在充滿活力，日益開放的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是指一定的規格或法令禮俗。擬定製度需要注意哪些問題呢？下面是小編整理的採購管理規章制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
爲加強公司採購物資的管理，統一採購物資的進貨渠道和價格，進一步降低採購成本，特制訂本規定。
一、採購範圍
採購範圍包括各類原材料、輔助材料（包括設備配件）；辦公用品及職工福利、勞保用品等各類採購物資。
二、採購計劃
1、根據辦公與生產需求情況，每週一、週四上午由相關負責部門提報採購物資需求計劃，經有關副總審批後，報財務部門。採購物資需求計劃中要明確物資名稱、規格型號、數量以及需求到位時間。一般物資需求計劃應於一周前提報；特殊物資（涉及需加工製做的非標件等）應提前15天提報。
2、勞保類用品（如：手套、口罩、掃帚、笤帚、棉紗、拖把等）以及日常消耗類（如：電焊條、切割片、節能燈、生料帶、常規螺栓、螺帽、發貨托盤等）由倉庫部門根據日常消耗量及庫存情況提報計劃。其它部門不再提報此類物資的採購計劃。
3、財務部門於週一、週四下午彙總各部門提報的採購物資需求計劃，報審計部門審批後（審計部門原則上在一個工作日完成審批），轉入供應部組織實施。
4、各單位對於無計劃又因特殊情況需求的物資，應及時提報需求計劃並經分管副總審批後，報財務部門，由財務部門及時報審計部門審計。審計部門及時進行審批後轉供應部採購。供應部根據具體情況給予及時安排採購，確保物資供應。確因緊急情況的，在分管副總同意後，在供應部的.指導下，物資使用部門可直接採購，以確保生產經營的物資需求，隨後辦理相關採購手續。
5、各單位要加強物資申報的計劃性，及時搞好倉庫物資的清查和盤點，確定合理、科學的常用物資庫存量；除設備損壞、項目建設等特殊情況外，要嚴格控制急需物資的申報。
6、對於不按程序或不按時申報採購計劃而影響生產的，由各單位有關責任人承擔責任。
三、採購物資的價格管理
1、對於公司穩定需求的各類物資，供應部應確定相對固定的供貨單位（一般規定每種物資應至少有兩家供貨單位），與其簽訂供貨協議。其採購價格經審計部門審批後執行。
2、對於公司非穩定需求的各類物資，供應部在採購時應做到貨比三家，質優價廉。其採購價格必須由審計部門審批，對於採購物資價值較的，應報公司總經理審批。
3、供應部應隨時瞭解各類物資的同行業價格，積極向公司推薦新的合格的供應單位，在供應單位中進行優中選優，盡最限度的提高採購物資的質量，降低採購成本。
四、採購物資的庫存管理按公司有關規章制度執行。
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五、檢驗入庫
物資採購到廠後，應由倉庫保管員與計劃提報單位的人員聯合對採購物資進行驗收。倉庫保管員側重於物資數量方面的驗收，計劃提報部門側重於物資質量的驗收。
六、不合格品的處理
1、供應部應及時將公司發現的不合格品進行退（換）貨處理，原則上入廠檢驗不合格的物資退換不得超過3天；必要時按供貨協議對不合格品進行索賠，使用後發現的不合格退換或索賠不超過7天；確保採購物資合格有效。
2、對於誤報的採購供應物資，生產不能使用且採購部門不能退貨的，其損失由申報部門和責任人承擔，由此造成生產損失的，公司將給予嚴肅處理。
七、發票入帳管理
所有采購物資的發票必須附入庫單（液體附過磅單），入庫單需由經辦人、質量檢查人員、供應部負責人、倉庫保管及有關領導全部簽字後方爲手續齊全，否則財務部門不予入帳。
八、採購人員的工作紀律
1、採購人員應遵守公司的各項紀律，按質按量的完成各項工作任務，嚴禁假公濟私現象的發生。如有假公濟私現象，一經公司查出，公司除做出經濟處罰外，還將給予開除處理。
2、採購人員絕不允許出現吃、拿、卡、要現象的'發生，一經公司查出，公司將做出開除處理。
3、對於有采購需求，因人爲因素導致採購物資不按時到位，影響生產和有關管理的，公司將視情況追究有關責任人和相關領導的責任。
第一章 總則
第一條 爲加強我校物資採購管理，規範物資採購行爲，提高資金使用效益和物資採購效率，更好地爲學校教學、科研和管理等各項工作服務，根據《中華人民共和國政府採購法》（以下簡稱《政府採購法》）、《教育部政府採購管理暫行辦法》等法律法規的規定，結合我校實際情況，特制定本辦法。
第二條 本辦法適用對象爲全校所有教學、科研單位、機關部處及直屬單位使用學校預算內、外資金以及自籌資金採購的單件或批量物資。
第三條 本辦法中的物資指國務院《中央行政事業單位固定資產管理辦法》規定的固定資產管理範圍內的儀器設備，傢俱及低值耐用品等，以及規定之外的材料、試劑等。
第四條 學校的物資採購應當嚴格按照批准的預算執行。
第五條 學校物資採購工作由學校資產與後勤事務管理處（以下簡稱資產後勤處）統一歸口管理。各單位應確定主管物資採購工作負責人和經辦人，負責本單位的物資採購工作，特別應做好貴重儀器設備的採購管理工作。
第六條 物資採購應遵守國家有關政策、法規和學校的有關規定，堅持公開、公正、公平和誠信的原則，充分利用信息化、網絡化技術建設物資採購管理系統，力爭做到質優價廉，提高資金使用效益和採購效率。
第二章 物資採購組織形式
第七條 學校物資採購組織形式分爲“政府集中採購”、“學校集中採購”和各單位“自行採購”。
第八條 政府集中採購。是指由政府集中採購機構代理組織實施的，納入政府集中採購目錄的採購活動。政府集中採購目錄由國務院編制確定並公佈。屬於政府集中採購目錄內的物資採購，均應按政府集中採購辦法執行。
第九條 學校集中採購。是指由學校組織實施的，納入學校集中採購目錄和經有關部門批准的，由學校執行政府集中採購的採購活動。學校集中採購目錄由資產後勤處編制，每年初公佈一次。
第十條 單位自行採購。是指在政府集中採購目錄和學校集中採購範圍之外的，由各單位自行組織的採購活動，或者因教學、科研工作需要而提出、並經學校批准的由各單位自行組織的採購活動。單位自行採購目錄由資產後勤處編制，每年初公佈一次。
