在學習、工作、生活中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度具有合理性和合法性分配功能。擬定製度需要注意哪些問題呢？以下是小編幫大家整理的文書檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
1、文書立卷
每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特徵逐項分開。
①分年度。將文件按其形成的年度分開。
②分級別。將文件按其作者之間的關係分成上級、同級、下級。對互相聯繫緊密的文件，如上級的批覆、下級的請示應放在一起。
③分機構。將文件按其產生或承辦部門分開。
④分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。
⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規定》，將文件按不同的保管期限分開。
在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文件各特徵（問題、作者、時間、地區、文件名稱、文件往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來後，根據卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內文件的頁號；填寫卷內文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案櫃、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、彙編有關文件、參考資料等，並積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經祕書長批准；對摘抄、複製的檔案資料進行審覈、登記，然後在摘抄、複印件上註明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4、檔案統計
建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。
5、檔案鑑定
根據國家有關檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門的人員組成鑑定小組，定期對檔案進行鑑定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
一、醫院所有文件、信函、簡報及其它資料等，統一由辦公室專人實行歸檔規範管理。
二、醫院收文程序是：各科室在接收到相關文件（含外出開會）時必須先交辦公室，由辦公室負責統一登記、編號，呈送醫院領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢後，統一由辦公室保存，相關科室保存複印件。
三、醫院發文程序是：各承辦科室根據院領導批示意見起草文件，文件起草後，按報批程序報分管領導、院長簽發。擬文科室必須按照領導簽發稿認真校對後交辦公室把關，並統一編號，統一印製。凡未經分管領導或院長簽發的文件，辦公室不予編號；文件印製必須規範、清晰、整潔，蓋章後，要連同簽發稿、附件等一式三份入檔保存。
四、擬文科室要注重提高公文質量，格式規範，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的文件要妥善保管，不得隨意丟放。印製涉密文件、材料過程中形成的廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷燬。
五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關帶回的文件，及時交辦公室專人進行登記入檔保存。未經辦領導允許，各股室不得擅自複印、摘印涉密文件和資料。
六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的範圍及用途，經院長或分管領導批准後方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，要通過辦公室查閱，閱後及時歸檔。
七、嚴格遵守保密紀律。各種祕密文件、檔案、統計資料、編制信息、會議記錄等，都由辦公室專人負責管理，保守祕密。需銷燬的文件資料，要進行清理登記，通過一定方式徹底銷燬。
八、對違反保密紀律，丟失文件檔案造成失密、泄密的人員，給予批評教育。情節嚴重的，建議給予黨紀、政紀處分，故意泄密造成嚴重後果的，要追究其法律責任。
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規範
1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 爲確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理範圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規範
1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、 按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬;須上級審批同意，方可銷燬。
6、 辦公室負責人爲第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷燬
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 爲了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理範圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規範
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審覈通過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發人員統一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門)，及時送質管部主管領導籤批後，分送有關領導閱批，部門閱辦，並在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱後及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱後及時送還。
2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數退回，不得積壓、丟失。
3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。
二、發文制度
1、凡以公司名義發出的公文，擬稿人必須用規定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統一送祕書核稿，經領導審覈簽發(屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發)，由文書統一登記、統一印製。凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批覆請示、轉發文件含被轉發的原件）交兩份給文書統一收集管理。
2、公司會籤外單位文件，經相關部門和領導審覈後會籤。外單位會籤公司的文稿，由相關部門起草，祕書核稿，公司領導簽發後，再送有關部門會籤。
3、聯合發文經公司領導及聯合發文單位領導分別籤批後由文書統一編號、印發。
三、檔案管理制度
（一）歸檔範圍
1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
3、公司在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。
4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。
5、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批覆、報告、項目立項、重要函件。
7、公司及各部門的年度工作計劃、總結。
8、本公司的各種統計報表。
9、信訪工作材料。
10、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書，房屋買賣、租賃協議，資產登記等憑證性文件材料。
11、本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
13、專業技術職稱評審材料。
（二）歸檔時間
