在當下社會，需要使用制度的場合越來越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。擬定製度需要注意哪些問題呢？以下是小編爲大家整理的檔案資料管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
第一條：項目文件的形成和積累項目文件產生於項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責範圍、工作標準或崗位責任制。並有相應的檢查、控制及考覈措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，並按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，並提交總承包單位彙總；由建設單位分別向幾個單位發包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件。建設單位委託的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況、審覈，籤認竣工文件。並向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。
第三條、收集範圍
1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔範圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先後順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委託的承包單位登記、歸檔、再行譯校、複印和分發使用。
第五條、項目文件質量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、複寫紙、鉛筆等）書寫、繪製。
3、複印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
爲加強集團公司安全檔案資料的統一歸口管理，使各項目在生產經營過程中的各種安全管理資料完整保存，爲職業安全健康體系的監督審覈、安全生產許可證的審驗及日常安全生產管理工作的改進、更新、查閱、事故調查處理等諸多問題提供依據，特制定本制度。
第一章安全檔案資料管理人員崗位責任
第一條積極學習安全生產法律、法規知識，掌握安全生產技術規範，熟悉安全資料管理業務，瞭解集團公司、單位安全生產業務範圍。
第二條用科學的方法管理安全資料，熟悉各項方針政策和各項規章制度。
第三條具體監督和指導項目做好安全資料的整理、接收、歸檔工作，檢查資料是否齊全，各種報表是否符合要求，不同項目分別保管，不斷提升管理水平。
第四條做好各種安全資料的收集、整理、鑑定、統計、保管、利用等工作，熟悉資料保管情況。採用適用的查閱方法，迅速準確的查調資，做到積極、主動、爲生產一線服務。
第五條保護安全資料的完整齊全，未經批准不得擅自銷燬。
第六條對一些有利用價值的安全資料，不得擅自處理。
第七條創造條件，做好安全資料的編制研究工作。
第二章安全檔案資料的接收
第八條安全資料實行統一管理，服務於各項目安全生產工作。
第九條凡屬集團公司內的一切安全資料均由歸口部門統一監管、審覈，任何人不得以任何藉口拒絕進行移交。
第十條項目安全處負責人按已完工程彙總整理後報公司安全保衛科，安全保衛科審覈合格後交公司資料室管理人員分類存檔。
第十一條各單位完工項目的安全資料必須由該項目安全處負責人整理，並在一個月內交單位安全保衛科審覈移交資料室。
第十二條安全資料交接必須建立清單，材料齊全，由交接雙方簽字移交。
第三章安全檔案資料的整理
第十三條單位資料管理人員應根據有關規定將不同類別的資料按期限、承建道路的等級歸類整理、標註、編號存檔。
第十四條項目安全處負責人應根據路面、路基、橋樑、隧道等施工面，安全側重點和資料管理分類的要求，將安全資料分類裝訂存放，以利管理和移交存檔。
第十五條凡從財務部門收集的安全投入複印憑證連同傷亡事故報表一併整理，編號存檔。
第四章安全檔案資料的保管
第十六條存放的安全資料必須標誌明顯，排放整齊，方便查找利用。
第十七條安全資料在項目完工後存放年限按檔案資料管理有關規定執行，超過存檔期的資料，需銷燬的必須上報公司領導和集團公司安全生產和設備動力部批准。
第十八條防止重要資料的缺損、丟失，一經發現及時予以修補，保證資料的完整性。
第五章安全檔案資料的利用
第十九條積極瞭解各項目安全生產工作的實際需要，主動提供與項目施工相關的安全資料。
第二十條根據工程施工的需要，組織安全生產管理人員研究、討論、改進安全生產管理工作。
第二十一條各單位、各項目在工程施工安全管理中有利於推廣的安全管理資料報集團公司安全生產和設備動力部審覈後有利於全集團公司推廣使用。
第二十二條各級安全管理人員要積極探索安全生產管理經驗，蒐集總結有利用價值的安全資料爲工程生產不斷充實新的內容。
第六章安全檔案資料管理的獎罰
第二十三條對於在安全生產過程中各種安全資料齊全，能夠總結先進安全生產經驗的安全管理人員予以獎勵。
第二十四條對於只注重現場管理，忽視安全資料整理或安全管理無資料的人員給予處罰。
第二十五條安全資料管理獎罰按集團公司獎懲管理制度的有關規定執行。
第七章附則
第二十六條本制度由集團公司安全生產和設備動力部負責解釋。
本制度自發布之日起施行。
1.目的作用
設備檔案資料是設備製造、使用、管理、維修的重要依據，爲保證設備維修工作質量、使設備處於良好的技術狀態，提高使用、維修水平，充分發揮設備檔案資料爲日常設備管、修、用服務的職能，特制定本制度。
2.管理職責
2.1 設備檔案資料對公司的資產管理起着至關重要的作用，對其管理的主要負責部門是公司設備動力科，主要應做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。
2.2 設備的檔案資料應統一存放於公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料(主要應爲複製件)，凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》，加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續等。
3.主題釋意與說明
3.1 有關設備資料是指從設備規劃、設計、製造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成並經整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設備管理部門負責將全公司生產設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。
3.2 設備檔案資料應包括如下內容:
3.2.1 製造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。
3.2.2 設備安裝驗收移交書。
3.2.3 設備附件及工具清單。
3.2.4 設備大、中修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄。
3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。
3.2.6 設備改裝、更新技術。
3.2.7 設備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結果)。
3.2.8 設備技術狀況鑑定表。
3.2.9 安裝基礎圖及土建圖。
3.2.10 設備結構及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設備操作規程(包括:崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養項目等)。
3.2.12 設備檢修規程(包括:檢修週期、工期、項目、質量標準及驗收規範等)。