各單位自行採購範圍的物品，也可以委託資產後勤處採購。
第三章 學校集中採購實施
第十一條 學校集中採購，應嚴格按照《政府採購法》等對各項目所確定的採購方式實施採購。
第十二條 學校集中採購方式包括以下幾種：
（一）招標採購，包括公開招標、邀請招標；
（二）競爭性談判；
（三）單一來源採購；
（四）詢價；
（五）政府採購監管部門認定的其他採購方式。
第十三條 學校物資採購招標、談判與詢價小組由資產後勤處、監察處、申購單位及相關專家等組成。
第十四條 國家明文規定的招標範圍內產品，單臺或批量超過20萬元人民幣（含）的國內物資，單臺或批量超過40萬元人民幣（含）的進口物資，均要通過招標採購方式進行。其他的可通過競爭性談判、單一來源採購、詢價以及政府採購監管部門認定的其他採購方式進行。各種採購方式均按《政府採購法》和《招標投標法》中規定的程序進行。
第十五條 符合招標採購範圍，因特殊情況無法實施招標採購的，申購單位可向資產後勤處提出申請，經學校招標採購領導小組批准後，方可採用下列採購方式。
（一）屬於學校招標採購的範圍，並有下列情況的'採購項目，可採用競爭性談判的採購方式，由資產後勤處按《政府採購法》中規定的程序直接邀請三家以上供應商並組織相關人員就採購事宜進行談判。
1、招標公告發布後，沒有供應商投標或沒有合格的標的，或者重新招標未能成功；
2、出現了不可預見的急需採購；
3、對高新技術含量有特別要求的，技術複雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；
4、不能實現計算出價格總額的；
5、學校認定的其他情形。
（二）屬於學校招標採購的範圍，但具有標準價格或價格彈性不大的單項或批量採購的現貨；或者規格、標準統一，現貨貨源充足，且價格變化幅度小的貨物，可以採用詢價採購方式。詢價採購小組由申購單位、資產後勤處及相關人員組成，按《政府採購法》中規定的程序向不少於三家供應商發出詢價通知書並讓其報價。
（三）屬於學校招標採購的範圍，但有下列情況的單臺或批量採購的物資，可以採用單一來源採購的方式。採取單一來源方式採購的，採購人與供應商應當在遵循有關法律規定的原則、保證採購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行採購。
1、招標失敗；
2、採購標的來源單一，只能從特定供應商處採購，或供應商擁有專有權，且無其他合適替代標的；
3、研究、實驗或開發合同；
4、重複合同；
6、設計競賽；
7、緊急需求的採購；
8、屬於原採購項目的後續維修、零配件供應、更換或擴充，必須向原供應商採購的；
9、預先已說明需對原有采購進行後續採購的；
10、學校認定的其他情形。
第四章 申購與審批
第十六條 不論採用何種形式組織的採購，各單位在採購前均需認真填寫《廈門大學貨物申購清單》（可自行採購的材料除外），貴重儀器設備採購須附《廈門大學購置貴重儀器設備可行性論證報告》。學校集中採購的申購單報送資產後勤處作爲執行購置計劃的依據。屬學校集中採購目錄的物資如需申請自行採購，必須填寫申購單並附自行採購說明，經資產後勤處審覈，報分管校領導批准。屬自行採購目錄內的物資採購，申購單作爲固定資產登帳及財務報銷憑證。
第十七條 在執行採購過程中，購置計劃若有重大修改，需重新辦理報批與申購手續。
第十八條 凡屬政府部門規定的安全監督類或有特殊管制要求的物資購置嚴格按照國家和學校的相關規定執行。
第五章 採購合同
第十九條 學校採購的所有物資必須簽訂商務合同與技術協議。
第二十條 資產後勤處是學校授權管理物資採購合同的業務主管部門，負責學校集中採購合同的審查、簽訂並監督合同的履行。各單位自行採購的儀器設備，由各單位負責與供貨方簽訂合同或協議並監督合同的履行。
第六章 驗收和索賠
第二十一條 物資的驗收和索賠按《廈門大學物資驗收管理辦法》、《廈門大學貴重儀器設備管理辦法》、《廈門大學進口科教用品採購工作實施細則》的相關規定執行，境外採購要在索賠期內完成驗收工作。
第二十二條 物資到貨後，各單位必須在合同約定的時間內組織相關人員進行驗收。
第七章監督和責任
第二十三條 監察處、審計處、財務處對採購活動和參與採購的相關人員進行監督，任何單位和個人對採購中的違規違紀行爲，有權向學校紀委、監察部門舉報。參與採購的相關人員，必須嚴格遵守《政府採購法》、《招標投標法》等相關法律、法規，認真組織實施政府採購活動，任何單位和個人不得將依本辦法必須進行集中採購的項目化整爲零或者以其他任何方式規避集中採購。政府採購活動中如出現違法違規行爲，要承擔相應責任。
第八章 附則
第二十四條 本管理辦法由資產後勤處負責解釋。
第二十五條 本管理辦法自發布之日起生效。
一、總則
（一）爲規範本集團及下屬生產企業的採購工作，特制定本制度。
（二）本制度適用於集團公司及集團下屬各生產企業的採購活動。
二、採購原則
（一）嚴格執行詢議價程序
凡未通過招標確定供應商價格的物品的採購，每次採購金額在20xx元以上，必須有3家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
（二）合同會簽制度
固定資產的採購合同，必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業總經辦、設備維修部共同參與，調研彙總各方意見，經公司分管領導審覈，總經理批准簽約。公司採購管理制度。屬集團採購的項目，應報總裁批准。
（三）職責分離
採購人員不得參與物資和服務的驗收，採購物資質量、數量、交貨等問題的解決，應由採購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。
（四）一致性原則
採購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5%-10%。
（五）最低價搜尋原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及各地區最低價格，實現最優化採購。