1、各部門應主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據爲已有，或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，並辦理移交手續。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
4、基建、工程項目竣工驗收後，三個月內歸檔。
（三）歸檔要求
1、歸檔的文件資料不論採用手稿、印刷件、複印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統、條理，保持有機聯繫。
2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、複寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或複製。
（四）檔案管理
1、檔案管理：依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列並編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或複製。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑑定：從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑑別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編製成表。
4、檔案的銷燬：文書檔案保管期限分爲永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批准後，編制銷燬清冊，辦理銷燬手續，方能銷燬。銷燬要有二人以上監銷，並在清冊上簽字。
（五）檔案利用
1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，並在“檔案借閱登記簿”上登記，註明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案複印件、提供文獻索引資料。
3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼塗改字句，不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經公司領導批准後才能摘抄和複製。
4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。
爲了貫徹執行《檔案法》，適應辦公自動化及檔案管理規範化的要求，加強本局文書檔案管理，制定本制度。
一、文件材料歸檔範圍
(一)上級機關的文件材料。
1、上級召開的需要貫徹執行的會議的主要材料;
2、上級機關頒發的屬於本局主管業務並要執行的文件，以及非本局主管業務但需要貫徹執行的法規性文件;
3、代上級機關草擬並被採用的文件的最後草稿和印本，上級機關轉發本局的文件(包括報紙、刊物轉載);
4、上級機關領導視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;
5、其他應當歸檔的文件材料。
(二)本級的文件材料。
1、局黨組、行政領導會議文件材料，召開的工作會議、專題會議材料;
2、頒發的(包括轉發及與其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印製稿，重要文件的修改稿;
3、本級的請示與上級機關的批覆文件，下級單位的請示與本級的批覆文件;
4、內部職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告;
5、檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;
6、內部職能部門彙總的統計報表和統計分析資料;
7、形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
8、黨委、團委、工會等內部組織機構在工作活動中形成的.重要文件材料;
9、內容重要的人民來信、來訪材料，領導的指示和本機關處理來信來訪形成的記錄、調查處理報告、統計分析等;
10、徵用土地及基本建設工程施工文件材料;
11、制定的規章制度等文件材料;
12、年鑑、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
13、幹部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、錄用、調資、退職、退休、離休、評殘、撫卹、死亡、獎懲，黨員、團員、幹部、工人名冊、報表，轉移關係存根等文件材料;
14、財產、物資、檔案等交接憑證、清冊;
15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;
16、與有關單位和個人簽訂的各種合同、協議書等文件材料;
17、其他應當歸檔的文件材料。
(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。
1、同級單位和非隸屬單位頒發的非本單位主管業務但需要執行的法規性文件;
2、相關單位對本局工作檢查形成的重要文件;
3、同級單位和非隸屬單位與本局聯繫、協商工作的重要來往文件等。
(四)下級單位的文件材料。
1、下級單位報送的重要工作計劃、總結、典型材料、統計報表、財務預算、決算等文件;
2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;
3、下級單位報送的備案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”，指定專人負責收發文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。
(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬於歸檔範圍的文件材料要收集齊全，及時轉交本部門負責內勤工作的人員保管。
(三)各部門負責內勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬於歸檔範圍的文件材料，要及時接收、清理、建檔，如有缺少應立即採取補救措施，確保每件檔案材料完整齊全。
(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬於歸檔範圍的文件材料進行收集、整理和補充，立卷保存。
(五)信息中心要在每月終了後3日內，將本局機關生成在局域網上的收、發文件刻錄到電子光盤上(一式三份)，交辦公室保存。
(六)領導和機關各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動後，應將與會議和活動有關的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。
三、文書檔案管理使用
(一)各種文書檔案實行定人專管、入櫃保存制度，任何個人都不得長期佔用和私存文書檔案。
(二)內部查、借閱文書檔案，原則在文書檔案存放場所進行，否則要履行查、借閱登記手續，並按期歸還。外單位查閱文書檔案，必須報經局分管領導批准，並履行登記手續。對需要複印檔案、出具證明材料的，必須報分管局長批准，經認真審查後方可出具有關證明。否則一切後果由經辦人負責。
(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、塗改、拆散、抽換文書檔案材料，也不得在文書檔案上作任何標記，更不得擅自將文書檔案轉借他人。
(四)銷燬過期無效文件材料統一由辦公室按規定辦理，其他部門和個人不得擅自銷燬文件材料。
(五)收發、傳閱、保存和查、借閱“祕密”以上等級以及有限定收閱範圍的文書檔案，嚴格按《保密法》執行。
1、由祕書組明確專人負責本辦文書檔案管理工作。
2、建立收發文登記薄，對各種文件、資料及時做好登記、分發、歸集。堅持對密級文件和資料一月進行一次清理，嚴格借閱登記手續。
3、起草、印發各種文件、資料，必須符合辦文程序和質量要求。
4、加強密級文件、資料的保管，不準隨意帶走、散發、遺失、出售密級文件、資料。
5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個人不得據爲己有，丟失或者擅自銷燬。
6、年終對所有文件、資料進行全面清收、整理立卷和歸檔。
7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理，保持整潔衛生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質的檔案材料要及時採取補救措施，確保檔案的完整與安全。
8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進移出等情況進行統計，任何個人不得損毀、出賣、塗改、僞造檔案。
9、檔案人員在崗位發生變動時，應按規定辦理檔案交接手續。
