副總經理審批確認。
b對嚴重違反供貨合約的供應商，採購主管及時提出處理意見,經總經理批准可立即將違約供應商從《認可供應商名錄》中除名。
c凡被除名的供應商一年內不能使用，特殊情況下經工程部採購主管說明原因，分管副總經理審批後纔可重新選用。
4.2採購
4.2.1採購權限
a5萬元以下且符合《項目備用金管理辦法》的物資採購按《項目備用金管理辦法》執行。
b5萬元以上的大宗商品及其它大批量材料,由工程部統一實施採購。
c超過500萬元的採購須上報集團。
4.2.2採購申請
《原材料/設備採購申請表》（CG-04）應提前一個月上報，進口原材料或特殊情況的採購作業應提前三至五個月提交申請。
4.2.3計劃的變更
a採購申請一經上報原則上不允許變更。
b特殊情況如需變更應及時書面通知工程部採購主管說明原因，報分管副總經理批准。
4.3詢價
根據採購申請，工程部採購主管向供應商發出詢價邀請函進行詢價。
4.4議價
工程部採購主管分析供應商報價,選擇條件優惠的供應商進行議價。
4.5評審決議
工程部採購主管根據議價結果制定《物資採購會審表》（CG-05），提交領導班子會評審，選定供應商。
4.6合同制定與簽訂
4.6.1合同制訂
工程部採購主管負責擬定《採購合同》（CG-06）,報分管副總經理審覈。
4.6.2合同簽訂
《採購合同》經總經理審批簽署正式生效,原件交綜合管理部進行存檔管理。
4.7合同執行與變更
4.7.1合同自生效日起開始執行。工程部採購主管負責與供應商聯繫發貨，通知項目現場材料的驗收及入庫工作。
4.7.2履行材料採購合同過程中，若有變更需求，就變更內容與供應商重新簽訂補充合同。補充合同與原合同同樣具有法律效應，是原合同的一部分。
5材料管理
5.1進料檢驗
5.1.1工程部採購主管負責與供應商聯繫組織發貨，並通知項目經理做好材料入庫前準備。
5.1.2項目部負責材料收貨入庫。
5.1.3項目部材料主管對進場材料覈實、驗收並上報工程部。
5.2材料倉儲管理
5.2.1材料入庫
進場材料由項目部材料主管辦理入庫手續。
材料主管、項目經理應在材料入庫單上簽字確認。材料主管將入庫情況彙總上報公司工程部和財務資金部。
工程部對材料入庫情況進行不定期抽查。
5.2.2材料出庫
材料出庫由項目經理批准，材料主管填寫材料出庫單，經項目經理、生產主管及領用人簽字確認後方可出庫。
如因生產需要，在材料入庫的同時辦理領用的，應首先填寫《材料入庫單》，再填寫《材料出庫單》（CG-08），禁止直接以領用後的差額數辦理入庫手續。
5.2.3材料保管
原材料的保管由項目經理直接負責。
第一章 總則
第一條 爲了規範zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)物資採購活動,保證物資採購工作合法、有序進行,根據《中華人民共和國招標投標法》、z省實施《中華人民共和國招標投標法》等相關法律法規和集團公司《管理綱要》、《zz石油(集團)有限責任司招標管理辦法》,結合油品調運分公司實際,特制定本辦法。
第二條 油品調運分公司物資採購活動應遵循公開、公平、公正、誠實信用的原則,擇優選擇企業實力、信譽、技術能力和價格合理的供應單位。
第三條 工貿公司物資採購工作實行統一制度、分級授權、歸口審查的原則。
(一)統一制度:統一物資採購制度,統一業務流程和工作程序,統一適用集團公司專家庫、協作企業准入目錄;
(二)分權制衡:將各層次、各階段的職能劃分各級職能小組,形成各部門相互協作、相互制約、相互監督機制;
(三)歸口審查:對物資採購項目中的有關內容,按業務性質,分別由相關專業部門審查。
第四條 物資採購工作要堅持科技創新優先、效率優先、節能環保優先、質量優先、性價比最優的原則。
第五條 物資採購工作實施“迴避”制度。
(一)部門迴避:物資採購部門不能負責項目實施活動,項目實施部門不能組織物資採購活動;
(二)人員迴避:物資採購領導小組成員與供應單位負責人或委託代理人有利害關係的,在物資採購活動中必須迴避。
第二章 組織機構及職責
第六條 油品調運分公司成立物資採購領導小組,物資採購領導小組是物資採購責任和組織實施的主體,根據工作特點和業務需要,組織實施公司設備及物資採購等項目。油品調運分公司物資採購領導小組組長由經理樊礦強擔任,副組長由公司副經理白志剛擔任,成員由綜合辦公室、安全質監部、調度管理部、財務資產部等部門人員組成。領導小組職責:
(一)貫徹落實集團公司物資採購管理的相關制度和規定;負責制定油品調運分公司物資採購管理辦法,並組織實施;
(二)對物資採購項目進行組織和協調,接受上級物資採購監督領導小組的指導、監督和檢查;
(三)負責向上級單位彙報公司物資採購工作;
第七條 工貿公司物資採購領導小組下設物資採購辦公室和詢價組、質量技術組三個職能小組。
(一)物資採購辦公室(公司綜合辦公室負責)職責是:
1.依據油品調運分公司物資採購管理辦法,組織實施公司物資採購工作;
2.負責組織公司物資採購方案的編制及報審工作,按照批准的物資採購方案,開展物資採購活動,督促落實相關合同的簽訂、履行等工作;
3.建立公司物資採購管理信息檔案,定期向上級主管部門報送有關資料;
4.處理公司物資採購工作中其他有關事項,定期向物資採購領導小組彙報工作開展情況。
(二)詢價組(公司財務資產部負責)職責是:
1.負責制定公司的價格詢查制度,建立價格信息庫;
2.對物資採購項目的價格構成和評定成交的標準等事項提出建議;
3.完成採購標的物的市場價格查詢,向物資採購辦公室提供標的物的市場價格信息;
(三)質量技術組(公司安全質監部負責)職責是:
1.負責對物資採購標的物的有關技術、質量、安全、環保執行標準的制定和審查;
2.檢查落實對物資採購項目質量技術要求的執行情況。
第八條 物資採購申請
物資採購申請由項目單位以文件或申請書的形式提交,內容應包括:項目名稱、計劃批准文件、規格、質量執行標準、技術要求、數量、建議價格、擬採用的採購方式、推薦供應單位等。項目部門生產性物資採購需提前3個月報申請計劃,並經公司調度管理部審覈確認後報公司物資採購辦公室;非生產性物資採購需提前2個月報申請計劃。
第九條 物資採購前期準備和後期工作程序
(一)如需採購的是生產性物資,由調度管理部根據生產實際情況對申請採購項目的種類、規格和數量等進行審覈,並於三個工作日內將其意見提交物資採購辦公室;
(二)詢價組對物資採購項目,進行市場價格諮詢調研,瞭解市場的最高價和最低價及有關信息,並於三個工作日內將其意見提交物資採購辦公室;
(三)質量技術組對物資採購項目有關規格、技術、質量、安全、環保執行標準等方面進行審查,並於三個工作日內將審查結果提交物資採購辦公室;
(四)採用競爭性談判方式的採購項目,按照管理權限經審覈批准後方可實施;