3.2.13 其他資料。
3.3 設備檔案資料管理的範圍包括公司內機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備製造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。
4.設備檔案資料的收集
4.1 設備管理部門負責圖紙資料的收集工作，將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備製造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設備進公司，開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產(設備)的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須複製，以指導安裝施工，原圖分級妥善保管。
4.3 設備檢修與維修期間，由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪，經校對後將測繪圖紙彙總成冊存檔管理。
4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審覈校對，發現圖紙與實物不符，必須做好記錄，並在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統圖、電器原理圖、潤滑系統圖等，進行描曬制後供生產車間維修使用，原圖未經批准一律不外借或帶出資料室。
5.設備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖，資料員必須經過整理、清點編號、裝訂(指藍圖)，登賬後上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室後必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，並填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設計、校對、審覈人簽字。
5.2 底圖的保管
5.2.1 所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。
5.2.2 底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名(蓋章)批准，註明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷燬，應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別覈實，確定無保存價值者，列出清單，經設備管理部門負責人批准後方可銷燬。
5.3 動力傳導設備技術檔案資料的保管
5.3.1 動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設佈置圖。
5.3.2 動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實物或實際情況相符，根據公司管線佈置變動的情況，檔案資料必須作相應的變動，修改後歸檔。
6.設備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術文件應力求齊全、完整、準確
6.2 檢驗(檢測檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理後交資料員作集中統一管理。
6.3 所有圖紙要有統一的編號 6.4 圖紙上的各項技術要求標註齊全，圖紙清晰。
6.5 型號相同的設備，因製造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應與實物覈對，並在圖紙索引中加以註明。
6.6 設備經改裝或改造後，圖紙應及時修改。
6.7 圖紙的修改應表示在底圖上，並在修改索引上註明。
6.8 凡原製造廠的圖紙，一律沿用原製造廠的編號。
6.9 訂製設備、年久設備和無製造廠設備圖紙的編號，按下列辦法進行，即第一節爲設備型號，第二節爲部件號，第三節爲零件號，每節用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始，以便書寫整齊和查閱清楚。
6.10 嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作爲加工和外協等用。
7.圖紙資料的借閱管理規定
7.1 資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數、借閱時間、借閱期限等項。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱，資料管理員需報請設備管理部門負責人批准後方可借閱。
7.4 資料借閱時間規定爲10天內，借閱期滿，資料管理員應催收。需繼續借閱者，應辦順延手續，該歸還不歸還或遺失、損失者，由設備管理部按其損失作估價賠償。
7.5 非爲我公司服務的外單位人員不得借閱公司的設備檔案資料。爲我公司服務的人員，經設備部允許，可在資料室查閱有關的檔案資料，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應經公司領導批准。
7.6 原圖原件或無備件的技術檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調出我公司或辦理離、退休手續前，有借閱設備檔案資料未歸還者，須到資料室辦理歸還手續。否則，辦公室不得辦理調動或退休手續。
8.附件
一、各單位定期對安全監管責任範圍內的安全生產隱患進行排查，對發現的重大事故隱患及重大危險源，應在48小時內通過局安辦向區安監局報告。
二、各單位對排查出的各類安全事故隱患，要及時研究整改措施，落實整改責任，消除安全事故隱患，把事故消滅在萌芽狀態。重大安全隱患、重大危險源排除前或排除過程中，無法保證安全的，應責令暫時停產、停業或者停止使用。
三、存在重大事故隱患、重大危險源的單位應落實治理目標任務、治理機構人員、治理完成時限、安全措施應急預案和整治資金（即“五落實”）。
四、各單位對安全監督責任範圍內的重大事故隱患和重大危險源承擔監管責任，應設立重大事故隱患監督管理領導小組或重大危險源監督管理領導小組對其實施監督管理。
五、重大事故隱患整改資金由隱患單位籌集，必要時報請主管部門支持。
六、重大事故隱患整改結束後，隱患單位及監管單位要書面報請區安監局審查驗收。
局安辦建立安全生產監管臺賬，包括安全隱患排查臺賬、隱患治理臺賬、重大隱患消號臺賬；將各級安全生產文件、資料分類建檔保存，包括上級下發的安全生產重要文件、下發的安全生產文件、領導講話材料、安全培訓資料、圖片及音像資料。
局機關各行政事業單位建立相應安全生產監管臺賬，包括安全隱患排查臺賬、隱患治理臺賬、重大隱患消號臺賬，並將相關資料抄送局安辦存檔備案。
年終將全年所有安全生產的文件、資料、表冊、總結、臺帳分類，按檔案整理的要求裝訂成冊。
加強檔案資料管理，有助於保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規範化，便於房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯繫。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業主檔案：所有業主購、租房合同(複印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，並嚴格執行;
2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專櫃，編目造冊，存放有序並且尊重業主隱私，保守祕密;
