合理安排工作順序，當你面前擺着一堆工作要做時，應問問自己，哪些最重要，沒有時間表，時間就會無情地被那些微不足道的小事佔去，下面分享如何合理安排工作順序
判斷工作的輕重緩急，合理安排工作的優先順序，在行動時可分爲四個層次：
（1）重要但不緊急。我們工作之中，大多數真正重要的事情都不是急的，可以現在或稍
後再做。實際上我們卻往往把這些事情無休止地拖延下去。對這類工作的注意程度，可以分辨出一個人辦事有沒有效率。正確的方式是：要把這類工作作爲第一優先的事情。只有當你把主要精力用在“重要而不緊急”的事上，你才能從容應對。記住一個原則：把最重要的事做到最好，不值得做好的事，就不值得去做！
【對策】計劃做：儘可能地把時間花在重要但不緊急（第二象限）的事情上，這樣才能減少第一象限的工作量。
（2）重要又緊急。這些事情看上去比任何事情都要優先，似乎必須立刻去做。而這樣的結果是：你會嗜急成癮，永遠忙忙叨叨。其實，最好的時間管理，就是讓這類事越少越好。
【對策】馬上做，如果你總是有緊急又重要的事情要做，說明你在時間管理上存在問題，設法減少它。
（3）不重要但緊急。這一類是表面上看起來需要立刻採取行動的事情，但客觀而冷靜地分析一下，我們就可以把它們列入次優先工作中去，或者，讓別人去做。
【對策】授權做：對於緊急但不重要的事情的處理原則是授權，讓別人去做。
（4）既不重要也不緊急。我們常常在做重要的事情前先做它們，這是本末倒置。因爲這些事情會讓你分心，它們給你一種有事可做和有成就的感覺，使你有藉口把重要的工作向後拖延。
【對策】減少做：不重要也不緊急的事情儘量少做。
我們大多數重大目標無法達成的主因，就是因爲把大多數時間都花在次要的事情上。所以，我們必須學會根據自己的核心價值，建立起優先順序，然後堅守這個原則，並把這些事項安排到自己的例行工作中。
組織工作方法的具體闡述
我們要學會分清工作的主次。首先把那些無關緊要的工作放一邊去，接着再排除那些你認爲以後再幹也不要緊的工作。對於那些必須目前就乾的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條，既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合使用。
（1）同時綜合進行多項工作。辦事要有順序，並不是同一時間內只能辦一件事，而是運用系統論、運籌學等原理，同時綜合進行幾項工作，這樣效率就會大大提高。
（2）把若干步驟結合起來。有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯繫，實質上又是服務於同一目的，因而可以把這兩項或幾項工作結合爲一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決，這樣就能節省時間。
（3）改變步驟的順序。考慮做工作時採取什麼樣的順序最合理，善於打破自然的時間順序，採取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。
（4）改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，對現行的手段、方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題加以改進，使之與實現目標的要求相適應。一種是“獨創改善方式”，不受現行的手段、方法的侷限，在明確目的'的基礎上，提出實現目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。
（5）儘可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰。如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。
（6）把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改爲寫便條，需要每週出訪的改爲隔週一次，在不出訪的那一週裏，可用電話代替出訪。
（7）作業標準化。用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作，比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對於經常性詢問，事先可準備好標準答覆。
“分清輕重緩急，設計優先順序，要務優於急務，選擇優先速度”，這是高效工作的精髓。但這裏還有一點需要注意，時間管理還應儘量避免產生急務，這就要求平時儘量多處理要務，這樣可以減少任務的堆積，降低既是要務又是急務的任務產生概率。
記住這個原則，並把它融入工作當中，你纔會感覺自己的工作輕鬆高效，否則你永遠都不會感到安心，會一直覺得陷於一場無止境的賽跑裏面，永遠也贏不了。
一、按照事務的類型來安排時間。
大致來說，事務可以分爲四種類型，管理者花多少時間，應視其類型而定。
①緊急而且重要。包括與客戶洽談業務、未按時交貨、設備出故障、產品質量出現問題等。管理者對這類燃眉之急的事一般都不會馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決爲止。
②重要但不緊急。包括遠景規劃、產品創新、人才培養、組織協調等。這類事務看起來一點都不急迫，可以從容地去做，但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要務。如果不在這類事務上花最多的時間，管理者就是“不務正業”。
③緊急但不重要。包括批閱日常文件、工作例會、接打電話等。這類事務也需要管理者趕快處理，但不宜花去過多的時間。
④不緊急也不重要。包括可不去的應酬、冗長而無主題的會議等。對於這類事務，管理者可先想一想：“這件事如果根本不去理會它，會出現什麼情況呢？”如果答案是“什麼事都沒發生。”那就應該立即停止做這些事。
二、每天首先着手最重要的工作。
一般而言，管理者每天都必須處理許多事務。不少管理者錯誤地認爲，他們可先處理好最次要的事激勵自己，最後才面對最重要的工作。這其實是一種不經濟的利用時間的方法。
把它拖到最後來幹，管理者經過一天的工作，大都已疲憊不堪，很難有足夠的精力來考慮它，時間也不會很多，想把它做好很難。管理者這樣做的根本原因，是因爲內心深處有畏難情緒，迴避最重要的工作。作爲一名出色的管理者，一定要克服這樣的心理傾向，首先着手最重要工作，用足夠的時間精力來處理它，並把它辦好。
三、每天留些“機動時間”。
管理者容易犯這樣的.錯誤：用各種活動把一天的時間表排得滿滿的，以致沒有一點“機動時間”處理可能出現的各種突發事件。如果出現意外情況，管理者就不得不放棄計劃中的工作，來處理突發事件，而今日未完成的工作，就必須加進明日的工作表中。工作是一場馬拉松，而非短跑，如此給自己加壓，管理者堅持不了多久。
因此，管理者應每天留些“機動時間”，即使沒有發生突發事件，管理者也可利用“機動時間”處理一些較次要的問題；或與員工聯絡一下感情；也可休息一會，考慮一天工作中的得失等。這樣，管理者就可緊張而又不失輕鬆地完成一天的工作，從容地面對明天的挑戰
1、把所有工作劃分成事務型和思考型兩類，分別對待，對於事務型的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理，而對於思考型的工作，你必須謹慎地安排時間，在集中而不被幹擾的.情況下去進行；
2、每天定時完成日常工作，在每天預定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，並且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，不要去想它；
3、列出工作計劃，並且用明顯的方式提示你完成的進度；
4、安排好隨時可進行的備用任務，以不浪費你的時間。