(五)物資採購項目審批結束後,由物資採購辦公室及相關部門按規定組織項目實施單位與供應單位進行;
第三章 物資採購管理範圍
第十條 物資採購的管理範圍:油品調運分公司的生產性物資和非生產性物資(如辦公設備、辦公傢俱、辦公用品、勞保用品、後勤保障用品等)。凡根據《油品調運分公司招標管理實施細則》,不符合、不具備招投標條件的設備、物資、生產消耗性材料等項目的採購,均按本辦法執行。採購方式分爲競爭性談判、比選、磋商、拍賣競買、訂單採購等,物資採購領導小組根據實際情況選擇適用。
根據《油品調運分公司招標管理實施細則》,不符合、不具備招投標條件的其他非物資性項目(如服務、工程、設計、安裝等)的採購,參照上款,一併由公司物資採購領導小組統一管理。
第十一條 爲保證生產性物資的產品質量及技術標準符合企業生產要求,維護企業利益,充分體現公平原則,對供應廠商提供的產品進行小批量試用的,採購計劃可根據生產實際合理安排,採購價格按不高於試用階段統一中標價格執行,並將試用結果報公司質量安全室備案。
第十二條 批量較大的低值易耗品等物資的採購,由項目部門提交申請,經公司物資採購領導小組批准授權後,啓動物資採購簡易程序,委派物資採購領導小組監督組成員與項目申請單位直接進行比質比價採購。
第四章 資料管理
第十三條 物資採購活動的資料須按照國家檔案管理標準實施。物資採購辦公室負責相關資料的收集、整理和歸檔。具體如下:
(一)項目部門向物資採購領導小組提交的採購申請;
(二)詢價組、質量技術組向物資採購辦公室提交的書面意見;
(三)其它需要歸檔的資料。
第五章 法律責任
第十四條 在物資採購活動中,參於者有下列情況之一的,公司將建議有關部門按
照有關規定追究責任人的相關責任:
(一)工作人員違反本辦法,收受供應單位財物或其他好處的、向他人透露與物資採購項目有關的其他情況的;
(二)以不正當手段干擾物資採購工作的,以及其它違反本辦法行爲的;
(三)物資採購單位違反本辦法,向他人透露已獲取潛在供應單位的名稱、數量或者可能影響公平競爭的有關物資採購的其它情況的;
(四)物資採購辦公室、相關業務部門違反本辦法,怠於行使相應職責,造成嚴重後果的;
(五)其它違反國家有關律的法規和損害企業利益的行爲。
第六章 附則
第十五條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第十六條 本辦法未盡事宜,按照國家法規及工貿公司規定執行。
爲了進一步加強公司接待物資管理，健全物資採購流程，監督和控制不必要的開支，保證物資採購工作的正常化、規範化，特制定此制度。
一、管理範圍：
本制度所稱接待物資指經公司批准，由總裁辦直接批量購置或定製的專門用於對外公關工作或業務交往，以公司名義向有關單位、個人饋贈的紀念物品（其他部門因工作需要定製和贈送的紀念物品不含在內）、過節物資、招待用香菸、酒水、茶葉以及董事會需要採買的其他物品等。
二、管理職責：
2.1組織實施本制度的責任部門是總裁辦。
2.2總裁辦設置專職倉庫保管員，其職能是對所採購的物資驗收入庫、領用發放實施監督和管理。
三、採購原則
3.1根據公司的實際情況，結合所採購的物資用途和範圍，本制度適用範圍內的採購業務統一由總裁辦負責具體辦理，其他部門或人員不得自行採購。所有采購事務由總裁辦主任統一協調、安排。
3.2總裁辦在購置、定製物資時應當遵循“貨比三家，質優價廉”的原則，採購申請＜5000元，必需尋找三家以上供貨方比價擇優選擇，以最大限度地提高資金的使用效率。
3.3急用、小金額突發性採購可以通過“釘釘”管理系統申請後先行購買，購回物品經總裁辦驗收後再到財務部報銷。
3.4採購物資原則上一律要求供應商提供發票，特殊情況下無法提供發票者與財務人員溝通後遵循財務管理制度處理。
四、採購程序
4.1公司所有采購均須按以下流程完成：收集信息（申請）、詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、定購、催交、收貨檢驗、入庫、整理付款。
4.3每月25日，物資保管專員根據庫存情況，依據公司接待需求及時補充庫存。
4.4物資採購堅持誰需要誰申報的原則，於每月25日申報下月物資計劃，每月10日申報當月補充計劃，臨時性採購每月不得超過兩次。
4.5採購申請人根據實際需要，確定一種或幾種物資，到總裁辦領取“採購申請單”並按照規定格式認真填寫，採購申請單填寫保證清晰可閱讀，內容完整。並逐級遞交公司領導審覈批准後，由總裁辦指派人員進行實際採購。填寫不規範，導致無法確認請購
爲簡化、規範辦公物資管理，經公司研究決定，由行政人事部統一負責公司各部門辦公物資的採購、調配、領用及庫存管理，特制定本制度。
一、適用範圍
本制度適用於公司各部門辦公物料物資的採購、調配、領用及盤存等，其中辦公用品及固定資產按照公司相關管理制度執行。
二、職責
1、行政人事部負責公司辦公物資的採購、調配、領用、出入庫等管理工作。
2、公司財務部負責對公司月度物資申購計劃進行對照覈查、對量大價高的物資價格進行對照審查覈實、並督促辦公物資盤存工作。
3、行政人事部後勤主任負責對各部門辦公物資的庫存量覈實、入庫驗收、物資調配、出入庫手續的辦理及領用登記、月度盤存工作的監督檢查，並負責申購計劃審覈、物資價目庫及採購供貨商的建立、參與採購、物資調配工作。
4、行政人事專員負責彙總統計各部門月度物資申購計劃，並對上月採購、領用、庫存物資進行對照檢查覈實。
5、各管部門經理負責本部門辦公物資的申購計劃覈實、入庫驗收、物資保管、領用手續的辦理及辦公物資的登記統計、盤存工作。
6、公司總經理負責對各部門月度物資申購計劃的對照覈實、對量大價高的物資採購進行審查覈實，並對特殊大件及應急物資的採購進行審批，以整體控制成本費用支出。
三、流程原則
1、各部門負責人對物料物資應建立合理的庫存量，各部門物料物資由行政人事部統一集中採購補庫，以確保各部門的正常領用。
2、各部門物料物資的申購原則：由各部門主任每月25日前集中申購一次。遇特殊情況，需緊急採購的，經部門經理審覈，行政人事主任同意後發起臨時申購。
四、採購流程
（一）流程說明
1、行政人事部行政人事主管在收到經過審批後的物資申購單後，按照對比詢價後的預算價格履行財務借款手續，執行2—3人共同採購。
2、因行政人事部暫無庫房設置，與各部門屬於異地入庫。由各部門主任按照採購清單代爲驗收確認入庫，視同從行政人事部集中批量領用。
3、行政人事部行政人事主管隔日按照採購清單開具公司入庫單一式三份，一份交由行政人事主任簽字；一份交財務列帳，一份存檔。並同時開具出庫單一式三份，一份交領用人簽字；一份交財務記帳；一份存檔。爲單獨覈算成本費用，各部門採購辦公物資及勞保用品應單獨開具稅務發票。