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。
一、社區各種門類的檔案,由社區村委會指定專人統一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據氣候變化,做好檔案資料的.防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續,嚴格覈實交接的檔案。
一、凡是幼兒園各崗位認爲有價值的資料，均需要存檔。
所謂的“有價值”，有幾個判定標準：
1、由於幼兒園的工作是一年復一年，因此，各崗位來年還要用的資料，一定要建檔。有否建檔的意識，是衡量一個老師是否具有科研意識的一個重要標誌。
2、自己在工作當中很困惑的問題，或者是自己認爲工作中的重點問題，通過努力，解決了，這些資料需要保留，以便爲後來者提供借鑑。
3、自己在各種雜誌或各種會議上所蒐集到有關資料。
二、幼兒檔案、教職工檔案、園史檔案要建檔。
三、幼兒園要逐漸實現數字化管理。提高幼兒教師的計算機操作水平，傳遞計算機輔助管理、輔助教學的意識，是新世紀幼兒園的一個目標。
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，並按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯繫；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：項目竣工圖按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據、建築、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業、圖號排列。
5、卷內文件一般文字在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；正件在前，附件在後；印件在前，定（草）稿在後。
第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成後，將經整理，編目後所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成並通過竣工驗收後於竣工驗收文件一併歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備；文件質量應符合項目文件質量要求的規定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理後，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認並辦理交接手續後連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委託進行項目檔案彙總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成後三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成後及時歸檔。即：在其項目鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，週期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔（任務結束後一週內向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束後及時歸檔（一週內）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
檔案資料管理是學校常規管理的一個重要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄，是教學常規管理的重要基礎工程。爲此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦幹事(檔案資料員)具體負責，其它各職能部門相關負責人協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、籤批、承辦，保_文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。羣團教代會材料等分別由相關部門幹事負責收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、由相關部門幹事負責收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學校總務部檔案包括會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考覈檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的(收集、整理、鑑定、立卷)工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，查閱檔案不得隨意借出、不得塗改、抽換和拆散，不得損壞。
9、加強檔案的嚴禁保密，不得泄露。
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯繫，利用原有基礎，便於保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便於保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批准手續。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許摺疊、塗改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴禁吸菸、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保障，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱後不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬文件或賣給廢物收購站。
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的彙總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：
1、根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業分類；大中型項目按工程或專業分類，下設屬類。
2、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的，建設單位（並責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，並編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業的技術規範及各種技術文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格後，建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收後三個月內，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收後辦理檔案移交。
2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，並有完備的清點、簽字等交按手續：建設單位轉爲生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以後，在大中型城市規劃區範圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關的項目檔案。