（六）廉潔制度
所有采購人員必須做到：
1、熱愛企業，自覺維護企業利益，努力提高採購材料質量，降低採購成本。嚴格遵守公司採購管理制度。
2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。
3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
4、嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
6、努力學習業務，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
（七）招標採購
1、凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式，由生產、質量、財務、審計、採購、總經辦等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年或一季度）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。
2、對於價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨着掌握市場行情，調整採購價格。
三、採購程序
（一）供應商的選擇和審計
1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，徵得生產、質量部門同意。必要時，報有關管理部門批准備案。
2、對於大宗和經常使用的商品或服務，採購部應較全面地瞭解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售後服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業務記錄，會同企業生產、質量、採購部門對供應商定期進行評估和審計。
3、固定資產及零星物資採購在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商爲中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作爲唯一決定的因素。
4、爲保證原、輔、包材質量的穩定，供應商也應相對穩定。
5、爲確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，對於生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作爲後備供應商或在其間進行交互採購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。
6、對於零星且規格繁雜的物資，每年度根據部門預算計劃統計造表交採購部門，向3家以上供應商詢價，經有關部門及採購部門綜合評估後，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協議，定期結算。
（二）採購程序
1、原輔包裝材料的採購計劃及資金預算銷售計劃—生產計劃—資金預算。
2、固定資產及其他零星物品的申請，由各使用部門填寫請購單，寫清採購物資的數量、規格、型號、質量標準、技術指標、製作工藝、材質、要求到貨日期等，由部門經理簽字上報分管領導批准，交集團採購部門。
3、採購詢價、綜合評估、會籤合同，由採購部門協調生產、財務、審計、質量、工程、維修總經辦及使用部門共同完成，報主管領導審批。生產、質量、工廠維修、使用部門負責採購材料的適用性，財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查、合同付款條款的審覈，法律部門負責合同條款的審查，審計部門負責合同的事前審計和事後財務審計。採購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、採購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產廠聯繫貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯繫售後服務事宜。凡由集團採供部代各生產企業採購的物資，採購合同簽訂後，由集團採供部採購人員將合同傳真至生產企業採購部。
4、計劃、倉儲主管負責計劃彙總、接貨、記錄，接收報告的出具。倉儲、質量部門負責原輔包材料的驗收，並出具檢測報告。並於每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告彙總連同原輔料庫存數傳真至集團採供部。設備由申請部門、工程技術部門驗收，並出具驗收報告。
四、審計監督
（一）採購全過程進行財務監督和審計。
（二）在採購招標、採購詢議價、合同簽訂和採購結算過程中，除有生產、質量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外，財務、審計部門要全程參與。財務部門主要負責材料價格的核查，審計部門主要負責合同條款的審覈和財務支付的事前事後審計。
（三）採購人員要自覺接受財務和審計部門對採購活動的監督和質詢。
（四）對採購人員在採購過程發生的違犯廉潔制度的行爲，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。
五、其他
本規章制度自下發之日起生效。
一、目的：
爲加強採購計劃管理，規範採購工作，保障公司及子公司運營所需物品的正常持續供應，降低採購成本，特制定本制度。
二、適用範圍
本辦法適用於公司總部所有物資(包括固定資產、易耗品、營銷禮品等)的採購。
三、職責權限
1、公司董事長負責採購管理制度的審批;3、公司財務部負責採購管理制度的。3、產品中心負責採購管理制度的制訂。
四、採購原則
1、詢價比價原則