4、各部門在提交次月辦公物資《申購單》（附表3）時，需同時提交當月《盤存表》（附表1）及《領用登記表》（附表2），均需由總經理一併審覈後，提交至公司行政人事部備案。
（二）採購工作流程
爲確保公司各部門辦公物資的正常使用和實際需要，以上辦公物資採購工作流程的時間節點遇假日順延，並以提倡節儉、合理使用和控制成本費用原則，公司各部門應當各盡其責，加強溝通和配合。
（三）庫房管理
1、公司行政人事部及各部門臨時設置的庫房應根據物資的易耗分類進行分類存放，應當保持庫存物品存放地點整齊、乾燥，併入櫃或入袋保存。
2、易碎、易燃、易爆、易揮發的物品應單獨設置盒、袋、櫃小心存放，周圍無明火、遠離熱源，配備滅火器，保持包裝完好。
3、吸水性強、易發潮、易發黴和易生鏽的物品存放時：應保持乾燥，儘量保持通風。
（四）物品領用
公司各部門在員工領用辦公物資時，應建立《領用登記表》（附表2）。
第一條目的
爲規範公司及各項目部物資的採購工作，爲規範採購部的部門管理行爲，管理依據,管理標準,做到“非人管人，制度管人，流程做事”的管理方式，提高工作效率，降低採購成本，特制定本制度。
第二條適用範圍
本制度適用於公司所有物資採購工作。
第三條權責
（1）採購部負責本制度的執行監督。
（2）採購部有權根據本制度對違反制度的人員進行處罰和提出處理意見。
（3）項目部及公司各相關部門具體執行此制度的要求。
第四條材料計劃
1、材料上報：公司及項目部的所需材料均需按照標準版本上報至公司採購羣，由總經理審閱批示。在無特殊批示後視爲同意採購。其他形式均不認可，視爲無效計劃。材料上報日期按規定日期上報,不按時間節點上報材料（領導特殊批示的除外），視爲無效計劃。在材料相關標準不確定就上報，視爲無效計劃。爲統一採購以節省最大成本，現將材料上報做如下規定：
2、計劃類別
（1）材料總計劃。
（2）月度材料計劃。
（3）周材料計劃。
（4）急需材料採購計劃。
（5）特殊材料計劃。
3、具體計劃及時間節點說明
（1）材料總計劃：指項目部接到工程後，項目部製作出該工程所需材料名稱，數量，規格，標準，要求，做出計劃，動工前10天上交採購部，採購部接到總計劃後，進行材料的比對，做出市場分析，制定出材料內部計劃.做出材料價格資金預算。提前尋找供應合作商，出成本表。採購部經理合理分配採購人員的對接工作。
（2）月度材料計劃：每個月25號到30號，項目部根據倒排工期的情況，根據時間節點，上報次月材料需求計劃給採購部，採購部根據此計劃，聯繫供應商，制定出材料價格，同時對大型材料做到提前考察價格，覈算加工週期。做出月度資金使用計劃，每月1號到5號上交財務，做到有計劃支付。如果項目工期短，能夠在當月完成的，只需上報材料總計劃，不需要上報月度計劃。
（3）周材料計劃：指以四天爲一個週期，每個週期項目部上報近期的材料,材料上報時需按預算編制的科目編制上報需求計劃。週六提交周採購計劃，週日、週一完成詢價並提交詢價表；週二前一般材料進場,大宗材料,加工類材料,甲定類材料,附樣品類材料,不明確類材料完成定價、採樣和確定進場日期。週二提交周採購計劃，週三、週四完成詢價並提交詢價表；週五前一般材料進場,大宗材料,加工類材料,甲定類材料,附樣品類材料,不明確類材料完成定價、採樣和確定進場日期。
（4）急需材料採購計劃;指項目部施工中遇到特殊情況，需要購買的材料。項目部電話說明急需類材料的購買的具體原因，通知採購部經理、總經理，經批准以後，採購部方可進行採購,及時補報材料計劃。
（5）特殊材料計劃.有總經理簽字特別批示的材料，按需求日期優先購進。
第五條材料採購
1、材料詢價
針對材料計劃，對應負責的採購員在拿到材料採購計劃後，首先明確相關材料的具體型號數量和具體要求。倉庫有的材料優先應用到項目中,沒有的材料在與項目部確認好最終的相關要求後開始詢價。本着“貨比三家，物美價廉”的原則，對詢價供應商數量要求至少三家以上。具體規定和要求如下：
（1）採購員在詢價時，原則上可以找任何滿足條件的供應商詢價，但針對詢價中供應商隨意找人代替或者頂包，對相關責任人每次500元處罰，並承擔相應責任。
（2）在詢價單中，對供應商所報的價格隨意增大或更改來鎖定某個供應商或者謀取個人利益，對相關責任人做開除處理，並承擔相關法律責任。
（3）所有采購人員不得向供應商泄露公司信息或機密，不得將物資的底價或競爭方的信息透露，一經發現，對責任人處以1000元的處罰。
（4）針對材料價值一萬元以下，五千元以上或者單項過千的出具詢價單由採購部經理審批同意後購買；一萬元以上（含一萬元）的材料出具詢價單後由預算部領導覈實,總經理審批同意後方可購買，詢價單必須貨真價實，發現弄虛作假，對責任人處以1000元罰款，採購部經理對其負責抽查落實，公司抽查。
（5）詢價單針對材料，不針對個人或項目，可共享使用。針對詢價單的時效性，一個月之內，在價格無變動的情況下同一種材料無需再出具詢價單；
（6）針對簽訂合同的長期供貨商，在詢價時優先考慮；針對開具專票的供應商，在詢價時優先考慮；針對廠家源頭類供貨商，詢價時優先考慮。
2、材料對比
（1）材料價格確定後，數量較大的材料與預算清單材料價格對比，發現材料價格差異大或高於預算價格時，有詢價單的在詢價單上註明,簽字時進一步說明，沒詢價單的要首先上報領導。
（2）材料數量較大的材料，累計數量超過預算量時，協助項目查清原因並上報領導。
3、材料採購工作
（1）樣品確認。由採購員聯繫供應商提供多家相應樣品，由項目部或者甲方確認。在樣品確認後，項目部更改或取消，造成損失的由項目部負責並向總經理彙報,採購部協助退貨或退至倉庫。
（2）甲方指定材料。指定材料由採購部和項目部一起向總經理彙報，包括價格和付款方式等問題。在總經理批覆後按相應採購流程購買。
（3）採購員在供應商樣品確認後上報詢價單批覆，由採購員與之簽訂合同（公司統一版本）。合同要求保密，在合同中必須註明單價、材料型號及發票的類型和開具發票的時間，資料完善,合同的其他具體要求按公司制度執行。
（4）針對材料採購，採購員需在4天的採購週期內完成一般材料採購，未進場的，首先由採購部經理詢問延遲進場的原因，並催促儘快進場，對進一步未進場的材料，每項對採購員處100元罰款，並隨時間的延長進行累計。若因其他部門的原因導致採購計劃落後而延誤交期的，採購部門不以受到處罰；若因其他部門申報清單出錯，並沒有及時變更導致採購錯誤的，採購部不以受到處罰；若因生產中，材料清單發生臨時變更未及時給予通知導致採購錯誤的，採購部不以受到處罰。
（5）針對大宗材料,加工類材料,甲定類材料,附樣品類材料,採購員需在4天的採購週期內完成材料採樣,詢價,結合項目部材料使用情況制定出進貨時間,結點.未能按時供貨的給與100元處罰,對於項目上剩餘材料過多,或由於變更造成材料剩餘,由項目部負責,採購部協助辦理退貨或退倉庫手續.