爲了更進一步規範公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規範化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的範圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔範圍如下:
1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批覆、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委託書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明瞭、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼爲: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先後,以百位數進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分爲“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號爲: SXJKG-類別-發佈年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號爲: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號後形成《文件檔案》,並根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會祕書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,並按指定專櫃分類進行存放和保管。並注意防黴、防溼、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批准方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批准後方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批准後方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批准後方可調閱,並僅限於文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑑、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它覈定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結後的項目方案、其它經覈定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結後的部門請示報告、經覈定己完結且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷燬
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理並銷燬。
2、待銷燬的文檔由專管員填報《文檔銷燬申請單》,並經相應批准人批准後,方可進行銷燬。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批准後方可銷燬。
機密級公司文檔,須經控股公司總經理批准後方可銷燬。
3、銷燬文檔須由兩人以上共同完成,並填寫《文檔銷燬登記表》。
4、《文檔銷燬申請單》和《文檔銷燬登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度爲準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
1、學校成立專門的檔案資料室,專人負責管理各類檔案。
2、凡家長學校所開展的所有活動,都必須有資料積累,並及時把資料歸併成冊,分類裝訂。
3、教師在家長學校活動中的教案、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊,交送資料統一保管。
4、家長會簽到單、學員名冊、優秀學員名冊等按學期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強學校領導對資料室的管理,不間斷地進行檢查,及時提出完善意見。
檔案資料管理是學校常規管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。爲此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負責，教導處、總務處、教研組有關人員協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、籤批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人祕檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案各種計劃與安排，各種會議學習記錄。羣團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校長辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案等由教導處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學校總務處檔案包括總務處會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考覈檔案、基建檔案等。由事務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑑定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
9、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意，並在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得塗改、抽換和拆散，不得損壞。
10、按照保密制度的有關規定加強保密工作，嚴格注意保密，不得泄密。
11、按照上級有關規定，努力創建合格檔案資料室和先進檔案資料室。
一、目的
爲做好特種設備檔案資料管理工作，明確公司特種設備檔案資料管理工作要求，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司特種設備檔案資料管理工作。
三、規定內容
1、特種設備檔案資料主要包括以下內容：
1.1特種設備的設計文件、製造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；
1.2特種設備使用登記證和檢驗報告書；
1.3特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；
1.4特種設備的日常運行狀況記錄；
1.5特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄；
1.6特種設備運行故障和事故記錄；
2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料，應指派專人負責特種設備檔案資料的保管工作。
3、特種設備安全管理機構應設立專門的檔案室或檔案櫃用於保存特種設備檔案資料，保存期限原則上爲3年，重要的見證資料應永久保存。
4、根據需要本單位可另外專門設立特種設備檔案資料管理機構。