物品採購必須有兩家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶羣等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則
採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審覈後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜索原則
採購人員隨時蒐集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最優化採購。
4、廉潔原則
(1)自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。(2)廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。(3)嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。
(4)加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新設備及市場信息。
(5)工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標採購原則
凡大宗或經常使用的物品，都應通過詢議價或招標的形式，由採購、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內(一年或半年)的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程序，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則：
採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違犯廉潔制度的行爲，公司有權依照公司相關制度對相關人員進行處罰直至追究其法律責任。
五、物資分類：
(一)物資分類
1、固定資產類：單位價值在1000元以上，使用年限在一年以上的有形資產。
2、經營物資類：與經營有關的各種物品。
3、營銷禮品類：節日禮品、營銷禮品等。
4、辦公用品類：與辦公有關的物品。
5、後勤物資類：指廚房和宿舍方面的物品。
6、其他類型物資：其他需要採購的相關物品。
(二)採購安排：
由總公司統一採購：經辦人填寫申購單，經所在部門經理審批，子公司總經理審覈後，原則上由總公司產品銷售中心統一採購。(子公司辦公用品類、後勤類的食堂菜品及調料、店內經營所供的小吃、水果等臨時性易耗品經部門經理造冊報子公司總經理審批，財務審覈後可由子公司自行採購)
六、採購流程：
1、採購申請：
使用部門填寫《申購單》經部門經理及子公司總經理審批後交產品銷售中心，申購單要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等。
2、詢價比價議價：
(1)每一種物品(物資)原則上需三家以上的供應商進行報價。
(2)採購員接到報價單後，需進行比價、議價，並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
(3)屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。
3、樣品提供和確認：
(1)若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
(2)對於需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。4、供應商選擇：
(1)具有合法經營主體者。
(2)品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。(3)信譽良好者。(4)客戶認可的供應商。採購人員須建立供應商信息臺帳。5、合同簽定：
(1)供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。(2)交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。6、進度跟催
(1)爲確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品(物資)能適時供應。
(2)若採購物品(物資)無法在預定時間內交貨的，採購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，並須重新和供應商確定新的交貨期，並知會需求部門。
7、驗收入庫：
採購物品(物資)到公司後，屬經營性固定資產、材料、配件等物品(物資)、非經營性固定資產、大宗勞保用品等經需求部門驗收，辦公用品等常用品經庫管驗收合格後，庫管開具《入庫單》，按流程辦理入庫手續。如驗收不合格的，由驗收部門通知採購部門，2日內辦理換(退)貨手續。
8、對帳付款：
採購付款實行審批制度，具體程序如下：
(1)採購人員憑申購單、入庫單、購貨發票到財務處辦理申請付款手續;(2)付款方式：
A、金額在200元以下，經產品銷售中心和副總經理(總經理)簽字後，公司財務審覈後現金支付。
B、金額在200元—1000元，經產品銷售中心和副總經理(總經理)簽字後，公司財務審覈後轉賬支付。
C、金額在1000元以上，經產品銷售中心、副總經理(總經理)、公司財務審覈、董事長簽字後，轉賬支付。
(3)需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經產品銷售中心、副總經理(總經理)、公司財務審覈、董事長簽字後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。
七、本制度解釋權歸財務部，自x年3月1日起執行。
八、本制度附件：
1、《請購單》
2、《採購詢價記錄表》