（6）採購材料的價格。針對採購的材料，採購員需對材料價格負責。在審批過程中或在以後查覈中明顯高於現市場價20％的，一次性罰款500元；高於現市場價30％的，一次性罰款1000元；累計3次以上或此項累計罰款金額在1000元以上的對工作安排作調整。在採購過程中對價格下降做出巨大貢獻的獎勵100-1000元.若因生產進行中出現的突發採購計劃，採購部應盡力保證以‘爲公司節約成本的理念’進行採購，若在急需的採購中價格略高於市場價的，公司採購部應以實際情況考慮，不對採購人員進行懲罰。
（7）採購材料的數量。採購員需根據項目上所報計劃來確定採購數量，原則上不得大於項目上所報材料的數量標準（砂石料或者磚等地材因湊車增加數量的經項目部確認同意後的除外）。在項目材料驗收入庫時發現數量弄虛作假，查明原因後如是採購員弄虛作假，每次處200元經濟處罰，並追究相關責任；如是供應商弄虛作假，採購員首先要通知供應商本批次貨物按實際到貨數量結算，並根據實際情況作出部分經濟處罰。
（8）採購材料的質量。採購員需根據項目要求的質量標準來確定採購質量，在項目材料驗收入庫時發現質量弄虛作假，以次充好，查明原因後如是採購員弄虛作假，每次處200元經濟處罰，並追究相關責任；如是供應商弄虛作假，採購員首先要通知供應商退貨或更換，並根據實際情況作出部分經濟處罰。
（9）材料進度跟催。由供應商送貨材料，加工類材料等有送貨週期的材料，採購員需及時跟進，掌握送貨進度，保證工地正常施工。
第六條材料入庫
（1）每個項目部由公司指定具體的材料收料員，每一項材料入庫必須由收料員本人驗收，及時開具相應的材料入庫單；收料員不在場時，由他指定相應人員臨時驗收入庫，後期本人覈實無誤後開具相應的材料入庫單。不能滯後採購部的單據手續工作。
（2）相關資料務必貨到資料到,資料要真實有效,,對隨貨帶去的材料相關資料（包括但不限於合格證、檢驗報告等）統一隨材料交付材料員保管，資料不全的由收料員向採購員通知補全，後期項目部丟失的，採購部不在負責，由項目部自行解決。相關的資料一定是廠家蓋章或者供應商蓋章，否則視爲無效資料，需重新提供。
（3）項目部對驗收後的材料數量和初步的材料質量負責。收料員接到材料到貨通知後,對應清單數量進行清點,發現問題做出記錄,需要測量的進行測量,同時對材料表面質量進行初步檢測,需要通知技術員的有技術員檢測,無異議,在清單上簽字或開證明,材料清單或收據上必須有章或供貨商簽字,否則視爲無效票據,再辦理入庫手續,有異議的由採購員協調退貨或其它方式處理,原則上後期發現材料數量不對或者損壞的情況由項目部負責，採購部協助解決。內在質量問題有采購員，項目部，供應商共同分析，協商解決。
（4）收料員根據實際收貨數量和質量開具入庫單，採購員根據實際驗收的材料數量和質量與相關供應商結算。
（5）採購部單據按預算編制材料分類初步統計與預算量對比,做出預警,給項目及領導提供參考依據.
第七條材料賬款
1、材料預付款及定金
（1）針對部分材料需要預付款的情況，採購員儘量採用預付款方式,預付款時手續要齊全(手續見財務制度),減少個人借款,卻有需要通過借款的方式，在公司統一版本的借條上面需要寫明錢數，借款項目部和用途（如能寫清楚單價數量也要寫明）。部門經理簽字，財務經理簽字，總經理簽字。如借款金額大於或者等於十萬還需要董事長簽字。簽字完成後交到財務部。
（2）借款需要在財務規定的時間內及時衝減，具體要求見財務部規章制度。
2、對賬支付
（1）每項購買的材料應和預算編制對應由採購員詳細的記錄購買時間、材料數量、型號、價格、供應商名稱、付款方式、是否開具發票及發票類型；採購部統計人員對相關材料對應計劃按實際貨單做出詳細統計，做後期對賬核帳使用。
（2）相關簽字手續
（3）個人報銷
針對由採購員個人報銷的材料單據，採購員應提供相應的支付憑證，包括小票，微信截圖等。其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。
（4）供應商轉賬
針對由財務部直接轉賬的材料單據，採購員應根據其開具的發票準確的'提供相應的收款帳號，因帳號提供錯誤而延遲支付的，針對情況，由供應商或者採購員承擔相關責任。嚴禁將供應商的款項報銷個人等挪用公司款項的情況出現，一經發現，每次處100元的罰款，並追究相關法律責任。其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。
（5）供應商掛賬
針對掛賬支付的材料單據，採購員填寫單據時應寫明掛賬單位（與開具發票單位一致，其他特殊情況需提前向財務部說明）和詳細的工程名稱。與公司長期合作的供應商在工地出現退貨的情況時，退貨單同樣需附上掛賬單並寫明爲退貨，掛賬金額爲負數，掛賬聯爲掛賬單第3聯。採購員每月與合作供應商覈對賬目一次，確保無漏帳，重帳，錯賬。其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。
（6）供應商掛賬付款
在掛賬的供應商滿足付款條件後，由供應商開具相應的收款收據，採購員在收款收據後粘貼對應的掛賬單第二聯，執行付款手續。付款採用少付勤付,有采購人員,或財務人員主動通知供應商方式,提高公司信用度,增加掛賬額.減少不必要的手續.其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。
第八條剩餘物資處理
（1）項目部出現的剩餘材料,數量大的由項目部向領導做出回報,同時由材料員提出退貨申請,由採購人員聯繫供應商退貨,並開具退貨單,由項目部簽字認可,以付.賬的由供應商將貨款打回財務帳戶或以現金退款,具體方法按財務要求辦理手續.掛賬的,退貨單需附上掛賬單並寫明爲退貨，掛賬金額爲負數，掛賬聯爲掛賬單第3聯。
（2）項目部出現的剩餘材料,數量較小的(能退則退),不能退貨的材料,由材料員辦理退庫手續,與採購員一同將材料退至倉庫內,按進貨價的50%-70%價退出項目成本.
（3）多次能利用的材料,由材料員辦理退庫手續,與採購員一同將材料退至倉庫內,辦理入庫手續.
第九條其他工作
1、材料售後質保
在相關的材料在購買時，如燈具，機械等需在單據上註明保修期限。在保修期內由採購人員聯繫供應商進行維修保養；在保修期外由項目部和採購部協商解決。
2、發展定點供應商
（1）發展優質供應商，簽訂聯營協議。
（2）盡力做到供應商直接供貨到施工現場，由項目部直接驗收、入庫。
（3）發展聯營供應商的數量和質量，堅持每月每個採購員增加一名長期合作掛賬供應商,也作爲採購部月度考覈的重要內容。
3、合同
採購部的材料合同均採用公司同一版本，採購員在簽訂合同時應該注意以下幾點：
（1）合同一定要註明開具發票的類型和開具發票對應的時間節點。
（2）合同對相關的進場時間，進場質量作出明確的要求，針對要求要有相關的制約措施。
（3）合同相關附件一起準備齊全後申請蓋章，附件主要包括但不限於供應商的營業執照，開戶許可證，法人或者代理人的身份證複印件，代理人的委託書等，附件上面一定要有供應商的公章認可。
1 目的
加強對本公司工程項目物資採購的管理和控制，確保工程物資質優價廉，滿足工程設計和施工需要。
2 適用範圍
本制度適用於本公司自建工程項目材料採購、驗收等管理工作。
3 工作職責
3.1 各項目部材料部門是該項目工程材料設備和管理的歸口管理部門。
3.2 項目部具體實施工程材料設備的採購、驗收、發放、使用等管理工作。
4 物資管理要求
4.1 按照批准的物資採購計劃和文件，按質量準確採購各工序所需的工程材料、工程設備，遵守國家有關法律法規，執行本公司《採購控制流程》的有關規定。
4.2 材料採購實行分級管理，物資種類分爲：
4.2.1 重要物資：鋼材、水泥、商品砼、設備、木方、九夾板;
4.2.2 主要物資：砂、石類、紅磚、空心磚、防水材料、管材、施工用電電線電纜等各類地方材料;
4.2.3 輔助物資：其他建築材料、週轉材料等。
4.3 材料採購計劃編制
4.3.1 工程項目各工序需統一使用材料清單。
4.3.2 工程項目進度表(如遇計劃更改，應補充計劃表)，在需用材料清單中應註明品種、規格、數量、質量要求以及供貨時間等內容。各使用單位(班組)每月應提前將所需材料清單按物資種類報送項目部組織採購。
4.3.3 項目材料部門接到需用材料清單應結合庫存情況，統一策劃，分別編制材料採購計劃。
4.3.4 重要材料採購計劃須經項目經理和項目第一責任人進行審覈批准後實施，主要材料及其它材料採購計劃由項目經理批准，施工項目材料部門負責組織實施。
4.3.5 物資採購後要準確、及時驗收，做到合理保管，妥善看護，減少保管損耗，使物資安全存放。
5 材料採購合同
5.1 材料採購的供方一般應在單位頒發的合格、優質分承包方名單中確定，並由合同成本部檢查監督。
5.2 各種材料採購合同，由項目部負責簽訂，合同成本部檢查監督。
5.3 材料採購合同必須符合國家法律法規，儘量採用國家標準合同文本。
5.4 對違反合同，不能按質按量按時供貨的供應商，項目部應及時上報合同成本部，由項目部提出處理意見，並報公司主管領導批准後予以通報除名。如該供應商從名冊中除名，此供應商在一年內不得使用。
6 材料的驗證
6.1 根據採購合同和生產要求，必要時項目部應組織材料員不定期的到供應商(直接供方)貨源處進行驗證，發現問題及時提出改進要求，確保供方按質、按量、按時供貨，這種驗證也可在採購邀標文件中約定。
6.2 如工程合同中規定(項目部)需對供貨商(供方)物資進行驗證工作，但不能代替材料部門的現場驗證。
6.3 材料進貨驗證的分級管理重要材料、主要材料的進貨驗證由項目部負責，質量員和材料員驗證，其它材料的進貨驗證，應由項目部委派的倉庫保管員驗證、負責。
6.4 材料進貨驗證必須按合同條款進行，根據供貨商提供的有關規格、數量、質量等證明文件，清點查驗進庫(工地)材料，材料驗證人員填寫“物資驗收記錄”。
6.5 需作現場複試檢驗的材料，由項目部及時送試驗室。根據複檢檢驗報告作好有關標識工作。(複檢合格產品爲綠色標牌，不合格產品爲紅牌，待檢產品爲黃牌)。
6.6 在進貨檢驗中發現不合格材料，應及時按規定作出不合格品的處理工作，嚴禁使用於工程中，做及時清退出場，做好退貨處理工作。
7 本制度從公佈之日起施行。
物資採購管理辦法
1．目的
爲規範公司的採購行爲，降低公司經營成本，特制定本辦法。
2．適用範圍
適用於物控部採購人員的採購及各部門的請購。
3．職責
物控部是《物資採購管理辦法》的歸口管理部門。
4．規定
4．1物資採購計劃管理
4．1．1辦公用品由管理部採購後及時到倉庫辦理相關的出入庫手續。
4．1．2生產部用所有原輔材料、備品備件等均由物控部統一採購。
4．1．3各部門的採購物資均要填寫購物申請單，經部門領導簽字審覈，報物控部門，物控部根據申請單制定計劃，選擇合格的供應商，進行物資採購。
4．1．4生產用原輔材料由倉庫根據每批產品的原材料消耗定額表，結合庫存情況及時編制採購申請單，並限定採購期限；物控部根據採購申請單編制採購計劃單，部門經理審覈，實施採購。
4．1．5物控部根據銷售部下達評審後的訂單，由物流專員制定《訂單備料計劃清單》，交倉庫主管、物控部副總簽字確認後，進行分項材料編制採購訂單，經物控部副總簽字後傳真至供應商，並負責物資材料到貨進度聯繫，實施訂購跟單。
4．1．6當合格供方處無貨而生產急用，物控部需填寫特別採用申請表，組織各部門進行會議評審，總經理批准後方可特採；生產部在使用過程中需同其它產品分開進行標識、記錄；品控部跟蹤其使用並對其使用情況進行驗證。
4．2物資採購計劃的執行
4．2．1物控部根據質量體系的有關規定對供方進行選擇、評審和管理，制定供應商檔案。
4．2．2物控部在採購時應展開多方詢價、比價、議價、按照貨比三家的原則進行採購。
4．2．3採購詢價獲准後，採購員立即與供應商洽談買賣合同及合同條款，合同文本經過合同專員審覈並由物控部經理以上領導實施批准。
4．2．4買賣合同簽字生效後，採購員按合同交貨進度，及時催促供應商按時發貨。收到託運單據或提貨憑單後，立即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質量、數量或重量，相符後驗收。
4．3物資的驗收與入庫
4.3.1供應商送貨上門
供應商送貨到我公司，憑《送貨單》到物控部物流專員處開具《產品收貨通知單》，由物流專員通知倉庫到貨，同時通知品控部到現場來料驗驗，若需印刷車間、燙金模切車間配套實施上機模擬試驗的紙張、油墨、電化鋁等材料通知生產部經理試驗，試驗結論需生產部經理、品控部經理共同簽字確認合格後，品控部方可開具《產品合格證》，倉庫憑《產品合格證》、《產品收貨通知單》、《送貨單》、《採購訂單》由倉庫保管員對驗收合格的物料名稱、規格、數量等進行覈對，覈對無誤後倉庫主管在《產品收貨通知單》上註明實收合格物料數量並簽字。
對不合格品倉庫拒收。倉庫根據品控部出具的《不合格清單》將退貨物資數量、規格、價格編制退貨物資清單報物控部，由物控部與供方聯繫，經雙方確認，我司實施退貨處理；不合格的程序倉庫拒收，倉庫收貨需檢查有無採購訂單、送貨單、收料通知單、合格證，手續不全不得辦理入庫。
4.3.2我公司自已提貨
我公司到供應商單位處提貨，首先由採購人員對接收的物料名稱、規格、數量等進行覈對，並對物料質量進行初驗，初驗合格後由採購人員在《採購收料通知單》上註明初驗合格物料實收數量並簽字。《採購收料通知單》（綠聯）由供應商留存。
物料運回我公司後，由來料檢驗員進行最終驗收，若驗收不合格作爲退貨處理，《採購收料通知單》（白聯）由倉庫留存、黃聯由財務留存，倉庫保管員在物流系統製作《外購入庫單》，同時倉庫主管對《外購入庫單》進行審覈並打印隨同《採購收料通知單》（白聯）一起送物控部。
4.4物資付款結算
4.4.1物控部每月做好付款申請，報總經理審覈、董事長批准，由物控部物流專員跟蹤報批，需有六憑證（採購訂單、送貨單、收料通知單、合格證、入庫單、發票）上並有規定的倉庫管理人員簽字，再報物控部經理簽字確認報財務部票據審覈，總經理批准，最後送老闆覈准後，財務部方可進行財務入帳處理。
4.4.2若貨物有使用過程中發生質量問題，在採供雙方確認後，如果供應商未開具發票，由物控部負責將不合格品退給供應商。如供應商已開具發票，我公司未做財務處理，由物控部負責將原發票聯和抵扣聯退還供應商，供應商根據原發票開具的數量扣除使用過程中不合格數量重新開具發票給我公司。如供應商已開具發票，我公司財務已入帳的情況下，由我公司財務部在當地稅務機關開具《退貨或折讓證明單》，供應商收到《退貨或折讓證明單》，根據退貨物資的數量、價款向我公司開具紅字增值稅發票。
5.相關記錄
5.1採購申請單
5.2採購計劃單
5.3採購收料通知單
1.目的
爲保證企業設備維修保養,日常辦公事務及保潔工作的物資需要,提高採買工作的質量管理,特制定本管理規程。
2.範圍
各部門工作所需的辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品及工廠維護、維修所需的配件材料和生產所需設備、物資及配件等。
3.職責
3.1採買員負責對各類物資的採購工作。
3.2總經理負責需採購物資的複審工作。
4.程序
4.1根據各部門月請購所需常規或急購物資填列的請購單的品名、數量、規格、型號等,及時與相關的業務單位聯繫,落實物資和價格後,反饋財務部主管初審後,報總經理批示後領取支票及時組織物品的購入,物資到位後,及時通知有關部門領用,並認真填寫領用單。
4.2對急購物品,要按使用部門要求的時間及時採購(特殊情況可以先購後批),確保企業設備的正常運轉。
4.3對一些規格、型號強的特殊配件和購買,可委派相關人員共同外出購買,以便確認規格、型號、鑑別質量。
4.4嚴格按照《合格採購商名冊》(財務部備案)選擇採購渠道,不得擅自變更;凡擅自變更者,將被調整崗位,並承擔由此所造成的經濟損失,並處於十倍罰款。
4.5對一些單一品種物資的選擇,也要本着質量好、價格合理、服務優良的原則,簽訂供物意向,以保證長期穩定的關係。
4.6對常規物品儘可能參照週期使用需求量,做到計劃購買,防止庫存積壓。
4.7對一些大宗物資要索取“三包”手續,簽訂三包條款以保證包修退換的執行,必要時留10%尾款。
4.8對大宗物資的採購,必須由二人操作,從詢價到落實,從質量到價格均由二人共同負責。
4.9採買員要負責對物資使用隨時回訪,瞭解物資的使用情況,質量是否合格、優良,如發現質量問題,及時與供貨方聯繫退換,對不守信譽、質量無保證的渠道,不再合作。
4.10爲提高資金利用率,便於質量低劣物品的退換,對採購的物品儘可能採取延期付款的方式來制約。
4.11勞資部庫管員及物品使用者要對物資質量把關,對不合格物品的退換起監督作用。
4.12採買員要及時報帳,覈銷物品採買的手續,不許拖拉壓票影響財務部結帳;最長週期不允許超過兩週。
4.13對採購工作要有高度的責任感和事業心,對所分配的採買任務要認真負責、吃苦耐勞,提高工作效率,當日的工作當日完成,不拖拉,不借外出購物辦私事,否則一經發現嚴肅處理。
4.14採買員要刻苦鑽研有關業務知識,全面掌握各種物資的使用性能、使用部位、規格型號等,分析掌握市場行情,做到心中有數、業務熟練。
4.15採買員要認真填報《物資結算統計表》,具體的由財務提供。
4.16樹立敬業愛崗精神,遵守財務紀律,對所購進物品的質量、數量、價格等認真負責。
4.17杜絕損公肥私、中飽私囊,對營私舞弊、收受回扣或工作不負責任造成重大失誤、經濟損失者,由當事人悉賠,並處於十倍罰款,同時申報人資行政部立即開除。
5.監督執行爲財務部和人資行政部,各部門部長協助監督執行。
一、釋義
（一）採購物資的分類
本制度所指採購物資分爲三類：
A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。
B類，包括設備、潤滑油、備品備件、工器具等。
C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。
除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定。
（二）與採購物資管理相關聯的二級單位的分類
1、需求使用單位
2、主管部門
3、採購部門
（三）物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃
2、緊急物資需求計劃
（四）採購的方式分類
1、招標採購
2、固定廠商、長期報價採購
3、即時詢價採購
（五）採購部門和計劃部門的劃分
1、A類、B類物資的計劃部門分別爲生產部、設備部，採購部門爲供應部。
2、C類物資的計劃部門是生產部，採購部門爲供應部。
（六）採購物資付款方式分爲
1、預付部分款項。
2、貨到憑發票報銷付款。
3、貨到後分期付款。
4、貨到延期付款。
5、以上方式的結合。
二、職責
（一）公司供應領導小組負責
1、審議批准《採購物資詢議價報告表》。
2、審議決定採取公開招標方式的採購事項。
（二）總經理負責
1、採購合同的批准、簽訂。
2、《物資採購審批表》的批准。
3、採購付款的批准。
（三）生產副經理負責
1、A、B、C類物資需求（採購）的批准。
2、公司首次更新或首次採用的生產各類採購物資的技術性能的確定、批准，及其《採購物資推薦廠家審批表》的批准。
（四）經營副經理負責
1、《物資採購審批表》的審覈。
2、長期物資供應廠家的選定。
3、物資招標工作的組織。
（五）總會計師負責
採購付款的審覈。
（六）綜合辦公室負責
採購合同的審查。
（七）供應部負責
1、負責填寫《物資採購審批表》、《採購物資詢議價報告表》。
2、負責採購A、B、C類採購物資。
（八）生產部、設備部負責
1、A、B、C類物資需求（採購）計劃的審覈。
2、A、B、C類採購物資的入庫檢驗或驗證。
（九）各二級單位負責
1、提報物資需求（採購）計劃。
2、參加物資領導小組會議，審議採購工作相關事宜。
三、程序
（一）物資需求計劃及發放程序
1、需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計劃》。對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。
2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經本單位負責人審覈，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。
3、供應部根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。
（1）庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。
（2）庫存數量不足的，執行《物資採購審批程序》後發放。
（3）庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程序》。
（二）物資採購審批程序
供應部根據按照《物資需求及發放程序》彙總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（採購）計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經供應部部長審查，經營副經理審覈，總經理批准後實施《物資採購實施程序》。
（三）物資採購實施程序
1、物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》，先覈對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。
2、對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。
3、採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長審覈後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序各級審批後再進行採購。
4、召開採購領導小組會議審議批准。
（四）採購物資驗收入庫工作程序
1、採購物資到廠後，市場營銷科提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。
2、檢驗或驗證合格後，由市場營銷科採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。
（五）採購物資付款工作程序
1、採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師審覈，總經理批准後辦理預付款手續。
2、採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總會計師審覈，總經理批准後辦理報銷付款手續。
四、規定與標準
（一）物資需求（採購）信息傳遞規定
1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”爲目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要採購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。
3、對於採購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。
4、凡採購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。
5、若廠商報價的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管審覈後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。
6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出規定
1、採購物資到廠後，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規範和明確。
4、各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續。
（四）採購物資付款規定
下列情況財務科應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
物資所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本着“節約、降本”的原則提報物資需求（採購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計劃的行爲進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。
（6）售後服務
對於採購物資，供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。
1）採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由物資供應部門負責聯繫。
2）對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由物資供應部門在規定時間內協調解決。
公司物資採購管理制度
爲了規範公司的物資採購行爲，降低採購成本，加強對採購的監督管理，按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，特制定本制度。
一、本制度是公司採購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發新產品、新工藝所需物資過程中的決策、質量檢驗和價格監督等行爲的基本規範。
二、物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃即月採購計劃；
2、臨時物資需求計劃即物資採購計劃單。
三、採購工作應遵循的原則與方式
（一）採購原則：
1、執行詢儀價原則。物資採購要貨比三家，擇中選優，臨時性應急購買的物品除外；
2、供方評定原則；
3、職責分離原則，採購人員不得參與物資檢查驗收；
4、一致性規定，採購的物品必須與採購單所列要求的規格、型號、數量相一致。
5、秉公辦事、維護公司利益原則。
（二）採購方式：
1、招標採購；
2、固定廠商、長期報價採購；
3、即時詢價採購。
（三）付款方式：
1、預付部分款項；
2、貨到憑發票報銷付款；
3、貨到後分期付款；
4、貨到延期付款；
5、以上方式的結合。
四、採購計劃請購和實施
（一）提出與確認：料庫依據公司生產計劃和物資消耗定額，根據庫存情況覈定採購數量，編制月份採購計劃。經部門主管、公司主管領導簽字後，傳遞到供應部，物資採購請購審批程序完成。零星物資（生產、技術等急需材料、配件、設備）由使用部門提出申請並填寫物資採購計劃單，由部門領導審覈，經料庫審查確認，主管副總審批後交供應部實施。設備採購由技術部配合。
（二）選擇採購渠道，確定採購價格。供應部接到經批准的《物資採購計劃單》，先覈對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，精選三家以上的供應商進行詢價（設備採購由技術部配合）。對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和符合規定的採購方式向廠商議價。採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長審覈後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序審批後再進行採購。做好採購質量記錄。
五、質量驗證與檢驗。質檢中心負責對採購物資進行驗證（設備採購由技術部配合），採購物資未經質量檢驗合格不得辦理正式入庫手續和結算手續，特殊情況經公司主管領導批准特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產用物資進廠後，由料庫填寫檢驗通知單，經質檢中心檢驗並將檢驗結果送至料庫，由料庫按其質量狀況進行標識。不合格物資由料庫報供應部按有關規定處理。嚴重不合格的物資要求全部退貨，嚴禁進入生產過程。
六、物資驗收入庫結算程序。採購物資到廠後，料庫提請質檢中心對採購物資進行檢驗或驗證。檢驗或驗證合格後，填寫各類《物資入庫驗收單》，簽字後物資登記入庫。採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總經濟師審覈批准後辦理預付款手續。採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總經濟師審覈批准後辦理報銷付款手續。
七、規定要求
（一）物資需求（採購）信息傳遞規定：
1、物資需求使用單位必須在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃單》上將所需物資的相關技術標準要求說明，特別是品種、規格、型號以及對採購物資的其它特殊要求填寫具全。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上將所需物資的市場信息情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定：
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”爲目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守供貨商評定規定，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。對同類的重要物資和一般物資，應同時選擇三家以上合格的供方，並保存合格供方的質量記錄。
3、凡採購的大型設備、成套設備、大宗物資，必須採取公開招標的方式，由隨事成立的公司招標小組確定相關事項。
4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，供應部應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出庫規定：
1、採購物資到廠後，必須經質檢中心檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，料庫通知供應部，由供應部與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各需求單位在物資驗收合格後按單位使用情況填寫領料單，經部門領導和主管副總批准後到料庫辦理領料出庫手續。
（四）採購物資付款規定：
下列情況財務部應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、質檢中心未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
4、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定：
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本着“節約、降本”的原則提報物資需求採購計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求採購計劃的行爲進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、爲掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質保量地做好物資供應工作。
（六）售後服務規定：對於採購物資供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由供應部負責聯繫。對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由供應部在規定時間內協調解決。
八、採購價格監督管理。企管部是行駛採購價格監督的職能部門，內設審計監督比價員，抽查供應部的採購質量記錄。負責採購全過程進行財務監督和審計；負責從各種渠道蒐集各單位擬採購的各類物資的供貨單位價格信息，進行整理分析並與各單位填報的《材料驗收單》上的供貨單位、價格等進行比較分析。凡由供應部提供的納入清單的通用物資，原則上要明顯低於市場零售價格，並做到對質量問題包退、包換，負責到底。使用單位如發現從料庫領用的上述物資價格高於市場零售價格，應即向企管部報告，由企管部調查處理。採購人員要自覺接受審計及針對採購活動的監督和質詢。
九、責任與獎懲。所有從事物資採購的人員都必須遵紀守法，廉潔奉公。認真貫徹執行公司關於物資採購管理的文件，認清自己的責任，團結協作，互相監督，共同把公司的物資採購工作做好。
對降低採購成本做出突出貢獻的採購人員和其他人員、嚴格履行職責且成績顯著的質量、價格監督人員、舉報違反本制度規定的違法亂紀採購行爲經查證屬實的人員將予以獎勵。對違反本制度弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，將根據情節輕重給予處罰，直至行政處分或依法追究刑事責任。
本制度自發布之日起執行，以前與本制度規定不符者以本制度爲準。
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物資採購是酒店經營管理中的重要環節,加強採購工作的管理是降低物資成本、加速資金週轉、提高經濟效益的重要手段。
採購員是酒店採購工作的專業人員,酒店所需物品原則上均由其統一購買,其他部門應予以支持、配合、監督。
1、採購的計劃管理
加強計劃管理,嚴格審批手續,是採購管理的關鍵。
(1)房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,並於每月末報下月份“物資需求計劃”交財務成本控制審覈,送財務經理、主管副總審批,報總經理批准後轉採購員;
(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據業務需要提出申請,填寫物品申購單,交財務成本控制審覈,送財務經理審批,報總經理批准後,轉採購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經理根據庫存情況審覈簽字,送財務經理、主管副總審批,報總經理批准後,轉採購員;
(4)食品原材料批量採購採取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務成本控制審覈,送財務經理、主管副總審批,報總經理批准後,轉採購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監簽字後,於下午5:00前將採購單報採購員。
2、採購物資的擇商和價格管理
採購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。
(1)所有申購計劃或申購單送到採購員後,由其具體負責對申購計劃、申購單上的採購物資進行擇商、確認和報價;
(2)採購人員收到自己分管的申購單後要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內容要與部門經理、總監和申購部門及時溝通,在確認無誤後,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業務治談,經過對比篩選,擇優確定報價填入申購單,並填好總金額、供應廠商名稱後,送財務經理、主管副總審批,報總經理批准後,轉採購員;
(3)供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,並在報價中註明;
(4)所有采購物資的擇商報價,必須由採購部在充分準備掌握市場行情的條件下擇優確定,使用部門有權瞭解所需物品的價格和提出質疑,並對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報採購部,由其選定質優價廉服務好的供應廠商;
(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務人員)每週需作市場詢價,根據市場價格和採購價格對比並作出分析,上報主管副總、總經理。
一、目的：
爲加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司及子公司運營所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。
二、適用範圍
本辦法適用於公司總部所有物資（包括固定資產、易耗品、營銷禮品等）的採購。
三、職責權限
1、公司董事長負責採購管理制度的審批；3、公司財務部負責採購管理制度的。3、產品中心負責採購管理制度的制訂。
四、採購原則
1、詢價比價原則
物品採購必須有兩家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則
採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜索原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。
4、廉潔原則
（1）自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。（3）嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
（4）加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新設備及市場信息。
（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標採購原則
凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由採購、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則：
採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行爲，公司有權依照公司相關制度對相關人員進行處罰直至追究其法律責任。
五、物資分類：
（一）物資分類
1、固定資產類：單位價值在1000元以上，使用年限在一年以上的有形資產。2、經營物資類：與經營有關的各種物品。3、營銷禮品類：節日禮品、營銷禮品等。4、辦公用品類：與辦公有關的物品。5、後勤物資類：指廚房和宿舍方面的物品。6、其他類型物資：其他需要採購的相關物品。
（二）採購安排：
由總公司統一採購：經辦人填寫申購單，經所在部門經理審批，子公司總經理審覈後，原則上由總公司產品銷售中心統一採購。（子公司辦公用品類、後勤類的食堂菜品及調料、店內經營所供的小吃、水果等臨時性易耗品經部門經理造冊報子公司總經理審批，財務審覈後可由子公司自行採購）
六、採購流程：
1、採購申請：
使用部門填寫《申購單》經部門經理及子公司總經理審批後交產品銷售中心，申購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等。
2、詢價比價議價：
（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應商進行報價。
（2）採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。
3、樣品提供和確認：
（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
（2）對於需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。4、供應商選擇：
（1）具有合法經營主體者。
（2）品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認可的供應商。採購人員須建立供應商信息臺帳。5、合同簽定：
（1）供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。（2）交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。6、進度跟催
（1）爲確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應。
（2）若採購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。
7、驗收入庫：
採購物品（物資）到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品（物資）、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換（退）貨手續。
8、對帳付款：
採購付款實行審批制度，具體程序如下：
（1）採購人員憑申購單、入庫單、購貨發票到財務處辦理申請付款手續；（2）付款方式：
A、金額在200元以下，經產品銷售中心和副總經理（總經理）簽字後，公司財務審覈後現金支付。
B、金額在200元-1000元，經產品銷售中心和副總經理（總經理）簽字後，公司財務審覈後轉賬支付。
C、金額在1000元以上，經產品銷售中心、副總經理（總經理）、公司財務審覈、董事長簽字後，轉賬支付。
（3）需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經產品銷售中心、副總經理（總經理）、公司財務審覈、董事長簽字後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。
七、本制度解釋權歸財務部，自20xx年3月1日起執行。八、本制度附件：1、《請購單》2、《採購詢價記錄表》
